Proses orientasi karyawan baru membutuhkan waktu dan energi yang signifikan. Namun, ini merupakan langkah penting dalam siklus hidup karyawan: Menurut survei oleh BambooHR, 68 persen karyawan berhenti dalam tiga bulan pertama. Jika Anda ingin perusahaan Anda berkembang, menekan biaya perekrutan, dan mempertahankan budaya perusahaan yang sehat, Anda perlu menguasai proses orientasi karyawan baru.
Jadi, bagaimana tim pembelajaran dan pengembangan (L&D) dapat menyeimbangkan pembuatan Orientasi yang relevan, menarik, dan komprehensif dengan tugas-tugas lain yang mereka tangani? Sering kali, jawabannya adalah pembelajaran kolaboratif.
Di sebagian besar organisasi, tim L&D bertugas mengelola Orientasi dari A sampai Z: Mereka mencari dan membuat semua konten, merancang program, mengelola pendaftaran, menerima umpan balik, dan memastikan semuanya tetap mutakhir. Itu banyak hal yang harus dikelola, terutama jika perusahaan mereka sedang berkembang.
Pendekatan pembelajaran kolaboratif untuk Orientasi membantu tim-tim ini mendesentralisasi sebagian besar proses, sehingga menghemat waktu mereka. Hal ini juga menghasilkan kursus Orientasi yang lebih relevan dan menarik. Mari kita bahas lima manfaat utama menggunakan pendekatan pembelajaran kolaboratif untuk Orientasi.
Pertama: Apa itu pembelajaran kolaboratif?
Secara garis besar, pembelajaran kolaboratif adalah metodologi pelatihan di mana para karyawan saling berbagi keahlian di bidangnya, dan rekan kerja saling mengajar dan belajar dalam sebuah kelompok. Hal ini berlawanan dengan pendekatan yang lebih tradisional, dari atas ke bawah, atau terpusat di mana satu orang atau TIM (Technical Information Manager) menggerakkan inisiatif pembelajaran, seringkali mengandalkan pakar eksternal dan sesi pelatihan sinkron yang panjang.
Kita dapat membandingkan pendekatan pembelajaran yang bersifat bottom-up dan kolaboratif dengan gaya pembelajaran yang lebih tradisional dan top-down.
Jika berbicara tentang menciptakan program pelatihan Orientasi secara kolaboratif, manfaatnya sangat banyak:
1. Konten orientasi bersifat kontekstual
Dengan pembelajaran kolaboratif, konten kursus dibuat oleh para ahli materi pelajaran internal, bukan sumber eksternal atau konten yang sudah jadi. Itu berarti kursus-kursus tersebut 100 persen kontekstual untuk organisasi Anda, dan terbaru pada saat diluncurkan.
Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin menyertakan kursus tentang cara memulai menggunakan perangkat lunak penggajian perusahaan Anda. Alih-alih menyertakan tutorial umum, SUMBER DAYA MANUSIA TIM Anda dapat membuat kursus yang disesuaikan dengan tempat kerja Anda. Hal ini dapat mencakup bagaimana organisasi Anda telah menyiapkan platform mereka, dengan pengingat tentang berapa lama sebelumnya harus memesan waktu libur atau penjelasan singkat tentang kebijakan cuti orang tua perusahaan.
Relevansi semacam ini akan membantu karyawan baru untuk segera beradaptasi dan bekerja.
2. Menghemat waktu TIM L&D Anda
Karena para ahli internal di bidang terkaitlah yang membuat konten, Tim Manajemen Pembelajaran dan Pengembangan (L&D TIM) Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain. Mereka tetap berperan sebagai fasilitator, tetapi mereka dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk hal-hal seperti memahami kebutuhan pembelajaran, manajemen talenta, atau pertanyaan strategis lainnya.
Pembelajaran kolaboratif juga sangat bergantung pada umpan balik, baik di antara beberapa pembuat kursus maupun antara peserta didik dan instruktur. Platform pembelajaran kolaboratif seperti 360Learning memiliki fitur Reaction bawaan, seperti emoji media sosial, yang memungkinkan peserta didik untuk menandai jika suatu kursus membutuhkan pembaruan. Hal ini memudahkan tim L&D untuk memprioritaskan kursus mana yang harus disegarkan dan kapan.
Siklus umpan balik membantu tim L&D menghemat waktu dalam memperbarui konten Orientasi.
3. Membantu pendatang baru untuk mengenal orang lain
Salah satu hal terberat dalam memulai pekerjaan baru adalah Anda tidak mengenal siapa pun. Terutama dalam situasi jarak jauh, mencairkan suasana bisa jadi sulit dan memakan waktu lebih lama.
Dengan Orientasi yang berbasis pada pembelajaran kolaboratif menggunakan berbagai alat kolaborasi online yang tersedia untuk tim, karyawan baru sudah dapat mengenal rekan kerja baru mereka dan dapat mulai mencocokkan wajah dengan nama, dan nama dengan jabatan. Karena kursus dibuat oleh para ahli bidang studi internal, setiap kali karyawan baru menyelesaikan program, mereka juga diperkenalkan kepada rekan-rekan mereka.
Hal ini terutama berlaku jika pembuat kursus menggunakan format interaktif seperti video, tangkapan layar, atau rekaman suara. Jika Anda menyertakan diskusi yang berlangsung di forum obrolan, karyawan baru dapat mulai memahami siapa saja yang ada di sana.
Diskusi selama program Orientasi memungkinkan para pendatang baru untuk mengenal rekan-rekan mereka.
4. Memungkinkan karyawan baru untuk bekerja dengan kecepatan mereka sendiri
Alat komunikasi tim mengirimkan banyak sekali peringatan — saking banyaknya sehingga sulit bagi karyawan untuk fokus pada satu konsep saja.
Salah satu solusinya adalah menunda atau membisukan notifikasi di Slack, Outlook, atau aplikasi komunikasi lainnya. Cara lain adalah dengan mendorong komunikasi asinkron. Hal ini dapat mengurangi tekanan untuk merespons secara instan, mendorong pekerjaan yang teliti, mengurangi kelelahan akibat rapat, dan mencegah kerja berlebihan.
Pembelajaran kolaboratif sebagian besar didasarkan pada gagasan pembelajaran asinkron. Alih-alih serangkaian sesi langsung dan sinkron, pembelajaran kolaboratif menawarkan karyawan menyelesaikan modul mandiri sesuai dengan kecepatanmasing-masing.
Pendekatan ini lebih fleksibel daripada Orientasi tradisional, dan banyak tim L&D yang beralih ke pendekatan ini. Sebagai contoh, tim SDM dan operasional Spendesk memutuskan untuk mengadopsi pendekatan yang lebih baik.
Pendekatan kolaboratif terhadap proses orientasi karyawan baru, sebagian karena masalah "penyebaran lokakarya yang tidak terkontrol." Tom Morisse, Manajer Pengetahuan di Spendesk, menjelaskan masalah tersebut dan bagaimana hal itu berdampak pada proses mereka.
"Oke, kami memiliki bengkel, dan bengkel, dan bengkel. Orientasi berarti lokakarya. Ada masalah format yang hanya berupa lokakarya saja, dan fakta bahwa kami hanya menambahkan lokakarya lain tanpa memikirkan koherensi dari keseluruhan pengalaman," kata Morisse.
Dengan merombak pendekatan mereka dan menggabungkan lebih banyak format asinkron, Spendesk mampu menciptakan proses orientasi yang dapat mengimbangi pertumbuhan pesat mereka.
5. Lebih menarik bagi peserta didik
Kesimpulannya, pendekatan kolaboratif terhadap Orientasi lebih menarik bagi karyawan baru. Interaksi dibangun ke dalam proses - baik antara peserta didik dan pembuat kursus (melalui umpan balik), tetapi juga antara karyawan baru itu sendiri, melalui forum diskusi. Format kursus interaktif seperti kuis dan media yang dapat diklik merupakan perubahan yang bagus dari PDF yang panjangnya bermil-mil atau pertemuan Zoom bergaya kuliah kering.
Beberapa minggu dan bulan pertama masa kerja seorang karyawan baru sangatlah penting. Karyawan baru sedang menjajaki apakah lingkungan baru ini cocok untuk mereka, sama seperti manajer baru mereka yang sedang memutuskan apakah mereka telah membuat pilihan yang tepat. Memberikan pelatihan Orientasi yang relevan, menarik, dan membantu pendatang baru menjalin koneksi sosial adalah langkah penting dalam menyelesaikan kesepakatan — dan pembelajaran kolaboratif adalah cara yang bagus untuk melakukan hal itu.
6. Ini ramah terhadap penggunaan jarak jauh.
Jika ada satu hal yang kita pelajari dari pandemi Covid-19 , itu adalah bahwa karyawan menyukai kerja fleksibel. Sebagian besar perusahaan terus menawarkan beberapa jenis opsi pekerjaan hibrida atau pekerjaan jarak jauh bagi mereka yang menginginkannya.
Bagi karyawan Orientasi yang bekerja jarak jauh, Orientasi dengan pendekatan pembelajaran kolaboratif adalah pilihan yang ideal. Pertama, fokus pada pembelajaran asinkron membuat perbedaan zona waktu menjadi tidak relevan. Hal ini juga memastikan konten Orientasi tersedia untuk karyawan global, karena kolega dari departemen mana pun dapat berkontribusi untuk membangun kursus yang relevan dengan departemen atau wilayah geografis tersebut.
Jika Anda ingin membangun, merekrut, dan melakukan onboarding TIM internasional, Global Growth Platform mungkin adalah solusi yang tepat untuk Anda. Hubungi Globalization Partners untuk memulai perjalanan ekspansi Anda.