グローバルなリモートチームをサポートするための最適なツールに関する専門家のアドバイス

企業がパンデミック後の世界に適応し、リモートチームの変化するニーズに対応しようとする中で、最適なツールへの投資は極めて重要です。これにより、企業は明確なコミュニケーションを維持し、緊密な協力関係を促進することができ、これは良好な従業員体験を求める優秀な人材の確保と獲得に不可欠となる。

テクノロジーの進歩により、以前はオフィス勤務だった人々が場所を選ばずに同じ仕事を、より高い生産性で行えるようになったとはいえ、すべてのリモートワークツールが同じように作られているわけではない。リモートワークを行う従業員やチームが活躍するために役立つ、必須のデジタルツールをいくつか見ていきましょう。

リモートワークにおける最大の課題は何ですか？

リモートチームが直面する課題の一つは、つながりを維持することだ。これに対処するためには、企業はリモートワークの導入を可能な限りスムーズに行うための最適なツールを見つけて活用する必要がある。しかし、リモートワークの普及により、ソフトウェアサービスの飽和状態が生じた。では、世界各地に分散したリモートチームが円滑に業務を遂行するためには、どのようなツールが必要でしょうか？私たちは、 Globalization Partners ( G-P )の専門家であり、情報技術担当副社長のスティーブン・マコーマック氏に、接続性とチームの強化に関する彼の最善の選択肢について話を聞きました。 チーム。

以下では、採用から入社プロセス、ビデオ会議まで、クラス最高のリモート ツールのいくつかを紹介します。

G-Pの経験を活かした採用活動において、最適なツールは何ですか？

スティーブン：リモートワークツールについて話す際には、従業員が入社する前から、それらのツールがもたらす影響と有用性を認識することが重要です。

• Anaplan：例えば、当社ではAnaplanを使用してデータに基づいた自動予測を行い、採用ニーズに対する予算を正確に策定しています。
• 温室： Greenhouse これは、面接プロセスを記録し、候補者の選考過程を最初から最後まで追跡できるリモートツールです。当社の採用担当者と人材獲得パートナーは、これを利用して各関連職種を検討し、面接前に候補者を選別します。面接が実施されると、フィードバックはGreenhouseで処理され、オープンな面接に関係するすべての適切な内部関係者が閲覧できるようになります。 。
• クロスク： Crosschq は、候補者を決定し、成功した面談を受ける人の参照を確認する必要がある場合に使用されます。 Crosschqは、候補者に関する適切なフィードバックを得るための従来の電話に代わる、優れたオンラインツールの一例です。これにより、審判は時間をかけて自分のペースとスケジュールで意見を述べることができ、より正確で価値のあるフィードバックを提供できるようになります。
• DocuSign ： DocuSignは、採用プロセスにおいて言及する価値のある最後のリモートツールです。オファーが提示され、それが受諾されると、契約書が将来の購入者に発行されます。 DocuSignを利用すれば、選ばれた候補者は遠隔で契約書に署名し、ボタンをクリックするだけで採用担当者に返送できます。

リモート入社プロセスに役立つテクノロジーにはどのようなものがありますか?

スティーブン：リモートチームを構築する上で、効果的な学習管理システムを持つことは非常に重要です。G-PではLessonlyを使用しています。

リモート優先企業であるということは、すべての新入社員が通常、ホーム オフィスからG-Pでの生活を始めることを意味します。 したがって、 Lessonlyは以下の点を理解する上で重要な役割を果たします。

• 会社全体として
• 彼らの関連部署
• 会社のポリシーと手順
• 組織図
• さらに、様々なリモートツールが稼働している

Lessonly は、従業員の入社プロセスを成功させるための鍵です。 関連するマネージャーおよび人事、人事部の担当者は、新しい従業員と緊密に連携して、 G-Pでの新しいキャリアの最初の 2 週間に各レッスン トレーニング モジュールをスケジュールします。

リモートでの業績評価を実施する上で役立つデジタルツールは何ですか？

スティーブン：リモートチームを管理する際には、従業員が上司に定期的かつ体系的にアクセスできるツールを用意しておくことが不可欠です。15 Fiveでは、従業員が毎週自分の活動について最新情報を提供し、次の7日間で達成しようとしていることを強調することができます。さらに、個人目標、部署目標、会社目標の達成状況を追跡することもできます。

繰り返しになりますが、 G-Pのような後進優先企業では、 15 Fiveのようなツールは、指揮系統の上下両方で全員を繋ぎ続けるための最良の方法の好例です。 もちろん、マネージャーは少なくとも週に一度は1 : 1会議を開催し、チームに最新情報を提供する必要があります。

しかし、仕事はいつも忙しく、時間はあっという間に過ぎてしまう。15 5は、通常週末に自動的に振り返りの時間を設けることを促し、そこで私たちは目標と、次の週にそれをどのように達成するかを考えることができます。それは明らかに非常に重要なことです。

財務管理のためのツールはいかがでしょうか？

スティーブン：私たちは今年の7月にG-PでWorkdayを導入しました。 Workdayは、当社の主要な人事管理システムと財務システムを統合したシステムです。これは実質的に、当社の企業資源計画（ERP）ツールです。

以前は、これらのタスクを実行するために複数の別々のアプリケーションを使用していました。Workdayを導入して以来、それらすべてを一つのシステムに統合することができました。

一言で言えば、 Workday休日、経費、給与、あらゆる種類の人事、人事部情報に関して従業員の記録源として機能します。 また、これは財務記録の源泉としても機能し、最終的には年間を通して毎月、当社の財務帳簿を作成することにつながります。

ビデオ会議に最適なツールは何ですか？

スティーブン： G-Pビデオ会議にZoomを使用しています。 社内だけでなく、社外パートナーとの連携においても利用されています。私たちは会議、重要なイベント、ウェビナーなど、あらゆる場面でZoomを使用しており、常に大きな成功を収めています。

リモートチームにとって最適なコミュニケーションツールは何ですか？

スティーブン：インスタントメッセージングに関しては、 G-Pの同僚の間で最も人気のあるコラボレーションツールはSlackです。 私たちの経験では、 Slackは個人間およびチーム間の共同作業において非常に優れたツールです。Slackには、一般的なチャンネルから特定のプロジェクトチャンネル、チームチャンネル、同僚間の個別のダイレクトメッセージまで、さまざまなコラボレーションとコミュニケーションの機会が用意されています。

ドキュメントやファイルの保存には何が最適でしょうか？

スティーブン：私たちは、 ConfluenceやSharePointからOneDriveまで、構造化されたファイルストレージのために多くのツールを使用しています。SharePointとOneDriveは365製品群の一部であり、特に説明は不要でしょう。

Confluenceは、Atlassian製品群の一部です。G-Pでは、Confluenceを臨時のドキュメントフォーラムとして使用しており、特定のチームの要件に基づいて非常に柔軟に対応できます。

G-Pサイバーセキュリティにどのようなリモート ツールを使用していますか?

スティーブン： G-Pでの私の主な仕事の一つは、情報セキュリティの管理です。 リモート優先の企業であることは、この分野に課題をもたらします。

従業員がオフィス勤務の場合、情報セキュリティに関して多くのコントロール権を持つことができます。しかし、リモートファーストの観点から言えば、当社のネットワークは実質的に当社の1 、 300の従業員全員の自宅です。そのため、情報セキュリティの観点からユーザーとシステムの安全性を確保することは、困難な環境となり得る。それを実現するために、私たちは潜在的な問題を検知し、必要に応じて適切かつ的確に対応できる複数のリモートツールを導入しています。例としては、Barracuda、 Inky 、 Crowdstrike 、 Netskopeなどが挙げられる。

安全確保に役立つ一連のリモートツールに加え、ユーザーへの教育も非常に重要です。当社では、従業員のサイバーセキュリティ分野における成熟度を高めるため、社内フィッシング訓練を実施しています。LessonlyやKnowbe 4で定期的に利用できるトレーニングプログラムを通じて、意識を高めています。

ハッカーは連携して活動できるため、それに対抗するには企業の従業員同士も連携して取り組むことが不可欠です。ネットワークを打ち負かすには、ネットワーク全体が必要なのです。

今すぐグローバルなリモートチームを構築しましょう

リモートチームを構築する場合、全員が常に連絡を取り合えるようにするのはより難しくなる可能性がある。しかし、最適なコミュニケーションツールとデジタルツールを導入すれば、強固な基盤を築くことができる。連携して作業するための適切なツールが提供されている場合、リモート チームは社内スタッフと比較して生産性が向上し、会社の成功に貢献します。

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