Ada banyak alasan mengapa karyawan meninggalkan perusahaan — mereka pensiun, menemukan pekerjaan baru, atau keluar secara tidak sukarela karena PHK atau pemutusan hubungan kerja. Terlepas dari alasan-alasan ini, perusahaan harus mempersiapkan diri untuk membuat transisi keluar menjadi mudah.

Keluarnya karyawan merupakan bagian dari perjalanan pengalaman karyawan jarak jauh dan perusahaan harus mempersiapkan terlebih dahulu proses pelepasan karyawan. Ini termasuk menginvestasikan sumber daya untuk membuat prosesnya berjalan lancar, karena mengabaikan proses pelepasan karyawan dapat merusak citra merek perusahaan dalam jangka panjang setelah karyawan tersebut pergi. Faktanya, menurut survei yang dilakukan oleh Fractl, sepertiga karyawan Amerika menunggu selama sebulan penuh sebelum memberikan ulasan tentang perusahaan mereka.

Offboarding sama pentingnya dengan Orientasi dan merupakan elemen kunci dari siklus karyawan. Muryel Dias, Manajer Operasi SUMBER DAYA MANUSIA Amerika Selatan & Tengah di Globalization Partners mengatakan, “Proses pemutusan hubungan kerja dimulai sejak karyawan baru bergabung, dan tanpa proses pemutusan hubungan kerja yang tepat, perusahaan dapat menghancurkan pengalaman karyawan secara keseluruhan.” Mempersiapkan keberangkatan karyawan bisa menjadi tantangan saat bekerja di kantor, tetapi dalam lingkungan pekerjaan jarak jauh, pelepasan karyawan membutuhkan lebih banyak waktu dan perhatian.

4 alasan pelepasan karyawan yang efektif sangat penting bagi perusahaan Anda

Telah terbukti bahwa proses pelepasan karyawan yang detail dan efektif mengarah pada retensi talenta yang lebih baik. Pelepasan karyawan yang terstruktur dan dipikirkan dengan matang juga memastikan tim SUMBER DAYA MANUSIA dapat memfasilitasi proses bagi pemberi kerja dan karyawan.

Menciptakan proses pelepasan karyawan sangat penting untuk:

#1: Hindari masalah hukum dan keuangan
Mengumpulkan dan menandatangani semua dokumen yang diperlukan sebagai bagian dari proses pelepasan karyawan akan mengurangi risiko pengaduan atau tuntutan hukum bagi perusahaan. Hal ini terutama terjadi selama keberangkatan yang tidak disengaja, seperti pemutusan hubungan kerja, ketika ada undang-undang khusus negara yang harus dipatuhi oleh pemberi kerja untuk memastikan bahwa tindakan mereka legal.

#2: Mencegah pelanggaran data
Tim SUMBER DAYA MANUSIA harus memastikan ada cukup waktu untuk mengeluarkan karyawan dari sistem, menonaktifkan akun mereka, dan memutus akses ke platform dan informasi apa pun yang tidak lagi mereka butuhkan. Jika karyawan memiliki akses ke data perusahaan setelah kepergian mereka, hal ini dapat menyebabkan penyebaran informasi rahasia yang membahayakan perusahaan.

#3: Meningkatkan reputasi perusahaan
Mengakhiri hubungan karyawan-perusahaan dengan cara terbaik memastikan karyawan pergi dengan perasaan dihormati dan dihargai atas waktu yang mereka habiskan di perusahaan. Opini karyawan berpengaruh terhadap reputasi perusahaan. Faktanya, ulasan penting bagi 95 persen pencari kerja, yang berarti ulasan perusahaan yang negatif dapat memengaruhi keputusan calon kandidat mengenai apakah akan melamar suatu posisi atau tidak.

#4: Dapatkan umpan balik yang berharga
Karyawan yang meninggalkan perusahaan secara sukarela merupakan sumber umpan balik yang luar biasa. Mendengar alasan kepergian mereka atau sekadar pendapat jujur mereka akan membantu perusahaan untuk berkembang di masa depan.

Menurut Snapsurveys, "Perusahaan-perusahaan berkinerja terbaik tidak hanya pandai menerima umpan balik, tetapi mereka juga sengaja meminta umpan balik. Dan mereka tahu bahwa umpan balik akan sangat membantu jika umpan balik tersebut menyoroti kelemahan dan juga kekuatan."

Offboarding di lingkungan pekerjaan jarak jauh

Kerja jarak jauh memiliki banyak keuntungan, namun masih ada beberapa kekurangan. Tanpa kemungkinan untuk berinteraksi tatap muka, hambatan dalam menjalin koneksi dan komunikasi dapat menjadi tantangan besar ketika menyangkut jarak jauh pelepasan karyawan.

“Kurangnya kedekatan fisik membuat penerapan proses pemberhentian karyawan yang matang menjadi sangat penting, di mana komunikasi yang jelas merupakan kunci untuk membangun kepercayaan dan menghindari kesalahpahaman pada saat karyawan meninggalkan perusahaan,” kata Camila Torres, Spesialis SDM di Globalization Partners.

Tujuan dari penetapan proses pelepasan karyawan adalah untuk menciptakan transisi yang lancar bagi karyawan dan melindungi perusahaan dari pelanggaran data dan risiko keamanan.

Faktor-faktor yang menentukan proses pelepasan karyawan

Ada dua faktor yang menentukan langkah-langkah yang harus diambil dalam proses pemberhentian karyawan: alasan pengunduran diri dan posisi karyawan.

Alasan keberangkatan

Tergantung pada alasan keberangkatan, beberapa tahap proses mungkin menjadi lebih penting daripada yang lain. Oleh karena itu, proses pelepasan karyawan perlu disesuaikan dengan kondisi setiap kasus. Ada empat alasan utama keberangkatan:

1. pengunduran diri
Penting bagi tim SUMBER DAYA MANUSIA untuk menetapkan proses yang membantu mencegah kepergian yang tidak terduga dan memberikan waktu yang cukup untuk mengisi posisi yang kosong. Karyawan harus menerima panduan yang menetapkan persyaratan untuk memastikan jalan keluar yang mudah. Pedoman ini dapat mewajibkan periode pemberitahuan minimum, catatan serah terima, laporan, dan akses data.

2. Pensiun
Tim SUMBER DAYA MANUSIA harus merencanakan pensiun karyawan jauh-jauh hari. Mereka harus memastikan kepatuhan terhadap skema pensiun dan menentukan pembayaran akhir kepada karyawan. Salah satu praktik terbaik untuk memastikan perpisahan yang menyenangkan adalah dengan memberikan pesta perpisahan yang layak kepada karyawan yang pensiun dan pengakuan berupa penghargaan, atau hadiah, terutama jika mereka telah bekerja untuk perusahaan dalam waktu yang lama.

3. PHK
Memberhentikan karyawan adalah hal yang sulit, tetapi terkadang tidak dapat dihindari. Dalam kasus-kasus seperti ini, sebaiknya perlakukan karyawan dengan hormat dan empati, serta jelaskan dengan sangat jelas mengapa ia diberhentikan.

4. Pemutusan
Pemutusan hubungan kerja adalah salah satu tugas tersulit SUMBER DAYA MANUSIA, dan dalam kasus ini, proses pemutusan hubungan kerja karyawan harus direncanakan dengan cermat. Untuk menghindari masalah, karyawan harus menerima pemberitahuan tertulis yang menyatakan fakta-fakta yang menjadi dasar pemutusan hubungan kerja dan pasal-pasal hukum yang menjadi landasan perusahaan dalam mengambil keputusan ini.

Perlu diingat bahwa komponen kepatuhan penting seperti dokumen yang dibutuhkan dan masa percobaan berbeda-beda di setiap negara. Mengizinkan karyawan untuk mengucapkan selamat tinggal kepada kolega mereka, memenuhi permintaan terakhir mereka, dan menunjukkan citra persatuan perusahaan selama proses berlangsung adalah beberapa kunci untuk memastikan pemecatan yang mulus.

Menurut Dias dan Torres, apa pun alasan kepergiannya, sangat penting bagi karyawan untuk merasa nyaman. SUMBER DAYA MANUSIA tidak boleh melupakan bahwa mereka berurusan dengan manusia, sehingga empati, komunikasi, dan solidaritas adalah hal mendasar, terutama ketika berurusan dengan proses pelepasan karyawan jarak jauh.

Sangat penting juga untuk memastikan karyawan menerima semua pembayaran dan paket tunjangan yang menjadi hak mereka. Pihak pemberi kerja harus menyadari bahwa hukum dan peraturan setempat mengenai paket pesangon dan pembayaran selama pemutusan hubungan kerja berbeda-beda di setiap negara atau wilayah.

Jenis posisi
Langkah-langkah dalam proses pelepasan karyawan juga bervariasi tergantung pada posisi yang dipegang oleh karyawan tersebut. Sebagai contoh, pemberhentian karyawan bagian akuntansi mungkin memerlukan pemeriksaan catatan keuangan sebelum kepergian mereka, sementara pemeriksaan keamanan mungkin diperlukan untuk anggota tim TI guna mencegah mereka membawa data sensitif.

Cara membuat proses pelepasan karyawan jarak jauh yang efektif
Tim SUMBER DAYA MANUSIA harus membuat proses pelepasan karyawan yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan mereka. Prosesnya akan sangat bergantung pada jenis kepergian, khususnya apakah karyawan tersebut pergi secara sukarela atau tidak sukarela, serta hal-hal mendasar seperti ukuran perusahaan.

Dalam lingkungan pekerjaan jarak jauh, proses pelepasan karyawan mengharuskan perusahaan untuk melakukan komunikasi dasar dalam pengaturan virtual, yang kemungkinan akan memerlukan langkah-langkah baru dan pertimbangan yang cermat. Berikut beberapa tips untuk memastikan proses pelepasan karyawan jarak jauh dilakukan secara legal dan sukses.

1. Draf rencana komunikasi
Proses pelepasan karyawan dimulai saat SUMBER DAYA MANUSIA TIM mengetahui adanya keberangkatan, terlepas dari apakah hal tersebut melibatkan PHK atau pengunduran diri. Sangat penting untuk menyusun rencana komunikasi jarak jauh yang menguraikan bagaimana anggota TIM lainnya akan diinformasikan. Tetapkan saluran komunikasi bersama dan jadwalkan pertemuan serta panggilan video terlebih dahulu. Menurut Edwina Tan, Direktur Operasi Global APAC di Globalization Partners, sangat penting untuk memperhatikan nada yang digunakan dalam email dan percakapan dengan karyawan.

Rencana tersebut juga harus mempertimbangkan klien karyawan dan bagaimana cara yang tepat untuk memberi tahu mereka. Rencana komunikasi ini harus berisi informasi yang jelas tentang keberangkatan untuk menghindari kesalahpahaman.

2. Siapkan dokumen
Dokumen untuk pelepasan karyawan jarak jauh tidak berbeda dengan proses keberangkatan tatap muka, kecuali harus dilakukan secara digital. Tim SUMBER DAYA MANUSIA harus mengumpulkan semua dokumentasi yang diperlukan untuk memastikan semuanya berjalan sesuai aturan dan dilakukan secara legal. Penting untuk meninjau kontrak dan perjanjian kerahasiaan untuk memperjelas persyaratan keberangkatan dan menjawab setiap pertanyaan. SUMBER DAYA MANUSIA juga harus menyiapkan dokumen mengenai kompensasi paket, manfaat, penggantian biaya, dan pajak. Semua dokumen ini dapat dibagikan melalui manajemen dokumen dan sistem tanda tangan digital untuk memastikan prosesnya lancar dan aman.

3. Rencanakan proses transisi
Langkah terpenting pada tahap ini adalah membuat rencana agar transisi pekerjaan dan tanggung jawab setelah kepergian karyawan jarak jauh berjalan lancar. Rencana ini harus mencakup pengecekan daring secara berkala untuk meninjau status proyek, menugaskan kembali tugas-tugas yang telah dimulai oleh karyawan, dan meletakkan dasar agar karyawan baru dapat resume tugas-tugas yang diperlukan. SUMBER DAYA MANUSIA harus menjelaskan dengan jelas kepada tim yang terdampak tentang bagaimana transisi ini akan berlangsung dan ke mana pekerjaan karyawan akan dialihkan.

4. Jadwalkan sesi transfer pengetahuan secara online
Ini adalah salah satu bagian terpenting dari jarak jauh pelepasan karyawan yang efektif untuk pemberangkatan sukarela. Selama sesi transfer pengetahuan daring, karyawan yang akan meninggalkan perusahaan berbagi informasi dengan rekan kerja atau bawahan langsung mereka, dan dengan calon karyawan, jika memungkinkan. Informasi ini harus mencakup catatan tanggung jawab dan tugas, status proyek, serta akses ke informasi, perangkat lunak, dan dokumen.

5. Memulihkan aset perusahaanJika perusahaan menyediakan peralatan dan aset kepada karyawan selama masa kerja mereka, penting agar barang
barang tersebut dikirim kembali ke perusahaan sebelum keberangkatan. Tim SUMBER DAYA MANUSIA harus membuat daftar periksa digital dan pengaturan untuk mengumpulkan aset-aset ini pada hari-hari terakhir sebelum karyawan tersebut berhenti bekerja. Daftar periksa ini dapat mencakup barang-barang seperti komputer, telepon seluler, kunci, kartu identitas, dan kartu kredit perusahaan, dan harus dikirimkan kepada karyawan yang akan berhenti bekerja bersamaan dengan surat pengembalian properti perusahaan secara digital.

6. Hapus akun pengguna
Pekerjaan jarak jauh menuntut berbagi informasi secara online. Oleh karena itu, karyawan memiliki akses ke alat bantu internal seperti akun email, drive, basis data, dan sumber informasi sensitif. Membatalkan akses karyawan jarak jauh ke informasi ini dan memulihkan aset digital apa pun, termasuk kata sandi dan kode kunci, membantu mencegah pelanggaran keamanan. Sebaik apa pun hubungan perusahaan-karyawan, karyawan yang keluar seharusnya tidak memiliki akses ke informasi apa pun setelah mereka tidak lagi menjadi bagian dari TIM.

7. Melakukan wawancara keluar secara virtual
Meskipun hanya berlaku untuk pengunduran diri sukarela, wawancara keluar virtual sangat penting untuk memastikan pelepasan karyawan yang berdampak. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan umpan balik yang berharga mengenai pengalaman karyawan di dalam perusahaan. Ini akan menjadi kesempatan terakhir untuk meninggalkan kesan positif bagi karyawan sebelum kepergian mereka. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mengumpulkan informasi yang akan membantu departemen SUMBER DAYA MANUSIA membuat keputusan yang lebih baik di masa mendatang. Manfaatkan kesempatan ini untuk mendapatkan wawasan tentang peran tersebut, pandangan mereka tentang pekerjaan jarak jauh, dan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Menciptakan proses jarak jauh pelepasan karyawan yang efektif sama bermanfaatnya bagi perusahaan maupun karyawan. Namun, menavigasi kompleksitas yang terkait dengan kepergian seorang karyawan bisa jadi sulit, terutama ketika komunikasi tatap muka bukanlah pilihan.

Platform Ketenagakerjaan Global yang digerakkan oleh AIdari Globalization Partnersakan membantu Anda memastikan kepatuhan selama pelepasan karyawan karyawan internasional Anda.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang G-P Recruit, kunjungi situs web kami dan beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu Anda menemukan talenta terbaik, di lokasi yang tepat, dengan biaya yang tepat.