Istnieje wiele powodów, dla których pracownicy odchodzą z firmy - przechodzą na emeryturę, znajdują nową pracę lub odchodzą mimowolnie z powodu zwolnień lub wypowiedzeń. Bez względu na te powody, firmy muszą przygotować się do łatwego przejścia na emeryturę.

Wyjazd pracownika jest częścią podróży pracownika i firmy muszą przygotować się z wyprzedzeniem do procesu wyjścia z miejsca pracy. Wiąże się to z inwestowaniem zasobów w zapewnienie płynnego przebiegu procesu, ponieważ pomijanie procesu wyjścia z miejsca pracy może zaszkodzić marce pracodawcy na długo po odejściu pracownika. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Fractl, jedna trzecia amerykańskich pracowników czeka cały miesiąc zanim wystawi opinię o swojej firmie.

Rozstawanie się z pracownikami jest równie ważne jak Wdrażanie pracowników i stanowi kluczowy element cyklu pracowniczego. Muryel Dias, Manager, KADRY Operations South & Central America w Globalization Partners mówi: "Rozstawanie się z pracownikami zaczyna się w momencie, gdy wchodzą Państwo na pokład pracownika, a bez odpowiedniego procesu odejścia z miejsca pracy, firmy mogą zniszczyć ogólne doświadczenie pracownika." Przygotowanie odejść pracowników może być wyzwaniem, gdy pracują Państwo w biurze, ale w środowisku pracy zdalnej odejście z miejsca pracy wymaga jeszcze więcej czasu i uwagi.

4 powodów skutecznego odejścia z miejsca pracy jest krytyczne dla Twojej firmy

Udowodniono, że szczegółowy i skuteczny proces odchodzenia z miejsca pracy prowadzi do lepszego utrzymywania pracowników. Ustrukturyzowane i przemyślane wyjście z miejsca pracy gwarantuje również, że zespoły KADRY mogą ułatwić ten proces pracodawcom i pracownikom.

Tworzenie procesu odejścia z miejsca pracy jest kluczowe dla:

#1: Unikaj problemów prawnych i finansowych
Zebranie i podpisanie wszystkich niezbędnych dokumentów w ramach procesu wyjścia z miejsca pracy zmniejszy ryzyko reklamacji lub pozwów sądowych ze strony pracodawcy. Dotyczy to szczególnie przymusowych odejść, takich jak zwolnienia, gdy pracodawcy muszą przestrzegać przepisów obowiązujących w kraju, aby zapewnić legalność swoich działań.

# 2: Zapobieganie naruszeniom danych
Zespoły KADRY muszą zapewnić wystarczającą ilość czasu na wylogowanie pracowników z systemu, dezaktywację ich kont i odcięcie dostępu do wszelkich platform i informacji, których już nie potrzebują. Jeśli pracownicy mają dostęp do danych firmy po ich odejściu, może to prowadzić do rozpowszechniania poufnych informacji, które zagrażają firmie.

#3: Poprawa reputacji firmy
Zakończenie relacji pracownik–pracodawca w najlepszy możliwy sposób gwarantuje, że pracownicy odchodzą z firmy z poczuciem szacunku i docenienia czasu spędzonego w firmie. Opinie pracowników mają wpływ na reputację firmy. W rzeczywistości recenzje są ważne dla 95 procent osób poszukujących pracy, co oznacza, że negatywne opinie o firmie mogą wpływać na decyzje potencjalnych kandydatów dotyczące tego, czy ubiegać się o dane stanowisko.

#4: Otrzymuj cenne opinie
Pracownicy, którzy dobrowolnie odchodzą z firmy, są niesamowitym źródłem informacji zwrotnych. Usłyszenie powodów odejścia pracownika lub po prostu poznanie jego szczerej opinii pomoże firmie w przyszłości się rozwijać.

Według Snapsurveys, "firmy osiągające najlepsze wyniki nie tylko dobrze radzą sobie z przyjmowaniem informacji zwrotnych, ale także celowo o nie proszą. I wiedzą, że informacja zwrotna jest pomocna tylko wtedy, gdy podkreśla zarówno słabe, jak i mocne strony".

Rozstawanie się z pracownikami w środowisku pracy zdalnej

Praca zdalna ma wiele zalet, ale mogą też pojawić się pewne wady. Bez możliwości interakcji twarzą w twarz bariery w nawiązywaniu kontaktów i komunikacji mogą stać się ogromnym wyzwaniem, jeśli chodzi o Zdalny odejście z miejsca pracy.

„Brak fizycznej bliskości sprawia, że wdrożenie przemyślanego procesu odejścia z miejsca pracy jest szczególnie ważne, w którym jasna komunikacja jest kluczem do budowania zaufania i unikania nieporozumień w momencie odejścia pracownika” – mówi Camila Torres, specjalista ds. kadr w Globalization Partners.

Celem zdefiniowania procesu wyjścia z miejsca pracy jest umożliwienie pracownikowi płynnego przejścia oraz ochrona firmy przed naruszeniami danych i zagrożeniami bezpieczeństwa.

Czynniki definiujące proces odejścia z miejsca pracy

Istnieją dwa czynniki, które decydują o tym, jakie kroki należy podjąć w procesie odejścia z miejsca pracy: powód odejścia oraz stanowisko pracownika.

Powód wyjazdu

W zależności od powodu odejścia, niektóre etapy procesu mogą stać się ważniejsze od innych. Dlatego też proces odejście z miejsca pracy musi być dostosowany do warunków konkretnego przypadku. Istnieją cztery główne powody odejścia:

1. rezygnacja
Ważne jest, aby zespoły KADRY zdefiniowały proces, który pomoże zapobiec nieoczekiwanym odejściom i zapewni wystarczająco dużo czasu na obsadzenie wolnego stanowiska. Pracownicy powinni otrzymać wytyczne, które określają wymagania zapewniające łatwe wyjście. Wytyczne te mogą wymagać minimalnego okresu wypowiedzenia, notatek przekazania, raportów i dostępu do danych.

2. Przejście na emeryturę
Zespoły KADRY muszą z wyprzedzeniem planować przejścia pracowników na emeryturę. Powinni zapewnić zgodność z programami emerytalnymi i ustalać ostateczną wypłatę dla pracowników. Jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie przyjemnego odejścia pracownika jest zorganizowanie godnego przyjęcia pożegnalnego i okazanie mu uznania w formie nagrody lub prezentu, zwłaszcza jeśli przepracował w firmie długi czas.

3. Zwolnienie
Zwalnianie pracowników jest trudne, ale czasami nieuniknione. W takich przypadkach najlepiej jest traktować pracownika z szacunkiem i empatią oraz jasno określić powód jego zwolnienia.

4. Warunki rozwiązania umowy
Zakończenia stosunku pracy należą do najtrudniejszych zadań KADRY, dlatego w takich przypadkach proces odejścia z miejsca pracy musi być szczegółowo zaplanowany. Pracownik powinien otrzymać pisemne zawiadomienie zawierające informacje o faktach uzasadniających zwolnienie oraz przepisy prawne, na podstawie których firma podjęła taką decyzję, aby uniknąć problemów.

Pamiętaj, że kluczowe elementy zgodności, takie jak wymagane dokumenty i okres próbny, różnią się w zależności od kraju. Pozwolenie pracownikom na pożegnanie się z kolegami, spełnienie ich ostatnich próśb oraz pokazanie wizerunku jedności korporacyjnej przez cały proces to niektóre z kluczy do zapewnienia płynnego zwolnienia.

Według Dias i Torres, niezależnie od powodu odejścia, kluczowe jest, aby pracownicy czuli się komfortowo. KADRY nigdy nie powinno zapominać, że ma do czynienia z ludźmi, dlatego empatia, komunikacja i solidarność są podstawą, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z procesem Zdalny odbiór z miejsca pracy.

Kluczowe jest również zapewnienie pracownikom wszystkich przysługujących im płatności i pakietów odpraw. Pracodawcy muszą mieć świadomość, że lokalne przepisy i regulacje dotyczące pakietów odpraw i wypłat podczas zwolnień różnią się w zależności od kraju lub regionu.

Rodzaj stanowiska
Etapy procesu odejścia z miejsca pracy różnią się także w zależności od stanowiska zajmowanego przez pracownika. Na przykład, zwalnianie pracowników księgowości może wiązać się z koniecznością sprawdzenia ich dokumentacji finansowej przed odejściem, natomiast kontrole bezpieczeństwa mogą być konieczne w przypadku pracowników IT, aby zapobiec zabieraniu przez nich ze sobą danych wrażliwych.

Jak stworzyć skuteczny proces Zdalnego odej ścia z miejsca pracy
Zespoły KADRY muszą stworzyć dostosowany proces odejścia z miejsca pracy w oparciu o specyficzne potrzeby ich firmy. Proces ten będzie w dużej mierze zależał od rodzaju odejścia, w szczególności od tego, czy pracownik odchodzi dobrowolnie, czy mimowolnie, a także od podstaw, takich jak wielkość firmy.

W środowisku praca zdalna proces odejście z miejsca pracy wymaga od firm prowadzenia podstawowej komunikacji w środowisku wirtualnym, co prawdopodobnie będzie wymagało nowych kroków i starannego rozważenia. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci mieć pewność, że proces Zdalny odejście z miejsca pracy zostanie przeprowadzony zgodnie z prawem i skutecznie.

1. Przygotowanie planu komunikacji
Proces wyjścia z miejsca pracy rozpoczyna się w momencie, gdy KADRY ZESPÓŁ dowiadują się o odejściu, niezależnie od tego, czy jest to zwolnienie grupowe czy rezygnacja. Szczególnie ważne jest opracowanie planu komunikacji Zdalnego, który określi sposób informowania pozostałych członków ZESPÓŁ. Ustal wspólny kanał komunikacji i umów spotkania oraz wideorozmowy z wyprzedzeniem. Zdaniem Edwiny Tan, dyrektor ds. operacji globalnych w regionie Azji i Pacyfiku w Globalization Partners, niezwykle ważne jest zwracanie uwagi na ton używany w wiadomościach e-mail i rozmowach z pracownikami.

Plan powinien również uwzględniać klientów pracownika i sposób ich prawidłowego powiadamiania. Plan komunikacji musi zawierać jasne informacje o wyjeździe, aby uniknąć nieporozumień.

2. Przygotuj dokumenty
Dokumentacja dotycząca odejścia z miejsca pracy pracownika na umowę o pracę niczym nie różni się od procesu odejścia twarzą w twarz, z tą różnicą, że musi zostać przygotowana w formie cyfrowej. Zespoły KADRY powinny zebrać całą dokumentację potrzebną do tego, aby mieć pewność, że wszystko jest w porządku i odbywa się zgodnie z prawem. Konieczne jest przejrzenie umów i umów o poufności, aby wyjaśnić warunki odlotu i odpowiedzieć na wszelkie pytania. KADRY musi również przygotować dokumentację dotyczącą pakietów odszkodowań, świadczeń, zwrotów kosztów i podatków. Wszystkie te dokumenty mogą być udostępniane poprzez zarządzanie dokumentami oraz systemy podpisów cyfrowych, aby zapewnić płynność i bezpieczeństwo procesu.

3. Zaplanuj proces przejściowy
Najważniejszym krokiem na tym etapie procesu jest stworzenie planu, który umożliwi płynne przejście obowiązków i obowiązków po odejściu pracownika. Plan ten powinien obejmować regularne spotkania online w celu sprawdzenia statusu projektów, ponowne przydzielenie zadań już rozpoczętych przez pracownika oraz przygotowanie gruntu pod nowe obowiązki, tak aby nowy pracownik mógł się nimi zająć. KADRY musi jasno przedstawić zespołom, których to dotyczy, jak będzie wyglądać ta transformacja i na czym ostatecznie skończy się praca danego pracownika.

4. Planowanie sesji transferu wiedzy online
Jest to jedna z najważniejszych części skutecznego Zdalnego odchodzenia z miejsca pracy w przypadku dobrowolnych wyjazdów. Podczas sesji przekazywania wiedzy online odchodzący pracownicy dzielą się informacjami ze swoimi współpracownikami lub bezpośrednimi podwładnymi, a jeśli to możliwe, także z przyszłym pracownikiem. Informacje te powinny zawierać zapis obowiązków i zadań, status projektów oraz dostęp do informacji, oprogramowania i dokumentów.

5. Odzyskaj aktywa firmy
Jeżeli firma zapewniła pracownikom sprzęt i aktywa na czas trwania stażu, ważne jest, aby zostały one odesłane do pracownika przed wyjazdem. Zespoły KADRY muszą przygotować cyfrową listę kontrolną i zorganizować odbiór tych zasobów na kilka dni przed odejściem pracownika. Lista kontrolna może zawierać takie elementy, jak komputery, telefony komórkowe, klucze, identyfikatory i firmowe karty kredytowe. Należy ją przesłać odchodzącemu pracownikowi wraz z cyfrowym pismem zwrotnym dotyczącym majątku firmowego.

6. Usuń konta użytkowników
Praca zdalna wymaga dzielenia się informacjami online. W związku z tym pracownicy mają dostęp do wewnętrznych narzędzi, takich jak konta e-mail, dyski, bazy danych i źródła poufnych informacji. Pozbawienie pracowników firmy Zdalny dostępu do tych informacji i odzyskanie wszelkich zasobów cyfrowych, w tym haseł i kodów kluczy, pomaga zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa. Bez względu na to, jak dobre są relacje pracodawca-pracownik, odchodzący pracownicy nie powinni mieć dostępu do żadnych informacji, gdy nie są już częścią ZESPÓŁ.

7. Przeprowadź wirtualną rozmowę końcową
Chociaż wirtualne wywiady wyjściowe mają zastosowanie wyłącznie w przypadku odejść dobrowolnych, są one kluczowe dla zapewnienia efektywnego wyjścia z miejsca pracy. Celem tych wywiadów jest uzyskanie cennej informacji zwrotnej na temat doświadczeń pracowników w firmie. To będzie ostatnia okazja, by zostawić pracownika z pozytywnym wrażeniem przed ich odejściem. Jest to również doskonały sposób na zbieranie informacji, które pomogą działowi KADRY podejmować lepsze decyzje w przyszłości. Skorzystaj z okazji, aby dowiedzieć się więcej na temat stanowiska, ich opinii na temat praca zdalna i ich ogólnego doświadczenia.

Stworzenie skutecznego procesu Zdalnego odejścia z miejsca pracy jest równie korzystne dla firm, jak i dla pracowników. Poruszanie się po zawiłościach związanych z odejściem pracownika może być jednak trudne, zwłaszcza gdy komunikacja osobista nie jest możliwa.

Globalization Partners Globalna platforma zatrudniania oparta na sztucznej inteligencji pomoże Państwu zapewnić zgodność podczas odejścia z miejsca pracy Państwa Międzynarodowych pracowników.

Aby dowiedzieć się więcej o G-P Recruit, odwiedź naszą stronę internetową i daj nam znać, jak możemy pomóc Ci znaleźć najlepszych Utalentowanych pracowników, w odpowiedniej lokalizacji, w odpowiedniej cenie.