Hal-hal penting yang dapat diambil
-
Cetak biru: Kepatuhan bukan hanya tentang mengikuti aturan; ini tentang membangun kerangka kerja yang melindungi bisnis dan karyawannya.
-
Dasar perekrutan: Kesalahan dalam fase perekrutan dan orientasi dapat menimbulkan risiko yang mahal. Mulailah dengan mengidentifikasi sifat hubungan kerja tersebut.
-
Kejelasan kontrak: Standar "sesuka hati" di AS merupakan pengecualian global. Banyak negara mensyaratkan kepatuhan terhadap kontrak tertulis dalam bahasa setempat, sehingga manajemen kontrak sangat penting.
-
Pembelaan kinerja: Manajemen kinerja yang terdokumentasi dengan baik (termasuk rencana peningkatan kinerja, atau PIP) adalah pembelaan hukum terbaik terhadap klaim pemutusan hubungan kerja yang tidak sah.
-
Ketelitian dalam proses pemutusan hubungan kerja: Di luar AS, periode pemberitahuan wajib atau proses persetujuan pengadilan adalah hal yang umum, yang berarti diperlukan perencanaan khusus untuk setiap yurisdiksi.
Untuk wawasan lebih lanjut, saksikan webinar: “Kepatuhan di seluruh siklus hidup karyawan global”
Mari berkenalan dengan Tiffany Cruz, seorang pengacara ketenagakerjaan berpengalaman di G-P yang membawa perspektifnya yang berfokus pada bidang teknik ke dalam kompleksitas angkatan kerja global. Pikiran analitis yang diasah bertahun-tahun oleh dunia teknik dan dunia hukum-undang-undang ketenagakerjaan yang rumit – mereka memang ditakdirkan untuk bersama.
Dari ruang mesin hingga ruang sidang
Tiffany awalnya ingin berkarier di bidang hukum paten, tetapi menemukan minat yang lebih dalam pada undang-undang ketenagakerjaan – bidang dinamis di mana peraturan, perilaku manusia, dan strategi komersial berinteraksi dan bertabrakan. Dia menggambarkan undang-undang ketenagakerjaan sebagai, "versi langsung dari sinetron," termasuk drama manusia yang sangat nyata di setiap tempat kerja.
Perpaduan keahlian teknis dan hukum yang dimilikinya membentuk pendekatannya dan merupakan hal yang tepat yang dibutuhkannya untuk menangani masalah ketenagakerjaan global.
Bagi mereka yang baru mengenal kepatuhan global, Tiffany menyarankan untuk membagi siklus hidup karyawan menjadi tiga fase: perekrutan, manajemen kinerja, dan pelepasan karyawan. Mari kita mulai dengan perekrutan.
Yayasan Anda: penerimaan karyawan yang mematuhi hukum dan Orientasi
Menurut Tiffany, cara Anda memulai sebuah hubungan kerja menentukan keberhasilan atau tingkat risikonya. Dia memperingatkan bahwa, “kesalahan yang terjadi selama proses perekrutan dan orientasi dapat memiliki konsekuensi jangka panjang dan mahal.” Fokusnya adalah memitigasi risiko sejak hari pertama.
Karyawan atau kontraktor? Selalu periksa ulang.
Salah satu kesalahan kepatuhan yang paling umum adalah kekeliruan klasifikasi. Kontraktor menawarkan fleksibilitas, namun Tiffany menjelaskan: "Pengujian hukum untuk klasifikasi ini sangat ketat dan berbeda-beda di setiap yurisdiksi."
Dia mendesak perusahaan untuk melihat melampaui jabatan dan meneliti sifat sebenarnya dari hubungan tersebut. Pertimbangkan kendali atas jam kerja, peralatan yang disediakan, dan integrasi TIM.
Saran Tiffany: Bermitra dengan tim hukum dan SUMBER DAYA MANUSIA untuk evaluasi menyeluruh adalah investasi yang dapat, “menyelamatkan organisasi Anda dari masalah keuangan dan hukum di masa mendatang.”
Jika Anda menentukan jam kerja, menyediakan peralatan, dan mengintegrasikannya ke dalam TIM Anda, "mereka kemungkinan memenuhi syarat sebagai karyawan." Kesalahan klasifikasi dapat berdampak sangat besar pada bisnis Anda, termasuk sanksi pemerintah, kewajiban pembayaran gaji tertunggak, tunjangan yang belum dibayar, dan lembur. “Anda perlu memastikan bahwa Anda meluangkan waktu yang dibutuhkan untuk benar-benar mengevaluasi tidak hanya aspek hukum dan SUMBER DAYA MANUSIA, tetapi juga berbicara dengan manajer perekrutan.”
Transparansi gaji sedang berubah
Dari Ontario hingga Uni Eropa, undang-undang kesetaraan upah dan transparansi menyebar di pasar global. “Nama-nama tersebut berbeda-beda di berbagai negara bagian, kota, dan negara, tetapi ini adalah sesuatu yang perlu Anda ingat. "Mereka benar-benar berkembang pesat," jelas Tiffany.
Semakin banyak yurisdiksi yang mewajibkan pemberi kerja untuk mencantumkan kisaran gaji yang wajar dalam pengumuman lowongan pekerjaan. Dia mencatat bahwa di Ontario, undang-undang baru sekarang akan membatasi seberapa luas rentang ini.
Saran Tiffany: “Kepatuhan membutuhkan pendekatan proaktif dan terdokumentasi dengan baik.” Dia menyarankan untuk "benar-benar memikirkan kisaran kompensasi yang wajar dalam iklan lowongan pekerjaan Anda." Mendokumentasikan bagaimana angka-angka ini ditentukan membantu perusahaan menunjukkan itikad baik, bahkan jika anggaran berubah di kemudian hari.
Perhatikan perjanjian kerja Anda
Di AS, pekerjaan tanpa ikatan adalah hal yang lazim di sebagian besar negara bagian. Namun Tiffany menunjukkan, "ini bukan standar global."
Kontrak tertulis sering kali menjadi persyaratan hukum di seluruh dunia, bukan hanya praktik terbaik. Undang-undang ketenagakerjaan setempat menentukan segalanya, mulai dari klausul yang diperlukan hingga metode penandatanganan. "Beberapa negara mewajibkan tanda tangan tinta basah, sementara negara lain mewajibkan tanda tangan digital yang memenuhi syarat," jelas Tiffany.
Bahasa juga perlu disebutkan. "Banyak negara mengharuskan kontrak dalam bahasa lokal," katanya. Misalnya, di Quebec, kontrak harus dalam bahasa Prancis Kanada, dan versi tersebut memiliki otoritas hukum. "Jika Anda memiliki sesuatu dalam versi bahasa Inggris yang tidak ada dalam versi bahasa Prancis Quebec, maka Anda mungkin memiliki masalah karena apa yang dapat diterapkan? Bahasa lokal."
Saran Tiffany: "Anda harus memiliki kontrak dalam dua bahasa. Bagaimana Anda melakukannya? Anda cukup membuat dua kolom dalam kontrak dan memastikan bahwa semua yang ada dalam bahasa lokal juga ada dalam versi bahasa Inggris." Manajemen kontrak adalah "salah satu langkah paling penting yang dapat Anda ambil" untuk melindungi penegakan hukum.
Perhatikan manajemen kinerja Anda
Manajemen kinerja berarti melakukan percakapan yang sulit. Pada titik ini, manajemen, komunikasi, dan kepatuhan hukum bertemu – dan hal itu dapat membuatnya menjadi sangat menantang.
Dari sudut pandang hukum, Tiffany menyarankan bahwa “manajemen kinerja yang konsisten dan terdokumentasi adalah pertahanan terbaik Anda terhadap klaim pemutusan hubungan kerja yang tidak sah.”
Dia menyarankan agar para manajer memetakan serangkaian tujuan dan memberikan umpan balik yang tepat waktu dan konstruktif. "Para manajer harus membicarakan hal ini secara lisan dengan para pekerja dan mereka harus menindaklanjutinya secara tertulis. Kenapa? Pertama, orang mencerna informasi dengan cara yang berbeda - sangat bagus untuk mengulangi umpan balik."
Jika kinerja terus menurun, Tiffany merekomendasikan rencana peningkatan kinerja (PIP). Dia mengatakan bahwa PIP (Performance Improvement Plan) seharusnya, “merupakan upaya tulus untuk membantu karyawan meraih kesuksesan, bukan hanya langkah menuju pemutusan hubungan kerja.”
Saran Tiffany: "Jika mereka [manajer] tidak melihat orang tersebut bekerja sesuai dengan deskripsi pekerjaan atau hal-hal lain yang telah mereka diskusikan, mereka harus membicarakan hal ini [PIP] dengan para pekerja dan menindaklanjutinya secara tertulis."
PIP (Performance Improvement Plan) yang dibuat dengan baik menunjukkan bahwa perusahaan "memberi karyawan kesempatan yang adil untuk memenuhi harapan." Dan dokumentasi yang jelas menunjukkan bahwa keputusan pemutusan hubungan kerja tersebut didasarkan pada masalah kinerja, bukan motif diskriminatif.
Offboarding (dan cara membuatnya lebih mudah)
Pemutusan hubungan kerja tidak pernah mudah, tetapi "cara Anda menanganinya memiliki implikasi hukum yang signifikan," tegas Tiffany. Dan prosesnya berbeda di seluruh dunia.
Di sebagian besar negara bagian AS, hubungan kerja dapat diakhiri kapan saja dengan alasan yang sah menurut hukum. Tiffany memperingatkan, "Anda ingin itu untuk alasan yang sah." Tidak boleh diskriminatif.
Di luar AS, ceritanya berbeda. Di situlah, “Anda memasuki dunia masa pemberitahuan pengunduran diri.” Di negara-negara seperti Kanada dan di seluruh Eropa, pemberi kerja "secara hukum diwajibkan untuk memberikan pemberitahuan dalam jangka waktu tertentu atau membayar kompensasi sebagai pengganti pemberitahuan sebelum memberhentikan karyawan." Jangka waktu ini "seringkali bergantung pada masa kerja karyawan," jadi pemberi kerja perlu mengetahui persyaratan yurisdiksi sebelum memulai proses tersebut.
Mengatakan bahwa pemberitahuan ini penting adalah pernyataan yang meremehkan. Kegagalan untuk menyediakannya dapat "mengakibatkan klaim pemecatan yang salah, yang bisa jauh lebih mahal daripada pembayaran pemberitahuan awal." Di beberapa wilayah, ini bukanlah pembayaran yang mudah: "bahkan tidak mudah untuk hanya mengatakan, 'Hei, saya akan membayar Anda." Pemberi kerja di tempat-tempat seperti Belanda "harus pergi ke pengadilan untuk mendapatkan persetujuan" untuk pemutusan hubungan kerja.
Saran Tiffany: “Pemberhentian karyawan yang efektif membutuhkan perencanaan yang cermat dan pemahaman mendalam tentang hukum setempat untuk menghindari keputusan bisnis standar berubah menjadi perselisihan hukum yang berkepanjangan.”
Anda memiliki fondasi. Biarkan Employer of Record (Pemberi Kerja Resmi) menyatukan semuanya.
Tiffany memandang kepatuhan global sebagai sebuah upaya yang sebenarnya tidak pernah berakhir. Ini adalah "proses pembelajaran dan adaptasi yang berkelanjutan." Perspektifnya, yang dibentuk oleh latar belakang tekniknya, mengajarinya untuk "melihat tantangan yang kompleks sebagai sistem yang harus dipahami dan dioptimalkan."
Dia merekomendasikan agar perusahaan menerapkan pendekatan serupa pada siklus hidup karyawan secara global. Uraikan ke dalam tahapan inti (perekrutan, manajemen, dan pemberhentian karyawan) dan “terapkan praktik kepatuhan yang ketat dan spesifik yurisdiksi pada setiap tahapan” untuk membangun sistem yang terlindungi secara global.
Namun, Anda tidak perlu mengatasi kerumitan tersebut sendirian. G-P Employer of Record meminimalkan biaya, kompleksitas, dan risiko perekrutan karyawan secara global. Dengan ini, Anda dapat merekrut, melakukan onboarding, dan mengelola talenta terbaik di lebih dari 180 negara, tanpa perlu mendirikan entitas. Kami menangani semua hal terkait kepatuhan, sehingga Anda dapat membangun TIM Anda dengan penuh keyakinan.
Saran Tiffany: “Anda dapat bermitra dengan Employer of Record seperti G-P.” Kami benar-benar menjalankan tugas yang menyenangkan ini. Kami menikmatinya. Kami memiliki para ahli yang menangani hal ini karena ini adalah pekerjaan yang berat.”
Jika Anda ingin menghilangkan kerumitan dalam manajemen tenaga kerja global, cobalah G-P Employer of Record agar Anda dapat melihat bahwa ini benar-benar mengubah permainan.
