Mentre le aziende cercano di adattarsi a un mondo post-pandemico e di soddisfare le esigenze in evoluzione dei loro team da remoto, investire negli strumenti migliori è fondamentale. Questo garantirà alle aziende una comunicazione chiara e favorirà una stretta collaborazione, fondamentale per trattenere e attrarre i migliori talenti che cercano un'esperienza positiva e indipendente.
Sebbene la tecnologia permetta ai lavoratori precedentemente in ufficio di svolgere lo stesso lavoro ovunque, con una produttività aumentata, non tutti gli strumenti lavoro da remoto sono uguali. Diamo un'occhiata ad alcuni strumenti digitali essenziali per aiutare i tuoi lavoratori e team da remoto a prosperare.
Qual è la sfida più grande del lavorare da remoto?
Una delle sfide che i team remoto stanno affrontando è rimanere connessi. Per contrastare questo, le aziende devono trovare e utilizzare i migliori strumenti per rendere l'integrazione di lavoro da remoto il più fluida possibile. Tuttavia, il lavoro da remoto ha portato a una saturazione dei servizi software. Quindi, quali strumenti ti servono affinché il tuo team da remoto possa prosperare lavorando in diverse località del mondo? Abbiamo chiesto al Globalization Partners (G-P) esperto, il Vicepresidente dell'Information Technology Stephen McCormack, di spiegarci le sue scelte principali riguardo la connettività e il potenziamento di un team da remoto.
Di seguito evidenzia alcuni dei migliori strumenti di remoto, dal reclutamento all'inserimento fino alla videoconferenza.
Quali sono i migliori strumenti per il reclutamento nell'esperienza di G-P?
Stephen: Quando si parla di strumenti remoto, è importante riconoscerne l'impatto e l'utilità anche prima che venga integrato un dipendente.
- Anaplan: Ad esempio, utilizziamo Anaplan per fornire previsioni automatizzate basate sui dati che ci permettono di pianificare con precisione il budget per le nostre esigenze di reclutamento.
- Serra: Greenhouse è uno strumento di remoto che ci permette di documentare il nostro processo del colloquio e tracciare il percorso di un candidato dall'inizio alla fine. I nostri responsabili delle assunzioni e i partner per l'acquisizione di talenti lo utilizzano per esaminare ogni ruolo rilevante e selezionare i candidati prima della fase di colloquio. Una volta condotto il colloquio, il feedback viene elaborato in Greenhouse, che sarà visibile a tutte le parti interne competenti collegate al posto aperto.
- Crosschq: Crosschq viene usato quando abbiamo deciso un candidato, e le referenze del candidato selezionato devono essere verificate. Crosschq è un eccellente esempio di strumento online che ha sostituito la tradizionale telefonata per ottenere feedback pertinenti su un candidato. Permette all'arbitro di prendersi il tempo necessario per dare il contributo e di farlo al proprio ritmo e programma, rendendo il suo feedback più preciso e prezioso.
- DocuSign: DocuSign è uno strumento remoto finale da menzionare nel processo di assunzione. Una volta fatta e accettata un'offerta, il contratto viene emesso al potenziale dipendente. DocuSign consente al candidato scelto di firmare il contratto da remoto e restituirlo al responsabile delle assunzioni con un semplice clic.
Che tipo di tecnologie aiutano con l'inserimento remoto?
Stephen: Una parte fondamentale per costruire qualsiasi team da remoto è avere un efficace Sistema di Gestione dell'Apprendimento. Da G-P usiamo Lessonly.
Essere un'azienda da remoto significa che tutti i nuovi dipendenti iniziano tipicamente la vita da G-P dal loro ufficio di casa. Pertanto, Lessonly svolge un ruolo cruciale nell'aiutare a comprendere:
- L'azienda nel suo complesso
- Il loro dipartimento rilevante
- Politiche e procedure aziendali
- Organigrammi
- Inoltre, tutti i vari strumenti remotos in funzione
Lessonly è una chiave per inserire con successo i nostri dipendenti. Il responsabile competente e il personale di Risorse umane lavorano a stretto contatto con il nuovo dipendente per programmare ogni modulo di formazione Lessalone nelle prime due settimane della loro nuova carriera a G-P.
Quali strumenti digitali aiutano a condurre una valutazione delle prestazioni di remoto?
Stephen: Quando gestisci un team da remoto, è essenziale avere uno strumento a disposizione che offra al dipendente un accesso regolare e strutturato al proprio manager. 15Five permette ai dipendenti di aggiornare ogni settimana le loro attività e di evidenziare ciò che intendono raggiungere nei prossimi sette giorni. Inoltre, possono monitorare i loro progressi verso i propri obiettivi personali, dipartimentali e aziendali.
Ancora una volta, in un sistema aziendale remote-first come G-P, uno strumento come 15Five è un esempio perfetto di come mantenere tutti connessi, sia su che giù per la catena di comando. Naturalmente, un manager dovrebbe anche condurre 1:1 riunioni almeno una volta a settimana e fornire aggiornamenti al suo team.
Ma il lavoro è sempre così impegnativo, e il tempo tende a volare via. 15Five promuove un periodo automatico di riflessione, tipicamente alla fine della settimana, durante il quale possiamo riflettere sui nostri obiettivi e su come li raggiungeremo nella settimana successiva. Ovviamente, questo è molto importante.
Che ne dici degli strumenti per la gestione finanziaria?
Stephen: Abbiamo lanciato Workday at G-P a luglio di quest'anno. Workday è la nostra principale combinazione di Gestione del Capitale Umano e Sistema Finanziario. È di fatto il nostro strumento di pianificazione delle risorse aziendali.
In precedenza avevamo diverse applicazioni separate che si occupavano di questi compiti. Da quando abbiamo implementato Workday, abbiamo riunito tutto sotto un unico ombrello.
In poche parole, Workday funge da fonte di registrazione per un dipendente in termini di festività, spese, busti paga e ogni tipo di informazione sulle Risorse umane. Serve anche come fonte finanziaria di registrazione, culminando nella produzione del nostro set contabile finanziario ogni mese dell'anno.
Qual è il miglior strumento per la videoconferenza?
Stephen: G-P usa Zoom per le nostre riunioni video. Viene utilizzata sia internamente che con partner esterni. Utilizziamo Zoom per tutte le nostre riunioni di conferenza, eventi importanti, webinar, ecc., e si è sempre rivelato un successo significativo.
Qual è il miglior strumento di comunicazione per i team di remoto?
Stephen: Per quanto riguarda la messaggistica istantanea, Slack è lo strumento di collaborazione preferito dai colleghi di G-P. Secondo la nostra esperienza, Slack è eccezionale per l'attività collaborativa tra individui e team. Slack offre varie opportunità di collaborazione e comunicazione, dai canali generali ai canali specifici dei progetti, dai canali di team ai messaggi diretti individuali tra colleghi.
Qual è la soluzione migliore per l'archiviazione di documenti e file?
Stephen: Utilizziamo molti strumenti per l'archiviazione strutturata dei file, da Confluence e SharePoint a OneDrive. SharePoint e OneDrive fanno parte della suite di prodotti Microsoft 365 e richiedono poche presentazioni.
Confluence fa parte della suite di prodotti Atlassian. Usiamo Confluence in G-P come forum di documentazione ad hoc, molto flessibile in base alle specifiche esigenze del team.
Quali strumenti remoto G-P utilizza per la cybersecurity?
Stephen: Uno dei miei compiti principali in G-P è gestire la sicurezza delle informazioni. Essere un'azienda che richiede una priorità remota comporta delle sfide in questo ambito.
Quando il tuo staff lavora in ufficio, hai molto controllo in termini di sicurezza informatica. Ma dal punto di vista del remoto, la nostra rete è di fatto la casa di tutti i nostri 1300 dipendenti. Quindi, questo può essere un ambiente impegnativo per garantire la sicurezza dei nostri utenti e sistemi dal punto di vista della sicurezza informatica. Per aiutarci a raggiungere questo obiettivo, utilizziamo diversi strumenti di remoto che possono avvisarci di eventuali problemi e permetterci di reagire di conseguenza e con precisione quando necessario. Tra questi ci sono Barracuda, Inky, Crowdstrike e Netskope , solo per citarne alcuni.
Oltre alla suite di strumenti remoto che ci aiutano a mantenerci al sicuro, è fondamentale educare i nostri utenti. Conduciamo esercitazioni interne di phishing per sviluppare la maturità nel settore della cybersecurity per il nostro personale. Costruiamo la consapevolezza attraverso programmi di formazione regolarmente disponibili su Lessonly e tramite Knowbe4.
Gli hacker possono operare insieme, quindi per contrastare questo è essenziale che anche il personale di un'azienda collabori — serve una rete per battere una rete.
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Quando si costruisce un team da remoto, può essere più difficile garantire che tutti rimangano connessi. Ma quando si implementano i migliori strumenti di comunicazione e digitali, si può garantire una solida base in atto. Quando vengono forniti gli strumenti giusti per lavorare insieme, un team da remoto aumenta la produttività rispetto al personale in sede, contribuendo al percorso di successo di un'azienda.
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- Come aumentare la produttività costruendo una solida cultura lavorativa che permetta alla tua azienda di crescere da remoto.
- Una delle sfide che i team remoto stanno affrontando è rimanere connessi.
- Per contrastare questo, le aziende devono trovare e utilizzare i migliori strumenti per rendere l'integrazione di lavoro da remoto il più fluida possibile.