Rackspace tar HR globalt med G-P Gia

Artificiell intelligens har över en natt gått från att vara "bra att ha" till ett "måste", särskilt för företag som navigerar globalt.

Rackspace, världsledande inom multicloud-lösningar, insåg tidigt detta behov. Företaget etablerade en innovationskultur genom att omfatta artificiell intelligens i alla funktioner. Initiativet förespråkades från toppen - drivet av både CTO och CHRO.

År 2025 förde deras resa inom artificiell intelligens dem till Gia, en unik artificiell intelligens för global HR. Målet? Ta bort hindren för global efterlevnad och förenkla HR-uppgifter i 23 verksamhetsländer. Låt oss titta närmare på deras framgångshistoria.

Att lägga grunden: kunskap om artificiell intelligens och vändpunkten "bygg kontra köp"

Rackspaces införande av artificiell intelligens var inte en brådska att implementera det senaste verktyget. Den är byggd på en medveten strategi.

Grunden: artificiell intelligens läskunnighet

Efter den offentliga utgivningen av verktyg som ChatGPT såg Rackspace snabbt behovet av att engagera sig och förbättra anställda. I juli 2023 skapade företaget ett artificiell intelligens läskunnighetsprogram som heter Foundry artificiell intelligens av Rackspace.

”Vi hade fyra olika utbildningsspår beroende på din roll i organisationen så att vi kunde få våra anställda uppdaterade om artificiell intelligens och se till att de var utrustade med kunskapen och resurserna innan vi började lösningen.” – Mandy Moore, chef för HR-teknik, Rackspace

Tidiga vinster: initiala interna lösningar

Rackspace kände till kraften i artificiell intelligens men ville utforska deras interna kapacitet. Så, företagen höll sitt första HR hackathon. Händelsen ledde till två byggen av artificiell intelligens:

1. HR intervjuapp: Ett verktyg för att generera intervjufrågor och lyfta fram luckor i kandidaters CV baserat på arbetsbeskrivningar.

2. Ask HR chatbot: En bot som använder interna HR dokument och resurser som finns på SharePoint för att minska antalet ärenden som genereras via ServiceNow. 

Beslutet " bygg kontra köp "

Tidiga vinster bevisade intern kapacitet, men Rackspace nådde snart beslutet "bygg kontra köp" gällande en ny artificiell intelligens HR lösning.

• Utmaningen: Interna byggen innebar att använda de resurser och den infrastruktur som ägdes av deras IT-team. I takt med att marknaden för artificiell intelligens mognade började Rackspaces kunder kräva lösningar med artificiell intelligens, vilket tvingade team att snabbt anpassa sig till dessa behov.

• Lösningen: Med IT-resurser som spenderades externt, fattade Rackspace beslutet att fokusera på produkter med beprövade AI-lösningar. Detta innebar att utvärdera komponenterna HR teknikstacken och leta efter nya lösningar som ökar företagets inverkan. Vilket ledde dem till Gia.

Rackspace möter Gia

Rackspace är en långvarig G-P kund. De använder G-P Employer of Record för att anställa globalt, utan krångel med enhetsinstallation. Rackspace hörde talas om Gia genom strategiska samtal med deras G-P kund success manager och blev tidiga användare.

Hantera global efterlevnad

För en global verksamhet som Rackspace – som finns i 23 olika länder – var det avgörande att hitta en lösning som kunde stödja deras omfattande HR-behov. De hade tur. Gia erbjuder expertgranskad vägledning om efterlevnad i 50 länder och alla 50 amerikanska delstater.

Ett verktyg för alla HR-behov

Verktyget som Gia erbjöd Rackspace växte snabbt bortom enkla efterlevnadsfrågor. Det blev ett holistiskt verktyg som används inom hela HR-systemet:

• Fördelar

• Löner

• Global mobilitet

• kompensation

• HR-verksamhet

Funktioner i företagsklass som gör skillnad

Medan alla Gia-funktioner har varit hjälpsamma, hade två störst effekt och löste långvariga logistiska problem för Rackspace:

1. Dokumentarkiv: Rackspace stod inför en logistisk utmaning när det gällde att hantera dokumentägande och uppdateringar över flera regioner. Gia kunde de enkelt ladda upp dokument och skapa en centraliserad arkivplats som alla HR team kunde hänvisa till.

2. Regel-/meddelandeaviseringar: Gia identifierar vilka dokument i ett arkiv som behöver uppdateras när en regel- eller policyändring inträffar. 

”Instrumentpanelen, eller aviseringarna som varnar oss när det finns en förordning eller en förändring, sätter den precis där framför vårt ansikte så att vi kan göra ändringarna mer aktuella och fokusera på andra områden.” – Mandy Moore, chef för HR-teknik, Rackspace

Teamadoption leder till verklig effekt

När Rackspace integrerade Gia i sina HR-arbetsflöden var fördelarna omedelbara.

• Användarvänlighet och hastighet: Den tid det tar för Gia att generera ett svar skiljer det från andra lösningar med artificiell intelligens. Istället för att vänta på juridisk rådgivning kan Rackspace ställa en fråga och få vägledning omedelbart. Gia tänker som en advokat och ger kontextspecifik vägledning över olika jurisdiktioner – utan debiterbara timmarna. 

• Svar i realtid: Gia snabbar upp HR-processer med omedelbar vägledning, så att teamen får den information de behöver för att fatta datadrivna beslut.

Uppmanar kraft- och arbetsflödesintegrering

För närvarande har 23 Rackspace- team tillgång till Gia. Strategin var enkel: " Ha den öppen i din webbläsare hela dagen, varje dag. " Med artificiell intelligens lättillgänglig var det enkelt att skriva in en fråga när frågor uppstod.

Detaljerade uppmaningar är alltid bra när man använder artificiell intelligens, men du behöver inte vara en expert på uppmaningar med Gia. Avancerat resonemang gör att Gia kan förstå nyanserna i dina frågor. Användare uppmuntras att vara beskrivande, men också att förfina och utmana svar. Du kan till exempel följa upp ett svar med uppmaningar som " det är för länge " eller " visa detta i ett tabellformat " för att anpassa utdata.

Värdefullt för hela organisationen

För Rackspace sträcker sig Gia kraft bortom HR. De har utökat dess användning till sitt globala team.

Det här team använder nu Gia för att hantera förflyttningsförfrågningar. Våra agentiska artificiella intelligenser ger dem steg och juridisk vägledning specifikt för situationen, men lägger också till ett viktigt tillägg: kostnadskonsekvenser. Genom att specificera uppläggningsavgifterna för flytten har Gia sparat enormt mycket tid.

Vad som väntar: skalbarhet och lärdomar

Gia levererade några oväntade vinster för Rackspace, särskilt när det gäller uppgiftsautomatisering.

• Semesterscheman: Rackspace publicerar semesterscheman för sina verksamhetsländer varje år. Gia låter dem mata in mallar och skapar sedan nya, smidiga scheman för varje land på några minuter.

Rackspace planerar att lansera Gia till hela sitt globala HR-team med 118 medlemmar. Även om företaget har tillgång till andra verktyg för artificiell intelligens, som Copilot och Claude, levererar Gia resultat som är 10gånger bättre än branschstandarden för artificiell intelligens. Till skillnad från andra verktyg för artificiell intelligens som söker igenom internet efter svar, är Gia byggt på en egenutvecklad kunskapsbas med över ett decennium av global efterlevnadsexpertis och G-P verifierade källor. 

Det rätta sättet att använda artificiell intelligens

Rackspaces erfarenheter har värdefulla lärdomar för andra som vill anamma och integrera artificiell intelligens:

1. Gör dina läxor: Undersök noggrant de verktyg du planerar att implementera.

2. Läskunnighet först: Ha processer och program på plats för att utbilda anställda om vad som är acceptabelt att mata in i verktygen.

3. Datasekretess/allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad: Personlig skyddad information (PII) bör inte anges i din artificiella intelligenslösning. Detta kan hanteras genom att anonymisera snabbinformationen - så att du kan beskriva scenarier utan att äventyra integriteten. Gia tar integriteten ännu längre genom att kryptera den fullständigt (i vila och under överföring), och uppfyller strikta säkerhetsstandarder som ISO27001, CCPA, allmän dataskyddsförordning (GDPR) och SOC2.

Skriv om din HR-strategi. Med Gia är det enkelt.

Rackspaces strategi för artificiell intelligens – från läskunnighet till övergången till Gia – vittnar om deras framtidsinriktade tänkesätt. Gia har blivit en ovärderlig allierad som tar itu med logistiska utmaningar, erbjuder svar i realtid och förenklar efterlevnad runt om i världen. 

Lyssna på deras senaste HR Tech-session med G-P för att höra mer om deras resa och strategi.

Genom att omfamna den fulla potentialen hos artificiell intelligens har Rackspace banat väg för framtidens robotlösningar. 

Lär dig hur Gia kan omvandla er globala HR-verksamhet idag.