Kolaborasi merupakan tantangan bagi banyak organisasi. Itulah mengapa sebagian besar metode agile yang diperkenalkan dalam beberapa tahun terakhir 20 telah dirancang untuk memecah silo dan meningkatkan kolaborasi antar tim, departemen, fungsi, dan bahkan produk.

Di G-P, kami adalah perusahaan dengan pekerjaan jarak jauh. Insinyur, perancang, dan manajer produk berlokasi di seluruh Amerika, Eropa, dan Asia. Fokus kami: membangun hubungan, meluangkan waktu untuk percakapan, mencapai keselarasan, dan memupuk koneksi ketika anggota TIM mungkin terpisah oleh samudra atau berada di zona waktu yang sangat berbeda. Bekerja dari jarak jauh telah menjadi pengubah permainan. Dan selalu ada pilihan untuk bertemu dengan rekan satu tim secara langsung.

Lebih baik bersama

Kami sering mengumpulkan tim untuk acara tatap muka. Tujuan utamanya biasanya adalah perencanaan, dan kami juga menyempatkan waktu untuk bersosialisasi dan berinteraksi. Di 2024, kami menyadari bahwa aktivitas perencanaan menghalangi percakapan kami. Pelajaran yang dapat diambil: Koneksi sama pentingnya dengan perencanaan strategis.

Eksperimen - hackathon untuk orang-orang

Kami menyukai eksperimen. Meskipun tidak ada proses formal, kami menggunakan model Observe, Orient, Decide, Act (OODA). OODA loop selalu beraksi saat tim kami bekerja, karena tidak ada yang tetap konstan dalam teknologi.

Di 2025, kami bertekad untuk memberikan dampak yang berarti dengan menyatukan orang-orang dengan teknologi ruang terbuka (OST).

Memperkenalkan OST

OST adalah format pertemuan unconference atau pertemuan yang dipimpin oleh peserta yang telah saya gunakan selama 10 tahun terakhir. Kami sering menghadiri konferensi dan mendapati bahwa pengalaman yang paling berkesan bukanlah sesi presentasinya itu sendiri, melainkan percakapan penuh semangat dengan peserta lain selama istirahat minum kopi. 

OST dirancang untuk meniru rehat kopi konferensi informal. Sedikit pengaturan dan beberapa aturan sederhana memungkinkan kelompok besar untuk mengatur diri sendiri dan setiap peserta dapat berkontribusi.

Aturan OST

Sebuah OST membutuhkan beberapa batasan untuk dapat bekerja. Ada lima prinsip dan hanya satu hukum. Prinsip-prinsipnya adalah:

  • Siapa pun yang hadir adalah orang-orang yang tepat. Bekerjasamalah dengan siapa pun yang datang ke sesi Anda, apakah itu lima orang atau 50. Mereka peduli dan akan terlibat.

  • Kapan pun itu dimulai adalah waktu yang tepat. Kreativitas tidak peduli dengan waktu. Berikan waktu kepada kelompok untuk menyesuaikan diri.

  • Di mana Anda berada adalah tempat yang tepat. Anda mungkin telah merencanakan untuk menghadiri sebuah sesi, tetapi Anda sudah terlibat dalam percakapan yang menarik. Tetaplah di tempat Anda berada.

  • Ketika sudah selesai, maka selesai. Jika percakapan atau sesi telah mencapai kesimpulan yang wajar lebih cepat dari jadwal, ucapkan terima kasih kepada kelompok dan akhiri.

  • Apa pun yang terjadi adalah satu-satunya hal yang bisa terjadi. Percayalah pada prosesnya dan lihat ke mana arahnya. Manfaatkan apa yang telah terjadi dan terimalah bahwa segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. 

Hukum dua kaki itu sederhana: Jika Anda merasa tidak belajar atau memberikan kontribusi apa pun, gunakan kedua kaki Anda untuk pergi ke tempat lain.

Hukum dua kaki memberikan setiap orang kesempatan untuk membuat perbedaan. Selama hari kerja, kita duduk mengikuti rapat yang membosankan dan merasa tidak punya pilihan — tidak di OST.

Duduk dalam lingkaran

Format OST selalu menyenangkan. Kami memulai dan mengakhiri hari dengan sebuah lingkaran. Kedengarannya normal, sampai Anda menyadari bahwa menempatkan 180 orang dalam lingkaran adalah jenis pertemuan yang berbeda. Pertanyaan pertama selalu, "Di mana layarnya?" Tidak ada. Kemudian dilanjutkan dengan, "Bisakah Anda mengirimkan agenda kepada saya?" Yang seperti itu juga tidak ada.

Lingkaran pembuka menentukan jalannya hari itu. Dan lingkaran penutup memberi kita waktu untuk merenung. Sebagian besar waktu dihabiskan dalam sesi — biasanya sekelompok orang berkumpul di sekitar papan tulis, berdebat secara sopan tentang suatu topik. Setiap sesi berlangsung selama 30 menit, dan terdapat 3 hingga 5 jalur paralel yang berjalan. Ada banyak pilihan. Topik yang dibahas seringkali berupa pertanyaan, seperti, "Bagaimana cara kita menguji agen AI?"

Suasana

Dari sudut pandang seorang pemimpin, ada risiko. Anda membuat semua orang di luar kantor selama satu hari, Anda menghabiskan banyak uang untuk prosesnya, dan Anda menginginkan laba atas investasi Anda. Hal ini dapat dimengerti. Bagi para peserta, mungkin ada anggapan bahwa ada agenda tersembunyi, dan kami berpura-pura melakukannya secara spontan.  Kami tidak berpura-pura. Tentu saja, persiapan yang matang diperlukan untuk memastikan kesan spontanitas. 

Ketika seseorang berkata, "Tidak ada agenda, semua akan baik-baik saja," para pemimpin menjadi gugup. Hal ini dapat dimengerti.

Energi dari setiap OST itu sama. Rasa ingin tahu, gugup karena tidak ada layar, kegembiraan saat sesi pemecah kebekuan, minat yang tulus pada topik yang diangkat, antisipasi untuk bergabung dalam diskusi, dan kejutan di penghujung hari ketika semuanya berjalan lancar. Refleksi mendalam akan muncul setelahnya — bukti bahwa OST (Original Soundtrack) adalah pengalaman transformatif.

Kuncinya adalah pembelajaran dan keaslian. Pembelajaran membutuhkan ruang yang aman untuk penyelidikan. Orang-orang perlu mengajukan pertanyaan. Dan mereka membutuhkan ruang untuk berbagi ide-ide gila dan bertemu satu sama lain.

Dalam banyak rapat kerja, terdapat politik dan tekanan untuk mencapai kesepakatan. Pertanyaan yang terus-menerus diajukan hanya mendapat jawaban yang tidak jelas, seperti, "Mari kita letakkan itu di tempat parkir." Mungkin ruang terbuka itu adalah tempat parkir. Dan tempat parkir sama pentingnya dengan bangunan utama (topik yang akan dibahas). Anda membutuhkan keduanya.

Rasa aman

Ruang terbuka berfungsi karena menciptakan lingkungan yang aman secara psikologis. Kedengarannya mudah, tetapi sebenarnya tidak. Penting untuk menindaklanjuti ide-ide yang disarankan di ruang terbuka. Percakapan tanpa tindakan tidak akan membantu siapa pun. 

Pentingnya tindak lanjut

Kami mengambil pendekatan yang berbeda tahun ini. Kami mengadakan lebih dari 30 sesi di ruang terbuka, dan seorang pencatat atau juru tulis menemani setiap sesi. Mereka menulis poin-poin menarik di halaman A3 selama sesi berlangsung. Kami biasanya membuat dinding suasana hati di penghujung hari untuk merefleksikan pikiran kami. Kali ini, kami mengambil sekitar 60 foto catatan, memasukkannya ke dalam Gemini, dan mengonversinya ke Markdown. Kemudian kami menggabungkan dan mengunggahnya ke NotebookLM. Seperti yang bisa Anda bayangkan, aplikasi ini menangkap sentimen, pesan, tema, tindakan, dan wawasan dalam hitungan menit.

Habiskan waktu dengan bijak

Pendekatan kerja jarak jauh memiliki banyak keuntungan, tetapi sulit untuk menjalankan lokakarya besar melalui panggilan video. Bukan tidak mungkin, tetapi sulit. Kami menemukan bahwa waktu bersama secara langsung menciptakan kegembiraan, rasa aman, ikatan, dan rencana yang tidak akan terjadi melalui panggilan video.

Sepuluh tahun yang lalu, dibutuhkan waktu seminggu untuk mensintesis semua temuan dari sebuah acara di ruang terbuka. Sekarang ini, dibutuhkan waktu beberapa jam. Akan seperti apa di masa depan? Satu hal yang pasti: Energi dan semangat dari sebuah OST - dikombinasikan dengan kekuatan untuk menghubungkan orang-orang - akan terus menjadi sesuatu yang berharga.