Ci sono molte ragioni per cui i dipendenti lasciano un'azienda: vanno in pensione, trovano un nuovo lavoro o se ne vanno involontariamente a causa di licenziamenti o licenziamenti. Indipendentemente da questi motivi, le aziende devono prepararsi a rendere l'uscita una transizione semplice.

L'uscita di un dipendente fa parte del percorso dell'esperienza dipendente da remoto e le aziende devono prepararsi in anticipo al processo di scioglimento del contratto del dipendente. Questo include l'investimento di risorse per rendere il processo fluido, perché trascurare il processo scioglimento del contratto del dipendente può danneggiare il marchio datore di lavoro molto tempo dopo la partenza del dipendente. Infatti, secondo un sondaggio condotto da Fractl, un terzo dei dipendenti americani aspetta un mese intero prima di lasciare una recensione della propria azienda.

Sciogliemento del contratto del dipendente è importante quanto l'inserimento ed è un elemento chiave del ciclo dipendente. Muryel Dias, Manager delle Risorse umane Operations Sud & Centro America al Globalization Partners , afferma: "Lo sciogliemento del contratto del dipendente inizia nel momento in cui inserisci un dipendente, e senza un adeguato processo di scioglimento del contratto del dipendente, le aziende possono distruggere l'esperienza complessiva dipendente." Preparare le partenze dei dipendenti può essere impegnativo quando lavori in ufficio, ma in un ambiente di lavoro da remoto, lo scioglimento del contratto del dipendente richiede ancora più tempo e attenzione.

4 ragioni per cui un efficace scioglimento del contratto del dipendente è fondamentale per la tua azienda

È stato dimostrato che un processo dettagliato ed efficace dello scioglimento del contratto del dipendente porta a una migliore ritenzione di talenti. Uno scioglimento del contratto del dipendente strutturato e ben pensato garantisce inoltre che i team di Risorse umane possano facilitare il processo per datori di lavoro e dipendenti.

Creare uno scioglimento del contratto del dipendente processo è fondamentale per:

#1: Evitare questioni legali e finanziarie
Raccolgere e firmare tutti i documenti necessari come parte del processo di scioglimento del contratto del dipendente ridurrà il rischio di reclami o cause legali da parte del datore di lavoro. Ciò è particolarmente vero durante le partenze involontarie, come i licenziamenti, quando ci sono leggi specifiche per paese che i datori di lavoro devono rispettare per garantire che le loro azioni siano legali.

#2: Prevenire le violazioni dei dati
I team di risorse umane devono assicurarsi che ci sia tempo sufficiente per disconnettersi i dipendenti dal sistema, disattivare i loro account e tagliare l'accesso a qualsiasi piattaforma e informazione non necessaria più. Se i dipendenti avranno accesso ai dati dell'azienda dopo la loro partenza, ciò potrebbe portare alla diffusione di informazioni riservate che mettono a rischio l'azienda.

#3: Migliorare la reputazione dell'azienda
Porre fine al rapporto dipendente-datore di lavoro nel modo migliore garantisce che i dipendenti se ne vadano sentendosi rispettati e apprezzati per il tempo trascorso in azienda. Le opinioni dei dipendenti influenzano la reputazione dell'azienda. In effetti, le recensioni sono importanti per il 95 percento dei candidati, il che significa che le recensioni negative dell'azienda possono influenzare le decisioni dei potenziali candidati riguardo al fatto di candidarsi o meno per un ruolo.

#4: Ricevi feedback preziosi
I dipendenti che lasciano volontariamente l'azienda sono una fonte incredibile di feedback. Ascoltare le ragioni della loro partenza o semplicemente la loro opinione onesta aiuterà l'azienda a migliorare in futuro.

Secondo Snapsurveys, "le aziende con le migliori prestazioni non solo sono brave ad accettare feedback, ma li richiedono anche attivamente." Sanno che il feedback è utile solo quando mette in luce sia i punti deboli che i punti di forza.

Sciogliemento del contratto del dipendente in a lavoro da remoto environment

Il lavoro da remoto ha molti vantaggi, ma possono comunque esserci degli svantaggi. Senza la possibilità di avere interazioni faccia a faccia, le barriere alla connessione e alla comunicazione possono diventare una sfida enorme quando si tratta di remoto scioglimento del contratto del dipendente.

"La mancanza di vicinanza fisica rende particolarmente importante implementare un processo di scioglimento del contratto del dipendente ponderato, in cui una comunicazione chiara sia fondamentale per costruire fiducia ed evitare incomprensioni al momento della partenza dei dipendenti", afferma Camila Torres, specialista delle Risorse Umane di Globalization Partners.

Lo scopo della definizione del processo scioglimento del contratto del dipendente è creare una transizione fluida per il dipendente e proteggere l'azienda da violazioni dei dati e rischi di sicurezza.

Fattori che definiscono il processo scioglimento del contratto del dipendente

Ci sono due fattori che determinano quali passaggi intraprendere nel processo scioglimento del contratto del dipendente: la ragione della partenza e il posto del dipendente.

Motivo della partenza

A seconda del motivo della partenza, alcune fasi del processo possono diventare più importanti di altre. Ecco perché il processo di scioglimento del contratto del dipendente deve essere adattato alle condizioni di ciascun caso. Ci sono quattro motivi principali per la partenza:

1. dimissione
È importante che i team di Risorse umane definiscano un processo che aiuti a prevenire partenze impreviste e offra abbastanza tempo per coprire il posto aperto. I dipendenti dovrebbero ricevere linee guida che stabiliscano i requisiti per garantire un'uscita facile. Queste linee guida potrebbero rendere necessari un periodo minimo di preavviso, note di consegna, report e accesso ai dati.

2. Pensione
I team di risorse umane devono pianificare in anticipo la pensione dei dipendenti. Dovrebbero garantire il rispetto dei piani pensionistici e determinare il pagamento finale ai dipendenti. Una delle migliori pratiche per garantire una piacevole partenza è offrire ai dipendenti in pensione una vera festa d'addio e un riconoscimento sotto forma di premio o regalo, soprattutto se hanno lavorato per l'azienda a lungo.

3. Tempo di sosta
Licenziare dipendenti è difficile, ma a volte inevitabile. In questi casi, è meglio trattare il dipendente con rispetto ed empatia e chiarire molto chiaramente il motivo per cui viene licenziato.

4. Scioglimento del contratto di lavoro
Le terminazioni sono uno dei compiti più difficili di Risorse umane e, in questi casi, il processo scioglimento del contratto del dipendente deve essere pianificato meticolosamente. Il dipendente dovrebbe ricevere una comunicazione scritta che riporti i fatti che motivano il licenziamento e gli articoli legali su cui l'azienda si basa per prendere questa decisione e evitare eventuali problemi.

Tieni presente che componenti fondamentali di conformità, come i documenti richiesti e il periodo di prova, variano a seconda del paese. Permettere ai dipendenti di salutare i colleghi, rispondere alle loro ultime richieste e mostrare un'immagine di unità aziendale durante tutto il processo sono alcune delle chiavi per garantire un licenziamento senza intoppi.

Secondo Dias e Torres, indipendentemente dal motivo della partenza, è fondamentale che i dipendenti si sentano a loro agio. Le risorse umane non dovrebbero mai dimenticare che si occupano di esseri umani, quindi empatia, comunicazione e solidarietà sono fondamentali, soprattutto quando si tratta di un processo remoto scioglimento del contratto del dipendente.

È inoltre fondamentale assicurarsi che i dipendenti ricevano tutti i pagamenti e i pacchetti di multe a cui hanno diritto. I datori di lavoro devono essere consapevoli che le leggi e i regolamenti locali riguardanti i pacchetti di multe e i pagamenti durante i licenziamenti variano a seconda del paese o della regione.

Tipo di posto
Anche i passaggi coinvolti nel processo dello scioglimento del contratto del dipendente variano a seconda del posto che il dipendente è valido. Ad esempio, licenziare dipendenti contabili può richiedere un controllo dei dati finanziari prima della partenza, mentre controlli di sicurezza possono essere necessari per i membri IT per impedire loro di portare con sé dati riservati.

Come creare un processo remoto efficace dello scioglimento del contratto del dipendente
I team di risorse umane devono creare un processo personalizzato di scioglimento del contratto del dipendente in base alle esigenze specifiche della propria azienda. Il processo dipenderà molto dal tipo di partenza, in particolare dal fatto che il dipendente se ne vada volontariamente o meno, oltre a fattori di base come la dimensione dell'azienda.

In un ambiente lavoro da remoto, il processo scioglimento del contratto del dipendente richiede alle aziende di condurre comunicazioni di base in un contesto virtuale, il che probabilmente richiederà nuovi passaggi e considerazioni attente. Ecco alcuni consigli per garantire che il processo remoto scioglimento del contratto del dipendente venga svolto legalmente e con successo.

1. Redige un piano di comunicazione
Il processo di scioglimento del contratto del dipendente inizia nel momento in cui il team delle Risorse umane viene a conoscenza di una partenza, indipendentemente dal fatto che comporti un licenziamento o una dimissione. È particolarmente importante redigere un piano di comunicazione remota che definisca come il resto della team sarà informato. Stabilire un canale comune per la comunicazione e programmare in anticipo incontri e videochiamate. Secondo Edwina Tan, Direttrice delle Operazioni Globali APAC presso Globalization Partners, è essenziale prestare attenzione al tono utilizzato nelle email e nelle conversazioni con i dipendenti.

Il piano dovrebbe anche considerare i clienti del dipendente e come notificarli correttamente. Questo piano di comunicazione deve contenere informazioni chiare sulla partenza per evitare malintesi.

2. Prepara la documentazione
La documentazione per lo scioglimento del contratto del dipendente di una dipendente da remoto non è diversa dal processo per le partenze faccia a faccia, tranne che deve essere fatta digitalmente. I team di risorse umane dovrebbero raccogliere tutta la documentazione necessaria per assicurarsi che tutto sia in ordine e gestito legalmente. È necessario esaminare i contratti e gli accordi di non divulgazione per chiarire i termini di partenza e rispondere a eventuali domande. Risorse umane deve inoltre preparare documenti relativi a pacchetti di remunerazione, benefici, rimborsi e tasse. Tutti questi documenti possono essere condivisi tramite sistemi di gestione documentale e firma digitale per garantire che il processo sia fluido e sicuro.

3. Pianifica il processo di transizione
Il passo più importante a questo punto del processo è creare un piano per rendere la transizione di lavoro e responsabilità dopo la partenza del dipendente da remoto senza intoppi. Questo piano dovrebbe includere regolari controlli online per verificare lo stato dei progetti, riassegnare compiti già iniziati dal dipendente e preparare le basi affinché il nuovo dipendente possa svolgere le mansioni necessarie. Risorse umane deve essere chiara con i team interessati su come sarà questa transizione e dove finirà il lavoro del dipendente.

4. Prenota sessioni online di trasferimento conoscenza
Questa è una delle parti più essenziali di un efficace remoto scioglimento del contratto del dipendente per le partenze volontarie. Durante le sessioni online di trasferimento delle conoscenze , i dipendenti in partenza condividono informazioni con i colleghi o i collaboratori diretti, e con il candidato potenziale, se possibile. Queste informazioni dovrebbero includere un registro delle responsabilità e dei compiti, lo stato dei progetti e l'accesso a informazioni, software e documenti.

5. Recupero dei beni dell'azienda
Se l'azienda ha fornito attrezzature e beni ai dipendenti durante il loro mandato, è importante che questi vengano inviati al datore di lavoro prima della partenza. I team di risorse umane devono redigere una checklist digitale e organizzare la raccolta di questi beni negli ultimi giorni prima della partenza del dipendente. Questa checklist può includere elementi come computer, telefoni cellulari, chiavi, badge ID e carte di credito aziendali e deve essere inviata al destinatario in partenza insieme a una lettera digitale di reso di proprietà azienda.

6. Eliminare gli account utente
Il lavoro da remoto richiede la condivisione delle informazioni online. Pertanto, i dipendenti hanno accesso a strumenti interni come account email, drive, database e fonti di informazioni sensibili. Deprovisionare l'accesso dei dipendenti da remoto a queste informazioni e recuperare eventuali asset digitali, inclusi password e codici di sicurezza, aiuta a prevenire violazioni di sicurezza. Per quanto sia buono il rapporto tra datore di lavoro e dipendente, i dipendenti che escono non dovrebbero avere accesso a nessuna informazione una volta che non fanno più parte del team.

7. Conduci un colloquio di uscita virtuale
Sebbene applicabile solo per le partenze volontarie, i colloqui virtuali di uscita sono fondamentali per garantire uno scioglimento del contratto del dipendente d'impatto. L'obiettivo di questi colloqui è ottenere feedback preziosi sull'esperienza personale all'interno dell'azienda. Questa sarà l'ultima occasione per lasciare ai dipendenti un'impressione positiva prima della loro partenza. È anche un ottimo mezzo per raccogliere informazioni che aiuteranno il dipartimento Risorse umane a prendere decisioni migliori in futuro. Cogli l'opportunità per approfondire il ruolo, la loro visione del lavoro da remoto e la loro esperienza complessiva.

Creare un processo efficace di remoto scioglimento del contratto del dipendente è tanto vantaggioso per le aziende quanto per i dipendenti. Tuttavia, può essere difficile gestire le complessità legate alla partenza di un dipendente, soprattutto quando la comunicazione di persona non è un'opzione.

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