Czym jest formularz W-9?

Kluczowe wnioski

• Czym jest formularz W-9 : Formularz W-9 służy do zbierania informacji podatkowych wykonawcy. Umożliwia składanie dokładnych 1099 Formularzy i unikanie potrąceń i kar.

• Jak Form W-9 wypada w porównaniu z innymi formami: Formularz W-9 służy wyłącznie do prowadzenia dokumentacji i ma zastosowanie do amerykańskich wykonawców. Formularz W-8 jest przeznaczony dla osób spoza USA. obywatele. Formularze W-2 są używane przez pracowników do przygotowywania swoich rozliczeń podatkowych. 1099 Formularze służą do zgłaszania różnych typów dochodów, takich jak różne płatności dla wykonawców.

• Gdzie uzyskać formularz W-9: Formularz W-9 można pobrać ze strony internetowej IRS lub wygenerować go za pośrednictwem G-P Contractor.

• Kto jest zobowiązany do wypełnienia formularza W-9: Osoby fizyczne i firmy współpracujące z Państwa firmą, takie jak niezależni wykonawcy i sprzedawcy, muszą wypełnić formularz W-9.

Zatrudnienie niezależnych wykonawców ułatwia skalowanie lub skalowanie biznesu w zależności od zmieniających się potrzeb. Chociaż kontrahenci nie znajdują się na liście płac Twojej firmy, musisz spełnić pewne wymagania, aby nawiązać współpracę z tym typem pracownika.

W Stanach Zjednoczonych pracownicy pełnoetatowi wypełniają formularze I-9, podczas gdy niezależni wykonawcy lub pracownicy 1099 wypełniają formularze W-9. Formularze te pomagają zapewnić zgodność podatkową i zmniejszają ryzyko Kary za nieprawidłowe lub brakujące informacje. 

Rozłóżmy na czynniki pierwsze, czym jest formularz podatkowy W-9 , do czego służy, jak go wypełnić oraz jakich typowych błędów należy unikać.

Co to jest formularz W-9?

Formularz W-9 służy do zbierania informacji o podatnikach od niezależnych wykonawców i podmiotów gospodarczych, aby można było złożyć dokładne zeznania. Nie składasz9 W- do Urzędu Skarbowego (IRS). Ale korzystasz z informacji zawartych w tym formularzu, aby przygotować formularz 1099, który składasz do IRS na koniec roku. 

W-9 zbiera numer identyfikacyjny podatkowy (TIN) od osób fizycznych i podmiotów. W przypadku osób fizycznych jest to zazwyczaj Numer Ubezpieczenia Społecznego (SSN), a w przypadku firm jest to Numer Identyfikacji Pracodawcy (EIN).

Uwaga: Nie ma formularza W-9 dla pracowników. W-9 jest przeznaczony wyłącznie dla niezależnych wykonawców lub firm.

Jak formularz W-9 wypada na tle innych formularzy?

Formularz W-9 dla firm służy wyłącznie do prowadzenia dokumentacji. Oto czym W-9 różni się od innych formularzy IRS:

W-9 vs. W-2 Formularze

Podczas gdy niezależni wykonawcy wypełniają formularz W-9 , firmy wypełniają i wysyłają formularze W-2 do IRS.

Pracownicy używają formularzy W-2 do przygotowania podatków. Przed otrzymaniem formularza W-2, pracownicy muszą wypełnić formularz W-4 i podać swoje informacje podatkowe, status podatkowy i inne miejsca pracy, jeśli dotyczy. Obliczy Pan/Pani podatki do potrącenia na podstawie formularza W-4, podczas gdy formularz W-2 powinien odzwierciedlać te podatki.

Formularz W-9 służy do przygotowania formularza1099 . W-9 zawiera nazwę, adres i NIP wykonawcy. W przeciwieństwie do pracowników, wykonawcy są odpowiedzialni za zgłaszanie i płacenie podatków. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma potrącenia podatku dla wykonawców, z wyjątkiem pewnych sytuacji, takich jak brak podania lub poświadczenia prawidłowego numeru NIP. 

W-9 vs. 1099 Formy

1099 to zestaw formularzy IRS, które podają różne rodzaje dochodów. Firmy najczęściej korzystają:

• 1099-NEC: Użyj tego formularza, jeśli płacisz swoim niezależnym wykonawcom 600 USD lub więcej rocznie. 

• 1099-MISC: Użyj tego formularza, aby zgłosić różne płatności, takie jak tantiemy, opłaty za opiekę zdrowotną i czynsz, jeśli wynoszą one USD 600 lub więcej rocznie.

Państwa firma jest odpowiedzialna za wypełnienie i wysłanie formularzy 1099 do IRS. Natomiast niezależni wykonawcy wypełniają formularze W-9, które będą Państwo przechowywać w swojej dokumentacji. Formularze W-9 są Państwu potrzebne jedynie jako odniesienie do formularza 1099.

W-9 vs. W-8 Formularze

To, czy użyjesz formularza W-9 czy W-8 zależy od statusu obywatelskiego niezależnego wykonawcy. Formularze W-9 są przeznaczone dla obywateli USA, natomiast dla osób spoza USA. obywatele wymagają W-8.  

Jest tylko jeden rodzaj formularza W-9. Istnieje jednak pięć typów formularzy W-8. Właściwa forma zeznania podatkowego zależy od tego, czy wykonawca jest osobą fizyczną czy firmą, jaki jest rodzaj dochodu oraz czy kwalifikuje się do specjalnego traktowania podatkowego. 

Formularz W-8 należy odebrać przed dokonaniem pierwszej płatności. Najlepszą praktyką jest zebranie W-9 zanim wykonawca wykona jakąkolwiek pracę.

Gdzie uzyskać formularz W-9

Wykonawcy mogą pobrać formularz W-9 bezpośrednio ze strony internetowej IRS. Możesz też wykorzystać G-P Contractor do upraszczania całego cyklu zatrudnienia wykonawcy — od płatności po zarządzanie dokumentacją. Łatwe generowanie formularzy W-9 i dostęp do wszystkich informacji osobowych na jednym pulpicie.

 Jeśli rozwijasz i budujesz globalne zespoły, G-P Gia™, nasza pierwsza w swoim rodzaju sztuczna inteligencja agentów dla KADRY, oferuje szczegółowe informacje na temat prawa pracy, przepisów podatkowych i świadczeń w ponad 50 krajach i wszystkich 50 stanach USA.

Kto musi wypełnić formularz W-9?

Niektóre osoby fizyczne i podmioty gospodarcze, które otrzymują dochód od Państwa firmy, muszą wypełnić formularz W-9. Należą do nich między innymi niezależni wykonawcy, sprzedawcy, spółki osobowe, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC), korporacje, trusty i spadki.

Oto kilka przykładowych scenariuszy, w których W-9 jest niezbędny:

1. Jesteś małą firmą zatrudniającą niezależnych wykonawców w USA. Małe firmy bez dużych wewnętrznych zespołów często organizują zatrudnienie niezależnych wykonawców. Na przykład, jeśli używasz G-P Contractor do organizacji zatrudnienia i płacisz kontrahentom za projekt graficzny, pracownik może użyć funkcji generowania formularza W-9 , aby wypełnić formularz przed rozpoczęciem pracy. 

2. Jesteś bankiem, którego klient otwiera nowe konto. Banki używają formularzy W-9 do zbierania informacji podatnika potrzebnych do zgłoszenia odsetek i innych dochodów do IRS.

3. Anulowałeś dług. Anulowany dług często jest uznawany za dochód podlegający opodatkowaniu. Formularz W-9 pomaga w przesłaniu wymaganych informacji.

4. Jesteś firmą inwestycyjną. Musisz zebrać formularz W-9 od swoich Klientów, a następnie zgłosić swoje zarobki do IRS na odpowiednim formularzu 1099.

Kiedy i dlaczego wymagany jest W-9?

Formularz W-9 jest wymagany tylko dla dostawców, którym płacisz za usługi. Nie dotyczy to korporacji, ponieważ zazwyczaj są zwolnione z raportowania 1099 . Nie potrzebujesz też9 W- dla dostawców, przez których płacisz kartą, ponieważ te płatności są raportowane przez procesora płatności.

Formularz W-9 umożliwia Panu/Pani dokładne zgłaszanie płatności do IRS. Chociaż nie muszą Państwo składać tego dokumentu, posiadanie go pod ręką ułatwia przygotowanie formularzy 1099. Unikną Państwo również grzywien za nieprzestrzeganie przepisów oraz kar cywilnych lub karnych za nieodebranie formularza.

Jak wypełnić formularz W-9?

Kontrahenci muszą dokładnie wypełnić formularz W-9, aby zapewnić zgodność z przepisami. Mogą oni postępować zgodnie z instrukcjami W-9:

1. Wskaż wykonawcę lub nazwę firmy: Wykonawcy wpisują swoją nazwę w wierszu 1 tak, jak widnieje ona w ich zeznaniu podatkowym. Podmioty prawne, takie jak spółka osobowa, spółka z o.o. lub korporacja, wpisują swoje nazwisko na 2linii, używając informacji "doing business as". Jeżeli wykonawca działa pod konkretną nazwą handlową, powinien wpisać tę informację w polu „Nazwa firmy”.

2. Proszę wybrać federalną klasyfikację podatkową: Wykonawca zaznacza odpowiednie pole klasyfikacji podatkowej. Niektóre opcje obejmują osobę fizyczną, spółkę typu C, spółkę typu S, spółkę osobową, trust lub majątek lub spółkę LLC.

3. Proszę dodać NIP: Kontrahenci powinni dodać swój numer SSN, jeśli są osobami fizycznymi. Firmy powinny dodać swój numer EIN. W zależności od obywatelstwa lub statusu podmiotu, kontrahenci mogą ubiegać się o numer NIP i wpisać "ubiegał się" w części I. Będą podlegać potrąceniu zapasowemu do czasu otrzymania numeru NIP. Następnie należy przesłać zaktualizowany formularz W-9.

4. Wprowadź adres: Pod linią "address" dodaj adres powiązany z TIN. 

5. Proszę poświadczyć formularz: Wszystkie informacje powinny być dokładne i zgodne z danymi IRS. Osoba wypełniająca formularz powinna podpisać i opatrzyć datą wyznaczone obszary w celu poświadczenia. Mogą Państwo skorzystać z programu IRS TIN Matching, aby zweryfikować dane.

G-P Contractor ułatwia wypełnianie i zbieranie formularzy. Kontrahenci mogą wygenerować formularz na platformie, do której mają Państwo dostęp w dowolnym momencie.

Jak złożyć i przechować formularz W-9

Niezależny wykonawca lub podmiot powinien przesłać Ci wypełniony formularz w celu przechowywania dokumentacji. Musisz przechowywać formularze W-9 przez co najmniej cztery lata. Dłuższe prowadzenie dokumentacji pomaga również w dłuższych okresach audytu. 

3 powszechne błędy W-9 i jak ich unikać

Chociaż nie muszą Państwo składać formularzy W-9 do IRS, nadal muszą być one dokładne, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych. Proszę uważać na te typowe błędy:

1. Dodawanie nieprawidłowych informacji: Błędy obejmują użycie niewłaściwego numeru NIP i typu podmiotu. Nieprawidłowy numer TIN może prowadzić do zawiadomienia IRS, podczas gdy właściwy typ firmy zapewnia dokładność Państwa raportów 1099. 

2. Zbieranie formularzy z opóźnieniem: Muszą Państwo zebrać formularze W-9 przed rozpoczęciem pracy przez wykonawców lub podmioty i przed dokonaniem pierwszej płatności. W ten sposób będą Państwo przygotowani do raportowania na koniec roku.

3. Brak aktualizacji: Proszę stworzyć system regularnego przeglądu i aktualizacji informacji na stronie W-9. Proszę stosować metody, dzięki którym wykonawca może łatwo zaktualizować swoje dane.

Zatrudniaj pracowników i kontrahentów za pomocą G-P

Ponad 80% liderów biznesu ma trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych Utalentowanych pracowników na swoim obecnym rynku. G-P oferuje szybkie i zgodne z prawem rozwiązanie dla globalnej organizacji zatrudnienia pracowników i kontrahentów, bez tworzenia nowych podmiotów.

Nasze rozwiązania dla pracodawców formalnych i wykonawców oparte na sztucznej inteligencji są wspierane przez największy ZESPÓŁ krajowych ekspertów KADRY, prawnych i compliance w Upraszczanie przez cały globalny cykl życia zatrudnienia. Dodaj światowej klasy Utalentowanych pracowników do swojego ZESPÓŁ bez stresu związanego z Międzynarodową zgodnością podatkową.

Proszę zarezerwować demo już dziś.

W-9 Najczęściej zadawane pytania dotyczące formularzy