Wskazówki ekspertów dotyczące najlepszych narzędzi do obsługi globalnych zespołów zdalnych

W miarę jak firmy starają się dostosować do świata po pandemii i sprostać zmieniającym się potrzebom swoich zespołów zdalnych, inwestowanie w najlepsze narzędzia ma kluczowe znaczenie. Dzięki temu firmy będą mogły utrzymywać jasną komunikację i zachęcać do bliskiej współpracy, co jest kluczowe dla utrzymania i przyciągnięcia najlepszych pracowników Utalentowani, którzy poszukują pozytywnych doświadczeń zawodowych.

Chociaż technologia pozwala pracownikom, którzy wcześniej pracowali w biurach, wykonywać tę samą pracę w dowolnym miejscu, zwiększając jednocześnie produktywność, nie wszystkie narzędzia pracy zdalna są sobie równe. Przyjrzyjmy się kilku podstawowym narzędziom cyfrowym, które pomogą pracownikom i zespołom Zdalnego odnieść sukces.

Jakie jest największe wyzwanie związane z pracą zdalną?

Jednym z wyzwań stojących przed zespołami Zdalnego jest utrzymanie łączności. Aby temu przeciwdziałać, firmy muszą znaleźć i wykorzystać najlepsze narzędzia, które sprawią, że integracja praca zdalna będzie jak najsprawniejsza.  Jednakże praca zdalna doprowadziła do nasycenia usług programistycznych. Jakie więc narzędzia są potrzebne, aby Twój zespół ZD mógł się rozwijać, pracując w różnych lokalizacjach na całym świecie? Poprosiliśmy eksperta Globalization Partners (G-P), wiceprezesa ds. technologii informatycznych Stephena McCormacka, aby opowiedział nam o swoich najważniejszych wyborach dotyczących łączności i wzmacniania zespołu zdalnego.

Poniżej przedstawia on niektóre z najlepszych w swojej klasie narzędzi Zdalny, od rekrutacji po werbowanie pracowników i wideokonferencje.

Jakie są najlepsze narzędzia rekrutacyjne w doświadczeniu G-P?

Stephen: Mówiąc o narzędziach Zdalnego, ważne jest, aby docenić ich wpływ i przydatność jeszcze przed zatrudnieniem pracownika.

• Anaplan: Na przykład używamy Anaplan , aby zapewnić prognozowanie oparte na danych i zautomatyzowane, co pozwala nam dokładnie zaplanować budżet odpowiadający naszym potrzebom rekrutacyjnym.
• Szklarnia: Greenhouse to narzędzie Zdalny, które pozwala nam dokumentować nasz proces rekrutacyjny i śledzić drogę kandydata od początku do końca. Nasi menedżerowie ds. rekrutacji i partnerzy Pozyskiwanie utalentowanych pracowników używają go do pracy nad każdym odpowiednim stanowiskiem i sprawdzania kandydatów przed fazą rozmowy kwalifikacyjnej. Po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej informacja zwrotna jest przetwarzana w systemie Greenhouse, który będzie widoczny dla wszystkich odpowiednich stron wewnętrznych połączonych z otwartym stanowiskiem.
• Crosschq: Crosschq jest używany, gdy zdecydowaliśmy się na kandydata, a osoba odbywająca rozmowę kwalifikacyjną musi zostać sprawdzona. Crosschq jest doskonałym przykładem narzędzia online, które zastąpiło tradycyjną rozmowę telefoniczną w celu uzyskania odpowiednich informacji zwrotnych na temat kandydata. Dzięki temu sędzia może nie spieszyć się z przekazywaniem informacji i robić to we własnym tempie i harmonogramie, dzięki czemu jego opinie są bardziej precyzyjne i wartościowe.
• DocuSign: DocuSign to końcowe narzędzie Zdalny, o którym warto wspomnieć w procesie zatrudniania. Po złożeniu i zaakceptowaniu oferty, umowa zostaje wydana potencjalnemu pracownikowi. DocuSign umożliwia wybranemu kandydatowi zdalne podpisanie umowy i odesłanie jej do menedżera ds. rekrutacji za pomocą jednego kliknięcia.

Jakie technologie pomagają w Zdalnym Wdrażaniu pracowników?

Stephen: Istotną częścią budowania każdego zespołu zdalnego jest posiadanie skutecznego systemu zarządzania nauczaniem. W G-P używamy Lessonly.

Bycie firmą wyłączca wyłączną zdalnie oznacza, że wszyscy nowi pracownicy zazwyczaj rozpoczynają pracę w G-P ze swojego domowego biura. Dlatego Lessonly odgrywa kluczową rolę w pomaganiu zrozumieć:

• Firma jako całość
• Ich odpowiedni dział
• Polityki i procedury firmy
• Schematy organizacyjne
• Ponadto wszystkie różne narzędzia Zdalnego w działaniu

Lekcja jest kluczem do skutecznego wdrażania pracowników naszych pracowników. Właściwy kierownik i personel KADRY ściśle współpracują z nowym pracownikiem w celu zaplanowania każdego modułu szkoleniowego Lessonly w ciągu pierwszych dwóch tygodni jego nowej kariery w G-P.

Jakie narzędzia cyfrowe pomagają w przeprowadzeniu oceny wyników Zdalnego?

Stephen: Kiedy zarządza się zespołem zdalnym, niezbędne jest posiadanie w swoim arsenale narzędzia, które zapewnia pracownikowi regularny, zorganizowany dostęp do jego menedżera. 15Five umożliwia pracownikom cotygodniową aktualizację ich aktywności i podkreślenie tego, co planują osiągnąć w ciągu najbliższych siedmiu dni. Ponadto mogą śledzić swoje postępy w realizacji celów osobistych, działowych i firmowych.

Ponownie, w firmie działającej wyłącznie zdalnie, takiej jak G-P, narzędzie takie jak 15Five jest doskonałym przykładem tego, jak najlepiej zapewnić wszystkim łączność, zarówno w górę, jak i w dół łańcucha dowodzenia. Oczywiście, menadżer powinien również przynajmniej raz w tygodniu organizować 1:1 spotkania i przekazywać aktualizacje swojemu ZESPÓŁOWI.

Ale praca jest zawsze bardzo zajęta, a czas leci bardzo szybko. 15Piątka promuje automatyczny okres refleksji, zwykle pod koniec tygodnia, w którym możemy rozważyć nasze cele i sposób ich realizacji w następnym tygodniu. Oczywiście jest to bardzo ważne.

A co z narzędziami do zarządzania finansami?

Stephen: Uruchom iliśmy Workday w G-P w lipcu tego roku. Workday to nasz główny system zarządzania kapitałem ludzkim i system finansowy. Jest to nasze narzędzie do planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Wcześniej mieliśmy kilka oddzielnych aplikacji zajmujących się tymi zadaniami. Od momentu wdrożenia Workday skonsolidowaliśmy wszystkie te usługi pod jednym szyldem.

Krótko mówiąc, Workday pełni funkcję źródła danych dla pracownika w zakresie urlopów, wydatków, listy płac i wszelkiego rodzaju informacji KADRY. Służy również jako źródło danych finansowych, których zwieńczeniem jest sporządzanie naszych ksiąg finansowych każdego miesiąca w roku.

Jakie jest najlepsze narzędzie do wideokonferencji?

Stephen: G-P używa Zoom do naszych spotkań wideo. Jest on wykorzystywany zarówno wewnętrznie, jak i we współpracy z partnerami zewnętrznymi. Używamy Zoom do wszystkich naszych spotkań konferencyjnych, ważnych wydarzeń, webinarów itp. i zawsze okazuje się to dużym sukcesem.

Jakie jest najlepsze narzędzie komunikacji dla zespołów Zdalny?

Stephen: Jeśli chodzi o wiadomości błyskawiczne, Slack jest najpopularniejszym narzędziem do współpracy preferowanym przez współpracowników w G-P. Z naszego doświadczenia wynika, że Slack jest doskonały do współpracy między osobami i zespołami. Slack oferuje różnorodne możliwości współpracy i komunikacji: od kanałów ogólnych, przez kanały dotyczące konkretnych projektów i kanałów ZESPÓŁ, po indywidualne wiadomości bezpośrednie między współpracownikami.

Co jest najlepsze do przechowywania dokumentacji i plików?

Stephen: Używamy wielu narzędzi do przechowywania plików strukturalnych, od Confluence i SharePoint po OneDrive. SharePoint i OneDrive są częścią pakietu produktów Microsoft 365 i nie trzeba ich przedstawiać.

Confluence jest częścią zestawu produktów Atlassian. Używamy Confluence w G-P jako doraźnego forum dokumentacyjnego, które jest bardzo elastyczne i dostosowuje się do konkretnych wymagań ZESPÓŁ.

Z jakich narzędzi firmy Zdalny korzysta G-P w celu zapewnienia cyberbezpieczeństwa?

Stephen: Jednym z moich głównych zadań w G-P jest zarządzanie bezpieczeństwem informacji. Bycie firmą podzieloną wyłącznie na życie niesie ze sobą wyzwania w tym obszarze.

Gdy Państwa pracownicy pracują w biurze, mają Państwo dużą kontrolę nad bezpieczeństwem informacji. Jednak z punktu widzenia firmy Zdalny-first, nasza sieć to w rzeczywistości każdy z naszych 1,300 domów pracowników. Tak więc może to być trudne środowisko, aby zapewnić, że nasi użytkownicy i systemy są bezpieczne z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji. Aby to osiągnąć, wdrażamy kilka narzędzi Zdalny, które mogą ostrzegać nas o wszelkich potencjalnych problemach i pozwalają nam odpowiednio i precyzyjnie reagować w razie potrzeby. Należą do nich między innymi Barracuda, Inky, Crowdstrike i Netskope.

Oprócz zestawu narzędzi Zdalny, które pomagają nam dbać o bezpieczeństwo, równie ważna jest edukacja naszych użytkowników. Prowadzimy wewnętrzne ćwiczenia phishingowe, aby rozwijać dojrzałość w obszarze cyberbezpieczeństwa wśród naszych pracowników. Budujemy świadomość poprzez programy szkoleniowe, które są regularnie dostępne na Lessonly oraz przez Knowbe4.

Hakerzy mogą działać w grupie, więc aby temu przeciwdziałać, niezbędna jest współpraca personelu firmy — aby pokonać sieć, potrzebna jest sieć.

Już dziś zbuduj globalny zespół zdalny

Tworząc zespół zdalny, trudniej jest zagwarantować, że wszyscy pozostaną w kontakcie. Ale gdy wdrożysz najlepsze narzędzia komunikacyjne i cyfrowe, możesz mieć solidne podstawy. Gdy zespół zdalny dysponuje odpowiednimi narzędziami do wspólnej pracy, zwiększa on swoją produktywność w porównaniu z zespołem wewnętrznym, co przyczynia się do sukcesu firmy.

Aby zapoznać się z innymi wskazówkami i strategiami, prosimy pobrać nasz eBook, Kompletny przewodnik po budowaniu zdalnego globalnego zespołu:

• Jak znaleźć najlepszych Międzynarodowych Utalentowanych Pracowników?
• Jak stworzyć skuteczny system zarządzania firmą Zdalny.
• Jak zwiększyć produktywność, budując solidną kulturę pracy, która umożliwi Twojej firmie rozwój w trybie zdalnym.