Er zijn veel redenen waarom werknemers een bedrijf verlaten — ze gaan met pensioen, vinden een nieuwe baan of vertrekken onvrijwillig vanwege ontslagen of ontslagen. Ongeacht deze redenen moeten bedrijven zich voorbereiden om de overgang gemakkelijk te maken.

Het vertrek van een werknemer maakt deel uit van de telewerker-ervaringsreis en bedrijven moeten zich vooraf voorbereiden op het proces van offboarding. Dit houdt in dat je middelen investeert in het naadloos maken van het proces, omdat het over het hoofd zien van het offboarding proces het werkgeversmerk kan schaden lang na het vertrek van de werknemer. Volgens een enquête van Fractl wacht een derde van de Amerikaanse werknemers een volle maand voordat ze een beoordeling van hun bedrijf verlaten.

Offboarding is net zo belangrijk als onboarding en is een belangrijk onderdeel van de werknemer-cyclus. Muryel Dias, Manager HUMAN RESOURCES Operations Zuid- en Midden-Amerika bij Globalization Partners , zegt: "Offboarding begint zodra je een werknemer inboort, en zonder een goed offboarding proces kunnen bedrijven de algehele werknemer-ervaring vernietigen." Het voorbereiden van het vertrek van medewerkers kan uitdagend zijn als je op kantoor werkt, maar in een telewerkenomgeving vereist offboarding nog meer tijd en aandacht.

4 redenen waarom effectieve offboarding cruciaal is voor uw bedrijf

Het is bewezen dat een gedetailleerd en effectief offboarding proces leidt tot een betere behoud van talent. Een gestructureerde, doordachte offboarding zorgt er ook voor dat HR-teams het proces voor werkgevers en werknemers kunnen faciliteren.

Het creëren van een offboarding proces is cruciaal om:

#1: Vermijd juridische en financiële problemen
Het verzamelen en ondertekenen van alle benodigde documenten als onderdeel van het offboarding -proces vermindert het risico op klachten of rechtszaken voor werkgevers. Dit geldt vooral bij onvrijwillige vertrekken, zoals ontslagen, wanneer er landspecifieke wetten zijn die werkgevers moeten volgen om hun handelingen wettig te waarborgen.

#2: Voorkom datalekken
HR-teams moeten ervoor zorgen dat er voldoende tijd is om medewerkers van het systeem af te melden, hun accounts te deactiveren en de toegang tot platforms en informatie die ze niet langer nodig hebben te verkorten. Als werknemers na hun vertrek toegang hebben tot bedrijfsgegevens, kan dit leiden tot verspreiding van vertrouwelijke informatie die het bedrijf in gevaar brengt.

#3: Verbeter de reputatie van het bedrijf
Het op de best mogelijke manier beëindigen van de relatie tussen werknemer en werkgever zorgt ervoor dat werknemers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen voor de tijd die ze bij het bedrijf hebben doorgebracht. De meningen van medewerkers hebben invloed op de reputatie van het bedrijf. Beoordelingen zijn zelfs belangrijk voor 95 procent van de werkzoekenden, wat betekent dat negatieve bedrijfsbeoordelingen de beslissingen van potentiële kandidaten over solliciteren al dan niet kunnen beïnvloeden.

#4: Krijg waardevolle feedback
Werknemers die vrijwillig het bedrijf verlaten, zijn een geweldige bron van feedback. Het horen van de redenen voor hun vertrek of gewoon hun eerlijke mening zal het bedrijf in de toekomst helpen verbeteren.

Volgens Snapsurveys"zijn de best presterende bedrijven niet alleen goed in het accepteren van feedback, maar vragen ze ook bewust om feedback. En ze weten dat feedback alleen nuttig is als het zowel zwakke als sterke punten benadrukt."

Offboarden in een telewerken-omgeving

Thuiswerken heeft veel voordelen, maar er kunnen nog steeds nadelen zijn. Zonder de mogelijkheid om face-to-face interacties te hebben, kunnen barrières voor verbinding en communicatie een enorme uitdaging worden als het gaat om op afstand offboarding

"Het gebrek aan fysieke nabijheid maakt het extra belangrijk om een doordacht offboarding proces te implementeren waarin duidelijke communicatie essentieel is om vertrouwen op te bouwen en misverstanden te voorkomen op het moment van het vertrek van de medewerkers," zegt Camila Torres, HR-specialist bij Globalization Partners.

Het doel van het definiëren van het offboarding proces is het creëren van een soepele overgang voor de werknemer en het beschermen van het bedrijf tegen datalekken en beveiligingsrisico's.

Factoren die het offboarding proces bepalen

Er zijn twee factoren die bepalen welke stappen in het offboarding proces moeten worden genomen: de reden van het vertrek en de positie van de werknemer.

Reden voor vertrek

Afhankelijk van de reden van vertrek kunnen sommige fasen van het proces belangrijker worden dan andere. Daarom moet het offboarding proces worden afgestemd op de omstandigheden van elk geval. Er zijn vier hoofdredenen voor vertrek:

1. ontslag
Het is belangrijk dat HR-teams een proces definiëren dat helpt onverwachte vertrekken te voorkomen en voldoende tijd biedt om de openstaande functie te vullen. Werknemers moeten richtlijnen ontvangen die de vereisten vastleggen om een gemakkelijke vertrek te garanderen. Deze richtlijnen kunnen een minimale opzegtermijn, overdrachtsnotities, rapporten en gegevenstoegang noodzakelijk maken.

2. Pensioen
HR-teams moeten het pensioen van werknemers vooraf plannen. Zij moeten zorgen voor compliance met pensioenregelingen en de uiteindelijke uitbetaling aan de werknemers bepalen. Een beste praktijk om een prettige vertrek te garanderen, is het geven van een gepast afscheidsfeest en erkenning voor pensionerende medewerkers in de vorm van een prijs of een cadeau, vooral als ze al lang voor het bedrijf werken.

3. Ontslag
Werknemers ontslaan is moeilijk, maar soms onvermijdelijk. In deze gevallen is het het beste om de werknemer met respect en empathie te behandelen en heel duidelijk te maken waarom hij of zij wordt ontslagen.

4. Ontslag
Ontslagen zijn een van de moeilijkste taken van HUMAN RESOURCES, en in deze gevallen moet het offboarding proces tot in de puntjes worden gepland. De werknemer dient een schriftelijke kennisgeving te ontvangen waarin de feiten worden vermeld die het ontslag motiveren en de juridische artikelen waarop het bedrijf zich baseert om deze beslissing te nemen om problemen te voorkomen.

Houd er rekening mee dat belangrijke compliance-onderdelen zoals de vereiste documenten en proeftijd per land verschillen. Medewerkers toestaan om afscheid te nemen van hun collega's, hun laatste wensen te vervullen en gedurende het hele proces een beeld van bedrijfseenheid te tonen, zijn enkele van de sleutels om een naadloos ontslag te garanderen.

Volgens Dias en Torres is het, ongeacht de reden van vertrek, cruciaal dat medewerkers zich op hun gemak voelen. HUMAN RESOURCES mogen nooit vergeten dat ze met mensen te maken hebben, dus empathie, communicatie en solidariteit zijn fundamenteel, vooral als je te maken hebt met een op-afstand offboarding proces.

Het is ook cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers alle betalingen en ontslagvergoedingspakketten ontvangen waar ze recht op hebben. Werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat de lokale wetten en regels met betrekking tot ontslagvergoedingspakketten en betalingen tijdens ontslagen per land of regio verschillen.

Type positie
De stappen die betrokken zijn bij het offboarding proces variëren ook afhankelijk van de functie die de werknemer bekleedt. Zo kan het ontslaan van accountantsmedewerkers een controle van de financiële administratie vereisen vóór hun vertrek, terwijl beveiligingscontroles nodig kunnen zijn voor IT-medewerkers om te voorkomen dat ze gevoelige gegevens meenemen.

Hoe creëer je een effectief op afstand offboarding proces
HR-teams moeten een op maat gemaakt offboarding proces creëren op basis van de specifieke behoeften van hun bedrijf. Het proces hangt sterk af van het type vertrek, vooral of de werknemer vrijwillig of onvrijwillig vertrekt, evenals van basiszaken zoals de omvang van het bedrijf.

In een telewerken-omgeving vereist het offboarding -proces dat bedrijven basiscommunicatie uitvoeren in een virtuele omgeving, wat waarschijnlijk nieuwe stappen en zorgvuldige overwegingen vereist. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat het op afstand offboarding -proces legaal en succesvol wordt uitgevoerd.

1. Stel een communicatieplan op
Het offboarding proces begint op het moment dat het HR-TEAM hoort van een vertrek, ongeacht of het een ontslag of ontslag betreft. Het is vooral belangrijk om een communicatieplan voor op afstand op te stellen waarin wordt beschreven hoe de rest van het TEAM geïnformeerd zal worden. Stel een gemeenschappelijk communicatiekanaal vast en plan van tevoren afspraken en videogesprekken. Volgens Edwina Tan, Director of Global Operations APAC bij Globalization Partners, is het essentieel om aandacht te besteden aan de toon die wordt gebruikt in e-mails en gesprekken met medewerkers.

Het plan moet ook rekening houden met de klanten van de werknemer en hoe deze correct op de hoogte worden gesteld. Dit communicatieplan moet duidelijke informatie bevatten over het vertrek om misverstanden te voorkomen.

2. Bereid het papierwerk voor
Het papierwerk voor de offboarding van een telewerker verschilt niet van het proces voor face-to-face vertrekken, behalve dat het digitaal moet gebeuren. HR-teams moeten alle benodigde documentatie verzamelen om ervoor te zorgen dat alles in orde is en legaal wordt uitgevoerd. Het is noodzakelijk om contracten en geheimhoudingsverklaringen te bekijken om de vertrekvoorwaarden te verduidelijken en eventuele vragen te beantwoorden. HUMAN RESOURCES moet ook papierwerk voorbereiden met betrekking tot vergoedingspakketten, voordelen, terugbetalingen en belastingen. Al deze documenten kunnen gedeeld worden via documentbeheer- en digitale handtekeningsystemen om het proces soepel en veilig te garanderen.

3. Plan het overgangsproces
De belangrijkste stap op dit punt in het proces is het opstellen van een plan om de overgang van werk en verantwoordelijkheden na het vertrek van de telewerker naadloos te laten verlopen. Dit plan moet regelmatige online check-ins omvatten om de status van de projecten te beoordelen, taken die al door de werknemer zijn gestart opnieuw toe te wijzen, en de basis te leggen zodat de nieuwe werknemer de benodigde taken kan uitvoeren. HUMAN RESOURCES moeten duidelijk zijn met de betrokken teams over hoe deze overgang eruit zal zien en waar het werk van de werknemer zal eindigen.

4. Plan online kennisoverdrachtsessies
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van een effectieve op afstand- offboarding voor vrijwillige vertrekken. Tijdens de online kennisoverdrachtssessies delen vertrekkende medewerkers informatie met hun collega's of directe ondergeschikten, en indien mogelijk met de nieuwe medewerker. Deze informatie moet een overzicht bevatten van verantwoordelijkheden en taken, de status van projecten en toegang tot informatie, software en documenten.

5. Recover bedrijf assets
Als het bedrijf tijdens hun dienstverband apparatuur en bezittingen aan werknemers heeft geleverd, is het belangrijk dat deze vóór vertrek naar de werkgever worden teruggestuurd. HR-teams moeten een digitale checklist en regelingen maken om deze middelen in de laatste dagen voordat de werknemer vertrekt, te verzamelen. Deze checklist kan items bevatten zoals computers, mobiele telefoons, sleutels, ID-badges en zakelijke creditcards en dient samen met een digitale brief van de bedrijfsinlevering naarde vertrekkende werknemer te worden gestuurd.

6. Verwijder gebruikersaccounts
Thuiswerken vereist het delen van informatie online. Daarom hebben medewerkers toegang tot interne tools zoals e-mailaccounts, drives, databases en bronnen van gevoelige informatie. Het deprovisioneren van de toegang van op afstand-medewerkers tot deze informatie en het terugwinnen van digitale activa, inclusief wachtwoorden en sleutelcodes, helpt beveiligingslekken te voorkomen. Hoe goed de relatie tussen werkgever en werknemer ook is, vertrekkende medewerkers zouden geen toegang meer moeten hebben tot informatie zodra ze geen deel meer uitmaken van het TEAM.

7. Voer een virtueel exit-interview uit
Hoewel het alleen van toepassing is op vrijwillige vertrekken, zijn virtuele exitgesprekken essentieel om een impactvolle offboarding te garanderen. Het doel van deze gesprekken is om waardevolle feedback te verkrijgen over de werknemer-ervaring binnen het bedrijf. Dit zal de laatste kans zijn om medewerkers een positieve indruk te geven vóór hun vertrek. Het is ook een uitstekende manier om informatie te verzamelen die de afdeling PERSONEELSZAKEN helpt om in de toekomst betere beslissingen te nemen. Grijp de kans om inzicht te krijgen in de rol, hun kijk op telewerken en hun algehele ervaring.

Het creëren van een effectief op afstand offboarding -proces is net zo gunstig voor bedrijven als voor medewerkers. Het kan echter lastig zijn om de complexiteit van het vertrek van een werknemer te navigeren, vooral wanneer persoonlijke communicatie geen optie is.

Globalization Partners'kunstmatige intelligentie-gedreven platform voor wereldwijde HR-ondersteuning helpt u compliance te waarborgen tijdens de offboarding van uw International-medewerkers.

Wil je meer weten over G-P Recruit, bezoek dan onze website en laat ons weten hoe we je kunnen helpen het beste talent te vinden, op de juiste locatie, tegen de juiste prijs.