Orientasi dan pelepasan karyawan memainkan peran mendasar dalam kelancaran setiap perusahaan. Pengalaman-pengalaman ini memiliki efek jangka panjang pada karyawan, jadi penting untuk membuat proses ini menarik dan berkesan.
Pengalaman karyawan yang diterima seringkali diabaikan, padahal tidak kalah pentingnya dengan pengalaman Orientasi, karena perpisahan yang tidak menyenangkan dapat berdampak jangka panjang. Menurut survei Glassdoor, 70 persen pencari kerja meneliti ulasan perusahaan — yang banyak di antaranya ditulis oleh mantan karyawan — sebelum membuat keputusan karier.
Dalam konteks pekerjaan jarak jauh, menciptakan program orientasi dan pelepasan karyawan yang terstruktur memiliki kompleksitas tambahan; terdapat tantangan khusus seperti kesenjangan komunikasi, perbedaan zona waktu, serta latar belakang budaya yang kontras, sehingga penting untuk menyesuaikan proses yang ada dengan cara kerja baru ini.
Aspek mendasar yang perlu diingat ketika merancang program Orientasi dan pelepasan karyawan adalah kepatuhan. Mengelola tim global berarti harus mempertimbangkan berbagai hukum dan peraturan yang berbeda, sehingga kepatuhan harus tetap menjadi prioritas utama di setiap tahap siklus hidup karyawan untuk melindungi aset dan informasi perusahaan Anda, menghindari masalah hukum, dan menjaga reputasi Anda tetap utuh. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan cara memastikan kepuasan tim jarak jauh selama tahap Orientasi dan pelepasan karyawan.
Apa itu Orientasi?
Biasanya, minggu pertama karyawan baru didedikasikan untuk Orientasi, yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang memperkenalkan mereka dengan visi, misi, nilai-nilai, dan budaya perusahaan. Hal ini membantu karyawan baru mengenal struktur organisasi dan kekhususan peran mereka. Sederhananya, ini adalah kesan pertama yang akan didapatkan oleh talenta baru Anda tentang perusahaan Anda.
Meskipun penting, sebuah studi oleh Gallup menunjukkan bahwa hanya 12 persen karyawan yang berpikir perusahaan mereka melakukan pekerjaan yang baik dalam mengorientasikan anggota TIM baru. Proses orientasi karyawan baru tidak seharusnya hanya sebatas pertemuan perkenalan dan pengecekan berkala oleh manajer. Anda dapat melakukan upaya ekstra dengan menugaskan seorang karyawan senior kepada setiap calon karyawan; ini akan memberi mereka rekan kerja yang dapat mereka mintai bantuan jika mereka memiliki pertanyaan selama minggu pertama mereka bekerja.
Proses orientasi yang terstruktur merupakan kunci untuk membuat karyawan jarak jauh merasa terhubung dengan perusahaan, meskipun mereka tersebar di seluruh dunia. Hal ini juga membantu mempercepat waktu untuk produktivitas dan mengurangi margin kesalahan dalam jangka panjang.
Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap proses orientasi dengan menyelesaikan tugas-tugas berikut:
Verifikasi dan kumpulkan dokumen yang diperlukan: Pengurusan dokumen bisa sangat melelahkan, tetapi dokumentasi, seperti kontrak kerja, sangat penting untuk memenuhi standar di negara tersebut serta untuk secara jelas menguraikan harapan pekerjaan bagi talenta baru Anda.
Untuk memastikan proses ini sepenuhnya dipatuhi, pastikan karyawan baru Anda memahami ketentuan kerja dan menandatangani perjanjian kerahasiaan, kebijakan anti-pelecehan, formulir asuransi kesehatan, dan klausul konsultasi. Untuk memastikan proses ini sepenuhnya dipatuhi, pastikan karyawan baru Anda memahami ketentuan kerja dan menandatangani perjanjian kerahasiaan, kebijakan anti-pelecehan, formulir asuransi kesehatan, dan klausul konsultasi.
Salah satu poin penting yang perlu dipertimbangkan selama fase awal ini adalah privasi karyawan. Kewajiban dan hak yang berkaitan dengan hubungan perusahaan-karyawan dapat sangat berbeda dari satu negara ke negara lain, dan nuansa ini harus diperhitungkan ketika membuat kebijakan untuk tim internasional.
Meskipun perusahaan biasanya memiliki akses ke informasi tentang peralatan milik perusahaan, tetap penting untuk mendapatkan persetujuan dari karyawan Anda. Suatu perusahaan biasanya dapat memantau aspek-aspek berikut:
- Email bisnis
- Platform manajemen kerja
- Riwayat penjelajahan web
- Lokasi geografis
Mengkomunikasikan proses alur kerja: Menurut SHRM, komunikasi yang buruk dapat menyebabkan rusaknya hubungan, rusaknya kepercayaan, dan tingkat kemarahan dan permusuhan yang lebih tinggi di tempat kerja.
Oleh karena itu, mengkomunikasikan proses alur kerja perusahaan Anda dengan cara yang jelas dan dinamis akan membantu menyederhanakan penugasan, meningkatkan moral TIM, dan, yang terpenting, membantu karyawan memahami ekspektasi pekerjaan.
Anda dapat berkomunikasi dan menegaskan kembali proses perusahaan melalui rapat virtual, buku panduan, dan email. Semua informasi harus dibagikan dan dijawab melalui email perusahaan dan server yang aman untuk mengurangi kebocoran informasi.
Menyediakan pelatihan khusus untuk pekerjaan tertentu: Sebuah studi yang dilakukan oleh Upwork memperkirakan bahwa dalam lima tahun ke depan, 36.2 juta karyawan akan bekerja dari jarak jauh. Hal ini menunjukkan peningkatan sebesar 87 persen dibandingkan dengan statistik sebelum pandemi. Oleh karena itu, program pelatihan tradisional harus dievaluasi ulang untuk membantu tenaga kerja jarak jauh berkembang.
Jika sebuah perusahaan tidak melakukan pemeriksaan latar belakang karyawan dengan benar atau gagal memberikan pelatihan khusus pekerjaan, hal itu dapat menyebabkan tuntutan hukum yang mahal atas kelalaian di tempat kerja.
Sebagai contoh, jika seorang pekerja diminta untuk menggunakan suatu peralatan tetapi tidak memiliki keterampilan teknis yang diperlukan, perusahaan berpotensi bertanggung jawab atas kerusakan apa pun yang disebabkan karyawan tersebut kepada dirinya sendiri atau orang lain di tempat kerja karena tidak memberikan prosedur pelatihan yang tepat sebelumnya.
Apa itu pelepasan karyawan?
Mengakhiri hubungan kerja bukanlah hal yang menyenangkan, baik itu pengunduran diri sukarela maupun pemutusan hubungan kerja. Namun, Anda dapat membuat transisi ini berjalan lancar dengan membuat program pemutusan hubungan kerja yang terstruktur — ini tidak hanya membantu menghindari masalah hukum di masa depan, tetapi juga memelihara citra merek perusahaan Anda.
Sebuah laporan dari People Path dan Cornell University menemukan bahwa sekitar sepertiga dari mantan karyawan masih memiliki hubungan dengan perusahaan sebelumnya; dan 15 persen dari karyawan baru berasal dari referensi mantan karyawan. Oleh karena itu, meninggalkan kesan yang baik pada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan dapat membuat perusahaan Anda menonjol dan membantu menarik talenta global di masa depan.
Anda dapat memastikan proses pelepasan karyawan dengan tindakan berikut:
Pemberitahuan pemutusan hubungan kerja: Saat memutuskan hubungan kerja dengan karyawan jarak jauh, sebaiknya dilakukan secara tatap muka melalui panggilan video. Dengan begitu, Anda bisa melakukan percakapan pribadi dan dengan tenang menjelaskan alasan di balik pemutusan hubungan kerja tersebut.
Kebijakan pemutusan hubungan kerja berbeda di setiap negara, sehingga kepatuhan sangat penting untuk menghindari konsekuensi hukum di masa depan bagi perusahaan Anda.
Sebagai contoh, di Amerika Serikat, pekerjaan tanpa ikatan memungkinkan pemberi kerja untuk memberhentikan pekerja kapan saja tanpa pemberitahuan sebelumnya.
Di Inggris, di sisi lain, pemberi kerja harus memberikan pemberitahuan satu minggu untuk setiap tahun masa kerja, atau 12 minggu jika dipekerjakan selama 12 tahun atau lebih. Memahami peraturan khusus negara tersebut akan membantu memastikan kepatuhan selama proses perekrutan karyawan.
Di Inggris, di sisi lain, pemberi kerja harus memberikan pemberitahuan satu minggu untuk setiap tahun masa kerja, atau 12 minggu jika dipekerjakan selama 12 tahun atau lebih. Memahami peraturan khusus negara tersebut akan membantu memastikan kepatuhan selama proses perekrutan karyawan.
Lindungi kekayaan intelektual: Tahukah Anda bahwa 20 persen perusahaan pernah mengalami pelanggaran data dari mantan karyawan?
Berikut ini beberapa tips yang dapat dilakukan untuk menjaga keamanan data:
- Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi antara SUMBER DAYA MANUSIA dan departemen TI.
- Hindari penggunaan akun bersama.
- Ubah kata sandi secara teratur.
- Segera nonaktifkan login dan akun email karyawan yang keluar.
- Jadwalkan pencadangan data secara berkala.
Tenaga kerja jarak jauh lebih rentan terhadap pelanggaran data karena aliran data tidak dapat dipantau dengan cara yang sama seperti tim di lokasi. Beberapa faktor tambahan yang berkontribusi adalah:
- Menggunakan perangkat pribadi untuk mengakses informasi perusahaan yang sensitif.
- Menghubungkan ke jaringan Wi-Fi publik.
- Menyimpan data perusahaan di cloud.
Konsekuensi hukum dari pelanggaran data dapat menjadi bencana bagi reputasi dan keuangan Anda. Sebagai contoh, British Airways harus membayar denda sebesar GBP 20 juta di 2020 untuk kelemahan keamanan yang memfasilitasi serangan cyber, yang mengakibatkan bocornya data pribadi pelanggan dan staf.
Berikan pemutusan hubungan kerja dan kompensasi yang memadai untuk pemutusan hubungan kerja: Pembayaran pemutusan hubungan kerja terakhir yang berhak diterima karyawan dihitung berdasarkan alasan pemutusan hubungan kerja dan lamanya masa kerja — penting untuk meneliti peraturan di negara tersebut untuk menghindari masalah hukum seperti gugatan atas pembayaran yang tidak adil.
Misalnya, tidak ada pajak penghasilan yang diatur dalam undang-undang di Jerman; namun, banyak pemberi kerja memberikan 50 persen dari gaji bulanan per tahun masa kerja. Di Tiongkok, sebaliknya, pesangon setara dengan gaji penuh satu bulan untuk setiap tahun masa kerja.
Kesalahan sekecil apa pun dalam proses penutupan, khususnya terkait kewajiban pembayaran penutupan, dapat menimbulkan masalah kepatuhan yang serius dan mahal.
Kunci kesuksesan pengalaman Orientasi dan pelepasan karyawan
Ingatlah bahwa kesan pertama seorang karyawan sama pentingnya dengan ucapan perpisahan terakhir. Jika proses-proses ini diabaikan, hal itu tidak hanya memengaruhi kinerja karyawan Anda, tetapi juga dapat mencoreng reputasi Anda, sehingga menyulitkan untuk mempertahankan dan mendapatkan talenta di masa depan.
Kepatuhan membantu Anda menghindari masalah hukum dan melindungi aset perusahaan. Dalam jangka panjang, program orientasi dan pelepasan karyawan yang terstruktur dapat membantu Anda menjadi perusahaan pilihan dan menonjol di skala global.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai cara menciptakan pengalaman karyawan terbaik di kelasnya untuk tim jarak jauh, hubungi Globalization Partners. Platform Pertumbuhan Global kami yang sepenuhnya patuh membantu perusahaan membangun dan mengembangkan tim internasional, serta memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses SUMBER DAYA MANUSIA, mulai dari perekrutan dan orientasi hingga pengaturan penggajian dan pelepasan karyawan – semuanya dengan satu platform.
Pelajari lebih lanjut tentang platform kami dan ajukan proposal hari ini.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai topik ini, bacalah dua buku pedoman baru kami:
- Buku Panduan Kepatuhan Global Anda: Praktik Terbaik Orientasi (globalization-partners.com)
- Buku Panduan Kepatuhan Global Anda: Praktik Terbaik Offboarding (globalization-partners.com)