Experttips om de bästa verktygen för att stödja globala team på distans

I takt med att företag försöker anpassa sig till en värld efter pandemin och möta sina team förändrade behov på distans, är det avgörande att investera i de bästa verktygen. Detta säkerställer att företag upprätthåller tydlig kommunikation och uppmuntrar till nära samarbete, vilket är avgörande för att behålla och attrahera toppkompetenser som söker en positiv anställdupplevelse.

Även om tekniken gör det möjligt för tidigare kontorsbaserade anställda att utföra samma arbete var som helst, med ökad produktivitet, är inte alla verktyg för distansarbete skapade lika. Låt oss ta en titt på några viktiga digitala verktyg som kan hjälpa dina distansarbetare och team att blomstra.

Vad är den största utmaningen med att arbeta på distans?

En av utmaningarna som distansteam står inför är att hålla sig uppkopplade. För att motverka detta måste företag hitta och använda de bästa verktygen för att göra integrationen av distansarbete så sömlös som möjligt.  Distansarbete har dock lett till en mättnad av mjukvarutjänster. Så, vilka verktyg behöver du för att ditt team på distans ska kunna blomstra samtidigt som de arbetar på olika platser världen över? Vi bad Stephen McCormack, expert Globalization Partners (G-P), vice vd för informationsteknologi, att berätta om sina bästa val gällande uppkoppling och att stärka ett team på distans.

Nedan lyfter han fram några av de bästa distansverktygen i sin klass, från rekrytering till onboarding och videokonferenser.

Vilka är de bästa verktygen för rekrytering enligt G-P erfarenhet?

Stephen: När man pratar om distansverktyg är det viktigt att erkänna deras inverkan och användbarhet redan innan en anställd anställs.

• Anaplan: Till exempel använder vi Anaplan för att tillhandahålla datadrivna, automatiserade prognoser som gör det möjligt för oss att korrekt budget för våra rekryteringsbehov.
• Växthus: Greenhouse är ett distansverktyg som låter oss dokumentera vår intervjuprocess och följa en kandidats resa från början till slut. Våra rekryteringsansvariga och partners för talangförvärv använder den för att arbeta igenom varje relevant roll och sålla kandidater före intervjufasen. När en intervju är genomförd bearbetas feedbacken i Greenhouse, vilken kommer att vara synlig för alla relevanta interna parter kopplade till den öppna Befattningen.
• Crosschq: Crosschq används när vi har bestämt oss för en kandidat, och den framgångsrika intervjuarens referenser behöver kontrolleras. Crosschq är ett utmärkt exempel på ett onlineverktyg som har ersatt det traditionella telefonsamtalet för att få relevant feedback på en kandidat. Det gör det möjligt för domaren att ta sig tid att ge input och göra det i sin egen takt och schema, vilket gör att deras feedback blir mer exakt och värdefull.
• DocuSign: DocuSign är ett sista distansverktyg värt att nämna i anställningsprocessen. När ett erbjudande har lämnats och accepterats utfärdas kontraktet till den blivande anställde. DocuSign gör det möjligt för den utvalda kandidaten att skriva under sitt kontrakt på distans och returnera det till rekryteraren med ett enda klick.

Vilken typ av teknik hjälper till med onboarding?

Stephen: En viktig del av att bygga ett team på distans är att ha ett effektivt lärplattformssystem. På G-P använder vi Lessonly.

Att vara ett distansföretag i första hand innebär att alla nyanställda vanligtvis börjar sina arbetsuppgifter på G-P från sitt hemmakontor. Därför spelar Lessonly en avgörande roll för att hjälpa till att förstå:

• Företaget som helhet
• Deras relevanta avdelning
• Företagets policyer och rutiner
• Organisationsscheman
• Plus, alla de olika distansverktygen i drift

Lessonly är en nyckel till att framgångsrikt onboarding våra medarbetare. Relevant chef och HR personal arbetar nära den nya anställde för att schemalägga varje Lessonly-utbildningsmodul under de första två veckorna av deras nya karriär på G-P.

Vilka digitala verktyg hjälper till att genomföra en prestationsgranskning på distans?

Stephen: När man leder ett team på distans är det viktigt att ha ett verktyg i sin arsenal som ger en anställd regelbunden, strukturerad åtkomst till sin chef. 15Fi ve tillåter anställda att ge en uppdatering varje vecka om sin aktivitet och lyfta fram vad de planerar att uppnå under de kommande sju dagarna. Dessutom kan de följa sina framsteg mot sina personliga, avdelnings- och företagsmål.

Återigen, i ett avlägset förstahandsföretag som G-P, är ett verktyg som 15Five ett utmärkt exempel på hur man bäst håller alla uppkopplade, både uppåt och nedåt i befälsordningen. Självklart bör en chef också hålla 1:1 möten minst en gång i veckan och ge sitt team uppdateringar.

Men arbetet är alltid så upptaget, och tiden tenderar att flyga förbi. 15Five främjar en automatisk reflektionsperiod vanligtvis i slutet av veckan, där vi kan överväga våra mål och hur vi kommer att uppfylla dem under nästa vecka. Uppenbarligen är det mycket viktigt.

Vad sägs om verktyg för ekonomisk förvaltning?

Stephen: Vi lanserade Workday på G-P i juli i år. Workday är vårt primära kombinerade system för humankapitalhantering och ekonomi. Det är effektivt vårt verktyg för företagsresursplanering.

Vi hade tidigare flera separata applikationer som gjorde dessa uppgifter. Sedan vi lanserade Workday har vi samlat allt detta under ett och samma paraply.

Kort sagt fungerar Workday som en källa för en anställd när det gäller semester, utgifter, löner och all slags HR information. Det fungerar också som en finansiell rekordkälla som kulminerar i att producera vår ekonomiska uppsättning böcker varje månad på året.

Vad är det bästa verktyget för videokonferenser?

Stephen: G-P använder Zoom för våra videomöten. Den används både internt och med externa partners. Vi använder Zoom för alla våra konferensmöten, viktiga evenemang, webbseminarier etc., och det har alltid visat sig vara en stor framgång.

Vilket är det bästa kommunikationsverktyget för distansteam?

Stephen: När det gäller snabbmeddelanden är Slack det främsta samarbetsverktyget som kollegorna på G-P föredrar. Enligt vår erfarenhet är Slack enastående för samarbetsaktiviteter mellan individer och team. Slack har olika samarbets- och kommunikationsmöjligheter, från generella kanaler till specifika projektkanaler, team och individuella direktmeddelanden mellan kollegor.

Vad är bäst för dokumentation och fillagring?

Stephen: Vi använder många verktyg för strukturerad fillagring, från Confluence och SharePoint till OneDrive. SharePoint och OneDrive är en del av Microsoft 365 -produktserien och kräver lite introduktion.

Confluence är en del av Atlassians produktserie. Vi använder Confluence i G-P som ett ad hoc-dokumentationsforum som är mycket flexibelt baserat på det specifika teamkrav.

Vilka distansverktyg använder G-P för cybersäkerhet?

Stephen: En av mina huvuduppgifter på G-P är att hantera informationssäkerhet. Att vara distans i förstahand företag innebär utmaningar inom detta område.

När din personal är kontorsbaserad har du mycket kontroll när det gäller informationssäkerhet. Men från ett avståndsperspektiv är vårt nätverk i praktiken varenda en av våra 1,300 anställdas hem. Så det kan vara en utmanande miljö för att säkerställa att våra användare och system är säkra ur ett informationssäkerhetsperspektiv. För att uppnå detta använder vi flera distansverktyg som kan varna oss för potentiella problem och göra det möjligt för oss att reagera därefter och exakt när det behövs. Dessa inkluderar Barracuda, Inky, Crowdstrike och Netskope för att nämna några.

Förutom de många distansverktyg som hjälper oss att hålla oss säkra är det också avgörande att utbilda våra användare. Vi genomför interna phishing-övningar för att utveckla mognad i cybersäkerhetsutrymmet för vår personal. Vi bygger medvetenhet genom utbildningsprogram som regelbundet finns tillgängliga på Lessonly och via Knowbe4.

Hackare kan samarbeta, så för att motverka det är det viktigt att även en företagares personal samarbetar – det krävs ett nätverk för att besegra ett nätverk.

Bygg ett globalt team på distans idag

När man bygger ett team på distans kan det vara svårare att garantera att alla håller kontakten. Men när du implementerar de bästa kommunikations- och digitala verktygen kan du se till att en solid grund finns på plats. När ett team på distans får rätt verktyg för att arbeta tillsammans har de ökad produktivitet jämfört med intern personal, vilket bidrar till en företags framgångsrika resa.

För andra tips och strategier, ladda ner vår e-bok, The Complete Guide to Building a Remote Global Team, för att lära dig:

• Hur man hittar de bästa internationella kompetenserna.
• Hur man skapar ett effektivt distanshanteringssystem.
• Hur du ökar produktiviteten genom att bygga en solid arbetskultur som gör det möjligt för ditt företag att växa på distans.