グローバル人事コンプライアンスをマスターする：雇用弁護士のためのガイド

主なポイント

基本方針：コンプライアンスとは、単に規則に従うことではなく、企業とその従業員を守るための枠組みを構築することである。
採用の基盤:採用および入社プロセス段階での間違いは、コストのかかるリスクを生み出す可能性があります。まずは、その仕事上の関係性の性質を明確にすることから始めましょう。
契約の明確性：米国の「任意解雇」基準は、世界的には例外的なものである。多くの国では、現地語で書かれた契約書を遵守することが義務付けられているため、契約管理は不可欠です。
業績に基づく解雇に対する防御策：適切に文書化された業績管理（業績改善計画（PIP）を含む）は、不当解雇の申し立てに対する最良の法的防御策です。
離職時のサポートの精度:米国外では、義務的な通知期間または裁判所の承認プロセスが一般的であるため、管轄区域固有の計画が必要になります。

より詳しい情報については、ウェビナー「グローバルな従業員ライフサイクル全体におけるコンプライアンス」をご覧ください。

ティファニー・クルーズをご紹介します。彼女はG-Pの経験豊富な雇用弁護士で、エンジニアリングに特化した視点から、グローバルな労働力の複雑な問題に取り組んでいます。長年のエンジニアリングによって磨かれた分析的思考と、賃金改定という厄介な世界、これらはお互いのために作られました。

機関室から法廷へ

ティファニーは特許法を追求しようと考えていましたが、雇用維持という、規制、人間の行動、商業戦略が相互作用し、衝突するダイナミックな分野に対するより深い情熱を感じました。彼女は、雇用改定を「メロドラマのライブ版」と表現しており、あらゆる職場の中心にある非常にリアルな人間ドラマが含まれています。

彼女の技術と法律に関する専門知識の融合は、彼女のアプローチを形作っており、グローバルな雇用問題に取り組む上でまさに彼女が必要としていたものだった。

ティファニーは、グローバルなコンプライアンスに慣れていない人向けに、従業員のライフサイクルを採用、パフォーマンス管理、退職プロセスの 3 つの段階に分けることを提案しています。まずは採用活動から始めましょう。

あなたの基盤: 法令を遵守した採用活動と入社プロセス

ティファニーによれば、雇用関係の始め方によって、その関係の成功またはリスクのレベルが決まるという。彼女は、「採用や入社プロセス中にミスをすると、長期にわたり多大な損害をもたらす可能性があります。」と警告しています。彼女は初日からリスク軽減に重点を置いている。

社員か請負人か？必ず二重チェックをしてください。

最も一般的なコンプライアンスの失敗の 1 つは誤分類です。請負業者は柔軟性を提供するが、ティファニーはこう明言する。「この分類に関する法的基準は厳格で、管轄区域によって異なる。」

彼女は企業に対し、役職名にとらわれず、人間関係の本質を精査するよう促している。勤務時間、支給される機器、チームへの統合などに関する管理について検討してください。

ティファニーのアドバイス：法律事務所や人事部と提携して徹底的な評価を行うことは、「将来的に組織を財政的、法的トラブルから救う」ための投資です。

勤務時間を指示し、必要な道具を提供し、チームに組み込んでいるのであれば、「彼らは従業員として認められる可能性が高い」。誤分類は、政府からの違約金、未払い賃金、未払い福利厚生、残業代など、「事業に甚大な影響」を与える可能性があります。「法律や人事面だけでなく、採用担当者との面談も含め、必要な時間をかけてしっかりと評価することが重要です。」

給与の透明性は変化しつつある

オンタリオ州からEUまで、賃金平等と透明性に関する法律は、世界の市場に広がりつつある。「それらは州や都市、国によって異なる名称で存在しますが、これは覚えておくべきことです。」「本当に人気が出たんです」とティファニーは説明する。

ますます多くの地域で、雇用主は求人広告に誠実な給与範囲を記載することが義務付けられるようになっている。彼女は、オンタリオ州では新たな法律によって、こうした範囲の広さが制限されるようになると指摘している。

ティファニーのアドバイス：「コンプライアンスを遵守するには、積極的かつ十分に文書化されたアプローチが必要です。」彼女は「求人広告には誠意をもって適切な給与範囲を真剣に検討してください」と勧めています。これらの数値がどのように決定されたかを文書化しておくことは、たとえ後で予算が変更されたとしても、企業が誠意を示すのに役立ちます。

雇用契約書を確認してください。

米国では、退職および退職自由の原則がほとんどの州で標準となっています。しかしティファニーは、「これは世界標準ではない」と指摘する。

書面による契約は、単なるベストプラクティスではなく、世界中で多くの場合、法的要件となっている。現地の労働法は、必須条項から署名方法まで、あらゆることを規定している。「国によっては手書きの署名が義務付けられているところもあれば、適格な電子署名が義務付けられているところもあります」とティファニーは説明する。

言語についても触れておく価値がある。「多くの国では、契約書は現地の言語で作成することが義務付けられています」と彼女は指摘する。例えば、ケベック州では、契約書はカナダフランス語で作成されなければならず、そのフランス語版が法的効力を持つ。「英語版にはあるのにケベック・フランス語版にはない内容が含まれている場合、何が法的拘束力を持つのかという問題が生じる可能性があります。」現地語。

ティファニーのアドバイス：「二言語対応の契約書を用意しておくべきです。」どうすればいいのですか？契約書の中に2つの列を作成し、現地語で書かれている内容はすべて英語版にも記載されていることを確認してください。契約管理は、契約の履行可能性を確保するために「最も重要なステップの一つ」である。

パフォーマンス管理に注目してください

業績管理とは、厳しい話し合いをすることでもある。この段階では、経営、コミュニケーション、そして法令遵守のすべてが交わるため、特に困難な状況が生じる可能性がある。

法的な観点から、ティファニーは「一貫性があり、かつ文書化された業績管理こそが、不当解雇の訴えに対する最善の防御策である」と助言している。

彼女は、管理職は一連の目標を設定し、タイムリーで建設的なフィードバックを提供するべきだと提言している。「管理者は従業員と口頭でこの件について話し合い、その後書面でフォローアップすべきです。」なぜ？まず、人はそれぞれ異なる方法で情報を消化するので、フィードバックを繰り返し伝えることは非常に有効です。

業績が引き続き低下する場合は、ティファニーは業績改善計画（PIP）を推奨します。彼女は、業績改善計画（PIP）は「従業員の成功を支援するための真摯な取り組みであるべきであり、解雇への単なる一歩であってはならない」と述べている。

ティファニーのアドバイス：「もしマネージャーが、従業員が職務内容やその他話し合った事項に従って業務を遂行していないと感じた場合、従業員とこの（業績改善計画）に関する話し合いを行い、書面でフォローアップすべきです。」

適切に作成された業績改善計画（PIP）は、会社が「従業員に期待に応えるための公平な機会を与えた」ことを示すものである。そして、明確な文書によって、解雇の可能性に関する決定は差別的な動機ではなく、業績上の問題に基づいていたことが示されている。

離職時のサポート (およびそれを簡単にする方法)

解雇は決して容易なことではないが、「その対処の仕方は重大な法的影響を及ぼす」とティファニーは強調する。そして、そのプロセスは世界各地で異なっている。

アメリカのほとんどの州では、合法的な理由であればいつでも雇用を終了することができる。ティファニーは、「正当な理由がある場合に限る」と注意を促している。それは決して差別的であってはならない。

アメリカ国外では話は別だ。そこで、「あなたは解雇予告期間の世界へと足を踏み入れることになる」。カナダやヨーロッパ諸国などでは、雇用主は「従業員を解雇する前に、一定期間の予告期間を設けるか、予告期間に代わる賃金を支払うことが法律で義務付けられている」。この期間は「従業員の在職期間によって異なる場合が多い」ため、雇用主は手続きを開始する前に管轄区域の要件を把握しておく必要がある。

これらの通知が重要であると言うのは、控えめな表現だ。通知書を提供しない場合、「不当解雇の訴えにつながり、当初の解雇予告手当よりもはるかに高額な費用がかかる可能性がある」。地域によっては、単純な支払いではない。「『さあ、支払いますよ』と簡単に言えるようなことではないんです。」オランダのような国では、雇用主は解雇を行う際に「裁判所の承認を得なければならない」。

ティファニーのアドバイス：「効果的な標準的なビジネス上の決定が長期にわたる法廷闘争に発展するのを避けるには、綿密な計画と現地の法律に対する深い理解が必要です。」

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ティファニーは、グローバルなコンプライアンスを、決して終わりのない取り組みだと考えている。それは「継続的な学習と適応のプロセス」である。彼女の視点は、工学のバックグラウンドによって培われたものであり、「複雑な課題を、理解し最適化すべきシステムとして捉える」ことを彼女に教えた。

彼女は、企業がグローバルな従業員ライフサイクルにも同様のアプローチを適用することを推奨している。これを中核段階 (採用、管理、退職プロセス) に分割し、「各段階で厳格な管轄区域固有のコンプライアンス慣行を適用」して、保護されたグローバルチームを構築します。

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