Jak uniknąć międzynarodowych oszustw płacowych?

Oszustwa płacowe są jak powoli przeciekająca rura wodociągowa. Na początku uszkodzenia mogą być trudne do zauważenia lub mogą wydawać się niewielkie. Jednak z biegiem czasu kwota, jaką złodzieje mogą ukraść z firmy za pośrednictwem międzynarodowych programów płacowych, może być znaczna. W jednym z przykładów kobieta była w stanie ukraść prawie300,000dolarów od swojego pracodawcy podczas zatrudnienia. Mimo że dokumenty wykazały straty w wysokości300,000, prokuratorzy oszacowali, że kobieta mogła przejąć od swojego pracodawcy ponad trzy czwarte miliona dolarów, począwszy od czasu, gdy została zatrudniona po raz pierwszy w 2010 i trwała aż do rozwiązania umowy o pracę w 2013.

Oszustwa płacowe mogą zdarzyć się w firmie każdej wielkości, ale stanowią ryzyko szczególnie dla małych firm. W swoim raporcie dla narodów 2018, Stowarzyszenie Certyfikowanych Biegłych ds. Oszustw (ACFE) stwierdziło, że firmy zatrudniające mniej niż 100 pracowników były ponad dwukrotnie bardziej narażone na oszustwa płacowe w porównaniu z większymi przedsiębiorstwami. Oszustwa płacowe mają również charakter międzynarodowy. Istnieją doniesienia o tym, że ma to miejsce w firmach na całym świecie. Zrozumienie ryzyka związanego z oszustwami płacowymi i sposobu, w jaki do nich dochodzi, może pomóc Państwa globalnej firmie w podjęciu kroków mających na celu zapobieganie im.

Jak poważne są oszustwa płacowe?

Kwoty, które ludzie mogą ukraść swoim pracodawcom w ramach oszustw płacowych, są zazwyczaj znaczne. W jednym ze szczególnie znanych przypadków, prezes firmy zajmującej się przetwarzaniem płac, która obsługiwała listy płac i płatności dla innych firm, ukradł26 milionów dolarów. Inny przykład oszustwa płacowego kosztował Nowy Jork600 milionów dolarów.

ACFE podaje, że około 7% wszystkich przypadków oszustw to oszustwa płacowe, a przeciętna firma traci63 000około,. Typowy schemat oszustwa płacowego jest długotrwały - mediana czasu trwania schematu wynosi około 30 miesięcy.

Ponieważ oszustwa płacowe zwykle trwają przez pewien czas, zanim zostaną wykryte, firmy nimi dotknięte mogą mieć trudności z uzyskaniem zwrotu utraconych środków. W przypadku kobiety uznanej za winną kradzieży około300,000, kwota, którą musi zwrócić swojemu byłemu pracodawcy, stanowi prawie jedną trzecią kwoty, o którą jest podejrzewana.

Oszustwa płacowe dotykają również niewinne osoby postronne. Kiedy prezes firmy przetwarzającej listy płac ukradł miliony dolarów od swoich klientów, osoby, które natychmiast ucierpiały, to pracownicy klientów firmy przetwarzającej listy płac. Tysiące pracowników obudziło się pewnego ranka, aby dowiedzieć się, że ich wypłaty zostały wycofane z ich kont. W niektórych przypadkach wypłaty prowadziły do przekroczenia salda debetowego i opłat związanych z przekroczeniem salda debetowego. Oprócz tego, że ludzie stracili swoje wypłaty, oszustwo spowodowało również, że pracownicy firmy płacowej stracili pracę i źródło dochodu.

Proszę nie lekceważyć wpływu oszustw płacowych na Państwa firmę i ludzi, z którymi Państwo pracują. Jedno złe jabłko może mieć poważny wpływ na reputację Państwa firmy i jej zdolność do regulowania płatności.

Jak dochodzi do oszustw płacowych?

Istnieje wiele przyczyn oszustw związanych z płacami międzynarodowymi. Oszustwo może być wynikiem działań podjętych przez pracowników firmy lub przez samą firmę. Według badania ACFE, gdy oszustwo płacowe jest popełniane przez pracownika, zwykle jest to ktoś, kto pracuje w dziale księgowości lub wsparcia administracyjnego. Chociaż oszustwa płacowe mogą być popełniane przez dwie lub więcej osób współpracujących ze sobą, zazwyczaj odpowiedzialna jest jedna osoba.

Niektóre z rodzajów międzynarodowych programów płacowych obejmują:

• Pracownicy-duchy: Pracownicy-duchy otrzymują wypłatę od firmy, ale w rzeczywistości w niej nie pracują. W wielu przypadkach pracownicy nie istnieją i nigdy nie pracowali dla firmy. W niektórych przypadkach łatwo jest zidentyfikować pracowników-widma. Niektórzy oszuści nie są zbyt kreatywni, jeśli chodzi o nazywanie swoich fikcyjnych pracowników. Mogą używać wariacji własnych imion i nazwisk, symboli zastępczych, takich jak "John Doe", a nawet czegoś w rodzaju "X".
• Oszustwa związane z ewidencją czasu pracy: Oszustwa związane z arkuszami czasu pracy są bardzo powszechną formą oszustw płacowych. Pracownik może skorygować ilość czasu pracy w górę, aby uzyskać więcej pieniędzy od pracodawcy. Często są one na tyle małe, że nie można ich od razu zauważyć. Na przykład, pracownik może dodać dodatkowe 15 minut do zgłoszonych godzin każdego dnia. W rezultacie mogą oni przepracować więcej niż 40 godzin tygodniowo i otrzymać od pracodawcy wynagrodzenie za nadgodziny, nawet jeśli w rzeczywistości nie przepracowali tylu godzin.
• Dziurkowanie przez kolegów: Pracodawcy korzystający z zegarów czasu pracy i kart dziurkowanych mogą doświadczać oszustw płacowych w postaci dziurkowania przez kolegów. Ten rodzaj oszustwa może wydawać się niewinny. Na przykład pracownik, który się spóźnia, może poprosić zaprzyjaźnionego współpracownika o wbicie karty czasu pracy, aby wyglądało na to, że dotarł do pracy na czas. Nadal jest to jednak forma oszustwa, ponieważ pracownicy twierdzą, że są w pracy, podczas gdy w rzeczywistości nie są w pracy.
• Nieprawidłowa klasyfikacja pracowników: Niektóre rodzaje oszustw płacowych są popełniane przez pracodawcę, a nie pracowników. Jednym z przykładów jest Nieprawidłowa klasyfikacja pracowników w celu uniknięcia płacenia podatków od wynagrodzeń lub świadczeń. Pracodawcy będą czasami traktować pracowników jako niezależnych wykonawców, nawet jeśli nie spełniają oni wymogów definicji. Innym przykładem Nieprawidłowa klasyfikacja pracowników jest sytuacja, w której pracodawca płaci "pod stołem" i nie wystawia żadnych dokumentów podatkowych.
• Zaliczki na poczet wynagrodzenia, które nie są zwracane: Pracownicy mogą od czasu do czasu prosić o zaliczki na poczet wynagrodzenia, zakładając, że zwrócą zaliczkę. Jeśli zaliczka nie zostanie zwrócona, jest to oszustwo. W niektórych przypadkach zaliczka może nie zostać prawidłowo zaksięgowana przez pracowników działu płac. Może to być wydatek, a nie aktywo. Alternatywnie, zespół płacowy może nie skontaktować się z pracownikiem, aby upewnić się, że zaliczka zostanie zwrócona.
• Fałszywe stawki wynagrodzeń: Innym przykładem oszustwa płacowego jest nieprawidłowe zgłaszanie stawek płac. Osoba w dziale płac może skorygować zarobki pracownika w górę, na przykład dając komuś21 USD za godzinę zamiast20 USD, które powinien zarabiać. Aby uniknąć wykrycia, niektórzy pracownicy dostosowują stawkę wynagrodzenia na ograniczony okres, na przykład tylko na kilka pasków płacowych.
• Nieautoryzowane premie: Oszustwa płacowe mogą mieć miejsce, gdy ktoś wystawia czek bonusowy pracownikowi lub sobie bez zgody odpowiedniej osoby lub działu.
• Sfałszowany urlop lub płatny czas wolny: Jeśli pracownik ubiega się o płatny czas wolny, gdy nie jest do niego uprawniony lub bierze urlop płatny, gdy nie powinien, jest to forma oszustwa płacowego.
• Sfałszowane potrącenia u źródła: W niektórych przypadkach oszustwo płacowe ma miejsce, gdy kwoty, które powinny zostać potrącone z wypłaty danej osoby, nie są potrącane, takie jak podatki, składki emerytalne i świadczenia ubezpieczeniowe. Firma nadal ponosi jednak wydatki, co oznacza, że z czasem może stracić znaczną ilość pieniędzy.
• Sfałszowane wydatki: Pracownicy posiadający konta wydatków mogą popełniać oszustwa płacowe, zgłaszając wydatki, które nie są związane z pracą. Na przykład, pracownik może zabrać swoją rodzinę na kolację i ponieść z tego tytułu koszty. Mogą również stworzyć fałszywy paragon za zakup, który nigdy nie miał miejsca.

Jak zidentyfikować i skorygować oszustwa płacowe?

Niektóre rodzaje oszustw płacowych mogą być łatwiejsze do wykrycia niż inne. Na przykład, może być trudno wiedzieć, jak zidentyfikować pracowników-widma, jeśli Państwa firma ma oddziały na całym świecie. Nie mają Państwo możliwości dowiedzenia się, kto dokładnie pracuje w Państwa biurze w Tokio, jeśli na przykład mieszkają Państwo w Stanach Zjednoczonych. Jednym ze sposobów na wykrycie pracowników-duchów jest współpraca z firmą zewnętrzną, która ma dla Państwa pracowników w danym kraju. Państwa strona trzecia może być łowcą duchów, upewniając się, że każdy, kto otrzymuje pasek płacowy od Państwa firmy, faktycznie dla niej pracuje. Podmiot zewnętrzny może również działać jako profesjonalna organizacja pracodawców, zarządzając wszystkimi aspektami płac dla pracowników Państwa firmy, odciążając tym samym Państwa firmę.

Współpracując z profesjonalną organizacją pracodawców, mogą Państwo wdrożyć środki, aby upewnić się, że każda osoba otrzymująca wynagrodzenie od Państwa firmy faktycznie w niej pracuje i faktycznie istnieje. Jednym ze sposobów upewnienia się, że potencjalnych pracowników są prawdziwi, jest skontaktowanie się z nimi i sprawdzenie danych. Wymaganie bezpośredniej wpłaty dla wszystkich pracowników to kolejny sposób na zmniejszenie ryzyka płacenia duchom.

Mogą Państwo zidentyfikować inne rodzaje oszustw płacowych, takie jak sfałszowane zarobki, karty czasu pracy i wydatki, przeprowadzając audyt i przegląd listy płac przed dokonaniem płatności. Osoba, która przegląda i zatwierdza listę płac nie powinna być tą samą osobą, która ją przetwarza. Osoba dokonująca przeglądu listy płac powinna być odpowiedzialna za zapewnienie, że:

• Przepracowane godziny odpowiadają oczekiwanej liczbie godzin, które pracownik powinien przepracować: Jeśli pracownik pracuje więcej niż 40 godzin lub pracuje więcej niż liczba godzin, na które został zatrudniony, osoba sprawdzająca listę płac powinna skontaktować się z przełożonym danej osoby, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku. Inną opcją jest wymaganie zatwierdzenia przed złożeniem przez pracownika karty czasu pracy zawierającej więcej niż 40 godzin przepracowanych w jednym tygodniu.
• Zarobki godzinowe są dokładne: Osoba sprawdzająca listę płac powinna porównać oczekiwane zarobki godzinowe pracowników z zarobkami, które faktycznie otrzymują. W przypadku rozbieżności należy przeprowadzić dalsze dochodzenie.
• Odpowiednie kwoty są potrącane: Podatki i inne potrącenia powinny być potrącane z pasków płacowych pracowników. Jeśli tak nie jest, osoba sprawdzająca listę płac musi dowiedzieć się dlaczego.
• Wydatki są odpowiednie: Osoba odpowiedzialna za audyt lub przegląd listy płac powinna również przyjrzeć się wszelkim wydatkom zgłoszonym przez pracowników i zweryfikować, czy są one odpowiednie lub uzasadnione. Przegląd może obejmować sprawdzenie paragonów, aby upewnić się, że zadeklarowane wydatki są zgodne z paragonami. Wydatki powinny być również związane z pracą.

Jak zapobiegać oszustwom płacowym

Globalna lista płac nie musi kosztować Państwa firmy setek tysięcy dolarów. Wiedza o tym, jak zapobiegać oszustwom płacowym, może powstrzymać je na samym początku lub jeszcze przed ich wystąpieniem. Oto kroki, które mogą Państwo podjąć, aby zapobiec wpływowi oszustw płacowych na Państwa firmę.

• Proszę dokładnie sprawdzić każdą osobę przed jej zatrudnieniem: Najlepiej byłoby, gdyby zatrudniane osoby były uczciwe i godne zaufania. Weryfikacja potencjalnych pracowników poprzez sprawdzenie ich przeszłości kryminalnej, weryfikację referencji oraz potwierdzenie wykształcenia i poprzedniego zatrudnienia pomoże Państwu uniknąć zatrudniania nieuczciwych osób. Zatrudniając pracowników za granicą, mogą Państwo zlecić proces weryfikacji na zewnątrz.
• Proszę używać elektrycznych kart czasu pracy i wymagać ich zatwierdzania: Pracownikom łatwo jest dostosować papierowe karty czasu pracy, ale trudniej jest im zmienić elektryczne karty czasu pracy. Korzystanie z elektrycznych kart czasu pracy i wymaganie od przełożonego zatwierdzenia przedłożonego czasu może pomóc w zapobieganiu fałszowaniu raportów dotyczących przepracowanych godzin.
• Proszę korzystać z danych biometrycznych, aby wyeliminować fałszywe odbijanie kart przez kolegów: Jeśli korzystają Państwo z fizycznego zegara czasu pracy, wymaganie od współpracowników, aby sami zgłaszali się do pracy, zapobiegnie fałszywemu odbijaniu kart przez kolegów. Jednym ze sposobów jest wykorzystanie odcisków palców lub innych danych biometrycznych do weryfikacji tożsamości pracownika przed rozpoczęciem pracy.
• Proszę ograniczyć osoby mające dostęp do danych płacowych: Im mniej osób ma dostęp do listy płac Państwa firmy i może wprowadzać do niej poprawki lub zmiany, tym lepiej. Ograniczenie dostępu do listy płac zmniejsza ryzyko, że ktoś zmieni liczbę przepracowanych godzin lub stawkę wynagrodzenia.
• Proszę wymagać drugiego spojrzenia na raporty płacowe: Wszystkie raporty płacowe powinny być sprawdzane i zatwierdzane przed dokonaniem płatności. Powinien również istnieć proces wstrzymywania płatności i wydawania korekt w przypadku zauważenia jakichkolwiek nieścisłości.
• Proszę wiedzieć, na co zwracać uwagę podczas sprawdzania listy płac: Proszę upewnić się, że Państwa firma nie wypłaca wynagrodzeń osobom o bardzo podobnych nazwiskach i identycznych adresach. Proszę również uważać na płatności dokonywane na rzecz osób mieszkających pod tym samym adresem lub płatności dokonywane na to samo konto bankowe dla różnych pracowników.
• Proszę wdrożyć system identyfikacji i usuwania pracowników zwolnionych z pracy: Jednym ze sposobów zapobiegania płatnościom na rzecz pracowników-widm, w szczególności osób, które nie pracują już dla Państwa firmy, jest oznaczanie rekordów lub plików po odejściu pracownika z firmy. Oflagowany plik nie powinien nadal otrzymywać płatności.
• Wyeliminowanie płatności czekami: Oszustwa płacowe są łatwiejsze do popełnienia, gdy w grę wchodzą czeki papierowe. Dzięki bezpośredniej wpłacie każda płatność jest wysyłana na konto bankowe. Mogą Państwo zweryfikować, czy informacje o koncie są prawidłowe i czy należy ono do odpowiedniego pracownika. W razie potrzeby mogą Państwo cofnąć wysłane płatności, jeśli podejrzewają Państwo oszustwo.
• Proszę ustanowić politykę zerowej tolerancji: Mogą Państwo powstrzymać oszustwa poprzez ustanowienie polityki zerowej tolerancji. Poinformowanie pracowników o zasadach i możliwych konsekwencjach popełnienia oszustwa płacowego może zapobiec jego popełnieniu.

Outsourcing Państwa międzynarodowych potrzeb płacowych do Globalization Partners

Gdy Państwa firma rozszerza swoją działalność za granicę, śledzenie wydarzeń na całym świecie może stanowić wyzwanie. Potrzebują Państwo zespołu, który będzie Państwa wspierał na miejscu i w kraju. Globalization Partners może być dla Państwa takim zespołem. Nasze kompleksowe rozwiązanie usprawnia proces zatrudniania pracowników za granicą, a także pomaga zapewnić, że Państwa lista płac, podatki i kwestie prawne pozostają zgodne z przepisami obowiązującymi w kraju, w którym prowadzą Państwo działalność. Nasze globalna lista płac zapewniają, że Państwa Międzynarodowy ZESPÓŁ otrzymuje wynagrodzenie na czas, jednocześnie zmniejszając ryzyko oszustw związanych z płacami. Proszę skontaktować się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej.

Aby uzyskać więcej informacji na temat międzynarodowej listy płac, prosimy pobrać naszą globalną listę kontrolną zgodności z przepisami.

Proszę pobrać listę kontrolną już teraz