Hoe kunt u internationale loonfraude vermijden

Loonfraude is als een langzaam lekkende waterleiding. In het begin kan de schade moeilijk te zien zijn of niet veel lijken. Maar na verloop van tijd kan de hoeveelheid geld die dieven via internationale loonregelingen van een bedrijf kunnen stelen aanzienlijk zijn. In één voorbeeld kon een vrouw bijna 300,000dollar stelen van haar werkgever tijdens haar dienstverband. Hoewel uit het papieren spoor een verlies van 300,000 bleek, schatten de aanklagers dat de vrouw misschien meer dan driekwart miljoen dollar van haar werkgever had afgepakt, vanaf het moment dat ze voor het eerst in dienst was bij 2010 en tot ze werd ontslagen in 2013.

Loonfraude kan bedrijven van elke omvang overkomen, maar vormt een risico, met name voor kleine bedrijven. In hun 2018 -rapport aan de Nations heeft de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) vastgesteld dat bedrijven met minder dan 100 werknemers meer dan twee keer zoveel kans hadden op loonfraude in vergelijking met grotere bedrijven. Loonfraude is ook internationaal. Er zijn meldingen dat dit is gebeurd bij bedrijven over de hele wereld. Het begrijpen van het risico van loonfraude en hoe dit gebeurt, kan uw wereldwijde bedrijf helpen stappen te ondernemen om dit te voorkomen.

Hoe ernstig is loonfraude?

De bedragen die mensen via loonfraude van hun werkgever kunnen stelen, zijn doorgaans aanzienlijk. In een bijzonder opmerkelijk geval stal de president van een loonverwerkingsbedrijf, dat de loonadministratie en betalingen voor andere bedrijven afhandelde,26 miljoen dollar. Een ander voorbeeld van loonfraude kostte New York City600 miljoen dollar.

De ACFE meldt dat ongeveer 7% van alle fraudegevallen loonfraude is en dat het gemiddelde bedrijf ongeveer 63,000dollar verliest. Het typische loonfraudesysteem duurt lang — de mediane duur van een regeling is ongeveer 30 maanden.

Aangezien loonfraude meestal een tijdje duurt voordat ze ontdekt wordt, kan het moeilijk zijn voor bedrijven die er last van hebben een terugbetaling te krijgen voor het verloren geld. In het geval van de vrouw die schuldig is bevonden aan het stelen van ongeveer 300,000, is het bedrag dat ze aan haar voormalige werkgever moet terugbetalen bijna een derde van het bedrag dat ze tijdens de regeling daadwerkelijk heeft genomen.

Loonfraude treft ook onschuldige omstanders. Toen de president van een loonverwerkingsbedrijf miljoenen dollars stal van zijn klanten, waren de mensen die onmiddellijk getroffen werden de werknemers van de klanten van het verwerkingsbedrijf. Duizenden werknemers werden op een ochtend wakker toen ze hoorden dat hun loonstrookjes van hun rekeningen werden afgeschreven. In sommige gevallen leidden de opnames tot roodstand en de bijbehorende kosten voor roodstand. Behalve dat mensen hun loonstrookjes verloren, heeft de fraude er ook toe geleid dat werknemers van het payrollbedrijf hun baan en een bron van inkomsten verloren.

Onderschat niet de gevolgen van loonfraude voor uw bedrijf en de mensen met wie u werkt. Eén rotte appel kan ernstige gevolgen hebben voor de reputatie en het vermogen van uw bedrijf om zijn betalingen uit te voeren.

Hoe loonfraude plaatsvindt

Er zijn meerdere oorzaken van internationale loonfraude. De fraude kan het gevolg zijn van acties die zijn ondernomen door werknemers van een bedrijf of door het bedrijf zelf. Volgens de ACFE-studie wordt loonfraude gepleegd door een werknemer meestal door iemand die werkzaam is in de boekhouding of administratieve ondersteuning. Hoewel loonfraude kan worden gepleegd door twee of meer mensen die samenwerken, is meestal één persoon verantwoordelijk.

Enkele soorten internationale loonregelingen zijn onder meer:

• Spookwerknemers: Spookwerknemers krijgen een loonstrook van een bedrijf, maar werken daar niet echt. In veel gevallen bestaan de werknemers niet en hebben ze nooit voor het bedrijf gewerkt. In bepaalde gevallen kan het gemakkelijk zijn om spookwerknemers te identificeren. Sommige fraudeurs zijn niet erg creatief als het gaat om het benoemen van hun fictieve medewerkers. Ze kunnen een variant van hun eigen naam gebruiken, een tijdelijke aanduiding zoals "John Doe," of zelfs iets als "X."
• Tijdenregistratiefraude: Tijdenregistratiefraude is een zeer veelvoorkomende vorm van loonfraude. Een werknemer kan de hoeveelheid tijd die hij meldt te hebben gewerkt naar boven aanpassen om meer geld van zijn werkgever te krijgen. Vaak zijn de tijdslimieten zo kort dat je niet meteen opmerkt. Een werknemer kan bijvoorbeeld elke dag 15 minuten extra toevoegen aan zijn gerapporteerde uren. Als gevolg hiervan kunnen ze meer dan 40 uur per week binnenkrijgen en overuren krijgen van de werkgever, zelfs als ze niet echt zoveel uren hebben gewerkt.
• Buddy punch-ins: Werkgevers die tijdklokken en ponskaarten gebruiken, kunnen te maken krijgen met loonfraude in de vorm van buddy-punch-ins. Dit soort fraude kan onschuldig lijken. Een werknemer die bijvoorbeeld te laat is, kan een vriendelijke collega vragen om zijn tijdkaart voor hem uit te geven, zodat het lijkt alsof hij op tijd op zijn werk is. Maar het is nog steeds een vorm van fraude, omdat werknemers beweren dat ze op tijd zijn terwijl ze niet echt aan het werk zijn.
• Onjuiste classificatie van werknemers: Sommige vormen van loonfraude worden gepleegd door de werkgever, in plaats van door werknemers. Een voorbeeld is de onjuiste classificatie van werknemers of werknemers om loonbelasting of uitkeringen te vermijden. Werkgevers behandelen werknemers soms als onafhankelijke contractanten, zelfs als ze niet voldoen aan de vereisten van de definitie. Een ander voorbeeld van een verkeerde classificatie van werknemers doet zich voor wanneer een werkgever „onder de tafel” betaalt en helemaal geen belastingdocumenten verstrekt.
• Loonvoorschotten die niet worden terugbetaald: Werknemers kunnen van tijd tot tijd om voorschotten op hun loon vragen, in de veronderstelling dat ze het voorschot zullen terugbetalen. Als het voorschot niet wordt terugbetaald, is het fraude. In sommige gevallen wordt het voorschot niet correct geregistreerd door het loonadministratiepersoneel. Ze kunnen het als een uitgave vermelden, in plaats van als een bezit. Het kan ook zijn dat het salaris-TEAM geen contact opneemt met de werknemer om ervoor te zorgen dat het voorschot wordt terugbetaald.
• Frauduleuze loontarieven: Een ander voorbeeld van loonfraude doet zich voor wanneer loontarieven onjuist worden opgegeven. Iemand op de salarisadministratie zou het uurloon van een werknemer naar boven kunnen aanpassen, bijvoorbeeld door iemand 21 dollar per uur te geven in plaats van de 20 dollar die hij moet verdienen. Om detectie te voorkomen, passen sommige werknemers het loon voor een beperkte periode aan, bijvoorbeeld voor een paar loonstrookjes.
• Ongeautoriseerde bonussen: Loonfraude kan voorkomen wanneer iemand een bonuscheque uitreikt aan een werknemer of aan zichzelf zonder toestemming van de juiste persoon of afdeling.
• Vervalst verlof of betaalde vakantiedagen: Als een werknemer aanspraak maakt op betaald verlof terwijl hij daar niet voor in aanmerking komt, of als hij betaald verlof opneemt terwijl dat niet de bedoeling is, is dat een vorm van loonfraude.
• Vervalste inhouding: In sommige gevallen vindt loonfraude plaats wanneer bedragen die van iemands loonstrook moeten worden afgetrokken, dat niet zijn, zoals belastingen, ouderdomsbijdragen en verzekeringsuitkeringen. Het bedrijf betaalt echter nog steeds de kosten, wat betekent dat het in de loop van de tijd een aanzienlijk bedrag kan verliezen.
• Vervalste uitgaven: werknemers met een onkostenrekening kunnen loonfraude plegen door kosten te declareren die niet gerelateerd zijn aan het werk. Een werknemer kan bijvoorbeeld met zijn gezin uit eten gaan en dat kosten in rekening brengen. Ze kunnen ook een valse ontvangstbewijs maken voor een aankoop die nooit heeft plaatsgevonden.

Hoe je loonfraude herkent en corrigeert

Sommige soorten loonfraude zijn makkelijker te herkennen dan andere. Het kan bijvoorbeeld lastig zijn om te weten hoe je ghost-medewerkers herkent als je bedrijf vestigingen over de hele wereld heeft. Je hebt bijvoorbeeld geen manier om precies te weten wie er op jouw kantoor in Tokio werkt als je in de VS woont. Een manier om ghostmedewerkers te detecteren is door samen te werken met een derde partij die mensen in het land voor je heeft. Je derde partij kan een ghosthunter zijn, die ervoor zorgt dat iedereen die een loonstrook van je bedrijf ontvangt, daadwerkelijk voor het bedrijf werkt. De derde partij kan ook optreden als een professionele werkgever, die alle aspecten van de loonadministratie voor uw International-medewerkers beheert, waardoor er nog iets van de to-dolijst van uw bedrijf wordt gehaald.

U kunt niet alleen samenwerken met een professionele werkgeversorganisatie, maar ook maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat iedereen die door uw bedrijf wordt betaald, daar ook daadwerkelijk werkt en bestaat. Contact opnemen met referenties en het uitvoeren van achtergrondcontroles op potentiële nieuwe medewerkers is een manier om zeker te zijn dat ze echt zijn. Een directe storting eisen voor alle werknemers is een andere manier om het risico te verkleinen dat u geesten betaalt.

U kunt andere vormen van loonfraude identificeren, zoals vervalste lonen, urenstaten en uitgaven door de loonadministratie te controleren en te controleren voordat u betalingen doet. De persoon die de loonadministratie beoordeelt en goedkeurt, zou niet dezelfde persoon moeten zijn die het verwerkt. De persoon die de loonadministratie beoordeelt, moet verantwoordelijk zijn voor het waarborgen dat:

• De gewerkte uren komen overeen met het verwachte aantal uren dat een werknemer zou moeten werken: Als een werknemer meer dan 40 uur werkt of meer werkt dan het aantal uren waarvoor hij werd aangenomen, moet de persoon die de loonlijst beoordeelt contact opnemen met de supervisor van de persoon om er zeker van te zijn dat alles eerlijk en betrouwbaar is. Een andere mogelijkheid is om goedkeuring te vragen voordat een werknemer een rooster kan indienen met meer dan 40 gewerkte uren in een week.
• Het uurloon is juist: de persoon die de loonlijst beoordeelt, moet het verwachte uurloon van de werknemers vergelijken met het loon dat ze daadwerkelijk ontvangen. Als er een discrepantie is, moet er verder onderzoek plaatsvinden.
• Passende bedragen worden ingehouden: belastingen en andere inhoudingen moeten van de loonstrookjes van de werknemers worden afgetrokken. Als dat niet zo is, moet de persoon die de loonadministratie beoordeelt uitzoeken waarom.
• De kosten zijn gepast: de persoon die verantwoordelijk is voor de controle of herziening van de loonadministratie moet ook alle kosten bekijken die door werknemers worden gedeclareerd en nagaan of deze gepast of legitiem zijn. De beoordeling kan ook het bekijken van bonnetjes omvatten om te controleren of de opgegeven uitgaven overeenkomen met de bonnetjes. De kosten moeten ook werkgerelateerd zijn.

Hoe je loonfraude kunt voorkomen

Wereldwijde loonadministratie fraude hoeft uw bedrijf geen honderdduizenden dollars te kosten. Weten hoe je loonfraude kunt voorkomen, kan het in de praktijk stoppen of voordat het überhaupt begint. Hier zijn stappen die u kunt nemen om te voorkomen dat loonfraude uw bedrijf treft.

• Controleer iedereen grondig voordat je ze inhuurt: Idealiter zijn de mensen die je inhuurt eerlijk en betrouwbaar. Het screenen van nieuwe medewerkers door hun strafblad te controleren, referenties te verifiëren en opleiding en eerdere banen te bevestigen, helpt je te voorkomen dat je oneerlijke mensen aanneemt. U kunt het screeningproces uitbesteden wanneer u internationaal werknemers aanneemt.
• Gebruik elektrische urenstaten en heb goedkeuring nodig: het is voor werknemers gemakkelijk om papieren urenstaten aan te passen, maar moeilijker voor hen om elektrische urenstaten aan te passen. Het gebruik van elektrische urenstaten en het vereisen van goedkeuring van de supervisor van de ingediende tijd kan helpen om vervalste rapporten van gewerkte uren te voorkomen.
• Gebruik biometrie om buddy punch-ins te elimineren: Collega's verplichten zichzelf in te klokken, als u een fysieke tijdklok gebruikt, zal buddy punch-ins voorkomen. Eén manier om dat te doen is door vingerafdrukken of andere biometrische gegevens te gebruiken om de identiteit van een werknemer te verifiëren voordat hij incheckt.
• Beperk wie toegang heeft tot de salarisgegevens: hoe minder mensen toegang hebben tot de salarisadministratie van uw bedrijf en die aanpassingen of wijzigingen kunnen aanbrengen, hoe beter. Door de toegang tot de loonadministratie te beperken, wordt het risico verkleind dat iemand de gewerkte uren of het loontarief aanpast.
• Heb een tweede paar ogen nodig op loonrapporten: Alle loonrapporten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat betalingen worden uitgegeven. Er zou ook een proces moeten zijn om betalingen te pauzeren en correcties te doen als er onjuistheden worden vastgesteld.
• Weet waar u op moet letten bij het beoordelen van de salarisadministratie: zorg ervoor dat uw bedrijf geen mensen betaalt met zeer vergelijkbare namen en identieke adressen. Wees ook voorzichtig met betalingen aan mensen die op hetzelfde adres wonen of betalingen naar dezelfde bankrekening voor verschillende werknemers.
• Zorg voor een systeem om ontslagen werknemers te identificeren en te verwijderen: Een manier om betalingen aan spookwerknemers te voorkomen, met name mensen die niet langer voor uw bedrijf werken, is door dossiers of dossiers te markeren nadat een werknemer het bedrijf heeft verlaten. Een gemarkeerd bestand mag geen betalingen blijven ontvangen.
• Elimineer chequebetalingen: Loonfraude is makkelijker te plegen als er papieren cheques bij betrokken zijn. Bij directe storting wordt elke betaling naar een bankrekening gestuurd. U kunt controleren of de accountgegevens juist zijn en dat ze van de juiste werknemer zijn. Indien nodig kun je betalingen terugdraaien als je vermoedt dat er sprake is van fraude.
• Stel een zerotolerancebeleid in: Je kunt fraude ontmoedigen door een zerotolerancebeleid in te stellen. Werknemers op de hoogte brengen van de regels en de mogelijke gevolgen van loonfraude kan voorkomen dat mensen dat doen.

Besteed uw internationale salarisadministratie uit aan Globalization Partners

Wanneer uw bedrijf naar het buitenland uitbreidt, kan het lastig zijn om op de hoogte te blijven van wat er wereldwijd gebeurt. U hebt een team nodig om u ter plaatse en in het land te ondersteunen. Globalization Partners kan dat team voor u zijn. Onze totaaloplossing stroomlijnt het internationale aanwervingsproces en helpt er ook voor te zorgen dat uw loonadministratie, belastingen en juridische zaken in overeenstemming blijven met het land waar u actief bent. Onze wereldwijde loonadministratie zorgt ervoor dat uw internationale TEAM op tijd wordt betaald, terwijl tegelijkertijd het risico op loonfraude wordt beperkt. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.

Download onze wereldwijde loonadministratie Compliance Checklist voor meer informatie over Internationaal salarisadministratie.

Haal nu de checklist