用人工智慧書寫法規遵循；合規工作機會信件指南

主要心得

• 聘書具有法律風險： 遺漏的條款或不正確的雇用條款可能會導致違法行為和昂貴的爭議。

• 速度與合規性並重： 優秀候選人可獲得多份錄取通知。您需要在不影響跨司法管轄區法律準確性的情況下快速行動。

• 手動流程無法擴展至全球： 重複使用範本和拼接文件會造成合規性缺口，當您擴展到新市場時，缺口就會擴大。

• 人工智慧為招募帶來結構性和一致性：像G-P Gia™這樣的工具可以產生本地化的、符合法規的錄取通知書；合規的錄用信，減少體力勞動，並幫助您更有信心地管理全球招聘。

最優秀的應徵者會在一周內收到多份錄用通知。緩慢的決策會讓您損失慘重。

一份錄用通知書可以防止人才流失。在某些國家，聘書是僱傭關係的基礎。

過去，人力資源團隊需要手動建立錄用通知書，但如今，人工智慧可以在幾分鐘內產生結構化的、本地化的文件。 這可讓您在不影響法律準確性的情況下加快速度。 

在本指南中，您將學習人工智慧如何加快和規範文件創建，以及如何建立更快、更可靠的報價流程。

什麼是工作機會信以及為什麼合規性很重要？

• 什麼是工作機會信？
  工作機會信是一份正式文件，概述了職位的條款、福利、補償金、福利和條件。

• 什麼是非正式要約？
  表示意圖的口頭或簡短書面訊息，但不包括完整的條款或法律保護。

每個國家 - 有時是每個州或省 - 對於聘書必須包含的內容都有自己的要求。您可能需要指定：

• 薪水

• 優點

• 工作時間

• 通知期

• 法定權益

有些地區要求文件使用當地語言或包含特定的法律聲明。例如，在中國，僱傭文件必須以普通話撰寫，且必須概述法定福利。

忽略這些細節可能會導致違反合規規定、錯誤分類風險或僱用條款糾紛。在要約階段看似小小的遺漏，日後卻可能造成更大的法律和財務後果。

合規的錄用通知書從第一天起就可以保護您的全球招募流程。

為什麼要使用人工智慧產生錄用通知書

人工智慧引入了一種更結構化、可擴展的方式來產生錄用通知書：

快速上市優勢

約有62% 的求職者會同時參與三個以上的面試過程。這意味著在發出錄用通知階段的延誤可能會讓你錯失人才。G-P Gia™等人工智慧工具可在幾分鐘內產生遵守法規；合規報價信函。 

不再有「Frankenstein」工作流程

許多人力資源團隊依賴共享文件和過時的模板。 隨著時間的推移，這會變成一種「科學怪人式」的工作流程——將來自不同來源的條款拼接在一起，並手動調整每個招募請求的細節。 

人工智慧用一套統一的流程取代了這個過程。它可根據當前輸入內容生成本地化文件，減少手動編輯，並使所有內容與當地要求保持一致。

更好的資料品質 

手動研究和資料輸入會造成缺口，並散播過時的資訊。

人工智能會自動將最新的勞動法律和必要條款應用於每份文件。 這可縮短人工研究時間，並提高各文件的一致性。

使用人工智能生成工作機會信件的好處

升級您的要約信工作流程可在以下方面為您提供即時的組織價值：

1.各部門間的一致性

互不相連的團隊在不匹配的文件中掙扎。人工智慧保持統一的品牌聲音，確保每位準聘人員、新進人員都能體驗到一致、專業的公司介紹。

2.自動定位

人工智慧工具無需手動研究當地的福利、補金規則，而是可以立即使薪酬結構與當地規範保持一致。 您可以在巴西包括強制性的13個月的薪水，或在智利以分鐘計算基於比索的福利；補償金。

3.降低行政成本

外部法律審查會消耗你的預算。先進的人工智慧工具，例如G-P Gia™可將合規時間和成本降低高達95 %。 您可以將這些資源重新分配到策略性成長計畫中。

4.主動錯誤偵測

依賴人工審核會讓你容易受到勞動法突然改變的影響。人工智慧平台進行合規性差距分析，以標記可能導致未來糾紛的缺失條款和不一致條款。團隊在寄送合約前，可獲得即時建議以修正錯誤。

遵守法規的關鍵要素；合規人工智能工作機會信函

遵循法規；合規錄取通知書與當地工廠法保持一致，並從第一天起就設定了明確的期望。 以下是您的聘書必須涵蓋的主要部分：

角色與分類

明確定義角色以避免爭議和合規風險。

• 工作名稱與職責：
  提供明確的職稱和界定的工作範圍，以設定期望並防止職責混淆。

• 報告關係：
  包括具體的管理結構，以顯示候選人向誰報告以及團隊如何運作。

• 僱用分類：
  評估該個人是獨立承包商還是僱員，對於美國境內的僱員，該職位是否有資格獲得加班費或免於獲得加班費。分類錯誤可能導致拖欠工資和違反工資法。

透明福利；補償金

提供角色付費方式的完整可見性。

• 基本薪水：
  說明與選舉地點相關的確切金額和貨幣。

• 獎金和激勵：
  定義如何賺取額外福利；補償金以及適用的條件。

• 付款頻率：
  指定每隔多久會支付工人薪資，因為當地法律會規範薪資的時程。像「競爭性薪資」這樣含糊的措辭會造成混亂，也不符合薪資透明度的要求。

司法管轄權的特殊性

要求因國家而異，有時也因地區而異。有些司法管轄區要求特定條款或禁止某些結構。讓您的聘書符合當地的就業框架。

• 終止規則：
  請填寫您的終止保單。美國廣泛承認自由僱用。 其他國家則嚴格禁止。在荷蘭，雇主如果沒有合法正當的理由，就不能解僱員工。

• 合約期限：
  確定雇用期限。確保您的錄取通知書遵守菲律賓等國家嚴格的固定期限限制，以遵守法規；合規。

• 強制性的當地福利：
  明確說明法定權益。例如，您必須在巴西一場競選的錄取通知書中包含強制性的第13個月的薪水和30天的年假。

• 集體談判協定 (CBA)：
  在西班牙等國家，CBA 規定了整個產業部門的雇用標準、福利和工作時間。您的聘書必須反映這些整個部門的協議。

雇用條件

概述僱用開始前必須符合的條件。聘用函應起到附帶條件協議的作用，以保護您的團隊免受風險。請思考以下問題：

1.背景和推薦人調查：
在職務確定之前，確認工作經歷和資格。

2 . 工作許可：
取得候選人在指定國家合法工作的權利證明。

在撰寫錄用通知書時使用人工智慧的最佳實踐

人工智慧可以加快您的招募流程，但您仍然需要明確的控制。 強而有力的管理確保您的錄用通知書準確無誤、符合法規；合乎標準，並與您的內部標準保持一致。 以下是五種最佳做法：

1.務必核實人工智慧產生的錄用通知書。

可以快速生成文檔，但最終決定權在你手中
您的團隊仍應審核每份錄用通知書，以確認其符合現行法律和內部協議。 

如果您的管轄範圍有要求，請定期執行偏見稽核。舉例來說，紐約市的AEDT 法會懲罰那些沒有審核自動化僱用工具是否有偏見結果的公司。

2.保持集中的範本庫

將所有已批准的條款和語言儲存在集中式的雲端系統中，以便您的人工智慧工具可以從單一的真實來源獲取資訊。 這可提高一致性、減少錯誤，並為合規性稽核建立清晰的稽核記錄。

3.確保資料隱私與安全

在整個流程的每個階段，您都需要處理敏感的候選人資料。以下是保護資料的幾個步驟：

• 確保您的人工智慧工具符合全球隱私標準，例如歐洲的一般資料保障條例和加州的CCPA 。 

• 在部署前執行資料保護影響評估(DPIA)，以確定資料的使用方式。 

• 使用強大的安全措施，例如 SOC2 Type II 合規性和端對端加密。 

• 確認您的資料未被用於訓練公共模型。

Gia等人工智慧工具內建了這些安全措施。您完全可以放心，因為您的資料經過加密，遵循法規；合規，並且永遠不會用於訓練公共模型。

4.由專人負責最終審核

最終的決定仍然需要人的判斷。 

在發出任何錄用通知書之前，請進行人力資源部或法律審核，以確保其準確性並符合公司標準。

5.選擇即時監管追蹤的人工智能

全球勞工法隨時都在變更。選擇符合當前國際勞動法規的人工智慧解決方案。這些工具可將所需的當地條款自動套用至您的文件，減少手動更新的需求，並提高整體準確性。

應避免的常見錯誤

你使用人工智慧的方式決定了你是遵循法規；合規還是引入新問題。 避免這些常見錯誤：

過度依賴通用人工智慧工具

並非所有人工智慧工具都是為人力資源打造的；人力資源。 

一般模型會從開放的網際網路取得資訊，這可能會導致過時或不正確的輸出，稱為幻覺。他們也不保證在處理敏感候選人資訊時的資料隱私。

使用專為就業工作流程設計的工具。Gia等智慧人工智慧工具從經過驗證的法律來源提取數據，為您提供可靠的、特定司法管轄區的輸出結果。

跳過法律審查

在寄出任何錄取信之前，您仍需要人工審核。 

這一步驟有助於發現特殊情況，並確保文件既符合法律要求又符合公司標準。在某些地區，這並不是可選的。歐盟人工智能法案將與就業相關的人工智慧係統歸類為高風險，需要人工監督。 

Gia能提供什麼協助？

來認識Gia ，您經過專家審查的人工智能全球人力資源；人力資源代理。

Gia 利用其專有的知識庫，該知識庫建立在十多年的全球合規專業知識之上。它取材自超過100,000 合法審查的文章和1,500+ 政府資料來源。使用 Gia，您和您的團隊可以獲得：

• 律師般的推理：

Gia運用結構化的多步驟推理。它將分析每份招聘申請的具體細節，包括職位分類和管轄範圍，以發現潛在的合規風險並加以解決。 

這種方法可以提供特定情境的指導，超越了通用人工智慧的輸出。

• 立即產生文件：

Gia 可在幾分鐘內產生完全本地化的文件。您可以建立適用於超過50國家和所有50美國州的聘用函、合約和政策，而不會減慢您的招募流程。

• 人在迴圈驗證：

G-P透過由國內人力資源、人力資源和法律專家組成的全球團隊為Gia提供支援。 這樣可以確保 Gia 產生的指南和文件與當地法律和實際要求保持一致。

真實世界的影響

Herb Pharm是一家領先的草藥補充劑公司，需要管理其在美國12州和印尼的合規性。人工調查和外部法律支援拖慢了團隊進度，增加了成本。

使用 Gia 後，團隊簡化了政策制定和合規性研究流程。他們在兩個月內節省了超過20 小時的行政工作，並避免了數以千計的法律費用。

全球人手的後續步驟

發送遵循法規；合規錄取通知書是招募流程中的一個步驟。 

G-P為您提供貫穿整個僱傭生命週期的互聯體驗，確保速度和合規性。 我們幫助您

• 候選人的求職歷程：

接受聘書只是一個開始。您需要快速過渡到本地化入職，以保持新員工的參與並受到當地勞工法的保護。

G-P的全球就業平台™ （全球招募平台）實現了整個流程的自動化。 您可以跨多個司法管轄區合規地招募、支付和管理全球團隊成員，而無需設立本地實體。 

• 稽核程序：

過時的範本會造成隱藏的法規遵循風險。使用 Gia 只需15分鐘即可運行合規性差距分析。

Gia會根據目前的《當地勞工法》掃描您現有的文檔，並標記出缺少的條款、過時的術語和不合規的結構。 這可以讓你的團隊清楚地了解風險所在以及如何在風險影響你的招募流程之前解決它。

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