Soluzioni Employer of Record vs. entità per le assunzioni globali

Punti chiave

• Velocità e semplicità del datore di lavoro di registro: Un datore di lavoro di record (Datore di lavoro di registro) ti permette di inserire i dipendenti in pochi minuti senza una persona legale locale. 

• Conformità e rischio: Con un ente locale, la tua azienda è pienamente responsabile della conformità legale, fiscale e delle risorse umane, mentre un Employer of Record si assume questa responsabilità legale, gestendo per te la legislazione locale sul lavoro e le imposte sul lavoro sul lavoro.

• Efficienza dei costi: Gli EOR hanno commissioni prevedibili. La costituzione di un'entità comporta costi iniziali elevati come iscrizione e spese legali, oltre a spese operative locali continue.

• Control vs. agilità: Un'entità locale ti dà il pieno controllo ed è la migliore per impegni di mercato a lungo termine. Un Employer of Record è ottimo per scalare agile, testare mercato e costruire team distribuiti a livello globale. 

• Flessibilità strategica: Un Employer of Record può fungere da ponte mentre si crea un'entità, oppure sostituire un'entità esistente per semplificare l'amministrazione.

Con l'aumento delle pressioni economiche a livello globale, le aziende utilizzano l'occupazione globale per diversificare le fonti di ricavo e raggiungere una crescita strategica. 

Ci sono due modi principali per assumere a livello globale: collaborare con i Datori di Lavoro di Registro (EOR) o creare un'entità locale. La decisione dipende dalle esigenze e priorità uniche del tuo business. Questa guida spiegherà le differenze tra EOR e enti per aiutarti a fare una scelta consapevole.

Il modello del datore di lavoro di riferimento

Un Employer of Record impiega legalmente professionisti per conto di un'altra azienda. Questo modello permette di assumere ovunque e costruire una forza lavoro globale senza stabilire entità legali in ogni paese. Gli EOR gestiscono la conformità alle leggi locali sul lavoro e sull'occupazione e gestiscono stipendi, tasse, benefici e altri processi Risorse umane. Utilizzare un Employer of Record semplifica l'intero ciclo di vita lavorativo e ti permette di concentrarti sulle attività principali dell'azienda. 

Il modello entità globale

La costituzione di un'entità giuridica è l'approccio tradizionale all'occupazione globale. Esistono due tipi principali di entità:

1. Filiale: Un'entità giuridica indipendente di cui la società madre ha la piena o parziale proprietà. La società sussidiaria è responsabile del proprio rispetto, ma la società madre può essere protetta da responsabilità, a seconda delle leggi e dei regolamenti locali. L'investimento della società madre nella società sussidiaria è a rischio se dovessero verificarsi problemi di conformità. 
   

2. Filiale: Piuttosto che essere un'entità giuridica distinta, una filiale è un ufficio internazionale registrato da cui l'organizzazione madre utilizza per operare affari. La società madre si assume la piena responsabilità per la conformità.  

La creazione globale di entità è un processo esteso che comporta:

• Ricerca sul mercato e sul panorama normativo

• Scelta di un tipo di entità

• Registrazione e costituzione presso le autorità locali

• Ottenimento di licenze e permessi

• Aprire un conto bancario locale

• Stabilimento dei processi di risorse umane e paghe

• Garantire il rispetto continuo delle leggi sul lavoro, sul lavoro e fiscali

Espandere rapidamente in nuovi mercati era fondamentale per Boston Dynamics, ma stabilire entità in ogni paese le avrebbe rallentate. Con l'infrastruttura globale di G-P, sono entrati in nove mercati in modo efficiente pur mantenendo la piena conformità. Rachel Salamone, Chief People Officer, ha osservato: "G-P ha reso le assunzioni in più paesi fluide. Quello che prima richiedeva mesi ora richiede giorni, e possiamo concentrarci sul trovare il talento giusto invece di dover affrontare la conformità."

Employer of Record vs. entità globale: confronto fianco a fianco

Gli EOR e le entità globali hanno ciascuno i propri vantaggi e servono le aziende in modo diverso. Ecco come si confrontano in termini di tempo di installazione, complessità, costo, flessibilità e rischi di conformità. 

Gli EOR ti danno un facile accesso ai mercati globali. Con un Employer of Record, puoi iniziare immediatamente a inserimento per i dipendenti. Non devi incorporare, conoscere le leggi sul lavoro e l'occupazione di ogni paese, né affrontare le complessità di busti paga e tasse. Gli EOR gestiscono queste responsabilità fornendo competenze locali e supporto costante per la conformità. 

Dove nel mondo le aziende assumono?

Aziende di tutte le dimensioni utilizzano gli EOR per esplorare nuovi mercati internazionali, senza il lungo processo di creazione di entità. I seguenti dati riflettono le tendenze attuali del talento globale per ruolo.

Importante: Confronta sempre queste informazioni con le esigenze specifiche della tua azienda e le condizioni di mercato più aggiornate.

Se cerchi l'adesione degli stakeholder per la scalabilità globale, la comodità di lavorare con un Employer of Record può aiutarti a sostenere una posizione solida. L'approccio dell'entità globale è più complesso e richiede tempo, richiedendo di:

• Informati sulle leggi e i regolamenti locali.

• Allineare la documentazione e i processi legali agli standard di conformità.

• Naviga tra busti paga, tasse e altre funzioni di Risorse umane in una nuova sede.

• Assumiti la responsabilità legale del lavoro.

Datore di lavoro di riferimento vs. costo di costituzione dell'entità

Sia il modello di entità che quello del Datore di Lavoro di Registro comportano spese che devi considerare nella tua budget. 

Gli EOR di solito applicano una tariffa per coprire i loro servizi. Questa commissione è o un importo fisso o una percentuale dello stipendio del destinatario.

Le spese globali per la costituzione dell'entità includono:

• Tariffe di iscrizione: La creazione di un'entità locale comporta costi di registrazione, spese legali e spese contabili. I costi esatti dipendono dal paese di incorporazione.

• Spese operative: Le spese ricorrenti includono spazi ufficio, utenze e stipendi per i membri locali delle risorse umane, legali e team finanziarie.  

• Spese di conformità fiscale: Le entità locale sono responsabili della preparazione e presentazione delle dichiarazioni dei redditi, oltre alla gestione dell'IVA dove applicabile. 

• Spese di revisione: le revisioni contabili e di conformità sono importanti per garantire che l'azienda sia in regola con i requisiti locali. 

• Possibili multe: Assumersi la responsabilità della conformità significa accettare il rischio finanziario di errori, come errori sulle tasse sul salario, violazioni dell'immigrazione e dipendente errore di classificazione.

Tenendo conto di tutte le spese e degli ostacoli amministrativi, un Employer of Record è la scelta più conveniente. La piattaforma finanziaria OneStream può confermarlo grazie alla sua esperienza di collaborazione con G-P. "Tutte le nostre fatture vivono in un unico posto e i costi sono facili da comprendere. G-P ci ha aiutato a eliminare confusione, discrepanze e la necessità di gestire molteplici fonti di informazione," afferma Martha Angle, Vicepresidente della Cultura, Diversità e Persone di OneStream.

Entità vs. Datore di lavoro della gestione dei documenti e confronto tra flessibilità

Costituire una società ti offre il controllo completo sulle tue attività e sui tuoi dipendenti. Sarai inoltre pienamente responsabile della conformità e degli investimenti finanziari nell'infrastruttura dell'entità. Questo offre flessibilità nella gestione quotidiana, ma aumenta i rischi e limita la capacità di incrementare o ridurre rapidamente le risorse.

Un Employer of Record ti dà anche il controllo sulle tue operazioni e sulle decisioni relative alle tue distanza, come promozioni e licenziamenti. La differenza principale è che gli EOR si occupano della conformità, del payroll e dell'amministrazione dei benefit, così puoi espanderti minimizzando i rischi. 

Utilizzando l'infrastruttura dell'entità del Employer of Record, hai la flessibilità di scalare verso l'alto o verso il basso secondo necessità.

Che tu utilizzi un Employer of Record o istituisci un'entità globale, dovrai pianificare la conformità in aree quali: 

• Diritto del lavoro: Devi soddisfare i requisiti locali per contratti di lavoro, condizioni di lavoro, benefici e procedure di scioglimento del contratto di lavoro.

• Conformità al carico paga: La gestione delle buste paga comporta la trattenuta delle tasse corrette e l'apporto di tutti i necessari contributi datore di lavoro.  

• Protezione dei dati: I paesi hanno diverse tutele sulla privacy dei dati, inclusi standard per la raccolta e l'archiviazione dei dati .

• Immigrazione: Visti e permessi di lavoro garantiscono a ogni dipendente della tua azienda il diritto legale di lavorare.

Le entità locale possono comportare rischi legali maggiori rispetto a lavorare con un datore di lavoro se non gestite correttamente. Un Employer of Record di prim'ordine dispone di un team di esperti legali e di risorse umane per affrontare requisiti di conformità complessi, così non devi farlo.

Se adotti l'approccio dell'entità globale, assicurati che il tuo team in sede Risorse umane abbia il tempo, gli strumenti e le conoscenze per restare aggiornato sugli obblighi di conformità in evoluzione.

Sfide nella gestione delle entità globale 

Per molti anni, la creazione di un'entità giuridica è stata la modalità predefinita per espandersi a livello globale. Le soluzioni Employer of Record sono emerse per semplificare il carico amministrativo, di conformità e finanziario dei sistemi di gestione entità globale. 

1. Sfide del quadro di conformità con entità globali

Creare un'entità globale richiede di navigare tra le leggi sul lavoro e l'occupazione e i requisiti fiscali che variano tra i paesi. Le lacune di conformità non rilevate possono comportare multe salate e danni alla reputazione. La gestione di un'entità richiede competenze locali e un attento monitoraggio dei cambiamenti normativi. 

Un Employer of Record fa tutto questo per te e fornisce le competenze, il supporto e la tecnologia per mitigare i rischi di conformità. 

2. Sfide amministrative legate all'istituzione delle entità

La gestione delle buste paga, dei benefici e delle funzioni di Risorse umane internazionale crea gravi oneri amministrativi.  Il rapporto 2026 Workforce Trends ha evidenziato che il 35% dei leader di Risorse umane dedica troppo tempo a compiti amministrativi e il 61% fatica a tenere il passo con le normative in evoluzione. 

Con un'entità legale, dovrai gestire tutti questi processi rispettando gli standard locali di protezione dei dati. Un Employer of Record protegge la produttività nelle attività principali dell'azienda semplificando i compiti amministrativi per operazioni globali efficienti.

3. Sfide nella gestione finanziaria con la gestione di entità

Le persone giuridiche devono navigare tra tassi di cambio fluttuanti, normative fiscali variabili e requisiti di rendicontazione diversificati. Un Employer of Record può guidarti attraverso queste complessità e fornirti l'infrastruttura necessaria per semplificare la gestione finanziaria nei mercati globali. 

Quando il colosso energetico Repsol ha deciso di chiudere un'entità, aveva bisogno di un modo per trattenere i dipendenti chiave senza soluzione di continuità. La collaborazione con G-P ha permesso loro di passare ai ruoli a un modello Employer of Record, evitando interruzioni e risparmiando circa 3USD.7 milioni in inserimento e spese amministrative. Nick Cheesman, Responsabile di Risorse umane Nord America, ha sottolineato l'impatto: "G-P ci ha permesso di trattenere i talenti chiave, supervisionare la chiusura della nostra entità canadese e garantire il rispetto di tutti gli obblighi legali e finanziari, permettendoci di concentrarci sulle operazioni commerciali."

Quando utilizzare un Employer of Record vs. un'entità

Considera questi tre fattori per decidere se un Employer of Record o un'entità globale sia la scelta migliore per la tua azienda:

1. Obiettivi aziendali: Hai un impegno a lungo termine verso questo mercato o questa regione?

2. Budget e risorse: Hai le risorse per coprire le diverse spese di gestione di un'infrastruttura di un'entità in-paese? Oppure stai cercando un punto d'ingresso più accessibile con costi prevedibili?

3. Tolleranza al rischio: Riesci a gestire da solo i rischi di conformità e le sfide amministrative? Oppure preferiresti un team di esperti locali che gestisca queste responsabilità per te?

Quando scegliere un Employer of Record

Un Employer of Record è la soluzione migliore se:

• È necessario ridurre al minimo i rischi e limitare l'esposizione alla responsabilità in contesti legali non familiari.

• Voglio testare nuovi mercati mantenendo l'agilità

• Pianifica di assumere dipendenti in più regioni o operare contemporaneamente in diversi paesi

• Vuoi trasferire i dipendenti in un altro paese

• Preferisci spese prevedibili

Quando stabilire un'entità

Creare un'entità globale è meglio se:

• Avere un impegno a lungo termine verso un mercato specifico

• Avere le risorse per sopportare spese iniziali più elevate e spese mensili variabili

• Può gestire internamente i compiti e le mansioni amministrative di Risorse umane

• Operare all'interno di determinati settori regolamentati che richiedono una presenza giuridica per operare nel paese

Se la tua azienda intende costituire un'entità locale, puoi utilizzare un Employer of Record come soluzione temporanea durante il completamento del processo di configurazione. Oppure puoi chiudere un'entità globale e passare facilmente a un Employer of Record per semplificare le funzioni di Risorse umane e semplificare la conformità.

6 fattori da considerare quando si passa da entità globale a Employer of Record?

È necessaria una pianificazione e un'esecuzione dettagliate durante la transizione da entità globale a Employer of Record. Per garantire una transizione di successo, è essenziale cercare l'esperienza di un fornitore leader nel settore di Employer of Record. I fattori chiave da considerare prima di effettuare il passaggio includono:

1. Scegliere con cura il partner giusto

"Avere un Employer of Record che si preoccupa del tuo forza lavoro fa la differenza," ha detto Kathryn Barnes, Senior Legal Counsel presso G-P , "poiché questo si traduce nel fatto che i tuoi dipendenti continuino a fidarsi di te, il che alla fine significa continuare a lavorare con te, assicurandoti che domani tu abbia ancora un forza lavoro." La prima decisione cruciale per le aziende è la scelta di un Employer of Record che tratti i team membri con cura ed empatia. Le aziende dovrebbero assicurarsi che il Datore di Lavoro di Registro possa gestire il numero di professionisti incaricati e facilitare una transizione fluida.

2. Fare le domande giuste

Prima di finalizzare un accordo con un Employer of Record, è importante condurre la dovuta diligenza, principalmente ponendo domande mirate riguardo al livello di guida e supporto forniti dal membro del team , come ad esempio:

• L'Employer of Record ha team di risorse umane e legali con competenze legali per guidare i professionisti e garantire le operazioni di conformità?

• Come può il datore di lavoro di riferimento garantire che team membri saranno classificati conformmente?

• Come può il Datore di Lavoro di Registro garantire pagamenti dello stipendio tempestivi e accurati, e quali altri aspetti della remunerazione riceveranno i professionisti?

Man mano che software azienda Canidium si espandeva in più regioni, l'azienda aveva bisogno di fiducia che i membri team sarebbero stati classificati correttamente e integrati in modo conforme. G-P fornito risorse umane locali e consulenza legale, gestito la classificazione e ottimizzato le buste paga, offrendo a Canidium tranquillità e espansione globale. Annie Diiorio, Responsabile delle Risorse umane, spiega: "Ora abbiamo fiducia che sia i professionisti del Datore di Lavoro di Registri che i collaboratori siano classificati correttamente, riducendo rischi e sanzioni legali. Inserire i nuovi assunti è facile sia per il nostro team amministrativo che per i membri del nostro gruppo globale."

3. Ottenere il consenso del membro del team

In diversi paesi, le leggi richiedono il consenso dei membri team prima che possa avvenire un trasferimento a un Employer of Record. Le aziende rischiano di perdere talenti preziosi se il partner Employer of Record non è attrezzato per gestire aspetti chiave della gestione del team, come contratti di lavoro, benefici e transazioni di busti paga senza soluzione di continuità.

Una volta effettuata con successo la transizione a Employer of Record, le aziende acquisiranno la flessibilità di entrare e uscire facilmente dai mercati, il che può essere molto vantaggioso in tempi di incertezza o crisi. A differenza del peso iniziale di una chiusura di un'entità, gli EOR garantiscono che futuri riduzioni e cambi di mercato delle assunzioni possano avvenire rapidamente e senza sforzo.

4. Consolidare strategicamente le tue entità globali

Un Employer of Record è il modo migliore per semplificare la transizione da un modello diretto di società sussidiaria. Chiudere le tue entità e passare a un Employer of Record ti libera dall'onere amministrativo di gestire più configurazioni locali.

Gli EOR hanno competenze nelle normative fiscali locali, il che riduce al minimo il rischio di problemi di conformità e multe che potresti affrontare gestendo direttamente entità globali. Sostituisce strutture legali complesse e multiple con un unico modo semplice di operare.

5. Massimizzare la tua efficienza operativa durante la transizione

Il principale vantaggio di passare a un Employer of Record è la riduzione del lavoro amministrativo. Un'entità globale richiede sistemi contabili separati e team Risorse umane localizzate per ogni paese. Un Employer of Record unisce queste funzioni in un'unica piattaforma. Questo elimina la necessità di dati manuali tra diversi sistemi di gestione.

La centralizzazione dei dati offre una visione più chiara di tutti i costi del lavoro. Questa consapevolezza consente di apportare modifiche strategiche più rapidamente e libera il personale interno che in precedenza era impegnato nella gestione di entità separate.

6. Garantire l'accuratezza della rendicontazione e la conformità transfrontaliera

L'uso di un Datore di Lavoro di Registro riduce il rischio di violare diverse leggi internazionali sul lavoro. Gli EOR forniscono una rete di sicurezza integrata di esperti per gestire busti paga, benefici e documenti legali, garantendo la conformità a tutte le leggi locali.

I tuoi rapporti finanziari sono sempre pronti per una revisione e conformità sia alle norme locali che globali. Poiché ci occupiamo di questi compiti complessi, i tuoi team interni di contabilità non sono più sovraccarichi dalle sfumature specifiche del paese. Al contrario, possono concentrarsi su una strategia finanziaria importante, affidandosi che la conformità sottostante nella materia di occupazione sia gestita accuratamente da esperti.

Perché affidarsi a G-P

In quanto leader riconosciuto nell'occupazione globale, G-P aiuta aziende di tutte le dimensioni a costruire e gestire team globali in 180+ paesi senza la necessità di creare nuove entità. I nostri prodotti globali per l'occupazione leader nel settore e le soluzioni Employer of Record sono supportati dal più grande team di esperti in-paese di risorse umane, legali e di conformità per ottimizzare e semplificare l'intero ciclo di vita globale dell'occupazione.

Abbiamo aiutato centinaia di clienti a raggiungere con facilità i loro obiettivi occupazionali a livello globale. Ad esempio, abbiamo supportato Karger Publishers nell'espansione in 15 paesi, garantendo al contempo la piena conformità con le leggi sul lavoro in ogni località.

Costruire rapidamente e conformi a G-P team globali

Per le aziende che cercano un facile accesso a nuovi mercati con conformità integrata e senza alcuna supposizione legale, un Employer of Record è la scelta migliore. 

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Domande frequenti