入職和離職在每家公司的順利運作中都扮演著基本的角色。這些經驗會對員工造成長久的影響，因此讓這些過程引人入勝、令人難忘是非常重要的。
離職體驗經常被忽略，但其重要性不亞於入職體驗，因為痛苦的離職會造成長期的後果。根據 Glassdoor 的調查，70 % 的求職者在做出職業決定之前會先研究公司評論 - 其中許多是由前員工撰寫的。
在遠端工作環境中，建立結構化的入職及離職計畫更為複雜；溝通上的差距、時區的差異，以及文化背景的對比等，都是明顯的挑戰，因此調整現有的流程以適應這種新的工作方式非常重要。
在設計入職和離職計畫時，必須牢記的一個基本方面是合規性。管理全球團隊意味著要應付各種不同的法律和法規，因此在員工生命週期的每個階段，合規性都應該是最優先的考量，以保護公司的資產和資訊、避免法律問題，並維持公司的良好聲譽。在這篇文章中，我們將解釋如何確保遠端團隊在整個入職和離職階段的合規性。
什麼是入職？
通常，新員工入職的第一個星期是入職訓練，包括讓他們熟悉公司願景、使命、價值觀和文化的活動。這有助於新雇員瞭解組織結構及其角色的特殊性。簡單來說，這是新人才對您公司的第一印象。
儘管其重要性不言而喻，但蓋洛普（Gallup）的一項研究顯示，只有12 %的員工認為他們的雇主在新團隊成員入職方面做得很好。入職訓練不應該只是介紹會和經理簽到。您可以為每一位潛在新僱員指派一位資深的員工；這樣可以讓他們在工作的第一個星期遇到問題時，有一位同儕可以求助。
結構化的入職過程是讓遠端員工覺得與公司有聯繫的關鍵，即使他們分散在世界各地。 從長遠來看，它也有助於加快生產速度，並減少出錯的機會。
您可以透過完成下列任務來確保合規 入職過程：
核實並收集所需的文件：文件工作可能非常繁瑣，但僱傭合約等文件對於符合國內標準以及明確列出您對新人才的工作期望是非常重要的。
為了讓這個過程完全合規，請確保您的新雇員瞭解僱用條款，並簽署保密協議、反騷擾政策、健康保險表格和結束聘用條款。 為了讓這個過程完全合規，請確保您的新雇員瞭解僱用條款，並簽署保密協議、反騷擾政策、健康保險表格和結束聘用條款。
在這個初始階段，需要考慮的重要一點就是員工隱私。有關雇主-員工關係的義務和權利，在不同的國家會有很大的差異，在制定國際化團隊的政策時，必須考慮到這些細微的差異。
雖然雇主通常可以存取公司擁有設備的資訊，但取得員工的同意仍然很重要。公司通常可以監控以下幾個方面：
- 商務電子郵件
- 工作管理平台
- 網頁瀏覽記錄
- 地理位置
溝通工作流程：根據SHRM的說法，溝通不良會導致人際關係受損、信任破裂，以及工作場所中憤怒和敵意的加劇。
因此，以明確、動態的方式溝通貴公司的工作流程，將有助於簡化任務、提高團隊士氣，最重要的是，有助於員工瞭解工作期望。
您可以透過虛擬會議、手冊和電子郵件來溝通和重申公司流程。所有資訊都必須透過公司電子郵件和安全伺服器來分享和回覆，以減少資訊外洩。
提供特定工作的訓練： Upwork進行的一項研究預測，未來五年內，36 。2 萬名員工將會遠端工作。與大流行前的統計相比，87 。因此，必須重新評估傳統的訓練計畫，以協助遠端工作人員茁壯成長。
如果公司沒有適當地審核員工，或沒有提供特定工作的訓練，可能會導致因工作場所疏失而引起的昂貴訴訟。
例如，如果工人被要求使用某項設備，但卻缺乏必要的技術技能，則僱主有可能會因為未事先提供適當的訓練程序，而要為該員工對自己或工作場所的其他人所造成的損害負責。
什麼是離職？
不論是自願辭職或裁員，終止僱傭關係從來都不是一件令人愉快的事。然而，您可以透過建立結構化的離職計畫，讓這段期間順利過渡 - 這不僅有助於避免未來的法律問題，還能培育您的雇主品牌。
People Path 和康奈爾大學的一份報告發現，約有三分之一的前雇員與前雇主保持聯繫；而15 % 的新雇員來自前雇員的介紹。因此，給離職員工留下好印象可以讓您的公司脫穎而出，有助於吸引未來的全球人才。
您可以透過下列動作，確保離職過程符合規定：
通知雇用 結束聘用：終止遠端雇員時，最好以視訊通話的方式面對面進行。 這樣您就可以進行私人對話，平心靜氣地解釋結束聘用背後的原因。
每個國家的終止政策都不盡相同，因此合規性對於避免公司未來的法律後果至關重要。
例如，在美國，自由僱傭允許雇主在任何時間自由解雇工人，無需事先通知。
另一方面，在英國，雇主必須為每一年的服務給予一週的通知，如果受雇年限達12 或以上，則必須給予12 週的通知。掌握這些特定國家的法規將有助於確保離職過程中的合規性。
另一方面，在英國，雇主必須為每一年的服務給予一週的通知，如果受雇年限達12 或以上，則必須給予12 週的通知。掌握這些特定國家的法規將有助於確保離職過程中的合規性。
保護智慧財產：您是否知道20 有百分之百的公司曾經經歷過前員工的資料外洩？
以下是一些保護資料安全的實用技巧：
- 促進人力資源與 IT 部門之間的跨功能合作。
- 避免使用共用帳戶。
- 定期更改密碼。
- 立即停用離職員工的登入帳號和電子郵件帳號。
- 安排定期資料備份。
遠端辦公人員更容易遭受資料洩露，因為無法像現場團隊那樣監控資料流。其他一些促成因素包括：
- 使用個人裝置存取敏感的公司資訊。
- 連接到公共Wi-Fi網路。
- 將公司資料儲存於雲端。
資料外洩的法律後果可能會對您的聲譽和財務造成災難性的影響。20 例如，英國航空 (British Airways) 因安全漏洞導致網路攻擊，導致顧客及員工的個人資料外洩，而必須支付2020 英鎊的罰款。
提供足夠的 遣散費和報酬作解雇之用：解雇員工應得的最終報酬金額是根據結束聘用的原因和服務年資計算出來的 - 重要的是要研究當地的法規，以避免法律問題，例如不公平報酬的訴訟。
舉例來說，德國並沒有法定的 遣散費；然而，許多雇主會為每服務一年提供50 % 的每月薪水。 另一方面，在中國，每服務一年， 遣散費就相當於一個月的全薪水。
結束聘用過程中的任何錯誤動作，尤其是在 遣散付款義務方面，都可能引起嚴重且成本高昂的合規問題。
成功入職與離職體驗的關鍵
請記住，員工的第一印象與最後的告別同樣重要。如果漠視這些流程，不僅會影響員工的工作表現，也會損害您的聲譽，使您難以留住和獲得未來的人才。
合規性可協助您避免法律問題並保護公司資產。長遠而言，結構化的入職與離職計畫可協助您成為首選雇主，並在全球範圍內脫穎而出。
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