พนักงานออกจากบริษัทด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น เกษียณอายุ หางานใหม่ หรือถูกเลิกจ้างโดยไม่สมัครใจเนื่องจากการปลดพนักงาน ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม บริษัทต่างๆ ต้องเตรียมพร้อมเพื่อให้การออกจากตลาดเป็นไปอย่างราบรื่น
การออกจากบริษัทเป็นส่วนหนึ่งของ ประสบการณ์การเดินทางของพนักงานที่ทำงานจากบริษัท และบริษัทต่างๆ จะต้องเตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท รวมถึงการลงทุนทรัพยากรเพื่อทำให้กระบวนการราบรื่น เนื่องจากการมองข้ามการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทสามารถสร้างความเสียหายให้กับแบรนด์นายจ้างได้นานหลังจากการจากไปของพนักงาน อันที่จริง จาก ผลสำรวจของ Fractl พบว่า พนักงานชาวอเมริกันหนึ่งในสามรอถึงหนึ่งเดือนเต็มก่อนที่จะเขียนรีวิวเกี่ยวกับบริษัทของตน
การเลิกจ้างมีความสำคัญพอๆ กับ การเริ่มงานของพนักงานใหม่ และเป็นองค์ประกอบสำคัญของวงจรของพนักงาน Muryel Dias ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการทรัพยากรบุคคลอเมริกาใต้และอเมริกากลางของ Globalization Partners กล่าวว่า "การเลิกจ้างจะเริ่มต้นตั้งแต่นาทีที่คุณร่วมงานกับพนักงาน และหากไม่มีการดูแลที่เหมาะสมเมื่อพนักงานออกจากบริษัท บริษัทต่างๆ ก็สามารถทำลายประสบการณ์โดยรวมของพนักงานได้" การเตรียมตัวลาออกของพนักงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเมื่อคุณทำงานในสำนักงาน แต่ในสภาพแวดล้อมการทำงานจากทางไกล การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทต้องใช้เวลาและความเอาใจใส่มากขึ้น
4 เหตุผลที่การดูแลที่มีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานออกจากบริษัทเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทของคุณ
ได้รับการพิสูจน์แล้วว่า การดูแลที่ละเอียดและมีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานออกจากบริษัทนำไปสู่การรักษาที่ดีขึ้นของผู้รับทราบ การดูแลที่มีโครงสร้างและคิดมาอย่างดีเมื่อพนักงานออกจากบริษัทยังทำให้มั่นใจได้ว่าทีมงานบุคคลต่างๆ สามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการสำหรับนายจ้างและลูกจ้างได้
การสร้างกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อ:
#1: หลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและการเงิน
การรวบรวมและลงนามเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทจะช่วยลดความเสี่ยงของการร้องเรียนหรือการฟ้องร้องของนายจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีการเลิกจ้างโดยไม่สมัครใจ เช่น การปลดพนักงาน นายจ้างจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายเฉพาะของแต่ละประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการกระทำของตนนั้นถูกต้องตามกฎหมาย
#2: ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล
ความปลอดภัยขององค์กร ทีมต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาเพียงพอในการล็อกเอาต์พนักงานออกจากระบบ ปิดใช้งานบัญชี และตัดการเข้าถึงแพลตฟอร์มและข้อมูลใดๆ ที่พวกเขาไม่ต้องการอีกต่อไป หากพนักงานยังคงเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้หลังจากออกจากงาน อาจนำไปสู่การเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งทำให้บริษัทตกอยู่ในอันตราย
#3: ปรับปรุงชื่อเสียงของบริษัท
การยุติความสัมพันธ์ของพนักงาน-นายจ้างด้วยวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ทำให้พนักงานรู้สึกได้รับความเคารพและเห็นคุณค่าของเวลาที่พวกเขาอยู่ที่บริษัท ความคิดเห็นของพนักงานมีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัท ในความเป็นจริง รีวิวมีความสำคัญต่อผู้หางานถึง 95 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งหมายความว่ารีวิวเชิงลบของบริษัทอาจส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้สมัครว่าจะสมัครงานหรือไม่
#4: รับคำติชมที่มีค่า
พนักงานที่ลาออกจากบริษัทโดยสมัครใจเป็นแหล่งข้อมูลป้อนกลับที่ยอดเยี่ยม การรับฟังเหตุผลในการลาออกหรือความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาของพวกเขาจะช่วยให้บริษัทพัฒนาได้ในอนาคต
จากข้อมูลของ Snapsurveys ระบุว่า “บริษัทที่ประสบความสำเร็จสูงสุดไม่เพียงแต่ยอมรับคำติชมได้ดีเท่านั้น แต่ยังตั้งใจขอคำติชมอีกด้วย” และพวกเขารู้ว่าคำติชมจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันชี้ให้เห็นทั้งจุดอ่อนและจุดแข็ง”
การออกจากงานในสภาพแวดล้อมการทำงานจากทางไกล
การทำงานจากระยะไกล มีข้อดีหลายประการ แต่ก็อาจมีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน หากไม่มีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากัน อุปสรรคในการเชื่อมต่อและการสื่อสารอาจกลายเป็นความท้าทายครั้งใหญ่เมื่อมาถึงทางไกลการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท
“การขาดความใกล้ชิดทางกายภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการดูแลอย่างรอบคอบเมื่อพนักงานออกจากบริษัท กระบวนการซึ่ง การสื่อสาร ที่ชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความไว้วางใจและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในเวลาที่พนักงานลาออก” Camila Torres ทรัพยากรบุคคลของ Globalization Partners กล่าว
วัตถุประสงค์ของการกำหนดกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทคือการสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสำหรับพนักงาน และปกป้องบริษัทจากการละเมิดข้อมูลและความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
ปัจจัยที่กำหนดกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท
มีปัจจัยสองประการที่กำหนดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการในกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท: เหตุผลในการลาออก และตำแหน่งงานของพนักงาน
เหตุผลในการเดินทางออก
ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการลาออก ขั้นตอนบางอย่างอาจมีความสำคัญมากกว่าขั้นตอนอื่นๆ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทจึงต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมกับเงื่อนไขของแต่ละกรณี มีเหตุผลหลักสี่ประการที่ทำให้คนลาออก:
1. การลาออก
เป็นเรื่องสำคัญสำหรับทีมทรัพยากรบุคคลที่จะต้องกำหนดกระบวนการที่ช่วยป้องกันการลาออกที่ไม่คาดฝันและให้เวลาเพียงพอในการสรรหาผู้มาดำรงตำแหน่งที่ว่าง พนักงานควรได้รับแนวทางที่กำหนดข้อกำหนดเพื่อให้การออกจากงานเป็นไปอย่างราบรื่น แนวทางเหล่านี้อาจกำหนดให้ต้องมี ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าขั้นต่ำ บันทึกการส่งมอบงาน รายงาน และการเข้าถึงข้อมูล
2. การเกษียณอายุ
ทรัพยากรบุคคลแต่ละทีมจะต้องวางแผนการเกษียณอายุของพนักงานล่วงหน้า พวกเขาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามระเบียบบำนาญและกำหนดการชำระเงินงวดสุดท้ายให้กับพนักงาน หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้การลาออกเป็นไปอย่างราบรื่นคือ การจัดงานเลี้ยงอำลาอย่างเหมาะสมและการให้เกียรติแก่ พนักงานที่เกษียณอายุ ในรูปแบบของรางวัลหรือของขวัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานให้กับบริษัทมาเป็นเวลานาน
3. การเลิกจ้าง
การเลิกจ้างพนักงานเป็นเรื่องยาก แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในกรณีเหล่านี้ สิ่งที่ดีที่สุดคือการปฏิบัติต่อพนักงานด้วยความเคารพและความเห็นอกเห็นใจ และชี้แจงให้ชัดเจนถึงเหตุผลที่เขาหรือเธอถูกเลิกจ้าง
4. การเลิกจ้าง
การเลิกจ้างเป็นหนึ่งในงานที่ยากที่สุดของทรัพยากรบุคคล และในกรณีเหล่านี้ กระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทจะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ พนักงานควรได้รับหนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเลิกจ้าง และข้อกฎหมายที่บริษัทใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจดังกล่าว เพื่อป้องกันปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น
โปรดทราบว่าองค์ประกอบสำคัญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น เอกสารที่จำเป็นและ ระยะเวลาทดลองงาน จะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ การอนุญาตให้พนักงานกล่าวคำอำลากับเพื่อนร่วมงาน การตอบสนองความต้องการครั้งสุดท้ายของพวกเขา และการแสดงให้เห็นถึงความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันขององค์กรตลอดกระบวนการ เป็นกุญแจสำคัญบางประการในการทำให้การเลิกจ้างเป็นไปอย่างราบรื่น
จากข้อมูลของ Dias และ Torres ไม่ว่าเหตุผลในการลาออกจะเป็นอะไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือพนักงานต้องรู้สึกสบายใจ ทรัพยากรบุคคลไม่ควรลืมว่าพวกเขากำลังติดต่อกับมนุษย์ ดังนั้นความเห็นอกเห็นใจ การสื่อสาร และความสามัคคีเป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังติดต่อกับทางไกล การดูแลเมื่อพนักงานออกจากกระบวนการของบริษัท
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเงินเดือนและสวัสดิการทั้งหมดที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับ นายจ้างต้องตระหนักว่ากฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่นเกี่ยวกับการจ่ายเงินชดเชยและการจ่ายค่าสินไหมทดแทนระหว่างการเลิกจ้างนั้นแตกต่างกันไปใน แต่ละประเทศหรือภูมิภาค
ประเภทของตำแหน่ง
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตำแหน่งงานที่พนักงานถืออยู่ ตัวอย่างเช่น การเลิกจ้างพนักงานบัญชีอาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกทางการเงินก่อนออกเดินทาง ในขณะที่การตรวจสอบความปลอดภัยอาจจำเป็นสำหรับสมาชิกไอทีเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขานำพัสดุไปด้วย
วิธีสร้างการดูแลทางไกลที่มีประสิทธิภาพ เมื่อพนักงานออกจากกระบวนการของบริษัท
ทรัพยากรบุคคลจะต้องสร้างการดูแลที่กำหนดเองเมื่อพนักงานออกจากบริษัทตามความต้องการเฉพาะของบริษัท กระบวนการนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของการลาออกเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งว่าพนักงานลาออกโดยสมัครใจหรือโดยไม่สมัครใจ รวมถึงปัจจัยพื้นฐานอื่นๆ เช่น ขนาดของบริษัท
ในสภาพแวดล้อมการทำงานจากทางไกล กระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทกำหนดให้บริษัทต่างๆ ดำเนินการสื่อสารขั้นพื้นฐานในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ซึ่งอาจต้องมีขั้นตอนใหม่และการพิจารณาอย่างรอบคอบ เคล็ดลับบางประการเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการดูแลทางไกลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทดำเนินไปอย่างถูกต้องตามกฎหมายและประสบความสำเร็จ
1. ร่างแผนการสื่อสาร
การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท กระบวนการเริ่มต้นทันทีที่ทรัพยากรบุคคลภายนอกทราบเกี่ยวกับการลาออก ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างหรือการลาออกก็ตาม สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการจัดทำแผนการสื่อสารทางไกลที่ระบุรายละเอียดว่าสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมจะได้รับแจ้งข้อมูลอย่างไร สร้างช่องทางการสื่อสารร่วมกัน และกำหนดตารางการประชุมและการสนทนาทางวิดีโอไว้ล่วงหน้า เอ็ดวินา ตัน ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการระดับโลกประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของ Globalization Partners กล่าวว่า สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับน้ำเสียงที่ใช้ในอีเมลและการสนทนากับพนักงาน
แผนดังกล่าวควรคำนึงถึงลูกค้าของพนักงานและวิธีการแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างเหมาะสมด้วย แผนการสื่อสารนี้ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการออกเดินทางเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด
2. เตรียมเอกสาร
เอกสารสำหรับการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทของพนักงานที่ทำงานจากสแกนเนอร์ก็ไม่ต่างจากกระบวนการออกเดินทางแบบเห็นหน้ากัน ยกเว้นว่าจะต้องทำแบบดิจิทัล ทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเก็บรวบรวมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและดำเนินการตามกฎหมาย จำเป็นต้องตรวจสอบสัญญาและข้อตกลงรักษาความลับเพื่อชี้แจงเงื่อนไขการลาออกและตอบข้อสงสัยต่างๆ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับค่าตอบแทน สวัสดิการ การเบิกจ่าย และภาษีด้วย เอกสารทั้งหมดเหล่านี้สามารถแบ่งปันผ่านระบบจัดการเอกสารและระบบลงลายมือชื่อดิจิทัล เพื่อให้กระบวนการราบรื่นและปลอดภัย
3. วางแผนกระบวนการเปลี่ยนผ่าน
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ณ จุดนี้ของกระบวนการคือการสร้างแผนเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านงานและความรับผิดชอบภายหลังการจากไปของพนักงานที่ทำงานจากบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น แผนนี้ควรมี การตรวจสอบความคืบหน้าโครงการทางออนไลน์เป็นประจำ มอบหมายงานที่โครงการได้เริ่มดำเนินการไปแล้วให้แก่โครงการใหม่ และวางรากฐานเพื่อให้โครงการใหม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ที่จำเป็นได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องชี้แจงให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องทราบอย่างชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะมีลักษณะอย่างไร และงานของพนักงานจะไปอยู่ที่ใด
4. กำหนดตารางการถ่ายทอดความรู้ทางออนไลน์
นี่เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการดูแลทางไกลที่มีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานออกจากบริษัทสำหรับการออกเดินทางโดยสมัครใจ ในระหว่างการอบรม ถ่ายทอดความรู้ ทางออนไลน์ พนักงานที่กำลังจะลาออกจะแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชา และกับพนักงานใหม่หากเป็นไปได้ ข้อมูลนี้ควรรวมถึงบันทึกความรับผิดชอบและภารกิจ สถานะของโครงการ และการเข้าถึงข้อมูล ซอฟต์แวร์ และเอกสารต่างๆ
5. กู้คืนทรัพย์สินของบริษัท
หากบริษัทจัดหาอุปกรณ์และทรัพย์สินให้กับพนักงานในช่วงระยะเวลาระยะเวลาที่ยาวนานเป็นเวลานาน สิ่งสำคัญคือต้องส่งสิ่งเหล่านี้กลับไปยังนายจ้างก่อนออกเดินทาง ทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องจัดทำรายการตรวจสอบแบบดิจิทัลและวางแผนรวบรวมทรัพย์สินเหล่านี้ในช่วงวันสุดท้ายก่อนที่พนักงานจะลาออก รายการตรวจสอบนี้อาจรวมถึงสิ่งของต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ กุญแจ บัตรประจำตัว และบัตรเครดิตของบริษัท และควรส่งให้พนักงานที่กำลังจะลาออกพร้อมกับ จดหมายส่งคืนทรัพย์สินของบริษัทในรูปแบบดิจิทัล
6. ลบบัญชีผู้ใช้การทำงานทาง
จำเป็นต้องมีการแบ่งปันข้อมูลทางออนไลน์ ดังนั้น พนักงานจึงสามารถเข้าถึงเครื่องมือภายในองค์กร เช่น บัญชีอีเมล ไดรฟ์ ฐานข้อมูล และแหล่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ การยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานและการกู้คืนสินทรัพย์ดิจิทัลใดๆ รวมถึงรหัสผ่านและรหัสสำคัญ ช่วยป้องกัน การละเมิดความปลอดภัย ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้าง-พนักงานจะดีแค่ไหน พนักงานที่ลาออกไม่ควรเข้าถึงข้อมูลใดๆ เมื่อพวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอีกต่อไป
7. ดำเนินการสัมภาษณ์ก่อนลาออกผ่านระบบออนไลน์
แม้ว่าจะใช้กับการออกเดินทางโดยสมัครใจเท่านั้น การสัมภาษณ์ทางออกเสมือนถือเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความมั่นใจในการดูแลที่มีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานออกจากบริษัท จุดประสงค์ของการสัมภาษณ์เหล่านี้คือเพื่อรับฟังความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานของพนักงานภายในบริษัท นี่จะเป็นโอกาสสุดท้ายที่จะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับพนักงานก่อนที่พวกเขาจะลาออก นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมในการรวบรวมข้อมูลที่จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นในอนาคต ใช้โอกาสนี้เพื่อ รับข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับบทบาท การทำงานจากทางไกล และประสบการณ์โดยรวม
การสร้างกระบวนการทางไกลที่มีประสิทธิภาพ การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทเช่นเดียวกับที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงาน อย่างไรก็ตาม การจัดการกับความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการลาออกของพนักงานอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่สามารถสื่อสารแบบพบปะโดยตรงได้
Globalization Partners' ปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนด้วย Global Employment Platform จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ในกฎระเบียบในระหว่างการกำกับดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทของพนักงานของคุณ
หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ G-P Recruit โปรด เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา และแจ้งให้เราทราบว่าเราสามารถช่วยคุณค้นหาผู้มีสิทธิเลือกตั้งที่ดีที่สุดในตำแหน่งที่ถูกต้อง ในราคาที่เหมาะสมได้อย่างไร