Hal-hal penting yang dapat diambil
-
Apa itu Formulir W-9 : Formulir W-9 digunakan untuk mengumpulkan informasi pajak kontraktor. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengajukan Formulir 1099 yang akurat dan menghindari pemotongan cadangan dan penalti.
-
Bagaimana Formulir W-9 dibandingkan dengan formulir lainnya: Formulir W-9 hanya untuk pencatatan dan berlaku untuk kontraktor AS. Formulir W-8 adalah untuk non-AS warga negara. W-2 Formulir yang digunakan oleh karyawan untuk menyiapkan pajak mereka. 1099 Formulir untuk melaporkan berbagai jenis pendapatan, seperti pembayaran lain-lain kepada kontraktor.
-
Di mana mendapatkan Formulir W-9: Anda dapat mengunduh Formulir W-9 di situs web IRS atau membuatnya dengan G-P Contractor.
-
Siapa yang wajib mengisi Formulir W-9: Individu dan bisnis yang bekerja sama dengan perusahaan Anda, seperti kontraktor independen dan vendor, harus mengisi Formulir W-9.
Mempekerjakan kontraktor independen memudahkan Anda untuk meningkatkan atau menurunkan skala bisnis Anda seiring dengan perubahan kebutuhan Anda. Meskipun kontraktor tidak termasuk dalam daftar gaji perusahaan Anda, Anda tetap perlu mengikuti persyaratan tertentu untuk menggunakan jasa pekerja jenis ini.
Di AS, karyawan penuh waktu mengisi Formulir I-9 , sedangkan kontraktor independen atau pekerja 1099 mengisi Formulir W-9 . Formulir-formulir ini membantu memastikan kepatuhan pajak dan mengurangi risiko denda karena informasi yang salah atau tidak lengkap.
Mari kita uraikan apa itu formulir pajak W-9, kegunaannya, cara mengisinya, dan kesalahan umum yang harus dihindari.
Apa yang dimaksud dengan Formulir W-9?
Formulir W-9 digunakan untuk mengumpulkan informasi wajib pajak dari kontraktor independen dan badan usaha, sehingga Anda dapat mengajukan pengembalian yang akurat. Anda tidak mengajukan W-9 dengan Internal Revenue Service (IRS). Tetapi Anda menggunakan informasi pada formulir ini untuk menyiapkan Formulir 1099 yang Anda kirimkan ke IRS pada akhir tahun.
W-9 mengumpulkan nomor identifikasi pajak (TIN) dari individu dan entitas. Bagi individu, ini biasanya adalah Nomor Jaminan Sosial (SSN), dan bagi bisnis, ini adalah Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN).
Catatan: Tidak ada Formulir W-9 untuk karyawan. A W-9 hanya untuk kontraktor atau bisnis independen.
Bagaimana Bentuk W-9 dibandingkan dengan bentuk lainnya
Formulir W-9 untuk bisnis hanya untuk pencatatan. Inilah perbedaan W-9 dengan formulir IRS lainnya:
W-9 vs W-2 Formulir
Sementara kontraktor independen mengisi Formulir W-9, perusahaan melengkapi dan mengirimkan Formulir W-2 ke IRS.
Karyawan menggunakan Formulir W-2 untuk menyiapkan pajak. Sebelum menerima W-2, karyawan perlu mengisi Formulir W-4 dan menunjukkan informasi pajak mereka, status pengajuan pajak, dan pekerjaan lain, jika ada. Anda akan menghitung pajak yang harus dipotong berdasarkan Formulir W-4, sedangkan Formulir W-2 harus mencerminkan pajak-pajak tersebut.
Formulir W-9 digunakan untuk menyiapkan Formulir1099 . Formulir W-9 berisi nama, alamat, dan TIN kontraktor. Berbeda dengan karyawan, kontraktor bertanggung jawab untuk melaporkan dan membayar pajak mereka. Pada umumnya, tidak ada pemotongan pajak untuk kontraktor, kecuali dalam situasi tertentu, seperti jika mereka gagal memberikan atau mengesahkan TIN yang benar.
W- Bentuk9 vs. 1099
1099 adalah seperangkat formulir IRS yang melaporkan berbagai jenis pendapatan. Perusahaan paling sering menggunakan:
-
1099NEC: Gunakan formulir ini jika Anda membayar kontraktor independen Anda sebesar USD 600 atau lebih setiap tahunnya.
-
1099-MISC: Gunakan formulir ini untuk melaporkan pembayaran lain-lain, seperti royalti, pembayaran perawatan kesehatan, dan sewa, jika jumlahnya mencapai USD 600 atau lebih per tahun.
Perusahaan Anda bertanggung jawab untuk mengisi dan mengirimkan Formulir 1099 ke IRS. Sebaliknya, kontraktor independen mengisi Formulir W-9, yang akan Anda simpan dalam catatan Anda. Anda hanya memerlukan W-9 Formulir sebagai referensi untuk mengisi Formulir 1099.
W-9 vs W-8 Formulir
Apakah Anda akan menggunakan Formulir W-9 atau Formulir W-8 bergantung pada status kewarganegaraan kontraktor independen. W-9 Formulir ditujukan untuk warga negara AS, sedangkan non-AS warga negara memerlukan W-8.
Hanya ada satu jenis Formulir W-9. Namun demikian, ada lima jenis Formulir W-8. Formulir yang tepat bergantung pada apakah kontraktor tersebut perorangan atau badan usaha, jenis pendapatan, dan apakah mereka memenuhi syarat untuk perlakuan pajak khusus.
Anda harus mengambil Formulir W-8 sebelum melakukan pembayaran pertama. Sebaiknya formulir W-9 dikumpulkan sebelum kontraktor melakukan pekerjaan apa pun.
Di mana mendapatkan Formulir W-9
Kontraktor dapat mengunduh Formulir W-9 langsung dari situs web IRS. Atau Anda dapat menggunakan G-P Contractor untuk menyederhanakan seluruh siklus perekrutan kontraktor — mulai dari pembayaran hingga pengelolaan dokumen. Hasilkan Formulir W-9 dengan mudah dan akses semua informasi tenaga kerja Anda di satu dasbor.
Jika Anda sedang mengembangkan dan membangun tim global, G-P Gia™, AI agen pertama dari jenisnya untuk SUMBER DAYA MANUSIA, menawarkan wawasan terperinci tentang hukum ketenagakerjaan, peraturan pajak, dan tunjangan di lebih dari 50 negara dan seluruh 50 negara bagian AS.
Siapa yang wajib mengisi formulir W-9?
Individu dan badan usaha tertentu yang menerima penghasilan dari perusahaan Anda perlu mengisi Formulir W-9. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kontraktor independen, vendor, kemitraan, perseroan terbatas (LLC), korporasi, perwalian, dan harta warisan.
Berikut adalah beberapa contoh skenario di mana W-9 diperlukan:
-
Anda adalah perusahaan kecil yang merekrut kontraktor di AS. Perusahaan kecil tanpa tim internal yang besar sering kali mempekerjakan kontraktor independen. Misalnya, jika Anda menggunakan G-P Contractor untuk mempekerjakan dan membayar kontraktor untuk proyek desain grafis, pekerja dapat menggunakan fitur pembuatan Formulir W-9 untuk mengisi formulir sebelum mereka mulai bekerja.
-
Anda adalah sebuah bank dengan seorang Nasabah yang membuka rekening baru. Bank menggunakan Formulir W-9 untuk mengumpulkan informasi wajib pajak yang diperlukan untuk melaporkan bunga dan pendapatan lainnya kepada IRS.
-
Anda membatalkan hutang. Pembatalan utang sering dianggap sebagai penghasilan yang dikenakan pajak. Formulir W-9 membantu dalam menyampaikan informasi yang diperlukan.
-
Anda adalah perusahaan investasi. Anda akan mengumpulkan Formulir W-9 dari pelanggan Anda, dan kemudian melaporkan penghasilan Anda ke IRS pada Formulir yang sesuai 1099.
Kapan dan mengapa W-9 diminta
Formulir W-9 hanya diperlukan untuk vendor yang Anda bayar jasanya. Hal ini tidak termasuk korporasi, karena mereka biasanya dikecualikan dari pelaporan 1099 . Anda juga tidak memerlukan W-9 untuk vendor mana pun yang Anda gunakan untuk membayar dengan kartu, karena pembayaran tersebut dilaporkan oleh pemroses pembayaran.
Formulir W-9 memungkinkan Anda melaporkan pembayaran kontraktor kepada IRS secara akurat. Meskipun Anda tidak perlu mengarsipkan dokumen ini, menyimpannya di tangan akan mempermudah persiapan 1099 Formulir. Anda juga akan terhindar dari denda karena ketidakpatuhan dan sanksi perdata atau pidana karena gagal mengambil formulir tersebut.
Cara mengisi Formulir W-9
Kontraktor harus mengisi Formulir W-9 dengan akurat untuk memastikan kepatuhan. Mereka dapat mengikuti petunjuk W-9 ini:
-
Cantumkan nama kontraktor atau bisnis: Kontraktor mencantumkan nama mereka pada Baris 1 seperti yang tertera pada laporan pajak mereka. Badan hukum, seperti kemitraan, LLC, atau perusahaan, mencantumkan nama mereka di Line 2, menggunakan informasi "berbisnis sebagai". Jika kontraktor beroperasi dengan nama usaha tertentu, mereka harus memasukkan informasi ini pada baris “Nama usaha”.
-
Pilih klasifikasi pajak federal: Kontraktor mencentang kotak yang sesuai untuk klasifikasi pajak. Beberapa opsi termasuk individu, korporasi C, korporasi S, kemitraan, trust atau estate, atau LLC.
-
Tambahkan TIN: Kontraktor harus menambahkan SSN mereka jika mereka adalah individu. Bisnis harus menambahkan EIN mereka. Tergantung pada kewarganegaraan atau status badan usaha mereka, kontraktor dapat mengajukan permohonan TIN dan menulis "sedang diajukan" di Bagian I. Mereka akan dikenakan pemotongan pajak tambahan hingga mereka menerima TIN mereka. Setelah itu, mereka perlu menyerahkan W-9 yang diperbarui.
-
Masukkan alamat: Di bawah baris “alamat”, tambahkan alamat yang terkait dengan TIN.
-
Mengesahkan formulir: Semua informasi harus akurat dan sesuai dengan catatan IRS. Orang yang mengisi formulir harus menandatangani dan memberi tanggal pada area yang ditentukan untuk disertifikasi. Anda dapat menggunakan program Pencocokan NPWP IRS untuk memverifikasi catatan.
G-P Contractor memudahkan pengisian dan pengambilan formulir. Kontraktor dapat membuat formulir di platform, yang dapat Anda akses kapan saja.
Bagaimana cara mengirimkan dan menyimpan Formulir W-9
Kontraktor independen atau entitas tersebut harus mengirimkan formulir yang telah diisi kepada Anda untuk keperluan pencatatan. Anda harus9 menyimpan Formulir W- setidaknya selama empat tahun. Pencatatan yang lebih lama juga membantu periode audit yang lebih panjang.
3 kesalahan umum W-9 dan cara menghindarinya
Meskipun Anda tidak perlu mengirimkan Formulir W-9 ke IRS, formulir tersebut tetap harus akurat untuk menghindari masalah hukum dan keuangan. Waspadai kesalahan umum ini:
-
Menambahkan informasi yang salah: Kesalahan termasuk menggunakan TIN dan jenis entitas yang salah. Nomor TIN yang salah dapat menyebabkan pemberitahuan dari IRS, sementara jenis usaha yang tepat memastikan laporan 1099 Anda akurat.
-
Pengumpulan formulir terlambat: Anda perlu mengumpulkan Formulir W-9 sebelum kontraktor atau entitas mulai bekerja dan sebelum Anda melakukan pembayaran pertama Anda. Dengan cara ini, Anda akan siap untuk pelaporan akhir tahun.
-
Gagal memperbarui: Buat sistem untuk meninjau dan memperbarui informasi W-9 secara berkala. Gunakan metode yang memudahkan kontraktor untuk memperbarui informasi mereka.
Rekrut karyawan dan kontraktor dengan G-P
Lebih dari 80% pemimpin bisnis kesulitan menemukan talenta terampil di pasar mereka saat ini. G-P menawarkan solusi cepat dan solusi yang mematuhi hukum untuk mempekerjakan karyawan dan kontraktor global, tanpa mendirikan entitas baru.
Solusi Employer of Record dan Kontraktor berbasis AIkami didukung oleh TIM terbesar di negara ini yang terdiri dari SUMBER DAYA MANUSIA, para ahli hukum, dan kepatuhan untuk menyederhanakan seluruh siklus ketenagakerjaan global. Tambahkan talenta kelas dunia ke TIM Anda tanpa stres kepatuhan pajak internasional.
Pesan demo hari ini.
