Wat is een wereldwijde HRIS? Een gids voor internationale aanwerving

Belangrijkste inzichten

• Wat is een personeelsinformatiesysteem (HRIS): het centraliseert functies zoals salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, onboarding en prestatiebeheer op één enkel platform.

• Lokale en wereldwijde HRIS-platforms voorzien in verschillende behoeften: een lokale HRIS ondersteunt de wetten en het salarissysteem van één land. Een wereldwijde HRIS centraliseert het personeelsbeheer in meerdere landen, valuta's en nalevingskaders.

• Een Employer of Record is een aanvulling op uw HRIS: terwijl een HRIS gegevens en processen beheert, neemt een Employer of Record wettelijk namens u werknemers in dienst en zorgt voor de lokale compliance. Met een Employer of Record hoeft u geen juridische entiteiten op te richten om internationaal mensen in dienst te nemen.

• G-P kan worden geïntegreerd met veel HRIS-systemen: neem in meer dan 180landen mensen aan die voldoen aan de regelgeving — en dat allemaal zonder uw technische stack opnieuw op te bouwen.

Niet alle HUMAN RESOURCES tools zijn ontwikkeld voor wereldwijde behoeften.

Een personeelsinformatiesysteem (HRIS) helpt u bij de coördinatie van uw personeelsbestand. Het verenigt en automatiseert HUMAN RESOURCES-processen om de volledige levenscyclus van werknemers te beheren, van onboarding tot prestatiebeheer. 

De meeste traditionele HRIS-platforms zijn gebouwd met het oog op één land. Ze kunnen geen rekening houden met verschillende belastingstructuren of rapportageverplichtingen als je in een nieuw land aanneemt. U hebt een wereldwijde HUMAN RESOURCESIS nodig om uw HUMAN RESOURCES-functies over de grenzen heen te verenigen. 

In deze handleiding leggen we uit wat een wereldwijde HRIS is, hoe deze verschilt van traditionele systemen, en hoe strategieën waarbij integratie centraal staat, u kunnen helpen om op te schalen zonder uw HUMAN RESOURCES-technologiestack opnieuw op te bouwen.

Wat is een wereldwijde HRIS?

Een wereldwijde HRIS is software voor personeelsbeheer die is ontworpen om werknemers in meerdere landen te ondersteunen. Het centraliseert de gegevens van werknemers en standaardiseert HR-processen, waarbij rekening wordt gehouden met landspecifieke vereisten, zoals plaatselijk arbeidsrecht, belastingvoorschriften, loonstructuren, secundaire arbeidsvoorwaarden en rapportageverplichtingen.

In tegenstelling tot traditionele HRIS-platforms die zijn gebouwd voor een entiteit in één land, helpt een wereldwijde HRIS  

Vergelijking van een wereldwijde HRIS met een lokale HRIS

Een lokale HRIS beheert de belangrijkste HUMAN RESOURCES-processen binnen één land. Het volgt één reeks arbeidswetten, belastingstructuren en compliance-vereisten.

Een wereldwijd HR-informatiesysteem ondersteunt organisaties die in meerdere landen actief zijn. Het ondersteunt meerdere talen, valuta, tijdzones en verschillende wet- en regelgevingskaders. Het centraliseert wereldwijde personeelsgegevens, stroomlijnt grensoverschrijdende HUMAN RESOURCES-activiteiten en helpt de compliance in elk rechtsgebied te waarborgen.

Belangrijke functies van een wereldwijde HRIS

HUMAN RESOURCES-teams gebruiken een wereldwijde HRIS om: 

• Centraliseer werknemersgegevens: zorg voor één veilig registratiesysteem voor werknemers in alle landen, met inzicht in gegevens van het wereldwijde personeelsbestand. 

• Coördineer de wereldwijde loonadministratie en uitkeringsadministratie: automatiseer de salarisadministratie in alle rechtsgebieden die aan de regels voldoen, nauwkeurig en op tijd zijn. 

• Standaardiseer onboarding en offboarding: Creëer wereldwijd consistente workflows en integreer daarbij lokaal conforme contracten en documentatie. 

• Beheer tijd en verlof: houd uren, feestdagen en verlof bij in overeenstemming met de landspecifieke arbeidswetgeving.

• Genereer rapporten en analyses: Genereer wereldwijde inzichten in het personeelsbestand en landspecifieke rapporten ter ondersteuning van compliance en planning.

• Ondersteun prestatiemanagement: Pas consistente prestatiekaders toe over regio's heen, met flexibiliteit voor lokale praktijken.

• Zelfbediening voor werknemers mogelijk maken: geef werknemers toegang tot looninformatie, kunnen ze hun persoonlijke gegevens bijwerken, verlof aanvragen en kunnen de voordelen op verschillende locaties bekijken.

Waarom bedrijven een wereldwijde HRIS nodig

De functies van een wereldwijd HRIS helpen u om:

• Verbeter de efficiëntie.

• Houd nauwkeurigere gegevens bij. 

• Verlaag het compliance risico.

In plaats van gefragmenteerde werknemersgegevens verspreid over tools en regio's die niet met elkaar verbonden zijn, zijn uw HUMAN RESOURCES-informatie en -processen verenigd in één ecosysteem. Het resultaat is:

Eén enkele bron van waarheid: stop met het urenlang verzamelen van HUMAN RESOURCES-informatie uit spreadsheets en gegevensbronnen op meerdere locaties. Een wereldwijde HRIS geeft u een nauwkeurig beeld van uw personeelsbestand in meerdere landen. 

Geautomatiseerde wereldwijde compliance: Het volgen van wijzigingen in de arbeidsregelgeving in verschillende landen is tijdrovend en foutgevoelig. Een wereldwijde HRIS heeft compliance functies die up-to-date blijven op basis van wijzigingen in het plaatselijk arbeidsrecht. 

Een uniforme werknemerservaring: zorg voor een consistente HUMAN RESOURCES-interface in alle landen, zodat werknemers op dezelfde manier toegang hebben tot prestatiebeoordelingen, verlofaanvragen en bedrijfsupdates, ongeacht de locatie. 

Schaalbaarheid en snellere marktintroductie: Betreed nieuwe markten zonder elke keer processen opnieuw op te bouwen.

Wereldwijde HRIS versus Employer of Record

Een wereldwijde HRIS is de tool die u gebruikt om een multinationaal personeelsbestand te beheren. Het is een centraal platform voor HUMAN RESOURCES-gegevens en -processen.

An Employer of Record (EOR) is een partnerorganisatie die legaal werknemers voor u in dienst heeft in een ander land. De werknemers werken voor uw bedrijf, maar de Employer of Record is op papier de wettelijke werkgever en behandelt alle arbeidszaken. 

Met een Employer of Record kunt u uitbreiden naar nieuwe markten zonder een lokale juridische entiteit op te richten. De Employer of Record zorgt voor de compliance met het plaatselijk arbeidsrecht, de loon- en belastingadministratie, arbeidsovereenkomsten en doorlopende HUMAN RESOURCES-ondersteuning. 

U besteedt minder tijd aan juridische rompslomp, betreedt sneller markten en minimaliseert het risico op compliance. 

Alternatieve oplossing voor een wereldwijde HRIS

Een wereldwijde HRIS centraliseert personeelsgegevens, maar u hebt nog steeds de juridische infrastructuur nodig om wereldwijd mensen aan te nemen.

G-P Employer of Record biedt u de technologie en begeleiding om wereldwijd talent aan te nemen in meer dan 180-landen, zonder het risico en de complexiteit van het opzetten van een entiteit. Wij nemen alle problemen met betrekking tot compliance voor u op. 

Houd je HRIS als de enige bron van waarheid

Je hoeft geen HRIS-systemen te verwijderen en te vervangen die je al vertrouwt. G-P kan worden geïntegreerd met toonaangevende HRIS- en salarisPlatform via een eersteklas Partners-ecosysteem.

G-P wordt rechtstreeks in uw bestaande systemen geïntegreerd, zodat u teamleden over de hele wereld kunt aannemen, aan boord kunt nemen en beheren zonder uw HUMAN RESOURCES-platform te verlaten. Uw HRIS blijft het registratiesysteem voor al uw werknemersgegevens, terwijl G-P achter de schermen zorgt voor wereldwijde werkgelegenheid die aan de regels voldoet.

• Geen dubbele gegevensinvoer

• Geen losgekoppelde workflows

• Geen nieuwe technologie opbouwen

Deze benadering waarbij integratie centraal staat, voorkomt gefragmenteerde HUMAN RESOURCES-activiteiten. For example, Boston Dynamics integreerde G-P met Workday om Employer of Record-medewerkers wereldwijd te koppelen aan de bestaande HRIS — wat zorgt voor consistent levenscyclusbeheer, zichtbaarheid en onboarding.

Eduardo Ramos, Senior Staff Total Rewards Analyst bij Boston Dynamics, legt uit: „De integratie tussen G-P en Workday helpt ons om processen gedurende de hele levenscyclus van werknemers te stroomlijnen en onze professionals die via G-P worden aangenomen een naadloze ervaring te bieden.”

Door de klant goedgekeurde hulpmiddelen

Toen Canidium wilde uitbreiden naar EMEA, APAC en Noord- en Zuid-Amerika, vereenvoudigde G-P de compliance en stroomlijnde onboarding.

„G-P voelt als een echte partner. Hun proactieve aanpak en de toewijding van onze klantensuccesmanager hebben baanbrekend gewerkt. Onboarding van nieuwe medewerkers is eenvoudig voor zowel ons admin-team als onze wereldwijde teamleden”, legt Annie Diiorio, HR-manager en Executive Business Partner bij Canidium, uit.

Kunstmatige intelligentie ondersteunt G-P Assist en G-P Gia™ om intelligente begeleiding te bieden bij alle werkgelegenheidsscenario's, zodat HUMAN RESOURCES-teams met vertrouwen kunnen voldoen aan complexe wereldwijde vereisten.

Rackspace Technology moest de arbeidsrecht-compliance in 21 landen beheren. De HUMAN RESOURCES-teams hebben informatie uit verschillende bronnen gehaald, maar het proces verliep traag en inconsistent. Nu krijgen teams binnen enkele seconden antwoorden die door G-P zijn geverifieerd.

„Met Gia hebben we de tijd die we aan onderzoek besteden aanzienlijk verkort, en dankzij de uitgebreide bronnen kunnen we een diepe duik nemen, allemaal binnen één tool”, zegt Kevin Gaskin, HUMAN RESOURCES Senior Transformation, VK, Rackspace.

Bouw je tech stack op jouw manier

Wereldwijde werving zou niet moeten betekenen dat systemen die al werken opnieuw moeten worden opgebouwd. 

Met de juiste partners en integraties kunt u uw HRIS behouden — en een infrastructuur voor een wereldwijd personeelsbestand bouwen die met u meegroeit. 

Ontdek hoe een wereldwijde Employer of Record uw wereldwijde wervingsstrategie kan vereenvoudigen. Boek een demo.