當企業希望適應後大流行病世界，並滿足遠端團隊不斷變化的需求時，投資於最佳的工具是至關重要的。這將確保公司保持清晰的溝通，並鼓勵密切合作，這對於留住和吸引追求良好員工體驗的頂尖人才至關重要。

雖然科技能讓以前在辦公室工作的員工在任何地方執行相同的工作，並提高生產力，但並非所有遠端工作工具都是一樣的。讓我們來看看一些必要的數位工具，幫助您的遠端員工和團隊茁壯成長。

遠距辦公最大的挑戰是什麼？

遠端團隊面臨的挑戰之一就是保持連線。為了對抗這種情況，公司必須找到並使用最佳的工具，儘可能讓遠端工作整合得天衣無縫。 然而，遠端工作已導致軟體服務飽和。那麼，您需要哪些工具才能讓您的遠端團隊在全球不同地點工作時也能茁壯成長？我們請 Globalization Partners (G-P) 的專家、資訊技術副總裁Stephen McCormack 跟我們談談他在連線和賦予遠端團隊權力方面的最佳選擇。

以下他將重點介紹一些同級最佳的遠端工具，從招募、入職到視訊會議。

在 G-P 的經驗中，有哪些最佳的招募工具？

Stephen:在談論遠端工具時，我們必須承認遠端工具的影響力和實用性，甚至是在員工入職之前。

  • Anaplan：例如，我們使用Anaplan來提供資料驅動的自動化預測，讓我們能夠準確預算招募需求。
  • 溫室： Greenhouse 是一個遠端工具，讓我們可以記錄我們的面試流程，並追蹤候選者從開始到結束的旅程。 我們的招聘經理和人才招募合作夥伴使用它來處理每個相關的職務，並在面試階段前篩選候選人。面試完成後，回饋會在 Greenhouse 中處理，與公開職位相關的所有適當內部單位都會看到回饋。
  • Crosschq： 當我們決定了候選者，並且需要檢查成功面試者的參考資料時，就會使用Crosschq。 Crosschq 是線上工具的最佳範例，它取代了傳統的電話方式，讓候選人獲得相關回饋。 它允許裁判慢慢地提供意見，並按照自己的步調和時間表進行，使他們的回饋更精確、更有價值。
  • DocuSign：DocuSign是聘僱流程中最值得一提的遠端工具。 一旦提出要約並獲得接受，就會向準員工簽發合約。 DocuSign 可讓被選中的候選者遠端簽署合約，並只需按一下按鈕即可將合約交回給聘請經理。

什麼類型的技術可以幫助遠端入職？

Stephen:建立任何遠端團隊的重要一環是擁有有效的學習管理系統。在 G-P，我們使用Lessonly。

身為遠端優先公司意味著所有新員工通常都是從他們的家庭辦公室開始在G-P 工作。 因此，Lessonly在幫助理解方面扮演著重要的角色：

  • 公司整體
  • 他們的相關部門
  • 公司政策和程序
  • 組織結構圖
  • 加上所有正在運作的各種遠端工具

Lessonly 是我們員工成功入職的關鍵。相關經理和人力資源人員會與新員工密切合作，將每個 Lessonly 訓練單元安排在新員工加入 G-P 的前兩週。

哪些數位工具有助於進行遠端績效評核？

Stephen：在管理遠端團隊時，必須在您的工具庫中準備一個工具，讓員工可以定期、有條理地與他們的經理聯繫。15Five允許員工每週報告他們的最新活動，並強調他們計劃在未來七天內要達成的目標。此外，他們可以追蹤個人、部門和公司目標的進度。

同樣地，在遠端優先公司如G-P 中，像15Five這樣的工具是一個最佳範例，說明如何讓每個人都能保持連線，不論是在上層或下層。 當然，經理也應該至少每週舉行一次1:1 會議，並向團隊提供最新資訊。

但工作總是很忙，時間往往過得很快。15五提倡自動反省，通常是在週末，我們可以考慮我們的目標，以及如何在下週達成這些目標。顯然，這是非常重要的。

那麼，財務管理工具方面呢？

Stephen:我們 於今年七月在 G-P 推出 Workday。Workday是我們主要的人力資本管理和財務系統的結合。它實際上是我們的企業資源規劃工具。

我們之前有幾個獨立的應用程式在執行這些任務。自從部署 Workday 以來，我們已將所有這些整合在一起。

一言以蔽之，Workday 是員工在假期、開銷、薪資以及各種人力資源資訊方面的記錄來源。它也是財務記錄的來源，每年每個月都會產生我們的財務帳冊。

視訊會議的最佳工具是什麼？

Stephen:G-P 使用 Zoom進行視訊會議。它同時用於內部和外部合作夥伴。我們所有的會議、重要活動、網路研討會等都使用Zoom，而且每次都證明相當成功。

遠端團隊的最佳溝通工具是什麼？

史蒂芬：關於即時通訊，Slack是 G-P 同事最喜歡的協作工具。根據我們的經驗，Slack對於個人和團隊之間的協同活動非常出色。Slack 有各種協作與溝通機會，從一般頻道、特定專案頻道、團隊頻道到同事間的個人直接訊息。

什麼最適合文件和文件儲存？

Stephen：我們使用多種工具進行結構化文件存儲，從Confluence和SharePoint到OneDrive 。SharePoint和OneDrive是 Microsoft 365產品套件的一部分，無需過多介紹。

Confluence是 Atlassian 套裝產品的一部分。我們在 G-P 中使用 Confluence 作為特別的文件論壇，它可以根據特定團隊的需求靈活運用。

G-P 在網路安全方面使用哪些遠端工具？

Stephen: 我在 G-P 的主要任務之一 是管理資訊安全。身為遠端優先公司在這方面帶來了挑戰。

當您的員工以辦公室為基地時，您在資訊安全方面有很大的控制權。但從遠端第一的觀點來看，我們的網路實際上就是我們每一位1,300 員工的家。因此，從資訊安全的角度來看，要確保我們的使用者和系統安全，這可能是一個充滿挑戰的環境。為了協助達成這個目標，我們部署了數種遠端工具，可以提醒我們任何潛在的問題，並讓我們在需要時作出相應且精確的反應。這些公司包括Barracuda、 Inky、Crowdstrike 和Netskope等等。

除了遠端工具套件有助於確保我們的安全之外，教育我們的使用者也非常重要。我們進行內部網路釣魚演練，以培養員工在網路安全領域的成熟度。我們透過定期在 Lessonly 和Knowbe4 上提供的訓練課程來建立認知。

駭客可以一起作案，因此為了對抗這種情況，公司員工也必須一起合作 - 要打敗駭客，就必須要有一個網路。

立即建立全球遠端團隊

在建立遠端團隊時，要保證每個人都保持連線可能會比較困難。但是當您實施最佳的溝通和數位工具時，就能確保建立穩固的基礎。與公司內部員工相比，若能提供正確的合作工具，遠端團隊可提高生產力，為公司的成功之路更添助力。

如需了解更多技巧和策略，請下載我們的電子書《打造遠端全球團隊完全指南》 ，以了解更多資訊：

  • 如何找到最好的國際化人才.
  • 如何建立有效的遠端管理系統。
  • 如何透過建立穩固的工作文化來提升生產力，讓您的公司能夠遠端成長。
  • 遠端團隊面臨的挑戰之一就是保持連線。
  • 為了對抗這種情況，公司必須找到並使用最好的工具，儘可能讓遠端工作整合得天衣無縫。