Att onboarda nyanställda tar betydande tid och energi. Ändå är det ett avgörande steg i anställds livscykel: Enligt en undersökning av BambooHR slutar 68 procent av de anställda inom de första tre månaderna. Om du vill att ditt företag ska växa, hålla nere rekryteringskostnaderna och upprätthålla en hälsosam företagskultur måste du bemästra din onboarding .
Så hur kan lärande- och utvecklingsteam (L&D) balansera relevant, engagerande och omfattande onboarding med de andra uppgifterna som ligger framför dem? Oftare än inte, svaret är samarbetsinlärning.
I de flesta organisationer har L&D-team ansvaret för att hantera onboarding från A till Ö: De skapar och anskaffar allt innehåll, utformar program, hanterar registrering, tar emot feedback och ser till att allt hålls uppdaterat. Det är mycket att hantera, särskilt om deras företag skalar upp.
En samarbetsinriktad inlärningsmetod för onboarding hjälper dessa team att decentralisera en stor del av processen, vilket sparar tid för dem. Det leder också till mer relevanta och engagerande onboarding . Låt oss dyka in i de fem största fördelarna med att använda en kollaborativ inlärningsmetod för onboarding.
Först: Vad är samarbetsinlärning?
I stort sett är samarbetsinlärning en utbildningsmetodik där anställda delar sin ämnesexpertis med varandra, och kollegor undervisar och lär sig som en grupp. Detta står i motsats till mer traditionella, top-down- eller centraliserade metoder där en person eller ett team driver lärandeinitiativ, ofta med förlitande av externa experter och långa, synkrona utbildningssessioner.
Vi kan jämföra ett nedifrån och upp, samarbetssätt för lärande med en mer traditionell, uppifrån och ner stil.
När det gäller att skapa onboarding tillsammans är fördelarna många:
1. Onboarding-innehåll är kontextuellt
Med samarbetsinlärning skapas kursinnehåll av interna ämnesexperter, inte externa källor eller färdigt innehåll. Det betyder att kurser är 100 procent kontextuella för din organisation och uppdaterade vid tidpunkten för lanseringen.
Låt oss till exempel säga att du vill inkludera en kurs i hur man kommer igång med ditt företags löneprogramvara. Istället för att inkludera en generisk handledning kan ditt HR-team skapa en kurs som är anpassad till din arbetsplats. De kan inkludera hur din organisation har konfigurerat sin plattform, med påminnelser om hur långt i förväg man ska boka ledighet eller genomgångar av företagets policy för föräldraledighet.
Denna typ av relevans hjälper nyanställda att bli operativa, snabbt.
2. Sparar tid för ditt L&D-team
Eftersom det är interna ämnesexperter som skapar innehållet, frigörs ert team att koncentrera sig på andra uppgifter. De finns fortfarande kvar som handledare, men de kan lägga mer tid på saker som att förstå lärandebehov, kompetenshantering eller andra strategiska frågor.
Samarbetsinlärning är också starkt beroende av återkopplingsslingor, både mellan flera kursskapare och elever och instruktörer. Samarbetsinlärningsplattformar som 360Learning har inbyggda reaktionsfunktioner, ungefär som emojis på sociala medier, som gör det möjligt för eleverna att flagga om en kurs behöver en uppdatering. Detta gör det mycket lättare för L & D-lag att prioritera vilka kurser som ska uppdateras och när.
Feedbackloopar hjälper L&D-team att spara tid på att uppdatera onboarding-innehåll.
3. Hjälper nykomlingar att lära känna människor
En av de svåraste sakerna med att starta ett nytt jobb är att du inte känner någon. Speciellt i en avlägsen miljö kan det vara knepigt och ta längre tid att bryta isen.
Med onboarding baserad på kollaborativt lärande med hjälp av flera online-samarbetsverktyg som är tillgängliga för team, lär nyanställda redan känna sina nya kollegor och kan börja matcha ansikten med namn och namn med jobbtitlar. Eftersom kurser skapas av interna ämnesexperter, har de också introducerats för sina kamrater varje gång nyanställda slutför ett program.
Detta gäller särskilt om kursförfattare använder interaktiva format som video, skärmdump eller röstinspelningar. Om du inkluderar diskussioner som äger rum i chattforum kan nyanställda börja få en känsla för vem som är vem.
Diskussioner under onboarding låter nyanställda lära känna sina kollegor.
4. Tillåter nyanställda att gå i sin egen takt
Teamövergripande kommunikationsverktyg skickar många varningar - så många att det är svårt att göra det möjligt för anställda att fokusera uteslutande på ett koncept.
En lösning är att snooza eller stänga av aviseringar i Slack, Outlook eller andra kommunikationsappar. En annan är att uppmuntra asynkron kommunikation. Det kan lindra trycket att svara direkt, främja grundligt arbete, minska mötets trötthet och förhindra överarbete.
Samarbetsinlärning bygger till stor del på idén om asynkront lärande. Istället för en serie levande, synkrona sessioner föreslår samarbetsinlärning att anställda kompletterar självstyrda moduler i sin egen takt.
Denna metod är mer flexibel än traditionell onboarding, och många L&D-team gör övergången. Till exempel beslutade Spendesk personal och verksamhetsteam att anamma en mer
samarbetsinriktat tillvägagångssätt för deras onboardingprocess, delvis på grund av problemet med ”workshop creep”. Tom Morisse, Kunskapschef på Spendesk, förklarade problemet och hur det påverkar deras process.
”Okej, vi har workshops och workshops och workshops. Onboarding innebär workshops. Det fanns både detta formatproblem med att bara ha workshops, och det faktum att vi bara lade till andra workshops utan att tänka på sammanhanget i hela upplevelsen, säger Morisse.
Genom att se över sin strategi och införliva fler asynkrona format kunde Spendesk skapa en onboardingprocess som kunde hålla jämna steg med deras snabba tillväxt.
5. Det är mer engagerande för eleverna
Allt detta leder till att ett samarbetsinriktat tillvägagångssätt för onboarding är mer engagerande för nyanställda. Interaktionen är inbyggd i processen — både mellan elever och kursskapare (genom feedbackloopar), men också mellan de nyanställda själva, genom diskussionsforum. Interaktiva kursformat som frågesporter och klickbara medier gör en fin förändring från milslånga PDF-filer eller torra Zoom-möten i föreläsningsstil.
De första veckorna och månaderna i en ny anställds jobb är avgörande. Nyanställda känner om den här nya miljön är rätt för dem, lika mycket som deras nya chef bestämmer om de gjorde rätt val. Att erbjuda onboarding som är relevant, engagerande och hjälper nykomlingar att skapa sociala kontakter är ett avgörande steg för att slutföra affären – och kollaborativt lärande är ett utmärkt sätt att göra just det.
6. Det är distansvänligt
Om det är en sak vi har lärt oss av Covid-19 -pandemin är det att anställda gillar flexibelt arbete. De flesta företag fortsätter att erbjuda någon typ av hybrid- eller distansarbete till dem som vill ha det.
För onboarding anställda på distans är onboarding med ett kollaborativt lärandeperspektiv idealiskt. För det första gör fokus på asynkron inlärning skillnader i tidszon irrelevanta. Det säkerställer också onboarding-innehåll för globala anställda, eftersom kollegor från vilken avdelning som helst kan bidra till att skapa kurser som är relevanta för den avdelningen eller det geografiska området.
Om du vill bygga, anställa och onboarda ett internationellt team kan en Global Growth Platform vara precis vad du behöver. Kontakta Globalization Partners för att påbörja din expansionsresa.