Przewodnik po zatrudnianiu w Finlandii

Finlandia jest jednym z najmniej skorumpowanych krajów na świecie, zgodnie z Indeksem Percepcji Korupcji (CPI). Indeks ten mierzy korupcję w sektorze publicznym w ocenie ekspertów i przedstawicieli biznesu. Obejmuje ona łapówkarstwo, niewłaściwe wykorzystanie pieniędzy publicznych, nadużywanie urzędu publicznego dla osobistych korzyści, nepotyzm w służbie cywilnej i zawłaszczanie państwa.

Kraj ten ma dynamiczny krajobraz przedsiębiorczości i doskonałą infrastrukturę technologiczną, w tym zaawansowane sieci 5G. Ludność Finlandii jest jedną z najbardziej wykwalifikowanych cyfrowo w Europie. Personel jest silny w dziedzinach technicznych, takich jak technologie informacyjno-komunikacyjne (ICT), inżynieria i technologie medyczne.

Przed rozszerzeniem działalności na Finlandię należy zapoznać się z umowami, podatkami, zarobkami, świadczeniami i innymi przepisami dotyczącymi zatrudnienia. W naszym przewodniku znajdą Państwo wszystko, co należy wiedzieć o wynajmie w Finlandii.  

Co należy wiedzieć przed zatrudnieniem w Finlandii?

Jeśli po raz pierwszy rozszerzają Państwo swoją działalność na Finlandię, należy pamiętać o ważnych wymogach prawnych. Te normy i przepisy wpływają na praktyki zatrudniania w Finlandii i wiele aspektów relacji pracodawca-pracownik, w tym wynagrodzenie i świadczenia. 

G-P Gia™, nasz globalny agent HR oparty na sztucznej inteligencji, może odpowiedzieć na Państwa najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności z przepisami w 50 krajach - w tym w Finlandii - i we wszystkich 50 stanach USA. Zmniejszenie zależności od zewnętrznego prawnika oraz skrócenie czasu i obniżenie kosztów zapewnienia zgodności z przepisami nawet o 95% z Gia.

Oto pięć rzeczy, które warto wiedzieć o zatrudnianiu w Finlandii.

1. Układy zbiorowe pracy (CBA)

W Finlandii obowiązuje 160+ powszechnie wiążące układy zbiorowe pracy (CAO). Powszechnie wiążący układ zbiorowy pracy ma zastosowanie do wszystkich pracodawców, niezależnie od tego, czy są oni członkami stowarzyszenia pracodawców. Zapewnia to równe warunki konkurencji i określa minimalne standardy w zakresie warunków zatrudnienia.

Zarobki, godziny pracy, nadgodziny, uprawnienia urlopowe, zasiłki chorobowe i okresy wypowiedzenia są w Finlandii objęte układami zbiorowymi pracy. Mogą one również dotyczyć takich kwestii jak szkolenia, bezpieczeństwo pracy i procedury rozwiązywania sporów. Jeśli rozszerzają Państwo działalność na Finlandię, proszę sprawdzić obowiązujący układ zbiorowy pracy dla Państwa sektora.

2. Godziny pracy i wynagrodzenie

Ustawowy czas pracy wynosi osiem godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Wiele układów zbiorowych pracy określa krótszy tygodniowy czas pracy, zazwyczaj 7.5 godzin dziennie i 37.5 godzin tygodniowo. Godziny pracy mogą być uśredniane w okresie do 52 tygodni. Umożliwia to elastyczne planowanie.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona za zgodą pracownika. Wynagrodzenie za nadgodziny wynosi co najmniej 50% dodatkowo za pierwsze dwie godziny i 100% dodatkowo za wszystkie kolejne godziny.

Finlandia nie ma krajowego minimalnego wynagrodzenia. Układy zbiorowe pracy dla poszczególnych sektorów określają wynagrodzenie minimalne. Wynagrodzenie jest miesięczne. Pracownicy otrzymują zasiłek urlopowy, zasiłek chorobowy i inne świadczenia określone przez prawo lub odpowiedni układ zbiorowy.

3. Podatki i świadczenia socjalne

Pracownicy płacą progresywne krajowe i miejskie podatki dochodowe. Krajowy próg podatkowy rośnie wraz z dochodem. Stawki podatku gminnego mieszczą się w przedziale 16-23% . Członkowie kościołów ewangelicko-luterańskich i prawosławnych również płacą podatek kościelny.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy wnoszą wkład w świadczenia socjalne. Pracownicy płacą składki na ubezpieczenie emerytalne, od bezrobocia i zdrowotne, które są potrącane z ich wynagrodzenia. Pracodawcy płacą dodatkowe składki na ubezpieczenie społeczne, zazwyczaj 20-25% od wynagrodzenia brutto.

Podatki i składki na ubezpieczenie społeczne finansują powszechną opiekę zdrowotną w Finlandii. 

4. Płatny czas wolny

Pracownicy otrzymują co najmniej 2.5 dni płatnego urlopu za każdy przepracowany miesiąc. Jeśli pracownik przepracuje cały rok urlopowy (od kwietnia 1 do marca 31), otrzyma łącznie 30 dni urlopu wypoczynkowego. Soboty liczą się jako dni urlopu, więc pięć tygodni urlopu to 24-25 dni robocze. Pracownicy, którzy przepracowali mniej niż rok, otrzymują co najmniej dwa dni płatnego urlopu za każdy przepracowany miesiąc. 

Finlandia ma 12 świąt państwowych. Pracownicy zazwyczaj otrzymują urlop płatny w te dni. Pracownicy w Finlandii również otrzymują płatny urlop chorobowy. Pracodawcy płacą pełne wynagrodzenie za pierwsze dziewięć dni. Następnie Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zasiłek chorobowy. 

W Finlandii obowiązuje płatny urlop macierzyński (znany jako urlop ciążowy) i urlop rodzicielski, a także urlop na opiekę nad dzieckiem i w nagłych wypadkach rodzinnych:

• Urlop ciążowy: 40 dni roboczych, który zazwyczaj rozpoczyna się 30 dni przed spodziewanym terminem porodu. 

• Urlop rodzicielski: Po urlopie ciążowym każdy rodzic (niezależnie od płci) ma prawo do 160 dni roboczych urlopu rodzicielskiego. Urlop ten może być podzielony na cztery okresy, ale musi zostać wykorzystany przed ukończeniem przez dziecko drugiego roku życia. Rodzice mogą przenieść do 63 dni na drugiego rodzica, a rodzice samotnie wychowujący dzieci mają prawo do pełnego 320 dni.

5. Języki lokalne

Finlandia ma dwa języki urzędowe: fiński i szwedzki. Fiński jest bardziej popularnym z tych dwóch języków. Większość osób posługujących się szwedzkim jako pierwszym językiem mieszka na Wyspach Alandzkich, autonomicznej części Finlandii na Morzu Bałtyckim. 

Inne popularne języki w Finlandii to angielski i niemiecki. Angielski jest szczególnie popularny w środowisku biznesowym.

Największe centra rekrutacyjne w Finlandii

Niektóre miasta w Finlandii są znane z konkretnych branż. Wiedza o tym, co każde miasto ma do zaoferowania, pozwala skupić wysiłki rekrutacyjne we właściwym miejscu i szybciej obsadzić stanowiska. 

Największe centra talentów w Finlandii to:

• Stolicą są Helsinki . Helsinki mają największą populację i największą koncentrację firm w kraju. W mieście powstało kilka startupów o wartości ponad 1 mld USD. Należą do nich producent gier Supercell i platforma dostaw żywności Wolt.

• Espoo jest częścią większego obszaru Helsinek. Jest to główne centrum technologiczne, w którym znajduje się siedziba Nokii i ekosystem innowacji Uniwersytetu Aalto. 

• Tampere znajduje się w południowej Finlandii. Tampere jest trzecim co do wielkości miastem i dużym ośrodkiem gospodarczym. Tampere jest znane z sektora inżynieryjnego, produkcyjnego i IT. 

• Turku jest ważnym miastem portowym. W Turku prężnie działa przemysł stoczniowy, biotechnologia, przemysł farmaceutyczny, spożywczy i logistyka.

• Oulu znajduje się w północnej Finlandii. Słynie z technologii5 G, rozwoju oprogramowania i innych zaawansowanych technologicznie branż. Oferuje niższe koszt utrzymania w porównaniu do południowych hubów.

• Vantaa jest częścią obszaru Wielkich Helsinek. Vantaa jest siedzibą lotniska w Helsinkach oraz kilku firm logistycznych, technologicznych i usługowych.

Kluczowe branże w Finlandii

Zrozumienie głównych branż w Finlandii pozwoli Państwu na porównanie płac i świadczeń. Mogą Państwo wykorzystać te informacje do podejmowania mądrych decyzji dotyczących tego, gdzie inwestować i rozwijać swój personel. 

Główne branże w Finlandii obejmują:

• Leśnictwo i papier: Globalne firmy celulozowo-papiernicze, takie jak Stora Enso i UPM-Kymmene, mają swoje siedziby w Finlandii. Kraj ten produkuje drewno, sklejkę oraz różne materiały budowlane i meble na bazie drewna. Specjalistyczni utalentowani pracownicy obejmują ekspertów ds. biogospodarki i biorafinerii, specjalistów ds. zarządzania zasobami leśnymi i zrównoważonego rozwoju oraz pracowników automatyzacji procesów.

• Przemysł morski i stoczniowy: Finlandia jest znana z budowy specjalistycznych statków, w tym luksusowych statków wycieczkowych i lodołamaczy. Wärtsilä jest światowym liderem w dziedzinie rozwiązań morskich i energetycznych. Do grona specjalistów należą eksperci ds. arktycznych technologii morskich, architekci morscy i inżynierowie morscy, a także eksperci ds. zrównoważonej żeglugi i dekarbonizacji.

• Technologia i ICT: Finlandia jest znana ze swojego sektora ICT. Rozwój oprogramowania, telekomunikacja i elektronika to główne obszary. Firmy takie jak Nokia mają swoje siedziby w tym kraju. Specjalistyczne talenty obejmują specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa, rozwoju oprogramowania i chmury, 5G i inżynierów telekomunikacji.

• Energia: Finlandia jest liderem w dziedzinie czystej energii. Duża część energii elektrycznej pochodzi z energii jądrowej. Kraj ten dąży do osiągnięcia neutralności węglowej przez 2035. Do specjalistów należą eksperci ds. efektywności energetycznej i inteligentnych sieci, inżynierowie ds. energii odnawialnej oraz specjaliści ds. spalania i kontroli emisji.

• Chemikalia: Finlandia ma duży sektor chemiczny. Produkuje chemikalia, tworzywa sztuczne i farmaceutyki. Wśród specjalistów znajdują się naukowcy zajmujący się chemikaliami i materiałami pochodzenia biologicznego, inżynierowie procesów, chemicy analityczni i specjaliści ds. kontroli jakości.

Koszt zatrudnienia pracownika w Finlandii

Niezależnie od tego, czy zatrudniają Państwo jednego pracownika, czy cały zespół w Finlandii, wydatki są nieuniknione. Proszę uwzględnić w budżecie następujące wydatki:

• Założenie podmiotu (chyba że współpracują Państwo z pracodawcą formalnym)

• ogłoszenia o wolnych stanowiskach,

• Wypłacanie premii za polecenie pracownikom mającym kontakty w Finlandii

• Płatności na rzeczy wewnętrznej komisji rekrutacyjnej

• Podróż do i z Finlandii, w tym pobyty w hotelach, posiłki i transport

• Współpraca z tłumaczem przy sporządzaniu dokumentów lub ułatwianiu rozmów (jeśli dotyczy)

• Korzystanie z usługi sprawdzania przeszłości kandydatów

• Sporządzanie zgodne z przepisami umów o pracę, weryfikacja prawna i konsultacje z ekspertami KADRY i Eksperci prawni

• Koszty zapewnienia komputerów, telefonów i licencji na oprogramowanie

• Materiały do wdrażania pracowników i szkolenie wstępne

• Koszty prowadzenia ewidencji i dokumentacji podatkowej i płacowej

Według zweryfikowanych przez G-P źródeł z Gia, stawka obciążenia pracodawcy w Finlandii, która obejmuje koszty naliczane oprócz wynagrodzenia, waha się od 20-25% , z wyłączeniem ubezpieczenia wypadkowego, które może się różnić. 

Co musi zrobić firma, aby zatrudnić pracowników w Finlandii?

Przed rozszerzeniem zespołu w Finlandii należy upewnić się, że wszystkie te kwestie zostały omówione:

• Proszę zarejestrować swoją firmę w Fińskim Rejestrze Handlowym.

• Proszę uzyskać identyfikator firmy.

• Proszę zarejestrować się w fińskiej administracji podatkowej. 

• Proszę zarejestrować się jako pracodawca.

• Proszę zapisać się do rejestru przychodów.

• Proszę otworzyć lokalny rachunek bankowy i wpłacić minimalny wymagany kapitał.

• Proszę uzyskać kody identyfikacyjne pracowników do celów podatkowych, ubezpieczeń społecznych i płacowych.

• Proszę kupować polisy od firm ubezpieczeniowych autoryzowanych przez fińskie prawo.

• Proszę powiadomić Fiński Urząd Imigracyjny (w przypadku pracowników międzynarodowych).

• Proszę prowadzić kompleksową dokumentację zatrudnienia i płac.

Utworzenie spółki zależnej w Finlandii może zająć tygodnie lub miesiące. Proszę skorzystać z G-P pracodawca formalny, aby zatrudnić pracowników zatrudnionych na cały etat w Finlandii bez zakładania własnego podmiotu. Zbuduj swój zespół niższym kosztem i ze spokojem, że robisz to zgodnie z przepisami.

Kroki prowadzące do zatrudnienia w Finlandii

The proces zatrudniania w Finlandii jest podobny do tego, który prawdopodobnie znają Państwo w swoim kraju. Proces zatrudniania składa się z pięciu podstawowych etapów: ogłoszenia o pracę, oceny aplikacji, rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami, wysyłania ofert pracy i wdrażania nowych pracowników.

1. Ogłoszenia o wakaty

Proszę jasno przedstawić opis stanowiska, obowiązki i kwalifikacje. Proszę upewnić się, że ogłoszenie jest niedyskryminujące i zgodne z fińskimi przepisami dotyczącymi równości i przeciwdziałania dyskryminacji. Wszystkie kryteria w ofercie pracy muszą być obiektywnie uzasadnione i istotne dla danego stanowiska. 

Od 2025, pracodawcy muszą publikować oferty pracy na oficjalnej platformie e-usług Job Market Finland. Platforma zapewnia ustrukturyzowane szablony i wskazówki, które pomagają zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi przejrzystości i niedyskryminacji. 

Duunitori, Jobly, Oikotie Työpaikat, Indeed i Rynek Pracy Finlandia to inne popularne strony z ofertami pracy w Finlandii.

2. Ocena aplikacji

Proszę zebrać życiorysy i formularze zgłoszeniowe. Proszę sporządzić krótką listę kandydatów w oparciu o obiektywne kryteria związane z opisem stanowiska. Proszę uzyskać wyraźną zgodę na wszelkie oceny psychologiczne lub zdrowotne.

Chociaż nie ma ustawowego okresu przechowywania dokumentacji rekrutacyjnej, zalecamy przechowywanie jej przez co najmniej rok po zakończeniu procesu.

3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami

Rozmowa z kandydatami, którzy znaleźli się na Państwa krótkiej liście. Proszę stosować ustrukturyzowane, niedyskryminujące pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Gia może pomóc w stworzeniu pytań zgodnych z przepisami antydyskryminacyjnymi obowiązującymi w Finlandii, aby mogli Państwo znaleźć kandydatów najlepiej pasujących do danego stanowiska, przestrzegając jednocześnie lokalnych przepisów.

4. Proszę składać oferty pracy

Proszę skontaktować się z wybranym kandydatem i zaoferować mu stanowisko w Państwa firmie. Proszę przygotować pisemną umowę o pracę zgodną z fińską ustawą o umowach o pracę. Obie strony muszą podpisać umowę przed rozpoczęciem zatrudnienia.

5. Wdróż nowych pracowników

Teraz mogą Państwo wdrażać nowych pracowników. Proszę zarejestrować nowego pracownika w fińskim urzędzie skarbowym i odpowiednim zakładzie ubezpieczeń społecznych. Zapewnienie niezbędnych dokumentów Wdrażania pracowników, orientacji w miejscu pracy oraz szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Współpracując z pracodawcą formalnym, takim jak G-P, nie muszą się Państwo martwić o obciążenia administracyjne związane z wdrożeniem. Usprawnimy ten proces, dzięki czemu będą mogli Państwo skupić się na szkoleniu potencjalnych pracowników i ich integracji z kulturą firmy. 

Zatrudnianie wykonawców w Finlandii

Współpraca z niezależnymi wykonawcami w Finlandii może być opłacalnym sposobem na przetestowanie rynku i zbudowanie obecności bez angażowania pracowników zatrudnionych na cały etat. Wykonawcy z siedzibą w Finlandii rozumieją lokalne zachowania konsumentów, zasady i praktyki biznesowe. Będą gotowi do szybkiego rozpoczęcia pracy z własnym sprzętem i ustalonymi procesami roboczymi. 

Zatrudnianie wykonawców pozwala na łatwe dostosowanie personelu w oparciu o potrzeby biznesowe, bez złożoności i kosztów związanych z zatrudnieniem. 

Przed zawarciem umowy z niezależnym wykonawcą w Finlandii prosimy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

1. Pracownicy a niezależni wykonawcy

It’s important to understand the difference between employees and independent contractors. In Finland, employers hire employees to do work and, in return, pay them a regular salary and benefits. Independent contractors provide services. Unlike employees, contractors set their schedules, use their own equipment, and work on specific projects, rather than having an ongoing role.

2. Kary za Nieprawidłowa klasyfikacja

Zaklasyfikowanie kogoś jako wykonawcy, gdy nim nie jest, może prowadzić do surowych kar. Jeśli dojdzie do Nieprawidłowej klasyfikacji, będą Państwo musieli to zrobić:

• Zapłacić niezapłacone składki na ubezpieczenie społeczne, podatki i świadczenia pracownicze. 

• Zapłacić kary administracyjne.

• Grożą sankcje karne w przypadku umyślnego lub rażącego zaniedbania.

3. Jak płacić wykonawcom w Finlandii

G-P Contractor™ eliminuje niechlujny, czasochłonny proces zatrudniania i opłacania międzynarodowych wykonawców. Mogą Państwo tworzyć i wystawiać umowy oraz płacić wykonawcom za pomocą zaledwie kilku kliknięć, jednocześnie zapewniając zgodność procesu z przepisami.

Zatrudnianie pracowników i wykonawców w Finlandii z G-P

Nasze produkty SaaS i oparte na sztucznej inteligencji - EOR, Contractor i Gia - wspierają firmy w budowaniu globalnych zespołów i zarządzaniu nimi. 

G-P jest uznanym liderem w dziedzinie globalnego zatrudnienia z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem, największym zespołem ekspertów w dziedzinie HR, prawa i zgodności oraz globalną, zastrzeżoną bazą wiedzy.

G-P ułatwi Państwu ekspansję do Finlandii. Proszę skontaktować się z nami lub zarezerwować demo już dziś.