Hur man undviker internationella lönebedrägerier

Lönebedrägeri är som ett långsamt läckande vattenrör. Till en början kan skadan vara svår att upptäcka eller kanske inte verka så mycket. Men med tiden kan mängden pengar som tjuvar kan stjäla från ett företag genom internationella lönesystem vara betydande. I ett exempel lyckades en kvinna stjäla nästan $300,000 från sin arbetsgivare under sin anställning. Även om dokumenten avslöjade förluster på 300,000 dollar, uppskattade åklagarna att kvinnan kan ha tagit ut mer än tre fjärdedelar av en miljon dollar från sin arbetsgivare, från den tidpunkt hon först anställdes 2010 och fram till dess att hon uppsagdes 2013.

Lönebedrägerier kan drabba företag av alla storlekar men är en risk särskilt för småföretag. I 2018 rapport till nationerna fann Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) att företag med färre än 100 anställda löpte mer än dubbelt så stor risk att drabbas av lönebedrägerier jämfört med större företag. Lönebedrägeri är också internationellt. Det har rapporterats om att det har inträffat på företag runt om i världen. Att förstå risken för lönebedrägerier och hur det händer kan hjälpa ditt globala företag att vidta åtgärder för att förhindra det.

Hur allvarligt är lönebedrägeri?

De belopp som människor kan stjäla från sina arbetsgivare genom lönebedrägerier är vanligtvis betydande. I ett särskilt anmärkningsvärt fall stal VD:n för ett lönehanteringsföretag, som hanterade löner och betalningar för andra företag,26 miljoner dollar. Ett annat exempel på lönebedrägeri kostade New York City $600 miljon.

ACFE rapporterar att ungefär 7% av alla bedrägerifall är lönebedrägerier och att ett genomsnittligt företag förlorar cirka $63,000. Det typiska lönebedrägerisystemet är långt i varaktighet - medianlängden för ett system är cirka 30 månader.

Eftersom lönebedrägerier tenderar att pågå ett tag innan de upptäcks, kan företag som drabbas av det ha svårt att få ersättning för de förlorade pengarna. I fallet med kvinnan som befanns skyldig till att ha stulit cirka 300,000 dollar, är det belopp hon måste betala tillbaka till sin tidigare arbetsgivare nästan en tredjedel av det belopp hon misstänks faktiskt ha stulit under stölden.

Lönebedrägeri påverkar också oskyldiga åskådare. När VD:n för ett lönehanteringsföretag stal miljontals dollar från sina kunder, var de personer som omedelbart drabbades de anställda hos hanteringsföretagets kunder. Tusentals anställda vaknade en morgon och fick veta att deras löner drogs från deras konton. I vissa fall ledde uttagen till kassakrediter och avgifter i samband med kassakrediter. Förutom att människor förlorade sina löner, orsakade bedrägeriet även att anställda på löneföretaget förlorade sina jobb och en inkomstkälla.

Underskatta inte effekterna av lönebedrägerier på ditt företag och de människor du arbetar med. Ett enda ruttet äpple kan ha en allvarlig inverkan på ditt företags rykte och förmåga att göra sina betalningar.

Hur lönebedrägeri händer

Det finns flera orsaker till internationella lönebedrägerier. Bedrägeriet kan vara ett resultat av handlingar som vidtagits av anställda i ett företag eller av företaget självt. Enligt ACFE-studien är det vanligtvis någon som arbetar inom redovisning eller administrativ support som begås av en anställd. Även om lönebedrägeri kan begås av två eller flera personer som arbetar tillsammans, en enda person är vanligtvis ansvarig.

Några av de typer av internationella lönesystem inkluderar:

• Spökanställda: Spökanställda får en lönespecifikation från ett företag men arbetar egentligen inte där. I många fall finns de anställda inte och har aldrig arbetat för företaget. Det kan vara lätt att identifiera spökanställda i vissa fall. Vissa bedragare är inte särskilt kreativa när det gäller att namnge sina fiktiva anställda. De kan använda en variation på sina egna namn, en platshållare som ”John Doe” eller till och med något som ”X.”
• Tidtabellsbedrägeri: Tidrappor teringsbedrägeri är en mycket vanlig form av lönebedrägeri. En anställd kan justera den tid de rapporterar att de arbetar uppåt för att få mer pengar från sin arbetsgivare. Ofta är tidsmängderna tillräckligt små för att inte upptäcka meddelande direkt. Till exempel kan en anställd lägga till ytterligare 15 minuter till sina rapporterade timmar varje dag. Som ett resultat kan de arbeta mer än 40 timmar i veckan och få övertidsersättning från arbetsgivaren, även om de faktiskt inte arbetade så många timmar.
• Kompisinloggningar: Arbetsgivare som använder stämpelklockor och hålkort kan drabbas av lönebedrägerier i form av kompisinloggningar. Denna typ av bedrägeri kan verka oskyldig. Till exempel kan en anställd som är sen be en vänlig medarbetare att stämpla deras tidkort så att det ser ut som om de kom till jobbet i tid. Men det är fortfarande en form av bedrägeri, eftersom anställda påstår sig vara på schemat när de faktiskt inte är på jobbet.
• Felklassificering av arbetstagare: Vissa typer av lönebedrägerier begås av arbetsgivaren snarare än anställda. Ett exempel är felklassificering av anställda eller arbetstagare för att undvika att betala löneskatt eller förmåner. Arbetsgivare kommer ibland att behandla anställda som oberoende entreprenörer, även om de inte uppfyller kraven i definitionen. Ett annat exempel på felklassificering av arbetstagare är när en arbetsgivare betalar "under bordet" och inte utfärdar några skattedokument alls.
• Löneförskott som inte betalas tillbaka: Anställda kan då och då begära förskott på sin lön, med antagandet att de kommer att betala tillbaka förskottet. När förskottet inte återbetalas är det bedrägeri. I vissa fall kan det hända att förskottet inte registreras ordentligt av lönepersonalen. De kan lista det som en kostnad, snarare än en tillgång. Alternativt kan löneteamet misslyckas med att följa upp anställd för att säkerställa att förskottet återbetalas.
• Bedrägliga lönesatser: Ett annat exempel på lönebedrägeri uppstår när lönesatser rapporteras felaktigt. En person på löneavdelningen kan justera en anställds timlön uppåt, till exempel ge någon 21 dollar i timmen istället för de 20 dollar de är avsedda att tjäna. För att undvika upptäckt justerar vissa anställda lönesatsen under en begränsad period, till exempel bara ett par lönecheckar.
• Obehöriga bonusar: Lönebedrägerier kan inträffa när någon utfärdar en bonuscheck till en anställd eller sig själv utan godkännande från lämplig person eller avdelning.
• Förfalskad ledighet eller betald ledighet: Om en anställd begär betald ledighet när de inte är berättigade till det, eller tar betald ledighet när de inte ska, är det en form av lönebedrägeri.
• Förfalskat källskatteavdrag: I vissa fall inträffar lönebedrägeri när belopp som borde dras av från en persons lönespecifikation inte gör det, såsom skatter, pensionsavgifter och försäkringsförmåner. Företaget betalar dock fortfarande kostnaderna, vilket innebär att det kan förlora en betydande summa pengar över tid.
• Förfalskade utgifter: Anställda med utgiftskonton kan begå lönebedrägerier genom att begära ersättning för utgifter som inte är arbetsrelaterade. Till exempel kan en anställd ta med sin familj ut på middag och betala för det. De kan också skapa ett falskt kvitto för ett köp som aldrig hände.

Hur man identifierar och korrigerar lönebedrägeri

Vissa typer av lönebedrägerier kan vara lättare att upptäcka än andra. Det kan till exempel vara svårt att veta hur man identifierar spökanställda om ditt företag har filialer runt om i världen. Du har inget sätt att veta vem som exakt arbetar på ditt kontor i Tokyo om du är baserad i USA, till exempel. Ett sätt att upptäcka spökanställda är att arbeta med en tredje part som har människor i landet åt dig. Din tredje part kan vara en spökjägare som ser till att alla som får en lönespecifikation från ditt företag faktiskt arbetar för företaget. Den tredje parten kan också agera som en professionell arbetsgivareorganisation och hantera alla aspekter av lönehantering för dina internationella anställda, vilket tar bort ytterligare en sak från ditt företags att-göra-lista.

Tillsammans med att arbeta med en professionell arbetsgivarorganisation kan du vidta åtgärder för att se till att alla som får betalt av ditt företag faktiskt arbetar där och faktiskt finns där. Att kontakta referenser och göra bakgrundskontroller på potentiella kandidater är ett sätt att säkerställa att de är äkta. Att kräva direkt insättning för alla anställda är ett annat sätt att minska risken för att betala spöken.

Du kan identifiera andra typer av lönebedrägerier, såsom förfalskade löner, tidrapporter och utgifter, genom att granska löneuppgifter innan du gör utbetalningar. Den som granskar och godkänner löner bör inte vara samma person som behandlar den. Den person som granskar löner bör ansvara för att se till att:

• Arbetade timmar matchar det förväntade antalet timmar en anställd bör arbeta: Om en anställd arbetar mer än 40 timmar eller arbetar mer än det antal timmar de är anställda för, bör den person som granskar löneutbetalningarna följa upp med individens chef för att säkerställa att allt är korrekt. Ett annat alternativ är att kräva godkännande innan en anställd kan skicka in en tidrapport med mer än 40 arbetade timmar under en vecka.
• Timlönen är korrekt: Den person som granskar löneutbetalningarna bör jämföra de anställdas förväntade timlön med den lön de faktiskt får. Om det finns en avvikelse bör ytterligare utredning ske.
• Lämpliga belopp innehålls: Skatter och andra källskatteavdrag bör dras av från de anställdas löner. Om de inte är det, personen som granskar lönen måste ta reda på varför.
• Utgifterna är lämpliga: Den person som ansvarar för att granska eller granska löner bör också granska eventuella utgifter som de anställda begärt och kontrollera att de är lämpliga eller legitima. Granskningen kan inkludera att titta över kvitton för att se till att de begärda utgifterna matchar kvitton. Kostnaderna bör också vara arbetsrelaterade.

Hur man förhindrar lönebedrägeri

Bedrägerier med global lönehantering behöver inte kosta ditt företag hundratusentals dollar. Att veta hur man förhindrar lönebedrägerier kan stoppa det i sina spår eller innan det någonsin börjar. Här är steg du kan vidta för att förhindra lönebedrägerier från att påverka ditt företag.

• Granska alla noggrant innan du anställer dem: Helst bör de personer du anställer vara ärliga och pålitliga. Att granska nyanställda genom att kontrollera deras kriminella bakgrund, verifiera referenser och bekräfta utbildning och tidigare anställningar hjälper dig att undvika att anställa oärliga personer. Du kan outsourca urvalsprocessen när du anställer internationellt.
• Använd elektroniska tidrapporter och kräv godkännande: Det är enkelt för anställda att justera papperstidrapporter, men svårare för dem att finjustera elektroniska tidrapporter. Att använda elektriska tidrapporter och kräva handledarens godkännande av den inlämnade tiden kan hjälpa till att förhindra förfalskade rapporter om arbetade timmar.
• Använd biometri för att eliminera kontakter med medarbetare: Att kräva att medarbetare stämplar in sig själva, om du använder en fysisk stämpelklocka, förhindrar kontakter med medarbetare. Ett sätt att göra det är att använda fingeravtryck eller andra biometriska data för att verifiera en anställds identitet innan de stämplar in.
• Begränsa vem som kan komma åt löneuppgifter: Ju färre personer som har tillgång till ditt företags löneuppgifter och som kan göra justeringar eller ändringar i dem, desto bättre. Att begränsa tillgången till löneutbetalningar minskar risken att någon justerar arbetade timmar eller utbetalningsinterval.
• Kräv en andra uppsättning ögon på lönerapporter: Alla lönerapporter bör granskas och godkännas innan betalningar utfärdas. Det bör också finnas en process för att pausa betalningar och utfärda korrigeringar om några felaktigheter noteras.
• Vet vad du ska leta efter när du granskar löneutbetalningar: Se till att ditt företag inte betalar personer med väldigt lika namn och identiska adresser. Var också försiktig med betalningar som görs till personer som bor på samma adress eller betalningar som görs till samma bankkonto för olika anställda.
• Ha ett system på plats för att identifiera och ta bort uppsagda anställda: Ett sätt att förhindra betalningar till spökanställda, särskilt personer som inte längre arbetar för ditt företag, är att flagga register eller filer efter att en anställd lämnat företaget. En flaggad fil ska inte fortsätta att ta emot betalningar.
• Eliminera checkbetalningar: Lö nebedrägeri är lättare att begå när papperskontroller är inblandade. Med direkt insättning skickas varje betalning till ett bankkonto. Du kan kontrollera att kontoinformationen är korrekt och att den tillhör rätt anställd. Om det behövs kan du vända betalningar som skickats om du misstänker att bedrägeri är på spel.
• Upprätta en nolltoleranspolicy: Du kan avskräcka bedrägerier genom att upprätta en nolltoleranspolicy. Att informera anställda om reglerna och de möjliga konsekvenserna av att begå lönebedrägerier kan förhindra att folk gör det.

Outsourca dina internationella lönebehov till Globalization Partners

När ditt företag expanderar utomlands kan det vara utmanande att hålla koll på vad som händer runt om i världen. Du behöver ett team som stöttar dig både på plats och i landet. Globalization Partners kan vara det teamet för dig. Vår helhetslösning effektiviserar processen för internationell rekrytering och hjälper även till att säkerställa att dina löner, skatter och juridiska frågor förblir lagenlig med det land där du är verksam. Våra globala lönehantering säkerställer att ditt internationella team får betalt i tid samtidigt som vi minskar risken för lönebedrägerier. Kontakta oss idag för att få veta mer.

För mer information om internationell lönehantering, ladda ner vår globala checklista för efterlevnad.

Hämta checklistan nu