Come evitare le frodi internazionali sulle retribuzioni

La frode sulle buste paga è come un tubo dell'acqua che perde lentamente. All'inizio, i danni possono essere difficili da individuare o potrebbero non sembrare molti. Ma nel tempo, la quantità di denaro che i ladri possono rubare a un'azienda attraverso sistemi internazionali di buste paga può essere considerevole. In un esempio, una donna è riuscita a rubare quasi 300,000dollari dal suo datore di lavoro durante il suo impiego. Sebbene i documenti abbiano rivelato perdite per 300,000 dollari, i pubblici ministeri hanno stimato che la donna potrebbe aver sottratto più di tre quarti di milione di dollari al suo datore di lavoro, a partire dal momento in cui è stata assunta per la prima volta in 2010 e fino al licenziamento nel 2013.

La frode salariale può verificarsi in aziende di qualsiasi dimensione, ma è un rischio soprattutto per le piccole imprese. Nel loro 2018 Report to the Nations, l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ha rilevato che le aziende con meno di 100 dipendenti avevano più del doppio delle probabilità di subire frodi salariali rispetto alle aziende più grandi. La frode salariale è anche internazionale. È stato segnalato che si è verificato in aziende di tutto il mondo. Comprendere il rischio di frode sulle buste paga e come avviene può aiutare la tua azienda globale a prendere provvedimenti per prevenirla.

Quanto è grave la frode sulle buste paga?

Le somme che le persone possono rubare ai propri datori di lavoro attraverso schemi di frode salariale sono generalmente ingenti. In un caso particolarmente notevole, il presidente di una società di elaborazione delle buste paga, che gestiva le buste paga e i pagamenti per altre aziende, ha rubato 26 milioni di dollari. Un altro esempio di frode sulle buste paghe è costato a New York600 milioni di dollari.

L'ACFE riporta che circa il 7% di tutti i casi di frode sono frodi salariali e l'azienda media perde circa 63,000dollari. Il tipico schema di frode sulle buste paghe è lungo nella durata — la durata mediana di un piano è di circa 30 mesi.

Poiché la frode salariale tende a protrarsi per un po' prima di essere rilevata, le aziende colpite possono avere difficoltà a ottenere il rimborso dei fondi persi. Nel caso della donna dichiarata colpevole di aver rubato circa 300,000$, l'importo che deve restituire al suo ex datore di lavoro è quasi un terzo dell'importo che si sospetta abbia effettivamente riscosso durante il programma.

La frode sulle buste paga riguarda anche spettatori innocenti. Quando il presidente di una azienda di elaborazione delle buste paga ha rubato milioni di dollari ai suoi clienti, le persone immediatamente colpite sono stati i dipendenti dei clienti della azienda di elaborazione. Migliaia di dipendenti si sono svegliati una mattina per sapere che le loro buste paga venivano prelevate dai loro conti. In alcuni casi, i prelievi hanno portato a scoperti e alle spese associate agli scoperti. Oltre alla perdita delle buste paga, la frode ha causato anche la perdita del lavoro e di una fonte di reddito ai dipendenti della azienda di gestione delle buste paga.

Non sottovalutare gli effetti delle frodi salariali sulla tua azienda e sulle persone con cui lavori. Una mela difettosa può avere gravi effetti sulla reputazione e sulla capacità della tua azienda di effettuare i pagamenti.

Come avviene la frode sulle buste paga

Esistono diverse cause di frode internazionale sulle retribuzioni. La frode può essere il risultato di azioni intraprese dai dipendenti di un'azienda o dall'azienda stessa. Secondo lo studio ACFE, quando una frode salariale viene commessa da un dipendente, di solito è da qualcuno che lavora nel supporto contabile o amministrativo. Sebbene la frode sulle buste paghe possa essere commessa da due o più persone che lavorano insieme, di solito è responsabile una singola persona.

Alcuni tipi di sistemi internazionali di gestione delle retribuzioni includono:

• Dipendenti fantasma: i dipendenti fantasma ricevono una busta paga da un'azienda ma in realtà non ci lavorano. In molti casi, i dipendenti non esistono e non hanno mai lavorato per l'azienda. In determinati casi può essere facile identificare i dipendenti fantasma. Alcuni truffatori non sono molto creativi quando si tratta di nominare i loro membri fittizii dello staff. Potrebbero usare una variante dei loro nomi, un segnaposto come "John Doe", o addirittura qualcosa come "X".
• Frode nei fogli di tempo: La frode nei fogli pressenzia è una forma molto comune di frode sulle buste paga. Un dipendente potrebbe aumentare la quantità di tempo che dichiara di lavorare per ottenere più soldi dal proprio datore di lavoro. Spesso, le quantità di tempo sono abbastanza basse da non rilevare subito l'accanto. Ad esempio, un dipendente potrebbe aggiungere un 15 minuti extra alle ore segnalate ogni giorno. Di conseguenza, potrebbero guadagnare più di 40 ore a settimana e ricevere pagamenti per gli straordinari dal datore di lavoro, anche se in realtà non hanno lavorato così tante ore.
• Buddy punch-ins: i datori di lavoro che utilizzano orologi e schede perforate possono subire frodi salariali sotto forma di punch-in tra compagni. Questo tipo di frode può sembrare innocente. Ad esempio, un dipendente in ritardo potrebbe chiedere a un collega amichevole di perforare la sua scheda oraria per far sembrare che sia arrivato al lavoro in orario. Ma è ancora una forma di frode, poiché i dipendenti affermano di essere in orario quando non sono effettivamente al lavoro.
• Errore di classificazione dei lavoratori: alcuni tipi di frode salariale sono commessi dal datore di lavoro, piuttosto che dai dipendenti. Un esempio è l'errore di classificazione dei dipendenti o dei lavoratori per evitare di pagare le tasse o le indennità sui salari. I datori di lavoro di tanto in tanto tratteranno i dipendenti come lavoratori a contratto, anche se non soddisfano i requisiti della definizione. Un altro esempio di errore di classificazione dei lavoratori si verifica quando un datore di lavoro paga «sottobanco» e non rilascia alcun documento fiscale.
• Anticipi sulle retribuzioni che non vengono rimborsati: i dipendenti potrebbero chiedere anticipi sulla retribuzione di tanto in tanto, partendo dal presupposto che rimborseranno l'anticipo. Quando l'anticipo non viene rimborsato, è frode. In alcuni casi, il prestito potrebbe non essere registrato correttamente dal personale delle buste paga. Potrebbero elencarlo come spesa, non come un bene. In alternativa, il team addetto alle retribuzioni potrebbe non contattare il dipendente per assicurarsi che l'anticipo venga rimborsato.
• Tariffe di pagamento fraudolente: Un altro esempio di frode sulle buste paghe si verifica quando le tariffe salariali vengono riportate in modo errato. Una persona del reparto paghe potrebbe aumentare lo stipendio orario di un dipendente, ad esempio, dando a qualcuno $21 all'ora anziché i $20 che dovrebbe guadagnare. Per evitare di essere scoperti, alcuni dipendenti modificheranno la retribuzione per un periodo limitato, ad esempio solo un paio di buste paga.
• Bonus non autorizzati: la frode salariale può verificarsi quando qualcuno emette un assegno bonus a un dipendente o a se stesso senza l'approvazione della persona o del dipartimento appropriato.
• Congedo falsificato o giorni liberi retribuiti: se un dipendente dichiara giorni liberi retribuiti quando non ne ha diritto o prende congedo retribuito quando non dovrebbe, si tratta di una forma di frode salariale.
• trattenuta falsificata: in alcuni casi, la frode salariale si verifica quando gli importi che devono essere detratti dalla busta paga di una persona non lo sono, come tasse, contributi pensionistici e prestazioni assicurative. L'azienda paga comunque le spese, il che significa che può perdere una notevole quantità di denaro nel tempo.
• Spese falsificate: i dipendenti con conti spese possono commettere frodi salariali dichiarando spese non legate al lavoro. Ad esempio, un dipendente potrebbe portare la famiglia fuori a cena e spendere. Potrebbero anche creare una ricevuta falsa per un acquisto che non è mai avvenuto.

Come identificare e correggere le frodi sulle buste paga

Alcuni tipi di frode sulle buste paga possono essere più facili da individuare rispetto ad altri. Ad esempio, può essere complicato sapere come identificare i dipendenti fantasma se la tua azienda ha filiali in tutto il mondo. Non hai modo di sapere esattamente chi lavora nel tuo ufficio a Tokyo se, ad esempio, sei basato negli Stati Uniti. Un modo per individuare dipendenti fantasma è lavorare con una terza parte che ha persone nel paese per te. La tua terza parte può essere un cacciatore di fantasmi, assicurandosi che tutti coloro che ricevono un busta paga dalla tua azienda lavorino davvero per l'azienda. La terza parte può anche agire come un datore di lavoro professionale, gestendo tutti gli aspetti delle buste paga per i tuoi dipendenti internazionali, togliendo un altro aspetto dalla lista di cose da fare della tua azienda.

Oltre a lavorare con un'organizzazione professionale dei datori di lavoro, puoi mettere in atto misure per assicurarti che tutti coloro che vengono pagati dalla tua azienda lavorino effettivamente lì ed esistano effettivamente. Contattare le referenze ed eseguire accertamenti dei precedenti dei potenziali candidati potenziali è un modo per assicurarsi che siano reali. Richiedere un deposito diretto per tutti i dipendenti è un altro modo per ridurre il rischio di pagare i fantasmi.

Puoi identificare altri tipi di frode salariale, come stipendi, schede attività e spese falsificati, controllando e rivedendo le buste paga prima di effettuare i pagamenti. La persona che esamina e approva la busta paga non dovrebbe essere la stessa persona che la gestisce. La persona che esamina il libro paga dovrebbe essere responsabile di assicurarsi che:

• Le ore lavorate corrispondono al numero previsto di ore di lavoro che un dipendente dovrebbe lavorare: se un dipendente lavora più di 40 ore o lavora più del numero di ore per cui è stato assunto, la persona che esamina le buste paga dovrebbe contattare il supervisore della persona per assicurarsi che tutto sia corretto. Un'altra opzione è richiedere l'approvazione prima che qualsiasi dipendente possa inviare una scheda attività con più di 40 ore lavorate in una settimana.
• La stipendio orario è accurata: la persona che esamina le buste paga deve confrontare lo stipendio orario previsto dai dipendenti con lo stipendio effettivamente percepito. Se c'è una discrepanza, dovrebbero essere condotte ulteriori indagini.
• Vengono trattenuti gli importi appropriati: le tasse e le altre trattenute devono essere detratte dalle buste paga dei dipendenti. Se non lo sono, la persona che esamina le buste paga deve capire il motivo.
• Le spese sono appropriate: la persona responsabile della revisione o della revisione delle buste paga dovrebbe anche esaminare le spese dichiarate dai dipendenti e verificare che siano appropriate o legittime. La revisione può includere la revisione delle ricevute per assicurarsi che le spese dichiarate corrispondano a quelle ricevute. Le spese dovrebbero essere anche legate al lavoro.

Come prevenire le frodi sulle buste paga

La frode del libro paga globale non deve costare alla tua azienda centinaia di migliaia di dollari. Sapere come prevenire le frodi sulle buste paga può fermarla sul nascere o prima ancora che inizi. Ecco alcuni passi che puoi intraprendere per prevenire che le frodi sulle buste paga influenzino la tua azienda.

• Esamina attentamente tutti prima di assumerli: idealmente, le persone che assumi saranno oneste e affidabili. Lo screening dei candidati potenziali controllando i loro precedenti penali, verificando le referenze e confermando l'istruzione e il precedente impiego ti aiuterà a evitare di assumere persone disoneste. Puoi esternalizzare il processo di selezione quando assumi dipendenti a livello internazionale.
• Usa schede attività elettriche e richiedi l'approvazione: è facile per i dipendenti modificare le schede attività cartacee, ma più difficile per loro modificare le schede attività elettriche. L'uso di fogli presenze elettrici e la necessità dell'approvazione del supervisore per l'orario inviato può aiutare a prevenire segnalazioni falsificate sulle ore lavorate.
• Usa la biometria per eliminare i punch-in tra compagni: richiedere ai colleghi di cronometrare da soli, se usi un orologio fisico, eviterà i punch-in tra compagni. Un modo per farlo è utilizzare le impronte digitali o altri dati biometrici per verificare l'identità di un dipendente prima che arrivi.
• Limita chi può accedere ai dati sulle retribuzioni: meno persone hanno accesso al libro paga della tua azienda e possono apportarvi aggiustamenti o modifiche, meglio è. Limitare l'accesso alle buste paga riduce il rischio che qualcuno modifichi le ore lavorate o il livello retributivo.
• Serve un secondo paio di occhi sui report sulle buste paga: Tutti i report sulle buste paga dovrebbero essere esaminati e approvati prima dell'emissione dei pagamenti. Dovrebbe inoltre esserci un processo per sospendere i pagamenti ed emettere correzioni se vengono rilevate eventuali inesattezze.
• Scopri cosa cercare quando esamini le buste paga: assicurati che la tua azienda non stia pagando persone con nomi molto simili e indirizzi identici. Inoltre, fai attenzione ai pagamenti effettuati a persone che vivono allo stesso indirizzo o ai pagamenti effettuati sullo stesso conto bancario per dipendenti diversi.
• Disponi di un sistema per identificare e rimuovere i dipendenti licenziati: un modo per impedire i pagamenti ai dipendenti fantasma, in particolare alle persone che non lavorano più per la tua azienda, è contrassegnare registri o file dopo che un dipendente ha lasciato l'azienda. Un file segnalato non dovrebbe continuare a ricevere pagamenti.
• Elimina i pagamenti degli assegni: La frode sulle buste paga è più facile da commettere quando si tratta di assegni cartacei. Con il bonifico diretto, ogni pagamento viene inviato su un conto bancario. Puoi verificare che le informazioni sull'account siano corrette e che appartengano al dipendente appropriato. Se necessario, puoi annullare i pagamenti inviati se sospetti che ci sia una frode.
• Stabilire una politica di tolleranza zero: Puoi scoraggiare le frodi stabilendo una politica di tolleranza zero. Far conoscere ai dipendenti le regole e le possibili conseguenze di una frode salariale può impedire alle persone di farlo.

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