Nu bedrijven zich willen aanpassen aan een post-pandemische wereld en voldoen aan de veranderende behoeften van hun teams op afstand, is investeren in de beste tools cruciaal. Dit zorgt ervoor dat bedrijven duidelijke communicatie behouden en nauwe samenwerking stimuleren, wat cruciaal is om toptalent te behouden en aan te trekken dat op zoek is naar een positieve werknemer-ervaring.

Hoewel technologie het mogelijk maakt dat voorheen kantoormedewerkers overal hetzelfde werk kunnen uitvoeren, zijn met verhoogde productiviteit niet alle telewerkentools gelijk. Laten we eens kijken naar enkele essentiële digitale tools om uw operatie te helpen werknemers en teams te laten floreren.

Wat is de grootste uitdaging van thuiswerken?

Een van de uitdagingen waar op afstand-teams voor staan, is het verbonden blijven. Om dit tegen te gaan, moeten bedrijven de beste tools vinden en gebruiken om de integratie van telewerken zo soepel mogelijk te maken.  Telewerken heeft echter geleid tot een overvloed aan softwareservices. Dus, welke tools heb je nodig zodat je team op afstand kan floreren terwijl ze op verschillende locaties wereldwijd werken? We vroegen Globalization Partners (G-P) expert, Vice President of Information Technology Stephen McCormack, om ons door zijn topkeuzes te praten met betrekking tot connectiviteit en het versterken van een teams op afstand.

Hieronder belicht hij enkele van de beste operationele afstandstools in zijn klasse, van werving tot onboarding tot videoconferenties.

Wat zijn de beste hulpmiddelen voor werving in de ervaring van G-P?

Stephen: Bij het spreken over op afstand-tools is het belangrijk om hun impact en bruikbaarheid al te erkennen voordat een werknemer wordt ingeschakeld.

  • Anaplan: Zo gebruiken we Anaplan om data-gedreven, geautomatiseerde voorspellingen te bieden waarmee we nauwkeurig kunnen budget voor onze wervingsbehoeften.
  • Broeikas: Greenhouse is een OP-afstandtool waarmee we onze Sollicitatieprocedure kunnen documenteren en de reis van een kandidaat van begin tot eind kunnen volgen. Onze hiring managers en talentwerving-partners gebruiken het om elke relevante functie door te nemen en kandidaten te screenen vóór de interviewfase. Zodra een interview is afgenomen, wordt feedback verwerkt in Greenhouse, die zichtbaar zal zijn voor alle relevante interne partijen die verbonden zijn aan de openstaande positie.
  • Crosschq: Crosschq wordt gebruikt wanneer we een kandidaat hebben gekozen, en de referenties van de succesvolle geïnterviewde moeten worden gecontroleerd. Crosschq is een uitstekend voorbeeld van een online tool die het traditionele telefoongesprek heeft vervangen om relevante feedback over een kandidaat te krijgen. Het stelt de scheidsrechter in staat om de tijd te nemen om input te geven en dit in zijn eigen tempo en schema te doen, waardoor hun feedback nauwkeuriger en waardevoller wordt.
  • DocuSign: DocuSign is een laatste op afstand-tool die het vermelden waard is in het aannameproces. Zodra een aanbod is gedaan en geaccepteerd, wordt het contract uitgegeven aan de potentiële werknemer. DocuSign stelt de gekozen kandidaat in staat om het contract op afstand te ondertekenen en het met één druk terug te sturen naar de hiring manager.

Welke technologieën helpen bij de op-afstand onboarding?

Stephen: Een essentieel onderdeel van het opbouwen van een team op afstand is het hebben van een effectief leermanagementsysteem. Bij G-P gebruiken we Lessonly.

Een bedrijf met een remote-first bedrijf betekent dat alle nieuwe medewerkers doorgaans hun leven bij G-P beginnen vanuit hun thuiskantoor. Daarom speelt Lessonly een cruciale rol bij het helpen begrijpen:

  • Het bedrijf als geheel
  • Hun relevante afdeling
  • Bedrijfsbeleid en procedures
  • Organisatieschema's
  • Bovendien zijn alle verschillende op afstand-tools in gebruik

Lessonly is de sleutel om onze medewerkers succesvol te onboarding . De relevante manager en het HR-personeel werken nauw samen met de nieuwe werknemer om elke Lessonly-trainingsmodule in te plannen voor de eerste twee weken van hun nieuwe carrière bij G-P.

Welke digitale tools helpen bij het uitvoeren van een op afstand prestatiebeoordeling?

Stephen:  Bij het managen van een team op afstand is het essentieel om een hulpmiddel in je arsenaal te hebben dat een werknemer regelmatige, gestructureerde toegang geeft tot zijn manager. 15Five stelt medewerkers in staat om elke week een update te geven over hun activiteiten en te benadrukken wat ze van plan zijn de komende zeven dagen te bereiken. Daarnaast kunnen ze hun voortgang volgen richting hun persoonlijke, afdelings- en bedrijfsdoelen.

Nogmaals, in een remote-first bedrijf als G-P is een tool als 15Five een uitstekend voorbeeld van hoe je iedereen het beste verbonden houdt, zowel in als langs de commandokten. Natuurlijk moet een manager ook 1houden: minstens één keer per week vergaderingen1 en updates geven aan zijn TEAM.

Maar het is altijd zo druk op het werk, en de tijd vliegt voorbij. 15Vijf bevordert een automatische periode van reflectie, meestal aan het einde van de week, waarin we kunnen nadenken over onze doelstellingen en hoe we die de volgende week gaan halen. Dat is natuurlijk heel belangrijk.

Hoe zit het met tools voor financieel beheer?

Stephen: We hebben Workday in juli van dit jaar bij G-P gelanceerd. Workday is onze primaire combinatie van Human Capital Management en Financial System. Het is in feite ons Enterprise Resource Planning-instrument.

We hadden eerder verschillende aparte applicaties die die taken uitvoerden. Sinds de invoering van Workday hebben we al deze onder één paraplu gebundeld.

Kort gezegd fungeert Workday als een bron van registratie voor een werknemer op het gebied van feestdagen, onkosten, loonadministratie en allerlei PERSONEELSINFORMATIE. Het dient ook als een financiële bron van registratie, die culmineert in het produceren van onze financiële boeken elke maand van het jaar.

Wat is het beste hulpmiddel voor videoconferenties?

Stephen: G-P gebruikt Zoom voor onze videovergaderingen. Het wordt zowel intern als met externe partners gebruikt. We gebruiken Zoom voor al onze conferentievergaderingen, belangrijke evenementen, webinars, enzovoort, en het is altijd een groot succes gebleken.

Wat is het beste communicatiemiddel voor teams op afstand?

Stephen: Wat instant messaging betreft, is Slack het populairste samenwerkingsinstrument dat door collega's bij G-P wordt geprefereerd. Uit onze ervaring is Slack uitstekend voor samenwerkingsactiviteiten tussen individuen en teams. Slack biedt diverse samenwerkings- en communicatiemogelijkheden, van algemene kanalen tot specifieke projectkanalen, TEAM-kanalen en individuele directe berichten tussen collega's.

Wat is het beste voor documentatie en bestandsopslag?

Stephen: Wij gebruiken veel hulpmiddelen voor gestructureerde bestandsopslag, van Confluence en SharePoint tot OneDrive. SharePoint en OneDrive maken deel uit van de productsuite Microsoft 365 en behoeven weinig introductie.

Confluence maakt deel uit van de Atlassian-productreeks. We gebruiken Confluence in G-P als een ad hoc documentatieforum dat zeer flexibel is op basis van de specifieke eisen van het TEAM.

Welke op afstand-tools gebruiken G-P voor cyberbeveiliging?

Stephen: Een van mijn belangrijkste taken bij G-P is het beheren van informatiebeveiliging. Een remote-first bedrijf zijn brengt uitdagingen met zich mee op dit gebied.

Wanneer je personeel op kantoor werkt, heb je veel controle op het gebied van informatiebeveiliging. Maar vanuit een op afstand-eerst standpunt bestaat ons netwerk in feite uit het huis van al onze 1300 medewerkers. Dat kan dus een uitdagende omgeving zijn om ervoor te zorgen dat onze gebruikers en systemen veilig zijn vanuit informatiebeveiligingsperspectief. Om dat te bereiken, zetten we verschillende op afstand-tools in die ons kunnen waarschuwen voor mogelijke problemen en ons in staat stellen om op de juiste en nauwkeurige wijze te reageren wanneer dat nodig is. Deze omvatten Barracuda, Inky, Crowdstrike en Netskope , om er een paar te noemen.

Naast de reeks op afstand-tools die ons helpen veilig te blijven, is het ook cruciaal om onze gebruikers te informeren. We voeren interne phishing-oefeningen uit om volwassenheid in de cybersecuritysector voor ons personeel te ontwikkelen. We vergroten bewustwording via trainingsprogramma's die regelmatig beschikbaar zijn op Lessonly en via Knowbe4.

Hackers kunnen samenwerken, dus om dat tegen te gaan is het essentieel dat ook het personeel van een bedrijf samenwerkt — het kost een netwerk om een netwerk te verslaan.

Bouw vandaag nog een wereldwijd team op afstand

Bij het opbouwen van een team op afstand kan het lastiger zijn om te garanderen dat iedereen verbonden blijft. Maar wanneer je de beste communicatie- en digitale tools implementeert, kun je ervoor zorgen dat er een solide basis ligt. Wanneer een team op afstand de juiste tools krijgt om samen te werken, heeft het de productiviteit verhoogd ten opzichte van stagiairs, wat bijdraagt aan het succesvolle traject van een bedrijf.

Voor andere tips en strategieën, download ons eBook, The Complete Guide to Building a Remote Global Team, om te leren:

  • Hoe vind je het beste internationale talent.
  • Hoe je een effectief op afstandsbeheersysteem maakt.
  • Hoe je de productiviteit kunt verhogen door een sterke werkcultuur op te bouwen die je bedrijf in staat stelt op afstand te groeien.
  • Een van de uitdagingen waar op afstand-teams voor staan, is het verbonden blijven.
  • Om dit tegen te gaan, moeten bedrijven de beste tools vinden en gebruiken om de integratie van telewerken zo soepel mogelijk te maken.