隨著企業尋求適應後疫情時代並滿足員工不斷變化的需求，投資最好的工具至關重要。 這將確保公司保持清晰的溝通，並鼓勵密切合作，這對於留住和吸引尋求積極員工體驗的頂尖人才至關重要。

雖然科技讓以前在辦公室工作的工人能夠在任何地方完成同樣的工作，並提高生產力，但並非所有遠距辦公工具都一樣好用。 讓我們來看看一些必要的數位工具，以幫助您的員工和團隊成功。

遠端工作最大的挑戰是什麼？

遠距離團隊面臨的挑戰之一是保持聯繫。 為了應對這種情況，公司必須找到並使用最好的工具，使延遲工作整合盡可能無縫。 然而，遙距工作導致了軟體服務的飽和。 那麼，為了讓你的遠距工作團隊在全球不同地點有效運作，你需要哪些工具呢？ 我們請Globalization Partners ( G-P ) 專家、資訊科技副總裁Stephen McCormack 為我們講解他在連結性和賦能遠距工作團隊的首選方案。

以下他重點介紹了一些一流的距離工具，從招募到入職再到視訊會議。

根據G-P的經驗，最佳的招募工具是什麼？

Stephen：談到距離工具時，即使在員工入職之前，也應該先認識到它們的影響力和實用性。

  • Anaplan：例如，我們使用Anaplan提供數據驅動的自動化預測，使我們能夠準確地為招募需求制定預算。
  • 溫室： Greenhouse 是一個遙距工具，使我們能夠記錄我們的面試過程並追蹤選舉從開始到結束的旅程。 我們的招募經理和人才集合作夥伴使用它來梳理每個相關職位，並在面試階段之前篩選候選人。 面試結束後，回饋訊息會在 Greenhouse 系統中處理，所有與該職位相關的內部人員都可以看到這些資訊。
  • Crosschq： Crosschq用於當我們已經決定了候選人，並且需要檢查成功的候選人；被面試者的參考資料。 Crosschq 就是一個很好的例子，它是一個線上工具，可以取代傳統的電話溝通方式，以獲得有關候選人的相關回饋。它允許裁判慢慢地提供意見，並按照自己的步調和時間表進行，使他們的回饋更精確、更有價值。
  • DocuSign ： DocuSign是招募流程中值得一提的最後一個遙距工具。 一旦發出要約並被接受，合約就會發給未來的僱員。 DocuSign 使選定的候選人能夠遠端簽署合同，並只需點擊一個按鈕即可將其退還給招聘經理。

哪些類型的技術有助於遙距入職？

史蒂芬：建立任何遙距工作團隊的一個重要部分是擁有一個有效的學習管理系統。 在G-P ，我們使用Lessonly。

作為一家遙距優先公司意味著所有新員工通常都是從自己的家庭辦公室開始在G-P的生活。 因此， Lessonly 在幫助理解：

  • 公司整體
  • 其相關部門
  • 公司政策與程序
  • 組織架構圖
  • 此外，所有正在運行的各種距離測量工具

Lessonly 是我們成功完成員工入職流程的關鍵。相關經理和人力資源人員與新員工密切合作，安排他們在G-P新職業生涯的前兩週內完成每個 Lessonly 培訓模組。

哪些數位工具可以幫助績效評估？

Stephen：在管理長期工作團隊時，擁有一個能讓員工定期、有條理地接觸其經理的工具至關重要。 15Five讓員工可以每週報告他們的最新活動，並強調他們計劃在未來七天內要達成的目標。此外，他們還可以追蹤自己在實現個人、部門和公司目標方面的進展。

再次強調，在像G-P這樣的「遠距優先公司」中， 15 Five這樣的工具是保持指揮鏈上下所有人聯繫的最佳範例。 當然，經理也應該每周至少召開一次1 : 1會議，並向他的團隊提供最新情況。

但工作總是很忙，時間往往過得很快。15五提倡自動反省，通常是在週末，我們可以考慮我們的目標，以及如何在下週達成這些目標。顯然，這是非常重要的。

財務管理工具如何？

Stephen：我們今年7月在G-P推出了Workday 。 Workday是我們主要的人力資本管理和財務系統。它實際上是我們的企業資源規劃工具。

我們之前有幾個獨立的應用程式在執行這些任務。自從部署 Workday 以來，我們已經將所有這些整合到一個平台下。

簡而言之， Workday是員工假期、費用、薪資以及各種人力資源資訊的記錄來源。 它同時也是財務記錄來源，最終每年每月製作一套財務帳簿。

視訊會議的最佳工具是什麼？

Stephen： G-P使用Zoom進行視訊會議。 它同時用於內部和外部合作夥伴。我們所有的會議、重要活動、網路研討會等都使用Zoom，而且每次都證明相當成功。

對於遠距離團隊來說，最佳的溝通工具是什麼？

Stephen：說到即時通訊， Slack是G-P同事最喜歡的協作工具。 以我們的經驗， Slack 在個人與團隊間的協作活動中表現優異。Slack 提供各種協作和溝通機會，從通用頻道到特定專案頻道，再到團隊頻道和同事之間的個人直接訊息。

什麼最適合文件和檔案儲存？

Stephen： 我們使用許多結構化檔案儲存工具，從 Confluence 、 SharePoint 到 OneDrive。SharePoint 和 OneDrive 是Microsoft 365 產品套件的一部分，幾乎不需要介紹。

Confluence是 Atlassian 套裝產品的一部分。我們在G-P中使用 Confluence 作為臨時文件論壇，它可以根據特定團隊的需求進行靈活調整。

G-P使用哪些網路安全工具？

Stephen：我在G-P主要任務之一是管理資訊安全。 成為遙距優先公司在這方面帶來了挑戰。

當您的員工以辦公室為基地時，您在資訊安全方面有很大的控制權。但從距離優先的角度來看，我們的網路其實就是我們每一位1 、 300員工的家。 因此，從資訊安全的角度來看，要確保我們的使用者和系統安全，這可能是一個充滿挑戰的環境。為了幫助實現這一目標，我們部署了多個距離工具，這些工具可以提醒我們注意任何潛在問題，並允許我們在需要時做出相應的、精確的反應。 這些公司包括Barracuda、 Inky、Crowdstrike 和Netskope等等。

除了幫助我們保持安全的距離工具套件之外，教育使用者也至關重要。 我們進行內部網路釣魚演練，以培養員工在網路安全領域的成熟度。我們透過定期在 Lessonly 和Knowbe4 上提供的訓練課程來建立認知。

駭客可以協同作戰，因此為了應對這種情況，公司員工也必須協同工作——只有團結協作才能戰勝網路。

立即建立全球遙距工作團隊

組成遠距離工作團隊時，要確保每個人保持聯繫可能比較困難。 但是當您實施最佳的溝通和數位工具時，就能確保建立穩固的基礎。當配備合適的工具進行協作時，團隊協作的生產力比內部員工更高，這有助於公司的成功發展。

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  • 如何找到最優秀的國際人才。
  • 如何建立有效的距離管理系統。
  • 如何透過建立穩固的工作文化來提高生產力，從而使您的公司能夠遠端成長。
  • 遠距離團隊面臨的挑戰之一是保持聯繫。
  • 為了應對這種情況，公司必須找到並使用最好的工具，使延遲工作整合盡可能無縫。