Onboarding och uppsägningsprocess spelar en grundläggande roll för att varje företag ska fungera smidigt. Dessa erfarenheter har långvariga effekter på anställda, så det är viktigt att göra dessa processer engagerande och minnesvärda.
Upplevelsen av uppsägningsprocessen förbises ofta, men är inte mindre viktig än onboarding upplevelsen, eftersom det kan få långsiktiga konsekvenser att lämna företaget på ett bittert sätt. Enligt en Glassdoor-undersökning undersöker 70 procent av arbetssökande företagsrecensioner – av vilka många är skrivna av tidigare anställda – innan de fattar karriärbeslut.
I en distansarbetemiljö är det extra komplext att skapa ett strukturerat onboarding och uppsägningsprocessprogram. Det finns tydliga utmaningar som kommunikationsgap, olika tidszoner och kontrasterande kulturella bakgrunder, så det är viktigt att anpassa dina befintliga processer till detta nya arbetssätt.
En grundläggande aspekt att tänka på när man utformar onboarding och upphandlingsprocessprogram är efterlevnad. Att leda globala team innebär att jonglera med olika lagar och regler, så efterlevnad bör förbli en högsta prioritet under varje steg i anställds livscykel för att skydda ditt företags tillgångar och information, undvika juridiska problem och behålla ditt rykte intakt. I den här artikeln förklarar vi hur man säkerställer efterlevnad för distansteam genom hela onboarding och uppsägningsprocessen.
Vad är onboarding?
Normalt sett ägnas en nyanställds första vecka åt onboarding, vilket består av aktiviteter som gör dem bekanta med företagets vision, uppdrag, värderingar och kultur. Detta hjälper nyanställda att lära känna organisationsstrukturen och särdragen i deras roll. Enkelt uttryckt är det det första intrycket dina nya kompetenser får av ditt företag.
Trots dess betydelse visade en studie av Gallup att endast 12 procent av de anställda tycker att deras arbetsgivare gör ett bra jobb onboarding nya team . Onboarding bör inte reduceras till introduktionsmöten och chefsincheckningar. Du kan göra det lilla extra genom att tilldela varje potentiell kandidat en senior anställd; detta ger dem en kollega att vända sig till om de har frågor under sin första vecka på jobbet.
En strukturerad onboardingär nyckeln till att få distansanställda att känna sig kopplade till ett företag, även om de är utspridda över hela världen. Det hjälper också till att påskynda tiden till produktivitet och minskar felmarginalen på lång sikt.
Du kan säkerställa en smidig onboardinggenom att utföra följande uppgifter:
Verifiera och samla in nödvändiga papper: Pappersarbete kan vara extremt tråkigt, men dokumentation, såsom anställningsavtal, är avgörande för att uppfylla landets standarder samt tydligt beskriva arbetsförväntningarna för dina nya kompetenser.
För att göra denna process helt lagen, se till att dina nyanställda förstår anställningsvillkoren och skriver under sekretessavtal, policyer mot trakasserier, sjukförsäkringsblanketter och uppsägningsklausuler. För att göra denna process helt lagen, se till att dina nyanställda förstår anställningsvillkoren och skriver under sekretessavtal, policyer mot trakasserier, sjukförsäkringsblanketter och uppsägningsklausuler.
En viktig punkt att beakta under denna inledande fas är anställd integritet. Skyldigheterna och rättigheterna gällande förhållandet mellan arbetsgivare och anställd kan variera avsevärt från land till land, och dessa nyanser måste beaktas när policyer för internationella lag utformas.
Även om arbetsgivare vanligtvis har tillgång till information om företagsägd utrustning är det fortfarande viktigt att ha dina anställdas samtycke. Ett företag kan vanligtvis övervaka följande aspekter:
- Företags e-post
- Plattformar för arbetshantering
- Webbläddringshistorik
- Geografisk plats
Kommunicera arbetsflödesprocesser: Enligt SHRM kan dålig kommunikation leda till skadade relationer, trasigt förtroende och högre nivåer av ilska och fientlighet på arbetsplatsen.
Att kommunicera ert företags arbetsflöden på ett tydligt och dynamiskt sätt kommer därför att bidra till att effektivisera arbetsuppgifter, öka team och framför allt hjälpa medarbetarna att förstå arbetsförväntningarna.
Ni kan kommunicera och bekräfta företagsprocesser genom virtuella möten, handböcker och e-postmeddelanden. All information måste delas och besvaras via företags-e-post och en säker server för att minska informationsöverträdelser.
Ge jobbspecifik utbildning: En studie utförd av Upwork förutspådde att 36 under de kommande fem åren.2 miljoner anställda kommer att arbeta på distans. Det representerar en ökning på 87 procent jämfört med statistik före pandemin. Därför måste traditionella utbildningsprogram omvärderas för att hjälpa distansarbetskrafter att blomstra.
Om ett företag inte gör en ordentlig granskning av en anställd eller underlåter att tillhandahålla arbetsspecifik utbildning kan det leda till kostsamma stämningar för vårdslöshet på arbetsplatsen.
Om till exempel en arbetstagare ombeds använda en utrustning men saknar nödvändiga tekniska färdigheter, kan arbetsgivaren potentiellt hållas ansvarig för eventuella skador som anställd orsakar sig själv eller andra på arbetsplatsen för att inte ha tillhandahållit korrekt utbildning i förväg.
Vad är en uppsägningsprocess?
Att avsluta ett anställningsförhållande är aldrig en trevlig sak att göra, oavsett om det är en frivillig uppsägning eller en uppsägning. Du kan dock göra övergången smidig genom att skapa ett strukturerat upphandlingsprocessprogram – detta hjälper inte bara till att undvika framtida juridiska problem, utan det vårdar också ditt arbetsgivarevarumärke.
En rapport från People Path och Cornell University fann att ungefär en tredjedel av tidigare anställda upprätthåller kontakter med tidigare arbetsgivare; och 15 procent av nyanställda kommer från remisser från tidigare anställda. Att lämna ett gott intryck på avgående anställda kan därför få ditt företag att sticka ut och bidra till att attrahera framtida global kompetens.
Du kan säkerställa en lagenlig uppsägningsprocess med följande åtgärder:
Meddela anställningsuppsägning: När du säger upp en anställd på distans är det bäst att göra det ansikte mot ansikte i ett videosamtal. På så sätt kan ni ha ett privat samtal och lugnt förklara orsakerna bakom uppsägningen.
Uppsägningsreglerna skiljer sig åt i varje land, vilket gör efterlevnad avgörande för att undvika framtida rättsliga konsekvenser för ditt företag.
Till exempel, i USA, tillåter at-will employment arbetsgivare att fritt säga upp arbetare när som helst utan föregående meddelande.
I Storbritannien, å andra sidan, måste arbetsgivare ge en veckas uppsägningstid för varje tjänsteår, eller 12 veckors uppsägningstid om de är anställda i 12 år eller mer. Att hålla sig uppdaterad om dessa landsspecifika bestämmelser kommer att bidra till att säkerställa efterlevnad under uppsägningsprocessen.
I Storbritannien, å andra sidan, måste arbetsgivare ge en veckas uppsägningstid för varje tjänsteår, eller 12 veckors uppsägningstid om de är anställda i 12 år eller mer. Att hålla sig uppdaterad om dessa landsspecifika bestämmelser kommer att bidra till att säkerställa efterlevnad under uppsägningsprocessen.
Skydda immateriella tillgångar: Visste du att 20 procent av företagen har upplevt dataintrång från tidigare anställda?
Här är några användbara tips för att skydda data:
- Öka det tvärfunktionella samarbetet mellan HR- och IT-avdelningar.
- Undvik att använda delade konton.
- Byt lösenord regelbundet.
- Inaktivera avgående anställdas inloggningar och e-postkonto omedelbart.
- Schemalägg periodiska säkerhetskopior av data.
Fjärrarbetare är mer mottagliga för dataintrång eftersom dataflöden inte kan övervakas på samma sätt som team på plats. Några ytterligare bidragande faktorer är:
- Använda personliga enheter för att komma åt känslig företagsinformation.
- Ansluter till offentliga Wi-Fi-nätverk.
- Lagring av företagsdata i molnet.
De juridiska konsekvenserna av dataintrång kan vara katastrofala för både ditt rykte och din ekonomi. Till exempel fick British Airways betala en böter på 20 miljoner GBP i 2020 för säkerhetsbrister som underlättade en cyberattack, vilket resulterade i läckage av personuppgifter från kunder och personal.
Tillhandahålla adekvat avgiftsvederlag och ersättning vid uppsägning: Den slutliga avgiftsvederlagsersättningen som en anställd har rätt till beräknas utifrån skälen till uppsägningen och anställningstiden – det är viktigt att undersöka landets bestämmelser för att undvika juridiska problem som stämningar för oskälig ersättning.
Till exempel finns det ingen lagstadgad lönesättning i Tyskland; många arbetsgivare betalar dock 50 procent av den månatliga lönen per anställningsår. I Kina, å andra sidan, motsvarar snittet en månads full lön för varje tjänsteår.
Alla felsteg i uppsägningsprocessen, särskilt när det gäller betalningsskyldigheter för snittbetalningar, kan ge upphov till allvarliga och kostsamma efterlevnadsproblem.
Nyckeln till en lyckad onboarding och uppsägningsprocess
Kom ihåg att en anställds första intryck är lika viktigt som det sista avskedet. Om dessa processer ignoreras påverkar det inte bara dina anställdas prestationer, utan det kan också skada ditt rykte, vilket gör det svårt att behålla och förvärva framtida kompetens.
Regelefterlevnad hjälper dig att undvika juridiska problem och skydda företagets tillgångar. I det långa loppet kan ett strukturerat onboarding och uppsägningsprocessprogram hjälpa dig att bli en självklar arbetsgivare och sticka ut på global nivå.
För mer information om hur man skapar en förstklassig onboarding och upphandlingsprocess för distansteam, kontakta Globalization Partners. Vår heltäckande Global Growth Platform hjälper företag att bygga och skala upp internationella team och gör det möjligt för företag att hantera hela HR processen, från rekrytering och onboarding till laglig lönehantering och upphandlingsprocess – allt med en plattform.
Läs mer om vår plattform och begär ett förslag idag.
För mer information om detta ämne, kolla in våra två nya spelböcker:
- Din globala regelbok för efterlevnad: Bästa praxis för onboarding (globalization-partners.com)
- Din globala regelefterlevnadsstrategi: Bästa praxis för uppsägningsprocess (globalization-partners.com)