Hur man lokaliserar betalning för team på distans

Att anställa ett starkt team på distans är en avgörande del av global expansion, eftersom det ger dig tillgång till varierade marknader och möjlighet att attrahera ledande kompetens för befattningen i fråga, oavsett plats. Hur gynnsamt det än är för flera olika branscher, kräver ett distribuerat team en hel del planering. Ett av de viktigaste val som ditt företag måste göra avser hur man betalar distansarbetare det de är värda men också en rättvis lön med tanke på deras respektive levnadskostnader.

Anställdas kompensation är inget universellt belopp, och en del metoder är lämpligare för en viss bransch eller företagsstruktur än för andra. Några vanliga kompensationsplaner för distansarbetare är bland annat global kompensation, lokal kompensation samt hybridmodeller som kombinerar lite av varje. Använd denna guide för att ta en närmare titt på lokalanpassad kompensation för arbetstagare på distans och på vad du bör överväga innan du implementerar denna strategi för din distribuerade arbetsstyrka.

Vad är lokalanpassad kompensation och hur fungerar det?

Lokalanpassad kompensation är lön som baseras på varje anställds vistelseort för att rimligen täcka utgifter för exempelvis bostad och räkningar. Företag kan välja att lokalanpassa löner antingen för enskilda anställda som håller på att omplaceras till en internationell plats eller som en storskalig ändring i syfte att hålla lönekostnader låga.

Denna typ av kompensation förekommer ofta inom samtliga branscher. Den är dock särskilt vanlig inom tekniksektorn därför att den erbjuder företag och arbetstagare ett lönsammare alternativ jämfört med att själva flytta till dyra ”tekniska nav”. Lättillgänglig kompetens samt forskning, investerare, insyn och entreprenörsmöjligheter gör tekniska nav till en lönsam region för att inrätta sig som företag, men de kan vara oöverkomliga för arbetstagare.

Till exempel kostar bostäder i Silicon Valley – ett ledande teknikcentrum i USA – i genomsnitt $2,341 per månad, med väldigt få bostäder tillgängliga på marknaden. Hong Kong, ett framväxande tekniknav, har konsekvent rankats som en av världens dyraste städer.

När man som företag baserar anställdas lön på deras vistelseort säkerställer man ett skäligt förhållande mellan anställdas levnadskostnader och inkomst. För en del anställda, som till exempel de som lever i dyra tekniknav, innebär detta en betydligt högre lönespecifikation än för anställda på samma befattning som arbetar i ett stadsområde eller en förort med medelmåttiga löner. En del företag använder sig av lokalanpassad lön för att motivera anställda att lämna sina dyra regioner och ge företaget möjlighet att dra nytta av att göra affärer i ett etablerat område samtidigt som man sparar på lönehantering och får tillgång till mer diversifierad kompetens utan att begränsa sig till landsgränser.

Lokal lön är inte alltid okomplicerad, och en mer hybrid metod kan hjälpa vissa företag att överbrygga naturliga nyanser som uppstår vid bemanning av globala medarbetare. Reddit, ett communitybaserat socialt nätverk och forumsajt, tillkännagav år 2020 att de skulle stödja distansanställda och låta dem bo var de vill, där varje anställd får samma lokala löneskala som de har skalat upp för att matcha de mest kostnadseffektiva områdena, som New York. Genom att skapa en blandad lokal lönestrategi som inte sänkte lönerna, utan snarare höjde eller matchade dem, kunde de etablera en enda lönespann för hela USA, liknande deras strategi i andra länder.

MURAL, ett online-samarbetsföretag, använder en hybridmetod för att etablera olika boendezoner som varierar från land till land, och lönen skalas till varje zon, snarare än specifika postnummer eller städer. De övervakar inflationen och gör ändringar efter behov var sjätte månad.

Fördelar med att använda lokalanpassad lön för distansarbetare

Lokalanpassade lönemodeller kan locka kompetenta anställda att arbeta för ditt företag, vilket innebär en konkurrensfördel utan att du behöver kompromissa med kontrollen över utgifter. Det säkerställer också att din anställda får minst den minimilön de behöver för att täcka väsentliga kostnader.

1. Ditt företag förblir konkurrenskraftigt på varje marknad

Lokalanpassad lön kan hjälpa dig att erbjuda en lika konkurrenskraftig lön åt en arbetsstyrka som omspänner flera olika städer, delstater och länder. Att vara konkurrenskraftig handlar naturligtvis inte bara om lön – det innebär även att tillhandahålla effektiva förmåner, betald ledighet, bonusar samt att främja en frisk balans mellan arbetsliv och privatliv hos anställda. Men att kunna erbjuda en mer lockande lön kan vara vad som får ditt företag att sticka ut bland lika framstående företag i din bransch. Att attrahera och hålla kvar kvalitativa medarbetare ligger till grund för bra affärer.

Fastställ ett konkurrenskraftigt standardvärde genom att:

1. granska dina aktuella lönebelopp för varje roll
2. jämföra din grundlön för varje roll med respektive branschstandarder med hjälp av forskning, undersökningar och marknadsdata
3. fastställa en löneskala med ett minimibelopp och ett maxbelopp som avspeglar respektive rolls vikt och är förenliga med vad konkurrenter erbjuder
4. redogöra för framtida förhöjningar och förmåner samt erkänna och kompensera kvalitativa medarbetare för deras hårda arbete

Denna konkurrenskraft kan även bidra till att skapa jobb eller göra fler jobb tillgängliga för folk som lever i områden där jobbmarknaden inte är så stor. Utexaminerade collegestudenter med en teknisk examen kan till exempel söka jobb och konkurrenskraftig lön utan att behöva lämna det lilla landsbygdssamhälle de bor i.

2. Du säkerställer att dina anställdas behov tillgodoses

Lokalanpassade lönemodeller säkerställer att dina anställda får det minimibelopp de behöver för att täcka grundläggande levnadskostnader. Eftersom ingen situation är svartvit så är det viktigt med flexibilitet. Vad som är acceptabelt för en anställd i en viss region behöver inte vara tillräckligt för en annan anställd med samma postnummer.

Det finns olika faktorer som kan ha en betydande inverkan på levnadskostnader, däribland:

• familjestorlek
• den anställdes hälsa
• utgifter i samband med skuld eller studentlån
• vilken del av staden den anställde bor i
• särskilda bostadskrav

Tänk på att lokalanpassad lön är en strategi eller en modell – inte ett specifikt belopp. Det är helt enkelt en fastställd minimilön för en anställd av viss kaliber som bor i ett visst område. Anställda kan förhandla om högre lön om de har skäl till det, och arbetsgivare kan – och bör – anpassa löner, bonusar och incitament så att de passar individuella behov.

3. Du har mer kontroll över utgifter

Genom att analysera och specificera vederbörlig grundlön för varje anställd får du en överblick över ditt företags utgifter på mikronivå så att du kan identifiera inom vilka områden du kan skära ner på kostnader och inom vilka du skulle kunna investera mer. Striktare finansiell kontroll kan hjälpa dig att:

• sänka kostnader överlag
• förbättra din kreditvärdighet
• investera i bättre utbildning eller utrustning
• allokera extra medel till andra avdelningar
• sätta och uppnå verksamhets- och investeringsmål
• eliminera ekonomiskt spill
• öka anställdas lön eller förmåner
• anställa mer kvalificerad kompetens

Arbetskraft står för en stor del av företagens utgifter. Från och med 2019 var den genomsnittliga timkostnaden för en anställd i Europa 27,70 euro, och nådde så mycket som €44,70 i Danmark. I USA kostar anställda arbetsgivare i genomsnitt 26.53 Amerikanska dollar per timme i 2020, plus ytterligare $12.07 per timme i förmåner. Denna kostnad ökar för varje anställd, men är väl värd investeringen för engagerade, hårt arbetande med särskild expertis eller kompetenser.

Saker att överväga innan du använder dig av lokalanpassad lön

Innan du lokalanpassar distansanställdas lön, överväg följande faktorer.

1. Fastställ en benchmark först

Sätt inte igång med att överföra roller eller team till lokalanpassade löner förrän du fastställt en benchmark eller ett standardvärde som utgångspunkt. Utan någon skälig benchmark riskerar du att underbetala anställda – vilket kan få dem att byta jobb – eller överbetala dem, vilket skadar företagets resultat.

Fastställ en grundlön för varje typ av avdelning, team och anställd genom att undersöka:

• det genomsnittliga belopp som en person med samma färdigheter och utbildning får hos dina konkurrenter
• vilken percentil personen tillhör jämfört med andra inom ditt verksamhetsområde eller din bransch
• det mervärde personen tillför ditt företag, som till exempel särskild erfarenhet, utbildning eller kompetens
• hens aktuella lön och produktionsvärde

Ett alternativ är att använda din grundlön som ditt kärnerbjudande och sedan utöka paketet med flexibla förmåner som anställda kan anpassa till sin respektive situation.

2. Flexibilitet och kommunikation är avgörande

Lokalanpassad lön fungerar inte utan ömsesidig tillit. Ett sätt att inge en känsla av lojalitet och tillit hos anställda är att vara öppen och uppriktig mot dem i fråga om processen. Underrätta alla berörda anställda om kommande ändringar innan du implementerar dem. Ge dem tid att förstå huruvida det kommer att påverka deras lön eller inte och förklara formeln eller resonemanget bakom beräkningarna.

Lokalanpassad lön innebär att en del anställda med jämbördig kompetens och erfarenhet kommer att få olika betalt för att ha slutfört samma jobb. Denna modell kan skada företagets moral eller skapa en negativ arbetsmiljö om den felanvänds. Det är viktigt att komma ihåg att anställda inte är verktyg, utan tillgångar och människor med egna behov och målsättningar. Varje ändring i lönestrukturen kommer att orsaka en rimlig mängd frågor och bekymmer – var beredd på att ta del i dessa samtal och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att varje anställds unika behov beaktas.

3. Relativ köpkraft kontra levnadskostnader

Levnadskostnaderna skiljer sig från den relativa köpkraften (Relative Buying Power, RBP) hos en anställds lön. I detta sammanhang handlar relativ köpkraft om hur mycket av en anställds lönespecifikation som verkligen går till nödvändiga utgifter som till exempel räkningar, kontorsmateriel eller avbetalningar på inteckningslån. Det handlar också om hur inflation påverkar vissa utgifter, som de som nämnts ovan, och hur kostnaden för dessa nödvändigheter förhåller sig till en anställds totala inkomst och värdet av varje lönespecifikation.

Vad som är ”lagom” eller ”skäligt” för en anställd kanske inte är det för en annan, även om de bor i samma överkomliga stadsområde. Detta är särskilt viktigt att komma ihåg om du aldrig jobbat med distribuerade team på distans förr.

4. Överväg att uppväga eventuella lönesänkningar

Om övergången till lokal lön innebär att vissa anställda kan drabbas av en lönesänkning, överväg att kompensera för den förlusten för att göra övergången enklare och behålla värdefulla anställda. När finansföretaget Stripe gick över till lokal lön erbjöd de anställda en bonus på 20 000 dollar om de valde att flytta från områden med högre levnadskostnader, men med en sänkning på 10 procent av deras grundlön.

Andra alternativ du skulle kunna överväga är bland annat att täcka bostadskostnader, avbetalningar på studentlån eller liknande utgifter under övergångsperioden, alternativt erbjuda en engångsutbetalning eller en periodvis bonus för att uppväga sänkningen och uppmuntra deltagande.

Lokalanpassad lön för internationella arbetare

Lokal lön för internationella arbetare kan underlätta global expansion eftersom du får tillgång till de bästa arbetarna, oavsett var de bor, och söker upp dem med specifik kulturell erfarenhet eller insikt. Internationella team låter dig också utföra operationer i flera tidszoner för maximal produktion.

För att främja den här typen av mycket samarbetsinriktad miljö behöver du en lönemodell som tar hänsyn till varje lands skattesatser och lagar, pensions- och socialförsäkringspolicyer, levnadskostnader och unika lokala överväganden. Dessutom måste lönen vara konkurrenskraftig jämfört med andra i branschen. De flesta länder har olika priser och standarder mellan stater eller regioner.

Det är alltså flera olika faktorer som gör det till en utmaning för många företag att på ett enhetligt sätt lokalanpassa löner, särskilt för företag med bara ett fåtal anställda eller resurser som knappt räcker för att hantera svårigheterna. Att samarbeta med en Employer of Record (EOR) är det bästa sättet att säkerställa att du vägt in all relevant information för varje region vari du tänker expandera samt att du betalar anställda rättvist och konkurrenskraftigt.

Tips för att avgöra kostnaden för lokalanpassad lön

När du överväger ditt företags strategi för lokalanpassad kompensation, kom ihåg att:

• Var konsekvent: Tänk på ditt företags medarbetarfilosofi. Vill du bli känd som en arbetsgivare som erbjuder det mest omfattande förmånspaketet? Ett högvärdigt hemmakontorsstipendium? Den mest konkurrenskraftiga lönen i din bransch? När du väl har en väg som överensstämmer med dina värderingar, var konsekvent i dina metoder och kommunikation.
• Håll dig uppdaterad: Levnadskostnaderna ändras ofta, baserat på världshändelser, framsteg och inflation. Från 1981 till 2021 har den globala inflationen ensam stigit och fallit flera gånger, med höjder så mycket som 12.48 procent och låga under 2 procent. En del av din lokaliserade betalningsmodell bör innehålla regelbundna justeringar för att matcha förändrade globala kostnader.
• Ta det långsamt:Lokaliserad lön behöver inte vara allt eller ingenting, och du kan överväga gradvisa förändringar eller provkörningar innan du implementerar en omfattande policy. Börja i liten skala med en grupp globala distansarbetare och tillämpa din strategi under en kort period för att avgöra vad du behöver förändra och få värdefull feedback från anställda.

Nå ut till globala marknader med hjälp av Globalization Partners

Som erfaren EOR kan Globalization Partners hjälpa dig att uppnå global expansion genom att anställa och onboarda talanger och upprätthålla efterlevnad av lagar och regler. Vårt HR-team erbjuder 24/7 stöd för komplex lönehantering och förmånshantering för anställda så att du kan fokusera på din dagliga verksamhet.

Ladda ner vår e-bok, ”Den kompletta guiden till att bygga ett globalt team på distans”, för att lära dig mer om att framgångsrikt anställa distansarbetare och begär din offert idag.