Terkadang, talenta terbaik tidak berada di negara yang sama dengan tempat perusahaan Anda berlokasi. Atau, mungkin bisnis Anda ingin berekspansi secara internasional dan ingin mempekerjakan orang yang tinggal di luar negeri. Setelah Anda menemukan karyawan yang tepat untuk perusahaan Anda, langkah selanjutnya adalah mencari tahu cara membayar mereka. Membayar karyawan yang berbasis di berbagai negara bisa menjadi tantangan tersendiri. Setelah. Singkatnya, perusahaan Anda tidak bisa begitu saja mengirimkan cek atau langsung menyetorkan uang ke rekening bank mereka. Sama seperti anggota tim domestik Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengikuti aturan terkait klasifikasi, pemotongan pajak, dan detail lainnya.
Untungnya, mencari cara untuk membayar karyawan internasional bukanlah sesuatu yang perlu dilakukan bisnis Anda sendiri. Anda dapat bekerja sama dengan Employer of Record (Pemberi Kerja Resmi) untuk merekrut dan melakukan onboarding anggota TIM di luar negeri. Sistem Employer of Record (Pemberi Kerja yang Mencatat) meringankan beban departemen akuntansi Anda dan membantu Anda menghindari potensi masalah penggajian internasional.
Cara Kerja Pengupahan Internasional
Pengupahan internasional memiliki banyak kesamaan dengan penggajian di negara asal perusahaan Anda. Anda harus yakin bahwa metode pembayaran anggota tim Anda mematuhi hukum negara tersebut dan Anda melakukan pemotongan serta membayar jumlah pajak yang sesuai. Pertimbangan pajak saat menggaji karyawan internasional meliputi:
- Pajak penghasilan: Bisnis Anda perlu memotong jumlah pajak penghasilan federal yang sesuai dari gaji karyawan, berdasarkan tempat mereka bekerja, dan pajak penghasilan regional, lokal, atau negara bagian yang berlaku.
- Jaminan Sosial: Banyak negara, bukan hanya AS, memungut beberapa bentuk pajak jaminan sosial dari karyawan dan pengusaha. Besarnya kontribusi perusahaan Anda dapat berbeda-beda di setiap negara, begitu pula dengan besarnya kontribusi karyawan.
- Pajak penggajian: Di banyak negara, sebuah perusahaan perlu membayar pajak penggajian, seperti pajak pengangguran dan iuran pekerja, untuk setiap karyawan. Jumlah pajak dapat sangat bervariasi. Perlu diperhatikan juga bahwa di beberapa tempat, pajak penggajian bisa berupa pajak regional atau lokal dan juga pajak federal.
Saat membayar karyawan internasional, sebuah bisnis perlu memastikan bahwa mereka memotong dan membayar jenis pajak yang sesuai dan jumlah pajak yang tepat. Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa mereka membayar pajak sesuai tenggat waktu yang tepat. Misalnya, di AS, pengembalian pajak jatuh tempo pada bulan April 15 dan pembayaran pajak perkiraan jatuh tempo pada hari 15bulan April, Juni, September, dan Januari. Di Inggris, pengembalian pajak jatuh tempo satu tahun setelah akhir periode akuntansi. Di Prancis, pengembalian pajak jatuh tempo pada bulan April untuk tahun fiskal yang berakhir pada bulan Desember. Di Jerman, pengembalian pajak jatuh tempo pada bulan Juli 31.
Selain kepatuhan pajak, penggajian internasional perlu mengikuti semua aturan mengenai tunjangan dan upah di negara tersebut. Perusahaan Anda mungkin perlu memberikan kontribusi pada program pensiun karyawan di beberapa wilayah di dunia. Selain itu, perusahaan juga perlu mengikuti aturan upah minimum di setiap negara tempat mereka mempekerjakan orang. Di beberapa negara, juga lazim untuk membayar karyawan gaji bulan13atau 14, yang seringkali bebas pajak dan dibagikan pada akhir tahun.
Beberapa daerah juga memiliki aturan tentang berapa jam seorang karyawan dapat bekerja dalam seminggu. Misalnya, di Uni Eropa, karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 48 jam selama periode tujuh hari. Karyawan juga harus memiliki 11 jam istirahat selama setiap periode 24 jam, yang berarti mereka tidak boleh bekerja lebih dari 13 jam dalam satu hari. Karyawan di Uni Eropa juga mendapatkan empat minggu cuti tahunan berbayar setiap tahunnya.
Terlepas dari kepatuhan pajak dan upah, penggajian internasional memiliki banyak kesamaan dengan penggajian domestik. Perusahaan Anda akan menentukan seberapa sering karyawan dibayar, misalnya sebulan sekali, dua mingguan, pada tanggal 15dan 30setiap bulan, dan sebagainya. Anda juga akan memutuskan cara mendistribusikan uang kepada karyawan jarak jauh Anda, misalnya melalui transfer langsung atau melalui cek kertas.
Tantangan dalam Membayar Karyawan Internasional Jarak Jauh
Sebelum Anda berekspansi secara internasional atau mulai merekrut pekerja di negara lain, penting untuk memahami tantangan yang terkait dengan pembayaran gaji tim jarak jauh Anda. Jika perusahaan Anda melanggar peraturan di suatu negara tertentu, perusahaan tersebut dapat dikenakan biaya dan denda.
Memahami aturan dan harapan dari negara-negara tertentu dapat membutuhkan banyak upaya dari departemen akuntansi dan sumber daya manusia perusahaan Anda. Ada baiknya untuk melihat masalah-masalah paling umum yang muncul saat membayar tim jarak jauh agar kita memahami apa yang perlu diperhatikan dan apa yang mungkin dipertaruhkan.
- Masalah Pajak
- Kebiasaan Lokal
- Masalah Hukum
- Ketepatan Waktu yang Akurat
- Perbedaan Mata Uang
Masalah Pajak
Suatu perusahaan wajib memotong pajak yang sesuai dari slip gaji karyawan asing, dan perusahaan wajib membayar pajak tersebut kepada pemerintah yang berwenang sesuai tanggal jatuh tempo. Suatu perusahaan juga perlu menyimpan catatan pajak yang dibayarkan, karena otoritas pajak di negara asing dapat melakukan audit terhadap perusahaan tersebut. Itu berarti bisnis Anda perlu menyimpan semua dokumen dan bukti pembayaran pajak selama bertahun-tahun atau menanggung risiko harus membayar denda besar jika audit mengungkapkan bahwa Anda tidak membayar pajak dengan benar.
Kebiasaan Lokal
Anda akan menemukan banyak perbedaan budaya saat bisnis Anda berkembang secara internasional. Beberapa perbedaan budaya mungkin tercermin dalam penggajian dan dapat memengaruhi cara Anda membayar karyawan internasional Anda. Misalnya, slip gaji bulan ke- 13adalah kebiasaan umum di banyak negara Amerika Selatan, Eropa, dan Asia. TIM internasional Anda mungkin mulai bekerja untuk perusahaan Anda dengan asumsi bahwa mereka akan mendapatkan pembayaran tambahan di akhir tahun. Namun jika Anda tidak mengetahui kebiasaan tersebut, Anda berisiko mengecewakan TIM Anda.
Masalah Hukum
Ada juga perbedaan hukum yang perlu diperhatikan saat membayar jarak jauh internasional TIM. Misalnya, di Inggris, pemberi kerja perlu membayar karyawan sebesar £94.25 per minggu sebagai Tunjangan Sakit Wajib jika karyawan sakit dan tidak masuk kerja setidaknya selama empat hari. Suatu perusahaan perlu membayar tunjangan sakit hingga 28 minggu. Di AS, sebuah perusahaan dapat menawarkan cuti berbayar untuk sakit, tetapi secara hukum tidak diwajibkan untuk membayar karyawan yang sedang sakit. Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) di AS melindungi orang-orang yang perlu mengambil cuti dari pekerjaan karena sakit atau masalah kesehatan lainnya, tetapi hanya selama 12 minggu. Cuti FMLA dapat tidak dibayar.
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dari segi hukum saat merekrut dan membayar karyawan internasional meliputi dokumen yang dibutuhkan oleh masing-masing negara. Di AS, misalnya, karyawan perlu memberikan bukti kewarganegaraan atau hak untuk bekerja di negara tersebut, seperti paspor, saat mereka dipekerjakan. Di negara lain, seorang karyawan mungkin perlu menunjukkan nomor asuransi nasional sebelum dipekerjakan.
Ketepatan Waktu yang Akurat
Ketepatan waktu bisa menjadi masalah yang lebih besar ketika membayar karyawan internasional dibandingkan dengan membayar mereka yang tinggal dan bekerja di AS. Di AS, karyawan non-exempt menerima upah lembur setelah mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu, tetapi tidak ada batasan atas berapa jam per minggu seseorang yang berusia di atas 16 dapat bekerja. Hal itu tidak terjadi di negara lain. Di banyak negara di Uni Eropa, misalnya, jam kerja mingguan dibatasi hingga 48 jam. Di Tiongkok, hukum tenaga kerja membatasi jam kerja dalam seminggu sebesar 44 jam. Untuk menghindari melebihi batas, sangat penting bahwa sistem penggajian internasional mencakup metode untuk mencatat dan melaporkan waktu secara akurat.
Perbedaan Mata Uang
Karyawan yang tinggal dan bekerja di Uni Eropa ingin dibayar dalam euro, sedangkan orang yang tinggal dan bekerja di Inggris ingin dibayar dalam poundsterling. Membayar TIM internasional Anda dalam mata uang negara masing-masing menguntungkan bagi mereka tetapi bisa rumit bagi Anda. Sebagai contoh, jika mata uang asing menguat relatif terhadap dolar, bisnis Anda bisa berakhir membayar karyawan internasional Anda jauh lebih banyak daripada yang awalnya disepakati.
Salah satu cara untuk mengatasi kesulitan yang disebabkan oleh fluktuasi mata uang adalah dengan menyerahkan logistik penggajian kepada EOR (Employer of Record). Perusahaan Anda dapat membayar karyawan Anda dalam mata uang lokal perusahaan Anda, dan EOR (Employer of Record) dapat menerbitkan cek gaji dalam mata uang negara karyawan tersebut.
Cara Membayar Karyawan Internasional
Jika bisnis Anda mempekerjakan orang yang tinggal dan bekerja di negara selain negara asal Anda, karyawan tersebut perlu dibayar berdasarkan hukum negara tempat mereka tinggal, dengan beberapa pengecualian. Sebagai contoh, jika seorang karyawan pindah sementara ke luar negeri dan terus bekerja untuk perusahaan Anda sambil tinggal di negara lain, Anda mungkin dapat terus membayar mereka dari sistem penggajian negara asal Anda.
Opsi lain adalah agar karyawan internasional Anda dibayar oleh klien internasional perusahaan Anda. Sebagai contoh, jika Anda mempekerjakan seseorang di Prancis untuk memberikan dukungan kepada klien Prancis dari bisnis Anda, orang tersebut secara teknis dapat dipekerjakan sebagai karyawan dari klien Prancis tersebut. Anda akan membayar gaji mereka dengan melakukan pembayaran kepada klien Anda, tetapi klien itu sendiri yang akan menangani penggajian karyawan.
Jika tidak, bisnis Anda perlu memiliki sistem penggajian terpisah untuk setiap negara tempat beroperasi. Anda memiliki beberapa pilihan saat menyiapkan penggajian. Anda dapat mendirikan anak perusahaan di negara tersebut untuk mengelola semua bisnis di wilayah itu dan menangani penggajian. Jika perusahaan Anda berencana untuk melakukan ekspansi internasional secara permanen, mendirikan bisnis di negara tersebut dapat menjadi pilihan yang tepat. Namun, jika Anda hanya mempekerjakan segelintir orang di negara lain atau jika Anda mempekerjakan orang di beberapa negara berbeda, mendirikan anak perusahaan atau cabang di negara-negara tersebut dapat membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha daripada yang Anda inginkan.
Opsi yang lebih hemat biaya mungkin adalah bekerja sama dengan Employer of Record (Pemberi Kerja Resmi). Sebagai contoh, perusahaan seperti Globalization Partners yang Employer of Record menangani semua detail untuk memastikan karyawan internasional Anda dibayar tepat waktu dan sesuai dengan hukum negara tempat mereka tinggal dan bekerja. Kami membayar karyawan Anda tepat waktu dan dalam mata uang lokal mereka, memastikan bahwa tunjangan dan pajak yang diwajibkan juga dibayarkan.
Haruskah Karyawan Internasional Menjadi Kontraktor Independen?
Mempekerjakan kontraktor independen daripada karyawan adalah pilihan bagi perusahaan Anda. Saat Anda bekerja dengan kontraktor independen, bisnis Anda tidak bertanggung jawab atas pemotongan pajak atau pembayaran jaminan sosial atau pajak pengangguran. Anda juga tidak perlu membayar tunjangan karyawan untuk kontraktor independen, dan kontraktor tidak tunduk pada batasan jam kerja yang sama seperti karyawan. Selain itu, perusahaan Anda tidak perlu terdaftar di negara tempat kontraktor tersebut tinggal untuk membayar orang tersebut atas pekerjaan yang mereka lakukan.
Namun, kontraktor independen bukan sekadar versi diskon dari karyawan. Mereka memiliki hubungan dengan bisnis yang berbeda dari hubungan karyawan-perusahaan. Ketika Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda tidak dapat berharap bahwa Anda akan menjadi satu-satunya sumber pendapatan atau pekerjaan mereka. Sebagian besar negara memiliki definisi dan aturan yang cukup ketat yang harus dipenuhi sebelum seseorang dapat dianggap sebagai kontraktor independen dan bukan sebagai karyawan.
Misalnya, di Inggris, orang dianggap sebagai kontraktor wiraswasta jika mereka mengajukan penawaran atau penawaran untuk mendapatkan proyek atau mencari pekerjaan, dan jika mereka tidak bekerja di bawah pengawasan langsung. Kontraktor independen di Inggris juga mengirimkan faktur untuk pekerjaan yang mereka lakukan dan proyek yang mereka selesaikan. Kontraktor independen di Inggris membayar pajak dan Asuransi Nasional mereka sendiri. Jika orang-orang yang bekerja untuk perusahaan Anda melakukan hal-hal tersebut, maka kemungkinan besar Anda dapat menganggap mereka sebagai kontraktor independen. Namun, jika Anda mempekerjakan orang di Inggris dan menentukan ruang lingkup pekerjaan yang mereka lakukan atau meminta mereka bekerja di bawah seorang manajer atau supervisor, mereka lebih tepat disebut sebagai karyawan dan harus diberi kompensasi sebagaimana mestinya.
Jika perusahaan Anda salah mengklasifikasikan karyawan internasional sebagai kontraktor independen, Anda menanggung beberapa risiko. Jika pengadilan memutuskan bahwa bisnis Anda salah mengklasifikasikan seorang karyawan, Anda dapat bertanggung jawab untuk membayar pajak orang tersebut, serta pembayaran gaji tertunggak untuk cuti liburan, yang saat ini 5.6 minggu waktu berbayar per tahun untuk sebagian besar karyawan di Inggris.
Meskipun mempekerjakan pekerja internasional sebagai kontraktor independen mungkin merupakan pilihan paling masuk akal bagi perusahaan Anda, jika Anda tidak memiliki panduan yang diperlukan untuk memastikan pekerja tersebut tidak salah diklasifikasikan, perusahaan Anda dapat berakhir dengan tagihan besar dan masalah hukum yang cukup besar. Pilihan yang lebih baik adalah mengklasifikasikan TIM Anda dengan benar sejak awal dan bekerja sama dengan Employer of Record untuk memastikan Anda tetap mematuhi hukum tenaga kerja setempat sambil menyederhanakan proses penggajian internasional Anda.
Percayakan Kebutuhan Penggajian Internasional Anda kepada Globalization Partners
Jika Anda ingin berekspansi secara internasional dan siap untuk mulai merekrut karyawan di negara lain, Globalization Partners dapat membantu. Kami bertindak sebagai Employer of Record untuk TIM internasional Anda, memastikan bahwa persyaratan penggajian khusus negara terpenuhi dan karyawan Anda dibayar tepat waktu dan dalam mata uang negara asal mereka. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi kami dapat membantu perusahaan Anda seiring pertumbuhannya, hubungi kami hari ini.
Untuk informasi lebih lanjut, unduh Panduan Lengkap kami tentang Membangun Tim Global Jarak Jauh di sini: