Cos'è il co-impiego?

Punti chiave

• Definizione: Il co-impiego è quando due aziende condividono le responsabilità del datore di lavoro. L'accordo è tipicamente tra un cliente azienda e un'organizzazione datore di lavoro professionale (Organizzazione di lavoro professionale (PEO)).

• Benefici: Collaborare con un co-datore di lavoro può semplificare risorse umane, gestione delle buste paga, conformità e benefici.

• Limitazioni: I PEO sono centrati sugli Stati Uniti e non scalabili per assunzioni globali. L'azienda cliente è comunque responsabile degli errori di conformità.

• Co-impiego vs. datore di lavoro di record (Datore di lavoro di fascia): Un Employer of Record è un'alternativa globale al co-employment che offre una migliore protezione contro i rischi di conformità.

La co-impiegazione è quando due aziende condividono le responsabilità lavorative. Una parte gestisce le mansioni quotidiane del dipendente, mentre l'altra si occupa di questioni amministrative come paghe e conformità. 

Questa è una soluzione interessante per le aziende che vogliono semplificare l'occupazione e ridurre i costi amministrativi. Ma il co-impiego comporta anche dei rischi. La responsabilità di conformità è condivisa e gli errori possono avere conseguenze legali per entrambi i co-datori di lavoro. 

Questa guida spiega come funziona il co-lavoro e come si confronta con alternative come il datore di lavoro of record (Employer of Record).

Cosa significa co-impiego?

La co-impiego è una relazione contrattuale in cui due aziende condividono le responsabilità lavorative per un dipendente. Tipicamente, il rapporto è tra un cliente e un datore di lavoro professionale (Organizzazione di lavoro professionale (PEO)). L'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) si occupa delle mansioni amministrative mentre il cliente gestisce la quotidianità del dipendente. Il dipendente riporta al cliente azienda, non all'Organizzazione di lavoro professionale (PEO).

Un co-contratto di assunzione divide chiaramente le responsabilità tra il cliente azienda e l'Organizzazione di lavoro professionale (PEO). Le responsabilità dell'azienda cliente includono l'assegnazione dei progetti, la gestione dei flussi di lavoro e la supervisione delle prestazioni. Controlla le assunzioni, supervisiona le attività quotidiane dei dipendenti e guida lo sviluppo professionale del teamdall'inserimento allo scioglimento del contratto del dipendente.

L'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) gestisce la logistica amministrativa. Questo include busti paga, benefici, assicurazioni e tasse sul lavoro. I PEO gestiscono anche le richieste di indennizzo per infortuni sul lavoro e di disoccupazione.

Sebbene l'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) gestisca molte responsabilità di conformità, il cliente azienda ha obblighi legali, come:

• Seguendo le normative lavorative per assunzioni, promozioni, scioglimento del contratto di lavoro e gestione delle prestazioni

• Mantenere un ambiente di lavoro sicuro e sano

• Adottare pratiche lavorative eque che rispettino le leggi locali e previnino discriminazioni e molestie

• Monitoraggio delle ore lavorate e definizione delle retribuzioni

• Applicazione delle politiche interne di Risorse umane 

Poiché i co-datori di lavoro condividono la responsabilità per il dipendente, condividono anche la responsabilità. Un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) affidabile può ridurre i rischi per i clienti, ma la protezione legale è limitata. 

Quali sono i vantaggi del co-impiego?

Il co-impiego offre diversi vantaggi: 

• Amministrazione semplificata: Il co-impiego semplifica le risorse umane per il cliente-azienda e li libera per concentrarsi sulle operazioni commerciali principali. 

• Vantaggi competitivi: Un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) può anche offrire accesso a benefici migliori, tra cui assicurazione medica, infortunio dei lavoratori e piani pensionistici, mettendo insieme i suoi clienti per accedere a piani di benefit per grandi gruppi.

• Busta paga a servizio completo: L'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) si occupa di tutti gli aspetti della retribuzione. Questo garantisce accuratezza e elaborazione puntuale.

• Linee guida per la conformità: I PEO hanno competenze in materia di leggi e regolamenti del lavoro. Questo può ridurre il rischio di violazioni e sanzioni.

• Controllo operativo: L'azienda cliente mantiene il controllo diretto sui membri del team. Gestiscono le attività quotidiane dei dipendenti e la direzione strategica del team. 

• Mitigazione della responsabilità: Con un impiego condiviso e una chiara suddivisione delle responsabilità, un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) può ridurre la responsabilità del cliente in determinati ambiti, come la conformità fiscale sui salari.

Supporto alla gestione dei talenti: Alcuni PEO aiutano con aspetti di inserimento, formazione e gestione delle prestazioni.

Quali sono i rischi del co-impiego?

Una limitazione del co-impiego è che i PEO tradizionali operano all'interno di un solo paese — più comunemente, gli Stati Uniti. Quindi questa non è una soluzione scalabile per l'occupazione globale. Il modello comporta anche rischi significativi: 

1. Se la tua azienda commette un errore di conformità in un'area di cui sei responsabile, il rapporto di co-impiego non ti protegge. Un contratto scritto aiuta a chiarire la responsabilità e la riduzione del rischio, ma non elimina la responsabilità. I tribunali esamineranno l'effettivo accordo di lavoro per determinare la responsabilità e la responsabilità del datore di lavoro.

2. L'errore di un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) nella classificazione o nella gestione delle imposte sui salari può comportare sanzioni condividete, tra cui tasse arretrate, multe e spese legali. 

3. Se si instaura un rapporto di co-lavoro, è necessario allineare i propri processi interni di Risorse umane e contabilità con le operazioni dell'Organizzazione di lavoro professionale (PEO). Qualsiasi disallineamento o sovrapposizione di responsabilità può avere conseguenze per entrambe le parti. Ad esempio, l'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) e il cliente condividono la responsabilità di prevenire la discriminazione contro i team membri.

Le aziende in settori altamente regolamentati e quelle che desiderano assumere in più paesi hanno un'opzione più sicura da considerare: un datore di lavoro di record (Employer of Record).

Cosa non è co-impiego?

Confrontiamo il modello di co-impiego con altri accordi per vedere in che modo differiscono. 

1. Co-impiego vs. locazione di lavoro

La co-occupazione e il lavoro in locazione implicano entrambi la condivisione delle responsabilità lavorative. Le differenze tecniche rientrano nelle leggi locali. Negli Stati Uniti, alcuni stati, come il New Jersey, considerano co-impiego e locazione di lavoro come la stessa cosa. In Canada, il lavoro in locazione è un tipo di servizio di co-impiego.

Entrambi gli accordi possono prevedere il lavoro con i PEO. Le aziende possono fare affidamento sui PEO per compiti amministrativi di congedo, come busti paga, tasse e assicurazione per infortuni sul lavoro. Molti confondono il lavoro in locazione con l'assunzione di personal temporanea. Tuttavia, il leasing di lavoro comporta una relazione indipendente continua. I lavoratori temporanei coprono solo situazioni speciali.

2. Co-impiego vs. agenzie di assunzione

I PEO non sono talento scout o agenzie di assunzione. Non reclutano membri del team per i clienti né prendono decisioni su chi assumere. Un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) interviene dopo che il cliente azienda assume un candidato e assiste nei processi di inserimento, come la creazione della busta paga e dei benefici del nuovo destinatario. 

3. Coimpiego vs. impiego congiunto

Sebbene i termini entrambi comportino responsabilità condivise, la co-assunzione e l'impiego congiunto sono diversi. Il co-impiego significa che solo il cliente azienda dirige il lavoro del membro del teammentre l'Organizzazione di lavoro professionale (PEO) si occupa delle funzioni amministrative. Nel lavoro congiunto, entrambe le entità condividono il controllo diretto e continuo sui carichi di lavoro, sugli orari e sulle attività quotidiane. Questo significa che il dipendente lavora per entrambe le aziende e riporta a entrambe le aziende.

Un accordo è classificato come lavoro congiunto piuttosto che co-impiego se entrambe le parti:

• Svolgi una supervisione indipendente.

• Traccia la performance dipendente.

• Negozia la remunerazione dei lavoratori e i salari.

• Avere l'autorità di disciplinare e licenziare i dipendenti.

I datori di lavoro congiunti condividono la responsabilità per violazioni di leggi come il Fair Labor Standards Act (FLSA) e il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti. Ad esempio, se un dipendente non esente lavora oltre le ore settimanali regolari massime, entrambi i datori di lavoro sono responsabili di garantire pagamenti adeguati degli straordinari. 

Il lavoro congiunto può essere attivato accidentalmente se la tua azienda e un'altra azienda, come un fornitore, hanno entrambe un controllo significativo sulle condizioni di lavoro o sulla gestione di un dipendente, anche senza un accordo scritto.

4. Co-impiego vs. Datore di lavoro di riferimento

Le aziende spesso vedono PEO e EOR come soluzioni concorrenti. Entrambe semplificano le funzioni delle Risorse umane, ma queste soluzioni hanno strutture, ambiti e punti di forza differenti. Questa tabella mostra le differenze fondamentali.

In che modo i PEO e gli EOR riducono i rischi occupazionali?

Sia i PEO che gli EOR mitigano i rischi occupazionali. Semplificano l'inserimento, gestiscono la conformità e offrono indicazioni nelle loro aree di competenza. Entrambi gli accordi dividono chiaramente le responsabilità per evitare confusione e ridurre la responsabilità.

I PEO sono partner esperti per le esigenze di selezione negli Stati Uniti. Riducono la probabilità di non conformità gestendo la logistica di Risorse umane. I PEO gestiscono i requisiti normativi nazionali per il personale e le tasse dipendenti. Ciò include l'amministrazione dell'indennizzo dei lavoratori e dei benefici di gruppo. 

In quanto unico datore legale di lavoro, un Employer of Record offre mitigazione del rischio più completa rispetto a un'Organizzazione di lavoro professionale (PEO). Offre anche molti degli stessi vantaggi, ma li estende oltre i confini. 

Collaborare con un Employer of Record elimina la necessità di creare entità locali proprie. Mantieni il controllo sul lavoro quotidiano, sullo sviluppo professionale e sulla strategia. E il Datore di Lavoro di Registro gestisce l'amministrazione e il rispetto delle risorse umane con la legislazione locale sul lavoro. Un Employer of Record può aiutarti a offrire benefici competitivi e di conformità ovunque nel mondo per attrarre i migliori talenti.

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