Onlangs had ik het voorgoed om samen met Sara Dhooge van SD Worx mee te doen aan de Pangeo Perspectives-podcast van G-P om te praten over de modernisering van de loonadministratie en waarom het cruciale proces klaar is voor een broodnodige paradigmaverschuiving. Je kunt hier de volledige aflevering"Payroll Management: The New Key to Global Growth" bekijken of on demand beluisteren via je favoriete podcastplatform.
Hieronder volgen vier belangrijke inzichten uit het gesprek en enkele "pro tips" om het strategie-impactende waardepotentieel van het loonadministratiemodel van uw organisatie te benutten.
Payroll is niet meer wat het geweest is....
Na de pandemie ontdekten organisaties van elke omvang dat hun bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP's) voor de salarisadministratie de perfecte storm van omstandigheden hadden doorstaan. Payroll-bedrijfsmodellen over de hele wereld, die mank lopen met verouderde technologie, hebben uit de eerste hand geleerd dat de modernisering van de payroll niet langer een doodlopende weg kan zijn.
Toegang tot strategische personeelsbestand-inzichten, het gemak van grensoverschrijdende geldoverschrijding naar een wereldwijd gedistribueerd personeelsbestand, en een compliance "doel" dat nooit op één plek leek te blijven, werd de nieuwe loonrealiteit. Om nog maar te zwijgen van de complexiteit van snel veranderende gevoelens ten opzichte van de werknemer-ervaring en de enorme rol van de salarisadministratie in de kern – het faciliteren van het vertrouwen, de transparantie en het welzijn dat van de moderne werkplek wordt verwacht.
Pro-tip: Om tijdige, nauwkeurige en compliant payroll wereldwijd mogelijk te maken, vereist het kritieke proces een moderne infrastructuur van mensen, processen en technologie. Het moderne bedrijfsmodel voor payroll moet wendbaar, schaalbaar en veerkrachtig zijn en de strategische ambities van het bedrijf kunnen ondersteunen. Om de organisatie te ondersteunen bij het uitvoeren van haar strategische doelen, moet payroll haar gegevens ontsluiten en activeren om een centraal en synergetisch element te worden binnen de HCM-strategie.
… En het wordt steeds moeilijker.
Hoewel de loonadministratieprofessionals wereldwijd steeds het gevoel geven dat loonadministratie een eenvoudig proces is, is de realiteit dat loonadministratie allesbehalve eenvoudig is, en alleen maar meer complexiteit en risico wil opleveren.
In mijn onderzoek onder leiders in loonadministratie is compliance de boventoon als een centrale drijfveer voor organisaties die investeren in de modernisering van de loonadministratie. De complexiteit van regelgeving wereldwijd blijft toenemen, waardoor de loonadministratieteams meer belast om een bewegend doelwit van wettelijke vereisten te beheren die zich opstapelen naarmate de organisatie groeit.
Met totaal talentstrategieën (een flexibele mix van voltijds equivalenten, IC's, freelancers, enz.), een onmisbare aanpak om wereldwijd toegang te krijgen tot geschoold talent en concurrerend te blijven, merken organisaties van elke omvang steeds vaker dat hun voetafdruk zich uitstrekt naar nieuwe landen waar ze actief zijn en naar "long-tail" payrollbehoeften, wat de complexiteit alleen maar vergroot.
Bovendien zijn flexibiliteit, de essentiële waarde in de "oorlog om talent," moderne praktijken zoals functiekeuze, projecten, ploegen, werklocatie zoals thuiswerken (WFH) of werken van overal (WFA), betaalmethode en meer, allemaal belangrijke factoren in het vormgeven van de moderne werknemer-ervaring. Het mogelijk maken van een hyper-gepersonaliseerde EX is essentieel om bekwame talenten te betrekken die werkervaringen willen vormgeven die aansluiten bij hun behoeften en doelen, en de loonadministratie is essentieel om dit mogelijk te maken.
In dit kader zullen telewerken en WFA bedrijven verder over grenzen trekken en de complexiteit en het risico verder vergroten. Digitale betaalmethoden zoals earned loon access zullen steeds meer worden geaccepteerd als standaardonderdeel van wereldwijde loonadministratie en de "moderne betaalervaring."
Pro-tip: Managed payroll-diensten kunnen een compliant middel bieden om wereldwijde loonadministratie-transformatie te versnellen. Organisaties in staat stellen toegang te krijgen tot loonadministratietechnologie en continue innovatie, diepgaande expertise op landelijk niveau compliance en toonaangevende praktijkprocesontwerp, die samenwerken om de loonadministratie te moderniseren voor meer veerkracht, wendbaarheid en schaalbaarheid. Bovendien, nu de loonadministratie steeds complexer, technischer en wereldwijd wordt, zoeken steeds meer organisaties managed service partners om te helpen, vooral met het tekort aan vaardigheden, een reëel probleem nu het aantal talentpools op de loonlijst blijft krimpen.
Zoek oplossingen die zeer flexibele adoptiemethoden bieden, zodat uw organisatie technologie-ondersteunde diensten stapsgewijs kan inzetten (van puntoplossingen tot uitgebreide tot volledig beheerde diensten). Richt je op de "best-in-breed" loonadministratieaanbieders met oplossingen die de aanpak aanvullen en uitbreiden in plaats van te rippen en vervangen, waardoor bestaande loonadministratiemiddelen en investeringen behouden kunnen blijven en worden aangevuld met de mogelijkheid om uit te breiden naarmate de behoeften veranderen.
Van eenvoudige processor naar strategische partner
Met de vooruitgang in de kunstmatige intelligentie (kunstmatige intelligentie) staan backofficeprocessen klaar voor een enorme verschuiving van automatisering naar augmentatie, en nergens is dat meer welkom of nodig dan in de loonadministratie. Historisch gezien zal sterk handmatige, reactieve en vaak statische loonadministratie als proces en beroep diepgaand worden beïnvloed door de instroom van kunstmatige intelligentie. Kunstmatige Intelligentie zal de handmatige inspanning voor touchless payroll wegnemen, waardevolle inzichten en voorschrijvende richtlijnen naar voren brengen, de rijke dataset van payroll benutten via realtime analyses en zorgen voor verbeterde resultaten op zakelijke en Werknemer-ervaring, terwijl praktijkmensen waardevolle tijd krijgen om strategische initiatieven te ondersteunen.
Naarmate we dieper richting augmentatie gaan, zal de rol van payroll practitioner evolueren van een eenvoudige verwerker naar die van een strategische partner. Met behulp van zijn data en inzichten kan de loonadministratie wezenlijke veranderingen bewerkstelligen door verhalen te vertellen met zijn data en als strategisch adviseur voor het bedrijf te fungeren terwijl het zijn groeitraject doormaakt.
Pro-tip: Kleed je voor de rol die je wilt in plaats van de rol die je hebt. De loonadministratie moet hun mindset van de eenvoudige backoffice-processor naar een strategisch adviseur en expertisecentrum (COE) ontwikkelen. Nu automatisering plaatsmaakt voor augmentatie, is dit het moment voor payroll-professionals om zich in te zetten, technologie te benutten en hun rijke set toekomstgerichte vaardigheden (zoals analytisch denken, aanpassingsvermogen, creativiteit, veerkracht, flexibiliteit, wendbaarheid) in te zetten samen met hun diepgaande data en inzichten om zichzelf te positioneren als strategische adviseurs van het bedrijf.
Het verhogen van de loonadministratie vereist ook dat leidinggevenden het waardepotentieel van de loonadministratie erkennen en zowel "investeerd" zijn (het cultureel prioriteren en promoten van loonadministratie) als "investeren" (voldoende budget en investering) in het kritieke proces, het bieden van voldoende ondersteuning en investering van de loonadministratie en haar praktijkmensen, en het vormen van een cultuur waarin de loonadministratie een vertrouwde adviseur van het bedrijf is.
Een essentieel ingrediënt in organisatorische wendbaarheid
Misschien wel de meest waardevolle en strategisch impactvolle bron van loonadministratie ligt in de rijke, maar vaak onderschatte datasets die het samenstelt. De diepgang en het potentieel van de data die in de loonadministratie is opgeslagen, gecombineerd met de expertise en het begrip van de organisatie en compliance op grote schaal, kunnen enorm waardevol zijn als ze worden geactiveerd. Wanneer het wordt gecombineerd met bredere HUMAN RESOURCES-, bedrijfs- en operationele datasets, kan de organisatie haar data gebruiken om ogenschijnlijk om de volgende hoek te kijken, waarbij ze gebruikmaken van aanwijzingen, duwtjes en voorschrijvende inzichten om te plannen, voorbereiden en berekende koerscorrecties te maken langs haar strategische pad.
Het ontsluiten van die inzichten vereist een moderne wereldwijde loonadministratie-infrastructuur van cloudtechnologie, bidirectionele API's en integraties, kunstmatige intelligentie en analytics, die allemaal zeer betrouwbare, schaalbare, agile en veerkrachtige loonadministratie mogelijk maken en de loonadministratie in staat stellen haar expertise te richten op het faciliteren van strategische veranderingen en initiatieven (bijv. fusies, desinvesteringen, landuitbreidingsinitiatieven en meer).
Pro-tip: Maak gebruik van rijke loonadministratiegegevens om verhalen te vertellen en wezenlijke verandering mogelijk te maken. Begin klein en groei, gebruik de beschikbare hulpmiddelen en probeer niet de oceaan in één keer te koken. Begin met het identificeren van de beschikbare data en stel je eigen dashboard samen met impactvolle statistieken.
Voer regelmatig gesprekken met je leidinggevende stakeholders en maak gebruik van 2-3 belangrijke meetpunten, KPI's of datapunten die volgens jou het meest relevant zijn voor hen. Richt de discussies op data (niet op emotie) en begin een dialoog over wat de data je vertelt. Werk samen om te handelen op basis van belangrijke bevindingen en van daaruit vooruit te gaan om verbeterde relaties met belanghebbenden te bevorderen, vertrouwen op te bouwen en een dialoog te openen voor materiële verandering en vooruitgang.
