Kluczowe wnioski
-
Plan: Przestrzeganie przepisów to nie tylko przestrzeganie zasad; Chodzi o budowanie ram, które chronią biznes i jego pracowników.
-
Zatrudnianie pracowników: Błędy na etapie zatrudniania i Wdrażania pracowników mogą powodować kosztowne ryzyko. Proszę zacząć od określenia charakteru relacji roboczych.
-
Jasność umowy: Amerykański standard "at-will" jest globalnym wyjątkiem. Wiele krajów wymaga, aby umowy były sporządzane w formie pisemnej w języku lokalnym, dlatego zarządzanie umowami ma kluczowe znaczenie.
-
Obrona wydajności: Dobrze udokumentowane zarządzanie wydajnością (w tym plany poprawy wydajności lub PIP) jest najlepszą obroną prawną przed roszczeniami o bezprawne zwolnienie z pracy.
-
Precyzja w rozwiązywaniu problemów z pracownikami: Poza Stanami Zjednoczonymi powszechne są obowiązkowe okresy wypowiedzenia lub procedury zatwierdzania przez sąd, co oznacza, że konieczne jest planowanie dostosowane do danej jurysdykcji.
Proszę poznać Tiffany Cruz, doświadczoną prawniczkę ds. zatrudnienia w G-P, która wnosi swoje inżynierskie spojrzenie na złożoność globalnej siły roboczej. Analityczny umysł szlifowany przez lata inżynierii i nieuporządkowany świat prawa pracy - byli dla siebie stworzeni.
Od maszynowni do sali sądowej
Tiffany myślała, że zajmie się prawem patentowym, lecz odkryła w sobie głębszą pasję – prawo pracy – dynamiczną dziedzinę, w której przepisy, zachowania ludzkie i strategia handlowa oddziałują na siebie i zderzają się. Prawo pracy opisuje jako „żywą wersję opery mydlanej”, uwzględniającą bardzo realny ludzki dramat, który stanowi istotę każdego miejsca pracy.
Jej połączenie wiedzy technicznej i prawnej kształtuje jej podejście i było dokładnie tym, czego potrzebowała, aby zająć się globalnym zatrudnieniem.
Dla tych, którzy są nowicjuszami w globalnej zgodności, Tiffany sugeruje podzielenie cyklu życia pracownika na trzy fazy: zatrudnianie, zarządzanie wydajnością i odejście z miejsca pracy. Zacznijmy od zatrudniania pracowników.
Twoja fundacja: Zatrudnianie zgodne z rynkiem i Wdrażanie pracowników
Według Tiffany'ego, sposób, w jaki zaczynasz relację pracowniczą, decyduje o jej sukcesie lub poziomie ryzyka. Ostrzega, że „błędy popełnione w trakcie rekrutacji i procesu wprowadzania nowych pracowników mogą mieć długotrwałe i kosztowne konsekwencje”. Od pierwszego dnia skupia się na ograniczaniu ryzyka.
Pracownik czy wykonawca? Zawsze to sprawdzaj.
Jednym z najczęstszych błędów w zakresie zgodności jest Nieprawidłowa klasyfikacja. Kontrahenci oferują elastyczność, ale Tiffany mówi jasno: "Testy prawne dla tej klasyfikacji są surowe i różnią się w zależności od jurysdykcji".
Wzywa ona firmy do spojrzenia poza tytuł stanowiska i przeanalizowania prawdziwej natury relacji. Proszę rozważyć kontrolę nad godzinami pracy, dostarczanym sprzętem i integracją ZESPÓŁ.
Porada Tiffany: Współpraca z działem prawnym i KADRY w celu przeprowadzenia dokładnej oceny to inwestycja, która może "uchronić Państwa organizację przed kłopotami finansowymi i prawnymi w przyszłości".
Jeśli dyktujesz godziny pracy, dostarczasz narzędzia i integrujesz je ze swoim ZESPÓŁ, „prawdopodobnie kwalifikują się jako pracownicy”. Błędna klasyfikacja może mieć „olbrzymi wpływ na Twoją firmę”, w tym na kary rządowe, zobowiązania do zaległych wynagrodzeń, niezapłacone świadczenia i nadgodziny. „Musisz mieć pewność, że poświęcasz wystarczająco dużo czasu nie tylko na ocenę kwestii prawnych i KADRY, ale także na rozmowę z menedżerem ds. rekrutacji”.
Przejrzystość płac się zmienia
Od Ontario po UE, przepisy dotyczące równości wynagrodzeń i przejrzystości rozprzestrzeniają się na rynkach światowych. "Występują one pod różnymi nazwami, w różnych stanach, miastach i krajach, ale jest to coś, o czym warto pamiętać. Naprawdę się rozkręciły" - wyjaśnia Tiffany.
Coraz więcej jurysdykcji wymaga od pracodawców umieszczania w ogłoszeniach o pracę zakresu płac w dobrej wierze. Zauważa ona, że w Ontario nowe przepisy ograniczą teraz, jak szerokie mogą być te zakresy.
Rada Tiffany: "Zgodność z przepisami wymaga proaktywnego, dobrze udokumentowanego podejścia". Zaleca, aby "naprawdę zastanowić się nad zakresem wynagrodzenia w dobrej wierze w ogłoszeniach o pracę". Dokumentowanie sposobu ustalania tych liczb pomaga firmom wykazać się dobrą wiarą, nawet jeśli budżety ulegną później zmianie.
Sprawdź swoją umowę o pracę
W Stanach Zjednoczonych zatrudnienie według uznania jest normą w większości stanów. Tiffany podkreśla jednak, że "nie jest to światowy standard".
Pisemna umowa jest często wymogiem prawnym na całym świecie, a nie tylko najlepszą praktyką. Lokalne prawo pracy reguluje wszystko – od wymaganych klauzul po sposób podpisywania. "Niektóre kraje wymagają podpisów mokrym tuszem, podczas gdy inne wymagają kwalifikowanych podpisów cyfrowych," wyjaśnia Tiffany.
Warto również wspomnieć o języku. "Wiele krajów wymaga, aby umowy były zawierane w lokalnym języku" - zauważa. Na przykład w Quebecu umowa musi być sporządzona w kanadyjskim języku francuskim i ta wersja ma moc prawną. "Jeśli mają Państwo coś w wersji angielskiej, czego nie ma w wersji francuskiej z Quebecu, to mogą mieć Państwo problem, ponieważ co jest egzekwowalne? Lokalny język".
Rada Tiffany: "Chcesz mieć umowy na dwa języki. Jak to zrobić? Wystarczy utworzyć dwie kolumny w umowie i upewnić się, że wszystko, co jest w lokalnym języku, jest też w wersji angielskiej." Zarządzanie umowami to "jeden z najważniejszych kroków, jakie możesz podjąć", aby chronić egzekwowalność.
Skup się na zarządzaniu wynikami
Zarządzanie wydajnością oznacza prowadzenie trudnych rozmów. W tym momencie spotykają się zarządzanie, komunikacja i zgodność z prawem, co może stanowić szczególne wyzwanie.
Z prawnego punktu widzenia Tiffany radzi, że „spójne i udokumentowane zarządzanie wydajnością jest najlepszą obroną przed bezprawnie złożonymi roszczeniami o zwolnienie z pracy”.
Sugeruje, aby menedżerowie wyznaczyli zestaw celów i udzielali szybkiej, konstruktywnej informacji zwrotnej. "Menedżerowie powinni odbyć tę rozmowę ustnie z pracownikami i poinformować je na piśmie. Dlaczego? Po pierwsze, ludzie inaczej przyswajają informacje — świetnie jest powtarzać opinie."
Jeśli wyniki nadal spadają, Tiffany zaleca plan poprawy wyników (PIP). Według niej PIP-y powinny być „autentyczną próbą pomocy pracownikowi w osiągnięciu sukcesu, a nie tylko krokiem w kierunku zwolnienia z pracy”.
Rada Tiffany: "Jeśli [menedżerowie] nie widzą, że osoba wykonuje pracę zgodnie z opisem stanowiska lub innymi kwestiami, o których rozmawiali, powinni przeprowadzić tę [PIP] rozmowę z pracownikami i potwierdzić ją na piśmie."
Dobrze sporządzony PIP pokazuje, że firma „dała pracownikowi uczciwą szansę na spełnienie oczekiwań”. Z kolei przejrzysta dokumentacja wskazuje, że decyzja o potencjalnym zwolnieniu z pracy została podjęta na podstawie wyników pracy, a nie motywów dyskryminacyjnych.
Rozstawanie się z pracownikami (i jak to sobie ułatwić)
Wypowiedzenie umowy o pracę nigdy nie jest łatwe, ale "sposób, w jaki sobie z nim Państwo radzą, ma znaczące konsekwencje prawne" - podkreśla Tiffany. Proces ten różni się na całym świecie.
W większości stanów USA zatrudnienie może zostać zakończone w dowolnym momencie z dowolnego zgodnego z prawem powodu. Tiffany ostrzega: "chcą Państwo, aby było to zgodne z prawem". To nigdy nie może być dyskryminujące.
Poza USA to już inna historia. Tam "wchodzisz w świat okresów wypowiedzenia." W krajach takich jak Kanada i cała Europa pracodawcy są „prawnie zobowiązani do zapewnienia pracownikowi określonego okresu wypowiedzenia lub wypłaty odszkodowania w zamian za okres wypowiedzenia przed zwolnieniem go”. Okres ten „często zależy od stażu pracy pracownika”, więc pracodawcy muszą znać wymogi prawne obowiązujące w danym kraju przed rozpoczęciem procesu.
Powiedzieć, że te powiadomienia są ważne, to mało powiedziane. Niezastosowanie się do tego wymogu może "skutkować roszczeniem o bezprawne zwolnienie, które może być znacznie bardziej kosztowne niż pierwotna opłata za wypowiedzenie". W niektórych regionach nie jest to prosta płatność: "nie jest nawet tak łatwo po prostu powiedzieć: "Hej, zapłacę panu"". Pracodawcy w miejscach takich jak Holandia "muszą udać się do sądu, aby uzyskać zgodę" na rozwiązanie umowy o pracę.
Rada Tiffany: „Skuteczne wyjście z miejsca pracy wymaga starannego planowania i dogłębnej znajomości lokalnych przepisów, aby uniknąć przekształcenia standardowej decyzji biznesowej w długotrwałą batalię prawną”.
Masz fundament. Niech pracodawca formalny to wszystko połączy.
Tiffany postrzega globalną zgodność z przepisami jako przedsięwzięcie, które tak naprawdę nigdy się nie kończy. To "ciągły proces uczenia się i adaptacji". Jej perspektywa, ukształtowana przez wykształcenie inżynierskie, nauczyła ją "postrzegać złożone wyzwania jako systemy, które należy zrozumieć i zoptymalizować".
Zaleca przedsiębiorstwom zastosowanie podobnego podejścia do globalnego cyklu życia pracownika. Podziel to na podstawowe etapy (zatrudnianie, zarządzanie i wyjście z miejsca pracy) i „stosuj rygorystyczne, specyficzne dla danej jurysdykcji praktyki zgodności na każdym etapie”, aby zbudować chroniony zespół globalny.
Ale nie musisz sam mierzyć się z tymi zawiłościami. G-P pracodawca formalnie minimalizuje koszty, złożoność i ryzyko globalnego zatrudnienia. Dzięki niemu możesz organizować zatrudnienie, przyjmować do pracy i zarządzać najlepszymi utalentowanymi pracownikami w ponad 180 krajach, bez konieczności zakładania podmiotów. Zajmujemy się wszystkimi kwestiami zgodności, dzięki czemu możesz założyć swój ZESPÓŁ z pełnym zaufaniem.
Porada Tiffany: "Mogą Państwo nawiązać współpracę z pracodawcą formalnym, takim jak G-P. Podejmujemy się tego pięknego zadania. Dobrze się przy tym bawimy. Mamy ekspertów w tej dziedzinie, ponieważ jest to ciężka sprawa".
Jeśli chcesz pozbyć się problemów związanych z zarządzaniem personelem w firmie Globalny, wypróbuj aplikację G-P Worker Formny, „aby przekonać się, że naprawdę zmienia zasady gry”.
