Apa yang dimaksud dengan Formulir W-8BEN?

Perusahaan dapat membuka peluang pertumbuhan baru dengan memperluas tenaga kerja global mereka. Faktanya, 81% para pemimpin sudah secara aktif terlibat dalam perekrutan global. Dengan dukungan dari Employer of Record (EOR) terbaik di kelasnya seperti G-P, Anda dapat dengan cepat dan sesuai peraturan merekrut, melakukan onboarding, dan mengelola tim global, terlepas dari status entitasnya.

Namun, bekerja dengan karyawan internasional juga berarti perusahaan Anda bertanggung jawab untuk memotong semua pajak terkait yang dipersyaratkan oleh hukum pajak masing-masing negara asing dalam satu tahun kalender. Karena tarif pajak penghasilan berbeda-beda tergantung pada negara tempat karyawan bekerja, perusahaan di AS yang mengisi formulir W8BEN untuk karyawan internasional mungkin akan menghadapi tantangan jika mereka tidak siap.

Apa itu Formulir W-8BEN?

Formulir W-8BEN adalah formulir pajak Internal Revenue Service (IRS) yang digunakan oleh warga negara non-AS. Wajib pajak yang berdomisili di AS atau bukan penduduk AS harus membuktikan status kewarganegaraan asing mereka dan memastikan tarif pemotongan pajak yang benar diterapkan pada pendapatan dari sumber di AS. Formulir W-8BEN adalah singkatan dari Sertifikat Status Asing Pemilik Manfaat untuk Pemotongan dan Pelaporan Pajak Amerika Serikat (Individu).

Warga negara non-AS yang berdomisili di AS — termasuk karyawan dan kontraktor global — yang memberikan layanan kepada perusahaan AS umumnya diharuskan untuk mengisi Formulir W-8BEN dan menyerahkannya kepada perusahaan yang mempekerjakan.

Untuk apa Formulir W-8BEN digunakan?

Bagi perusahaan yang merekrut karyawan secara internasional, Formulir W-8BEN memverifikasi status kewarganegaraan asing seseorang dan menentukan kelayakan mereka untuk pembebasan pajak atau pengurangan pemotongan pajak berdasarkan perjanjian pajak. Ini juga mengidentifikasi individu yang dikenakan 30% pajak atas berbagai jenis pendapatan yang bersumber dari AS, termasuk pembayaran tetap dan berkala (FDAP) seperti:

1. Bunga.
2. Royalti.
3. Anuitas.
4. Menyewa.
5. Premi.
6. Kompensasi untuk layanan.
7. Pembayaran pengganti, jika berlaku.

Tujuan formulir W-8BEN adalah untuk menentukan apakah individu secara hukum dianggap sebagai warga negara AS — penduduk atau warga negara — dan untuk menetapkan kepemilikan pendapatan yang dirujuk dalam formulir tersebut. Formulir W-8BEN juga memungkinkan individu dari negara-negara di luar AS yang memiliki perjanjian pajak untuk mengklaim pengurangan tarif pemotongan pajak atas penghasilan yang bersumber dari AS.

Apa itu perjanjian pajak?

Perjanjian pajak adalah perjanjian antara dua negara yang menentukan bagaimana pendapatan yang diperoleh penduduk satu negara dikenakan pajak oleh negara lain. Menurut situs web IRS, jika suatu negara memiliki perjanjian pajak dengan AS, penduduk negara tersebut mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan pengurangan atau pembebasan pajak atas penghasilan yang diperoleh di AS.

Sebagai contoh, karena Kanada dan AS memiliki perjanjian pajak, jika sebuah perusahaan AS mempekerjakan seorang karyawan di Kanada, mereka dapat mengklaim tunjangan sebagai warga negara asing non-residen (NRA) saat mengajukan pajak mereka. Individu yang tinggal di negara-negara tanpa perjanjian pajak wajib membayar pajak penghasilan dengan tarif standar, tanpa pengurangan.

Perjanjian pajak penghasilan tidak berlaku untuk situasi domisili ganda - ketika seseorang merupakan penduduk sah di lebih dari satu negara. Namun, penduduk ganda mungkin masih memenuhi syarat untuk menerima beberapa manfaat perjanjian pajak, tergantung pada lokasi mereka.

Perjanjian pajak dapat berubah seiring waktu. Bagi perusahaan yang merekrut karyawan secara internasional, sangat penting untuk selalu mengikuti perkembangan hukum di negara tujuan mereka. Alat bertenaga AIseperti G-P Gia™ — penasihat kepatuhan global SUMBER DAYA MANUSIA berbasis AIdari G-P— dapat memberikan panduan ahli tentang hukum ketenagakerjaan global di 50 negara dan seluruh 50 negara bagian AS, mengurangi biaya dan waktu kepatuhan hingga 95%.

Siapa yang menyediakan formulir W-8BEN?

Karyawan internasional dan kontraktor global harus memberikan Formulir W8BEN kepada perusahaan tempat mereka bekerja di AS, biasanya selama proses orientasi. Menurut Internal Revenue Service (IRS), karyawan harus memberikan Formulir W-8BEN kepada agen pemotongan pajak atau pembayar jika mereka adalah warga negara asing non-residen yang merupakan pemilik manfaat dari jumlah yang dikenakan pemotongan pajak.

Mereka harus menyerahkan Formulir W-8 BEN ketika diminta oleh petugas pemotongan pajak, terlepas dari apakah mereka mengklaim tarif pemotongan pajak yang dikurangi atau pengecualian dari pemotongan pajak. Misalnya, formulir W8BEN dapat diisi dan diberikan kepada agen pemotongan pajak atau administrator ekuitas pemberi hibah.

Perusahaan wajib mengumpulkan dan memverifikasi keakuratan dan keabsahan formulir yang mereka terima. Namun, bentuk W-8 masih bisa valid meskipun ada kesalahan kecil. Sebagai contoh, jika tanggal tidak tercantum dalam tanda tangan, perusahaan dapat menambahkan tanggal tersebut setelah diterima dan menganggapnya sah sejak saat itu.

Siapa yang perlu mengisi formulir W-8BEN?

Formulir W-8BEN biasanya diisi oleh warga negara asing non-residen (NRAs). Perusahaan yang merekrut karyawan internasional harus menerima formulir ini dari karyawan internasional atau kontraktor global jika mereka memenuhi salah satu kriteria berikut:

1. Mereka bukan warga negara AS warga negara atau penduduk (NRA).
2. Mereka bekerja untuk perusahaan AS atau memperoleh penghasilan yang bersumber dari AS.
3. Mereka mengklaim keuntungan dari perjanjian pajak atau pengurangan pemotongan pajak.
4. Mereka mendapatkan penghasilan tetap atau berkala dari AS.

Siapa yang bertanggung jawab atas pemotongan pendapatan pajak?

Perusahaan yang membayar pendapatan ke non-AS Petugas pajak yang bertugas memotong pajak di AS, yang dikenal sebagai agen pemotongan pajak AS, bertanggung jawab untuk memotong pajak di sumbernya sebelum membayarkannya kepada individu. Kegagalan untuk melakukan pemotongan pajak dengan benar dapat mengakibatkan sanksi atau denda karena ketidakpatuhan. Jika terdapat beberapa agen pemotongan yang terlibat, pajak hanya perlu dipotong satu kali dari pemilik penghasilan.

Jika perusahaan memotong pajak penghasilan atas nama individu, jangan kirim formulir tersebut ke IRS (Dinas Pendapatan Dalam Negeri) saat menerimanya. Sebaliknya, mereka harus menyimpan formulir tersebut dengan aman di dalam catatan mereka selama diperlukan untuk menentukan tanggung jawab mereka.

Cara mengisi Formulir W-8BEN

Saat mengisi Formulir W-8BEN, petunjuknya mudah dipahami dan tercantum di dalam formulir itu sendiri. Untuk melengkapi formulir ini, karyawan internasional atau kontraktor global harus menyertakan informasi berikut:

1. Nama resmi mereka
2. Tanggal lahir mereka, ditulis dalam format mm-dd-yyyy
3. Negara kewarganegaraan mereka
4. Alamat permanen kependudukan mereka di negara tempat perusahaan mereka berada
5. Alamat surat mereka jika berbeda dari alamat tetap perusahaan.
6. Nomor jaminan sosial (SSN) atau Nomor Identifikasi Pajak Perorangan (ITIN) mereka, termasuk TIN Internasional mereka, jika berlaku.
7. Nama negara tempat tinggal mereka untuk keperluan pajak penghasilan negara tersebut, jika berlaku.
8. Semua informasi keuangan yang relevan, termasuk pendapatan dan jumlah pembayaran sebelumnya dari SPT sebelumnya.

Apakah ada formulir W-8 lainnya?

Ya, IRS memiliki beberapa formulir W-8, masing-masing berlaku untuk berbagai jenis non-AS. skenario pemotongan pajak. Selain W-8BEN, dokumentasi pajak relevan lainnya meliputi:

• Formulir W-8BEN-E untuk non-AS entitas atau badan internasional, bukan individu.
• Formulir W-8IMY untuk individu atau entitas yang menerima pembayaran yang dapat dipotong pajak dari non-AS penduduk atau warga negara atau entitas yang mengalir.
• Formulir W-8EXP untuk pemilik manfaat yang ingin mengklaim pengurangan atau pembebasan pajak yang berlaku, termasuk non-AS pemerintah dan organisasi bebas pajak.
• Formulir W-8ECI untuk individu atau entitas yang mengklaim pengecualian dari pemotongan pajak atas penghasilan yang secara efektif terkait dengan pelaksanaan perdagangan atau bisnis di AS, termasuk mereka yang memperoleh penghasilan dari kegiatan bisnis di AS.

Formulir W-8 vs Formulir W-9: Apa bedanya?

Meskipun formulir W-8 berlaku untuk non-AS Bagi penduduk atau warga negara AS dan entitas yang memperoleh penghasilan berbasis di AS, formulir W-9 berlaku untuk perusahaan, kontraktor, dan entitas serupa yang beroperasi di bawah hukum AS, termasuk warga negara dan penduduk AS. Formulir ini dianggap sebagai pengajuan formulir informasi dan tidak kedaluwarsa seperti formulir W-8 .

Sederhanakan penggajian internasional dengan G-P.

Didukung oleh tim ahli TIM yang berdedikasi di bidang ketenagakerjaan, pajak, tunjangan, dan hukum tenaga kerja setempat, solusi Employer of Record (EOR) berbasis AIdari G-Pmenangani proses penggajian yang kompleks, memberdayakan bisnis untuk dengan percaya diri merangkul manfaat ekspansi global. G-P menyediakan alat dan wawasan yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengelola penggajian karyawan atau kontraktor internasional secara patuh – terlepas dari status entitasnya.