Hal-hal penting yang dapat diambil

  • Menetapkan standar: FTE memberikan pengukuran standar untuk membandingkan berbagai jenis pekerjaan.

  • Mendukung akurasi: Ini memastikan penganggaran yang akurat, perencanaan tunjangan, dan kepatuhan terhadap peraturan di seluruh wilayah.

  • Mengurangi risiko: FTE meminimalkan masalah jenis perjanjian pekerja dan risiko peraturan.

  • Menyederhanakan jam kerja: Menghitung FTE sangatlah mudah jika Anda menerapkan rumus yang tepat.

Ketika perusahaan bekerja di berbagai zona waktu, jenis pekerjaan, dan negara, mereka membutuhkan cara yang konsisten untuk membandingkan biaya tenaga kerja dan mengukur produktivitas. Ekuivalen penuh waktu (FTE) adalah cara standar untuk mengukur pekerjaan di seluruh peran penuh waktu, paruh waktu, dan kontingen. 

Bagi pimpinan SUMBER DAYA MANUSIA, FTE adalah kunci penganggaran, manfaat, dan kepatuhan. Jika Anda berekspansi secara global atau mengelola tim di berbagai lokasi, FTE menyelaraskan strategi dengan angka. 

Apa yang dimaksud dengan FTE? 

FTE adalah satuan tenaga kerja yang setara dengan jam kerja satu pekerja penuh waktu, biasanya selama setahun. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengubah pekerjaan paruh waktu atau kontrak menjadi pekerjaan penuh waktu. Jika seorang karyawan purnawaktu bekerja 40 jam seminggu, satu FTE sama dengan 40 jam. Anggota paruh waktu yang bekerja 20 jam seminggu sama dengan 0.5 FTE. FTE untuk karyawan penuh waktu adalah 1.0.

Secara global, perusahaan menggunakan FTE untuk membandingkan produktivitas, mengalokasikan sumber daya, dan merencanakan manfaat. Di AS, misalnya, Affordable Care Act (ACA) menggunakan jumlah FTE (Full-Time Equivalents) untuk menentukan apakah suatu perusahaan wajib menawarkan jaminan kesehatan. Di luar AS, perusahaan menggunakan FTE untuk menerjemahkan jam kerja lokal dan model ketenagakerjaan yang berbeda-beda ke dalam metrik yang konsisten. 

Dengan menggunakan FTE (Full-Time Equivalents), perusahaan Anda menyelaraskan operasional lintas batas, mendukung perencanaan strategis, dan memastikan bahwa manfaat yang diberikan didasarkan pada landasan yang sama.

Siapa yang dianggap sebagai karyawan FTE (Full-Time Equivalent)? 

FTE adalah sebuah perhitungan, bukan jabatan. Ini tidak merujuk pada peran atau klasifikasi tertentu, melainkan bagaimana cara mengkonversi jam kerja menjadi unit kerja penuh waktu yang setara. Pekerja yang biasanya termasuk di dalamnya adalah:

  • Karyawan penuh waktu yang jam kerjanya menentukan tolok ukur.

  • Karyawan paruh waktu yang jam kerjanya dikonversi menjadi sebagian kecil dari jam kerja penuh waktu

  • Anggota TIM sementara yang berkontribusi pada beban kerja Anda

Kesalahan klasifikasi pada karyawan purnawaktu dapat menimbulkan risiko

Relawan, peserta magang yang tidak dibayar, dan konsultan biasanya tidak termasuk dalam perhitungan FTE. Kesalahan mengklasifikasikan karyawan purnawaktu sebagai kontraktor dapat menimbulkan risiko hukum, perpajakan, dan manfaat. 

Di G-P, kami memiliki teknologi dan para ahli yang bekerja di balik layar untuk memastikan kepatuhan. Tim TIM kami yang terdiri dari staf hukum dan Pakar SDM selalu mengikuti perubahan peraturan, sehingga Anda tidak perlu khawatir. Dan mesin klasifikasi bertenaga AIkami memeriksa kontrak untuk kekeliruan klasifikasi dan memberikan panduan yang dapat ditindaklanjuti untuk melindungi bisnis Anda dari denda yang mahal. Hal ini menghilangkan beban Anda dalam memastikan klasifikasi yang benar.

“Ketenangan pikiran yang didapat dari mempercayakan G-P untuk menangani hukum ketenagakerjaan, penggajian, dan peraturan pajak Jepang yang rumit sangatlah berharga. Hal ini membebaskan kami dari beban administratif yang sangat besar dan memungkinkan kami untuk fokus pada tujuan bisnis kami. G-P memungkinkan kami untuk meluncurkan TIM pra-penjualan di Jepang dalam hitungan minggu, bukan bulan. Kecepatan itu sangat penting untuk keberhasilan membawa perangkat medis kami ke pasar Jepang," kata Esther Kang, Mitra Bisnis SUMBER DAYA MANUSIA dan Pemimpin Mitra Akuisisi Talenta di LivsMed.

Apa saja manfaat dari sistem karyawan penuh waktu (FTE)? 

Metrik FTE memiliki banyak manfaat, terutama ketika Anda beroperasi secara global atau berekspansi ke pasar baru:

  • Pengukuran terstandarisasi untuk perbandingan yang akurat: Mengonversi jam kerja menjadi ekuivalen penuh waktu memberikan Anda metrik yang konsisten di seluruh peran dan lokasi. Standarisasi ini membuat beban kerja mudah dibandingkan. Misalnya, jika satu kantor memiliki 10 karyawan paruh waktu yang bekerja 20 jam per minggu dan kantor lain memiliki lima karyawan penuh waktu yang bekerja 40 jam per minggu, menghitung FTE memungkinkan Anda untuk membandingkan kedua kantor tersebut. Dalam kasus ini, kedua kantor memiliki lima FTE, yang menegaskan bahwa total tingkat kepegawaian mereka setara, meskipun terdapat perbedaan dalam jumlah karyawan dan jadwal kerja mereka.

  • Data yang jelas untuk keputusan strategis: Mengetahui jumlah FTE Anda membantu Anda merencanakan biaya tenaga kerja, perekrutan, dan target kinerja melalui prakiraan yang akurat.

  • Peningkatan manajemen proyek dan alokasi sumber daya: Proyek dapat menggabungkan personel penuh waktu, paruh waktu, dan kontrak. FTE memungkinkan Anda mengukur total kapasitas kerja dan mengalokasikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan. Jika suatu proyek membutuhkan 400 jam seminggu, konversi ke FTE akan menunjukkan berapa banyak karyawan penuh waktu yang Anda perlukan.

  • Administrasi tunjangan yang sederhana dan adil: FTE membantu SUMBER DAYA MANUSIA menentukan kelayakan bagi semua karyawan. Misalnya, pekerja paruh waktu dapat diberikan tunjangan secara proporsional berdasarkan rasio FTE mereka.

Cara menghitung FTE dalam 5 langkah

cara menghitung FTE dalam langkah-langkah 5

Rumus untuk menghitung FTE bersifat universal, tetapi definisi pekerjaan penuh waktu berbeda-beda di setiap negara. Misalnya, di Inggris, jam kerja mingguan biasanya adalah 37.5– 40 jam, sedangkan di Jepang, pekerjaan penuh waktu umumnya dimulai pada 35 jam per minggu. Memahami definisi lokal ini sangat penting ketika Anda mengelola tenaga kerja global. Untuk menghitung FTE, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Tentukan waktu kerja penuh waktu

Mulailah dengan menetapkan jam kerja penuh waktu standar organisasi Anda. Ini dasar Anda.

Banyak perusahaan menggunakan minggu kerja 40jam sebagai standar mereka, yang berarti 2,080 jam setahun — 40 jam x 52 minggu. Di wilayah seperti Jerman atau Prancis, batasan hukum menetapkan standar minggu kerja yang lebih pendek . Selalu gunakan ambang batas karyawan penuh waktu yang diakui di negara atau wilayah tempat karyawan Anda bekerja.

Langkah 2: Hitung karyawan penuh waktu

Selanjutnya, identifikasi semua karyawan yang memenuhi kriteria penuh waktu yang Anda tetapkan. Hanya menyertakan mereka yang secara konsisten bekerja pada atau di atas jumlah jam kerja standar selama waktu penghitungan yang dipilih.

Jika Anda menghitung FTE untuk satu bulan dan seorang karyawan bekerja penuh waktu sepanjang waktu tersebut, mereka dihitung sebagai satu FTE. Pekerja paruh waktu, sementara, dan kontraktor tidak termasuk dalam hitungan ini.

Langkah 3: Jumlahkan semua jam kerja karyawan paruh waktu

Sekarang, jumlahkan jam kerja semua karyawan paruh waktu yang bekerja dalam jangka waktu yang sama. Mereka adalah individu yang bekerja lebih sedikit dari jam kerja penuh waktu yang ditetapkan pada langkah pertama.

Sebagai contoh, jika Anda menghitung FTE (Full-Time Equivalent) untuk satu bulan, jumlahkan total jam kerja setiap karyawan paruh waktu selama bulan tersebut. Langkah ini memastikan Anda memperhitungkan kontribusi anggota TIM paruh waktu.

Langkah 4: Menghitung FTE paruh waktu

Gunakan rumus ini untuk menentukan kontribusi FTE dari karyawan paruh waktu: 

FTE paruh waktu = total jam kerja paruh waktu ÷ jam kerja penuh waktu standar

Misalnya, jika standar penuh waktu Anda adalah 160 jam per bulan, dan karyawan paruh waktu secara kolektif bekerja 480 jam, maka FTE paruh waktu Anda adalah: 480 ÷ 160 = 3 FTE. Ini berarti tenaga kerja paruh waktu Anda setara dengan tiga karyawan penuh waktu.

Langkah 5: Menggabungkan FTE penuh waktu dan paruh waktu

Terakhir, tambahkan jumlah total karyawan penuh waktu Anda dengan nilai FTE paruh waktu untuk menemukan jumlah FTE keseluruhan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki 25 karyawan penuh waktu, atau 25 FTE, dan 3 FTE dari karyawan paruh waktu, maka total FTE Anda adalah: 25 + 3 = 28 FTE

Angka ini mewakili total karyawan penuh waktu yang setara untuk jangka waktu yang dipilih, baik mingguan, bulanan, atau tahunan.

Mengotomatiskan penghitungan FTE

Perhitungan FTE secara manual membutuhkan waktu dan dapat menimbulkan kesalahan, terutama untuk tim global. G-P Gia™, AI agenik pertama dari jenisnya untuk SUMBER DAYA MANUSIA, mengotomatiskan proses ini. Gia mengintegrasikan data ketenagakerjaan lokal, menerapkan definisi kerja penuh waktu yang spesifik untuk setiap wilayah, dan memberikan perhitungan FTE (Full-Time Equivalent) yang tepat dan real-time. Otomatisasi ini mengurangi pekerjaan administratif dan membantu tim SUMBER DAYA MANUSIA Anda membuat keputusan yang lebih cepat dan berbasis data.

Mengapa menghitung FTE itu penting?

Data FTE yang akurat menunjukkan kapasitas tenaga kerja dan membantu dalam penganggaran, penjadwalan, dan kepatuhan.

Di tempat kerja saat ini, di mana fleksibilitas dan pekerjaan jarak jauh adalah hal yang standar, FTE (Full-Time Equivalent) menjadi semakin penting. Karena tim tersebar di berbagai zona waktu dan bekerja dalam pengaturan yang bervariasi, membandingkan beban kerja dengan jumlah karyawan saja tidak lagi akurat. 

Perencanaan dan penganggaran tenaga kerja strategis

Dengan perhitungan FTE yang akurat, Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda mungkin kelebihan atau kekurangan staf dan menyesuaikan rencana perekrutan Anda sebelum hal itu berdampak pada kinerja. Pendekatan proaktif ini membantu Anda mempertahankan efisiensi operasional sekaligus menghindari pengeluaran tenaga kerja yang tidak perlu.

Pelacakan FTE juga mendukung penggajian dan pengelolaan anggaran. Alih-alih memperkirakan biaya hanya berdasarkan jumlah karyawan, Anda dapat mengalokasikan sumber daya berdasarkan kapasitas tenaga kerja. Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih strategis dalam penganggaran, memastikan Anda menggunakan dana di tempat yang memberikan nilai paling besar. 

Jika dikombinasikan dengan data produktivitas dan proyek, metrik FTE membantu para pemimpin menyelaraskan perencanaan tenaga kerja dengan tujuan bisnis, baik itu ekspansi ke pasar baru, mengelola permintaan musiman, atau mengoptimalkan struktur TIM di berbagai zona waktu.

Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah

Perhitungan FTE (Full-Time Equivalent) sangat penting untuk kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan di seluruh dunia. FTE menentukan apakah suatu perusahaan memenuhi syarat sebagai Pemberi Kerja Besar yang Berlaku (Applicable Large Employer/ALE) berdasarkan Undang-Undang Perawatan Kesehatan Terjangkau (Affordable Care Act/ACA) untuk Kredit Pajak Perawatan Kesehatan Usaha Kecil di AS. Bisnis dengan 50 atau lebih FTE harus menawarkan asuransi kesehatan kepada karyawan yang memenuhi syarat atau menghadapi sanksi hukum.

Pelacakan kepatuhan secara manual membutuhkan waktu dan rawan kesalahan. Namun Gia secara otomatis menerapkan definisi regional yang tepat, menghitung FTE, dan menghasilkan dokumentasi patuh SUMBER DAYA MANUSIA dalam hitungan menit.

Otomatiskan kepatuhan dan tetap terdepan dalam menghadapi hukum ketenagakerjaan global yang terus berkembang dengan Gia.

Menggunakan AI berbasis agen untuk mengotomatiskan proses ini mengurangi kesalahan, meningkatkan kesiapan audit, dan membantu Anda tetap terdepan dalam menghadapi hukum ketenagakerjaan global yang terus berkembang.

Kelayakan untuk mendapatkan kredit pajak dan program pemerintah

Perhitungan FTE juga memengaruhi kelayakan Anda untuk mengikuti program pemerintah federal dan insentif pajak. Misalnya, di AS, Kredit Pajak Perawatan Kesehatan Usaha Kecil tersedia bagi pemberi kerja dengan kurang dari 25 FTE yang memenuhi kriteria cakupan dan upah tertentu.

Bahkan di luar AS, banyak negara menggunakan metrik FTE untuk menyusun hibah ketenagakerjaan, subsidi pelatihan, atau program asuransi sosial. 

Manajemen proyek dan beban kerja yang adil

Data FTE membantu manajer mendapatkan gambaran yang jelas tentang kemampuan setiap anggota tim untuk memberikan tugas secara adil.

Dengan melacak nilai FTE, para pemimpin dapat melihat di mana beban kerja melebihi kapasitas dan merealokasi penugasan yang sesuai. Misalnya, jika total FTE dari TIM pemasaran global adalah 12.5 tetapi proyek mereka membutuhkan 15 FTE, ini menandakan kebutuhan mendesak untuk menyeimbangkan kembali tugas atau menambah anggota TIM. 

Data FTE membantu Anda menghindari karyawan yang bekerja terlalu keras dan memberi manajer wawasan yang mereka butuhkan untuk mengevaluasi kinerja berdasarkan dampak, bukan kehadiran.

Kelola tenaga kerja global Anda dengan G-P

Memahami apa itu FTE akan memberdayakan para pemimpin untuk membuat keputusan berdasarkan data. Gia dapat menghitung, memantau, dan melaporkan FTE (Full-Time Equivalent) dengan tepat. Hal ini memberi tim SUMBER DAYA MANUSIA dan tim keuangan Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada perencanaan gambaran besar daripada mengelola spreadsheet.

Sebagai pemimpin yang diakui dalam bidang ketenagakerjaan global, G-P membantu perusahaan dari semua ukuran untuk merekrut, melakukan orientasi, dan mengelola talenta di 180+ negara.  

Pesan demo hari ini dan lihat bagaimana G-P dapat menyederhanakan perekrutan global dan merampingkan seluruh siklus hidup ketenagakerjaan.

Kelola semua kebutuhan tenaga kerja Anda dengan G-P

FAQs