เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับเครื่องมือที่ดีที่สุดในการสนับสนุนทีมงานระยะไกลทั่วโลก

เนื่องจากบริษัทต่างๆ กำลังมองหาวิธีปรับตัวให้เข้ากับโลกหลังการแพร่ระบาดและตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป การลงทุนในเครื่องมือที่ดีที่สุดจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทต่างๆ รักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาและดึงดูดพนักงานชั้นนำที่กำลังมองหาประสบการณ์เชิงบวกของพนักงาน

แม้ว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้พนักงานที่ทำงานในออฟฟิศมาก่อนสามารถทำงานแบบเดียวกันได้ทุกที่ แต่ด้วยประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น เครื่องมือการทำงานจากทางไกลก็ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่ากันทั้งหมด มาดูกันว่ามีเครื่องมือดิจิทัลที่จำเป็นอะไรบ้างที่จะช่วยให้พนักงานและทีมงานของคุณประสบความสำเร็จ

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของการทำงานจากระยะไกลคืออะไร?

หนึ่งในความท้าทายที่ทีมงานที่ทำงานทางไกลต้องเผชิญคือการรักษาการติดต่อสื่อสารให้ต่อเนื่อง เพื่อตอบโต้สิ่งนี้ บริษัทต่างๆ จะต้องค้นหาและใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อทำให้การทำงานจากทางไกลบูรณาการเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด  อย่างไรก็ตาม การทำงานจากทางไกลได้นำไปสู่ความอิ่มตัวของบริการซอฟต์แวร์ ดังนั้น คุณต้องการเครื่องมืออะไรบ้างเพื่อให้ธุรกิจโทรศัพท์ของคุณสามารถเติบโตได้ในขณะที่ทำงานในสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก? เราได้ขอให้ Stephen McCormack รองประธานฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ และผู้เชี่ยวชาญจาก Globalization Partners (G-P) มาพูดคุยเกี่ยวกับตัวเลือกที่ดีที่สุดของเขาในด้านการเชื่อมต่อและเสริมศักยภาพให้กับเครือข่ายโทรศัพท์

ด้านล่างนี้เขาเน้นย้ำถึงเครื่องมือทางไกลที่ดีที่สุด ตั้งแต่การสรรหาบุคลากรไปจนถึงการเริ่มงานของพนักงานใหม่ ไปจนถึงการประชุมทางวิดีโอ

ในมุมมองของ G-P เครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับการสรรหาบุคลากร?

Stephen: เมื่อพูดถึงเครื่องมือทางไกล สิ่งสำคัญคือต้องรับทราบถึงผลกระทบและประโยชน์ของเครื่องมือเหล่านั้นก่อนที่พนักงานจะเริ่มทำงานด้วยซ้ำ

• Anaplan: ตัวอย่างเช่น เราใช้ Anaplan เพื่อสร้างการพยากรณ์อัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก ซึ่งช่วยให้เราสามารถจัดทำงบประมาณสำหรับความต้องการด้านการสรรหาบุคลากรได้อย่างแม่นยำ
• เรือนกระจก: Greenhouse เป็นเครื่องมือทางไกลที่ช่วยให้เราสามารถบันทึกการสัมภาษณ์ของเราและติดตามการเดินทางของผู้สมัครตั้งแต่ต้นจนจบ ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานของเราและการสรรหาบุคลากรที่เป็นพันธมิตรจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อพิจารณาแต่ละบทบาทที่เกี่ยวข้องและคัดกรองผู้สมัครก่อนขั้นตอนการสัมภาษณ์ เมื่อการสัมภาษณ์เสร็จสิ้นลง ผลตอบรับจะถูกประมวลผลในระบบ Greenhouse ซึ่งผู้เกี่ยวข้องภายในองค์กรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานว่างจะปรากฏให้เห็น
• ครอสช์: Crosschq จะใช้เมื่อเราตัดสินใจเลือกผู้สมัครแล้ว และจำเป็นต้องตรวจสอบการอ้างอิงของผู้มีอำนาจที่ประสบความสำเร็จ Crosschq เป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของเครื่องมือออนไลน์ที่เข้ามาแทนที่การโทรศัพท์แบบดั้งเดิมเพื่อรับฟังความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัคร วิธีนี้ช่วยให้กรรมการสามารถใช้เวลาในการให้ข้อเสนอแนะได้อย่างเต็มที่ และทำตามจังหวะและตารางเวลาของตนเอง ทำให้ข้อเสนอแนะมีความแม่นยำและมีคุณค่ามากขึ้น
• DocuSign: DocuSign เป็นเครื่องมือสุดท้ายทางไกลที่ควรกล่าวถึงในกระบวนการจ้างงาน เมื่อมีการยื่นข้อเสนอและได้รับการยอมรับแล้ว สัญญาจะถูกออกให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง DocuSign ช่วยให้ผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกสามารถลงนามในสัญญาจากระยะไกลและส่งคืนให้กับผู้จัดการฝ่ายสรรหาได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว

เทคโนโลยีประเภทใดที่ช่วยในเรื่องทางไกลตั้งแต่เริ่มงานของพนักงานใหม่?

Stephen: ส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างทีมโทรศัพท์ออนไลน์ใดๆ ก็คือการมีระบบจัดการเรียนรู้ที่มีประสิทธิภาพ ที่ G-P เราใช้ Lessonly ค่ะ

การเป็นบริษัทที่โรงงานจากที่บ้านหมายความว่าพนักงานใหม่ทุกคนมักจะเริ่มต้นชีวิตที่ G-P จากสำนักงานที่บ้าน ดังนั้น Lessonly จึงมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้เข้าใจสิ่งต่อไปนี้:

• บริษัทโดยรวม
• แผนกที่เกี่ยวข้องของพวกเขา
• นโยบายและขั้นตอนของบริษัท
• แผนผังองค์กร
• บวกกับเครื่องมือทางไกลต่าง ๆ ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด

บทเรียนถือเป็นกุญแจสำคัญในการเริ่มงานของพนักงานใหม่ให้พนักงานของเราประสบความสำเร็จ ผู้จัดการและบุคลากรที่เกี่ยวข้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับพนักงานใหม่เพื่อจัดตารางการฝึกอบรม Lessonly แต่ละโมดูลในช่วงสองสัปดาห์แรกของอาชีพใหม่ที่ G-P

เครื่องมือดิจิทัลใดบ้างที่ช่วยในการประเมินผลการปฏิบัติงานทางไกล?

Stephen: เมื่อจัดการทีมทางไกล จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเครื่องมือในคลังแสงที่ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงผู้จัดการของตนอย่างมีโครงสร้างและสม่ำเสมอ 15Five อนุญาตให้พนักงานรายงานความคืบหน้ากิจกรรมของตนทุกสัปดาห์และเน้นย้ำสิ่งที่พวกเขาวางแผนจะบรรลุในอีกเจ็ดวันข้างหน้า นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถติดตามความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายส่วนบุคคล เป้าหมายของแผนก และเป้าหมายของบริษัทได้อีกด้วย

ขอย้ำอีกครั้งในบริษัทที่ทำงานจากที่บ้านเช่น G-P เครื่องมือเช่น 15Five เป็นตัวอย่างสำคัญของวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ทุกคนเชื่อมต่อกัน ทั้งขึ้นและลงตามสายการบังคับบัญชา แน่นอนว่าผู้จัดการควรจัดการประชุม 1:1 อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งและแจ้งความคืบหน้าให้ทีมทราบด้วย

แต่ชีวิตการทำงานยุ่งวุ่นวายอยู่เสมอ และเวลาก็ผ่านไปเร็วมาก 15เลขห้าส่งเสริมช่วงเวลาแห่งการไตร่ตรองโดยอัตโนมัติ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในช่วงปลายสัปดาห์ ที่เราสามารถพิจารณาเป้าหมายของเราและวิธีที่เราจะบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นในสัปดาห์ถัดไป เห็นได้ชัดว่าเรื่องนี้สำคัญมาก

แล้วเครื่องมือสำหรับการจัดการทางการเงินล่ะ?

สตีเฟน: เราเริ่มใช้ Workday ที่ G-P ในเดือนกรกฎาคมปีนี้ครับ Workday คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและระบบการเงินหลักของเราที่ผสานรวมกัน โดยพื้นฐานแล้วมันคือเครื่องมือวางแผนทรัพยากรองค์กรของเรา

ก่อนหน้านี้เรามีแอปพลิเคชันแยกกันหลายตัวที่ทำหน้าที่เหล่านั้น นับตั้งแต่เริ่มใช้งาน Workday เราได้รวมระบบทั้งหมดไว้ภายใต้ระบบเดียว

โดยสรุปแล้ว Workday ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับพนักงานในด้านวันหยุด ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลทุกประเภท นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นแหล่งบันทึกทางการเงิน ซึ่งส่งผลให้เราจัดทำรายงานทางการเงินทุกเดือนตลอดทั้งปี

เครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมทางวิดีโอ?

สตีเฟน: G-P ของเราใช้ Zoom สำหรับการประชุมทางวิดีโอ มีการใช้งานทั้งภายในองค์กรและกับพันธมิตรภายนอก เราใช้ Zoom สำหรับการประชุม การจัดงานสำคัญ การสัมมนาออนไลน์ ฯลฯ และก็ประสบความสำเร็จอย่างมากเสมอมา

เครื่องมือสื่อสารใดดีที่สุดสำหรับทีมที่ทำงานทางไกล?

สตีเฟน: สำหรับโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที Slack เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ได้รับความนิยมสูงสุดจากเพื่อนร่วมงานที่ G-P จากประสบการณ์ของเรา Slack เป็นแอปพลิเคชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลและทีม Slack มีช่องทางการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่หลากหลาย ตั้งแต่ช่องทางทั่วไป ช่องทางเฉพาะโครงการ ช่องทางทีม ไปจนถึงการส่งข้อความโดยตรงระหว่างเพื่อนร่วมงาน

อะไรดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บเอกสารและไฟล์?

สตีเฟน: เราใช้เครื่องมือมากมายสำหรับการจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ Confluence และ SharePoint ไปจนถึง OneDrive SharePoint และ OneDrive เป็นส่วนหนึ่งของชุดผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 และไม่จำเป็นต้องแนะนำมากนัก

Confluence เป็นส่วนหนึ่งของชุดผลิตภัณฑ์ Atlassian เราใช้ Confluence ใน G-P เป็นเวทีสำหรับจัดทำเอกสารแบบเฉพาะกิจ ซึ่งมีความยืดหยุ่นสูง ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของแต่ละทีม

G-P ใช้เครื่องมือทางไกลอะไรเพื่อความปลอดภัยทางไซเบอร์?

สตีเฟน: หนึ่งในภารกิจหลักของผมที่ G-P คือการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล การเป็นบริษัทที่ทำงานจากที่บ้านนำมาซึ่งความท้าทายในด้านนี้

เมื่อพนักงานของคุณทำงานในสำนักงาน คุณจะมีอำนาจควบคุมด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้มากขึ้น แต่จากมุมมองแรก เครือข่ายของเราก็คือบ้านของพนักงาน 1,300 คนของเราทุกคนนั่นเอง ดังนั้น สภาพแวดล้อมเช่นนั้นจึงอาจเป็นสภาพแวดล้อมที่ท้าทายในการรับประกันว่าผู้ใช้และระบบของเราปลอดภัยจากมุมมองด้านความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายนั้น เราจึงใช้เครื่องมือหลายอย่างที่สามารถแจ้งเตือนเราถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้เราสามารถตอบสนองได้อย่างเหมาะสมและแม่นยำเมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่น Barracuda, Inky, Crowdstrike และ Netskope เป็นต้น

นอกเหนือจากชุดเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่ช่วยให้เราปลอดภัยแล้ว การให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของเราก็มีความสำคัญอย่างยิ่งเช่นกัน เราดำเนินการฝึกซ้อมการโจมตีแบบฟิชชิงภายในองค์กร เพื่อพัฒนาความรู้ความเข้าใจด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ให้แก่พนักงานของเรา เราสร้างความตระหนักรู้ผ่านโปรแกรมฝึกอบรมที่มีให้บริการเป็นประจำบน Lessonly และผ่าน Knowbe4

แฮกเกอร์สามารถทำงานร่วมกันได้ ดังนั้นเพื่อรับมือกับสิ่งนั้น พนักงานของบริษัทจึงจำเป็นต้องทำงานร่วมกันด้วยเช่นกัน เพราะต้องใช้เครือข่ายเพื่อเอาชนะเครือข่าย

สร้างทีมทางไกลระดับโลกได้แล้ววันนี้

เมื่อสร้างเครือข่ายโทรศัพท์ อาจเป็นเรื่องยากที่จะรับประกันได้ว่าทุกคนจะยังคงเชื่อมต่ออยู่เสมอ แต่เมื่อคุณนำเครื่องมือการสื่อสารและดิจิทัลที่ดีที่สุดมาใช้ คุณก็จะมั่นใจได้ว่ารากฐานที่มั่นคงนั้นได้รับการวางไว้แล้ว เมื่อจัดหาเครื่องมือที่ถูกต้องในการทำงานร่วมกัน ทีมทางไกลได้เพิ่มผลผลิตเมื่อเทียบกับในพนักงานขององค์กร ซึ่งเพิ่มการเดินทางที่ประสบความสำเร็จของบริษัท

สำหรับเคล็ดลับและกลยุทธ์อื่นๆ โปรดดาวน์โหลดอีบุ๊กของเรา " คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสร้างทีมงานระยะไกลระดับโลก" เพื่อเรียนรู้:

• วิธีค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดในประเทศนี้เพื่อเป็นการเฉลิมฉลอง
• จะสร้างระบบบริหารจัดการทางไกลอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
• วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่แข็งแกร่ง ซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณเติบโตได้ในรูปแบบการทำงานทางไกล