Naleving van de regels voor telewerken is belangrijker dan ooit. Sinds het begin van de pandemie hebben veel bedrijven een permanent beleid voor werkomgevingen op afstand ingevoerd, dat waarschijnlijk binnenkort de norm zal worden. In 2025 zal 75 procent van de personeelsbestand zelfs minstens vijf dagen per maand op afstand werken.

Hoewel er weinig wetten zijn die van toepassing zijn op tijdelijke thuiswerkregelingen, zijn veel landen begonnen met het invoeren van wetgeving inzake telewerken.

Hier volgen enkele van de juridische kwesties waarmee bedrijven rekening moeten houden wanneer zij een beleid voor werken op afstand invoeren dat aan de wetgeving voldoet.

Probleem #1: Data compliance (privacy en beveiliging)

Gegevensnaleving zou bovenaan de prioriteitenlijst van bedrijven moeten staan. Als u met gevoelige data te maken heeft — waaronder klantgegevens — is het van cruciaal belang om de privacy en veiligheid van die informatie waartoe werknemers toegang hebben te waarborgen. Een andere kwestie doet zich voor wanneer gegevens internationaal worden overgedragen. Voldoet uw bedrijf aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Wat u kan doen: 

  • Privacy- en beveiligingsbeleid definiëren dat betrekking heeft op software, hardware, informatie en toegangscontrole.
  • Laat medewerkers een Virtual Private Network (VPN)-dienst gebruiken die websurfen veilig houdt, vooral voor op afstand-werknemers die openbaar Wi-Fi gebruiken.
  • Codeer vertrouwelijke informatie.
  • Stel een two factor authentication (2FA) in voor elk apparaat.

[bctt tweet="Bij het omgaan met gevoelige gegevens — inclusief klantinformatie — is het cruciaal om de privacy en veiligheid van de informatie die medewerkers toegang hebben tot en gebruiken te waarborgen." gebruikersnaam="globalpeo"]

Probleem #2: Loonadministratie compliance

Loonadministratie compliance is een veelvoorkomende uitdaging waar bedrijven voor staan wanneer ze werknemers met een op afstand hebben. Bedrijven moeten de arbeids- en arbeidswetten in elk land waar ze in dienst zijn begrijpen om ervoor te zorgen dat ze werknemers volgens die wetten betalen .

Wat u kan doen:

Controleer de vereisten van elke staat of land met betrekking tot:

  • Minimaal gek. Minimum loon is het laagste salaris of de lage vergoeding die werkgevers wettelijk aan hun werknemers kunnen compenseren. Het verschilt per land — en per staat in de VS — en hoewel de meeste landen er een hebben, hebben sommige landen het invoeren van een officieel minimumloon achtergelaten. Daarom is het cruciaal om de loonbehoeften in het land waar je actief bent bij te houden. Bedrijven die niet aan deze vereisten voldoen, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor boetes en rechtszaken.
  • Wetten tegen overuren en werktijden. Hoewel er wereldwijd een standaard is voor werktijden, zijn er verschillen in verschillende landen. Lokale arbeidswetten stellen de maximale en minimale werkuren en overuren voor werknemers vast, en bedrijven moeten zich hieraan houden.
  • Bladeren. Lokale arbeidswetten stellen hun eigen regeling voor betaald verlof in. Vakantieverlof is anders in Amerika dan in Europa of Afrika, en dat geldt ook voor zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Door deze regelgeving op de hoogte te houden, voorkomen ze dat bedrijven aansprakelijk worden gesteld.
  • Betaalfrequentie. De salarisfrequentie bepaalt hoe vaak werknemers betaald moeten worden (dus wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks) en verschilt per land. Het is cruciaal om dit in gedachten te houden om te voldoen aan de regelgeving van elk land en compliance-problemen te vermijden.
  • Voordelen. Werknemers hebben recht op bepaalde verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden die door de arbeidswetgeving van hun land zijn voorgeschreven. Hoewel elk land basis secundaire arbeidsvoorwaarden kent zoals sociale zekerheid, hebben vele andere landen bepaald dat werkgevers ook werkloosheids- en pensioenuitkeringen moeten aanbieden.
  • Verzekering. In veel landen zijn verzekeringen met betrekking tot gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheid verplicht. Dit is iets waar bedrijven rekening mee moeten houden wanneer zij werknemers in die landen inhuren.
  • Belasting. Sommige landen hebben complexere belastingsystemen dan andere. Inzicht in deze systemen is essentieel voor de naleving van de belastingwetten en -voorschriften.

Zoek deskundigen om uw bedrijf te helpen op de hoogte te blijven van de plaatselijke wet- en regelgeving.

Probleem #3: Gezondheid en veiligheid

Het beschermen van de gezondheid en veiligheid van werknemers is voor bedrijven sinds de overstap naar op afstand moeilijker geworden. Toch is het bedrijf nog steeds verantwoordelijk voor het gezond en veilig houden van medewerkers, zelfs als werknemers niet fysiek op kantoor werken.

Wat u kan doen:

  • Identificeer mogelijke gevaren en implementeer maatregelen om risico's te beheersen en te verkleinen.
  • Zet een systeem op voor het melden van verwondingen of incidenten, en zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze het moeten gebruiken.
  • Zorg voor gezondheids- en veiligheidstraining en moedig werknemers aan om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen.
  • Mentale gezondheid is ook belangrijk om op te letten. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers pauzes en rustperiodes nemen.

Probleem #4: Uitrusting

Het is belangrijk om werknemers te voorzien van de benodigde tools en apparatuur om hun werk uit te voeren. In sommige landen zijn werkgevers verplicht om werknemers een vergoeding of een toelage te geven voor de kosten die ze maken tijdens het telewerken.

Wat u kan doen:

  • Zorg voor de middelen die werknemers nodig hebben om thuis te werken.
  • Wanneer het bedrijf de apparatuur niet kan leveren, is het noodzakelijk een overeenkomst met de werknemer te sluiten en eventuele gemaakte kosten te vergoeden .
  • Zorg dat u voldoet aan lokale wetten op afstand die extra vergoeding vereisen voor elektriciteit, telefoon en internetdiensten.

Telewerker

Probleem #5: Intellectueel eigendom

Naast het beschermen van gevoelige gegevens, moeten bedrijven ook prioriteit geven aan de bescherming van het werk dat hun werknemers produceren, waaronder auteurschap, uitvindingen en ontwerpen. Bescherming van internationaal intellectueel eigendom (IP) is een belangrijke factor om te overwegen bij het aannemen van werknemers met open afstand.

Wat u kan doen: 

  • Registreer het IE in de landen waar uw werknemers zich bevinden.
  • Voeg een geheimhoudingsclausule toe aan de arbeidsovereenkomst en zorg ervoor dat de voorwaarden worden verduidelijkt en begrepen.

Om deze problemen te voorkomen, moeten bedrijven een officieel beleid inzake telewerken opstellen en implementeren.

Beleid inzake telewerken

Het is heel belangrijk om een aantal regels en richtlijnen vast te stellen om telewerkers te reguleren en te beheren.

Telewerker

Een beleid inzake telewerken moet het volgende bevatten:

  • Bedrijfsregels
    Thuiswerken stelt werknemers niet vrij van de voorwaarden en beleidslijnen die voor hen op de werkplek gelden. Om verwarring te voorkomen, kunt u dit het beste duidelijk vermelden in de richtlijnen voor telewerken van het bedrijf.
  • Werkverwachtingen en prestaties van werknemers 
    Stel richtlijnen op voor planningen, deadlines, rapporten en taken. Het is ook belangrijk uit te leggen hoe u prestaties en productiviteit gaat meten, en welke maatstaven voor elke functie belangrijk zijn.
  • Clausules over gegevensprivacy en intellectuele eigendom Zorg ervoor dat medewerkers een geheimhoudingsverklaring ondertekenen en het belang begrijpen van het beschermen van de informatie van het bedrijf.
  • Vergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden 
    Verduidelijk dat werknemers recht hebben op dezelfde vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden als op de werkplek. Let er ook op of er een extra vergoeding voor elektriciteit of internetkosten zal zijn.
  • Communicatierichtlijnen 
    Zorg ervoor dat werknemers vertrouwd zijn met de communicatiemiddelen die uw team gebruikt. Bepaal de verwachtingen voor online beschikbaarheid tijdens de werkuren en benadruk het belang van controlegesprekken en vergaderingen om de communicatie met uw team vlot te laten verlopen.

Uw team op afstand internationaal opbouwen?

Als je hulp nodig hebt met telewerken compliance, kunnen Globalization Partners helpen. Als Employer of Recordnemen wij de wettelijke verantwoordelijkheid voor uw wereldwijde teamleden op ons en staan wij uw bedrijf toe om in 187 landen aan te nemen – zonder dat er een entiteit nodig is.

Lees ook: Wat is een Employer of Record?