遠端工作合規比以往任何時候都更重要。 自疫情爆發以來，許多公司都採取了永久性的遠端為先工作政策，並可能很快成為常態。 事實上，到 2025 年，75% 的勞動力將每月至少遠端工作五天。
雖然很少有適用於臨時居家辦公安排的法律，但許多國家已經開始引入有關遠端工作的立法。
以下是公司在實施合規的遠端為先工作政策時應考慮的一些法律問題。
問題 # 1 ：資料合規性（隱私和安全性）
資料合規應該是公司的首要任務。 在處理敏感性資料 (包括顧客資訊) 時，確保員工能夠存取和使用的資訊的隱私權和安全性至關重要。 另一個問題是何時進行資料國際傳輸。 貴公司是否遵守《一般資料保護規範》(GDPR) 的規定？
您能做什麼：
- 定義涵蓋軟體、硬體、資訊和存取控制的隱私與安全政策。
- 讓員工使用虛擬私人網路(VPN) 服務，以確保網頁瀏覽安全，尤其是使用公共 Wi-Fi 的遠端員工。
- 對機密資訊進行加密。
- 為每個裝置設定雙因素驗證。
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問題 # 2 ：薪資合規性
薪資合規是有遠端員工的公司常面臨的挑戰。公司必須瞭解所僱用員工所在國家/地區的雇用和勞動法律，以確保公司依照這些法律支付員工薪資。
您能做什麼：
核查每個州或國家關於以下方面的要求：
- Minimum 薪資. 最低薪資是雇主可以合法補償工人的最低薪水或薪資。 最低工資因國家而 異 ，在美國則因州而 異 ，雖然大多數國家都設有最低工資，但有些國家卻放棄實施官方最低工資。因此，掌握您營運所在國家/地區的薪資要求是非常重要的。 未遵守這些要求的公司可能會被罰款和訴訟。
- 加班和工時法律。儘管世界各地對工作時間有統一的標準，但不同國家之間仍有差異。當地勞動法規定了員工的最長和最短工作時間以及加班時間，公司必須遵守。
- 樹葉。各地勞動法均有各自的帶薪休假制度。美洲的休假制度與歐洲或非洲不同，產假和陪產假也是如此。密切注意這些法規將避免公司面臨法律責任。
- 支付頻率。支付頻率決定了員工應該多久領取一次薪水（例如，每週、每兩週、每半月、每月），並且每個國家的規定都不同。牢記這一點至關重要，這樣才能遵守各國的法規，避免合規問題。
- 效益。 員工有權享受其所在國家勞工法規定的某些強制性福利。 雖然每個國家都有社會安全等基本福利，但許多其他國家已經設立相關法律，要求雇主也應提供失業和退休福利。
- 保險。 許多國家強制推行醫療保健、退休和失業保險。 這是公司在這些國家聘僱員工時必須牢記的一點。
- 稅收制度。 一些國家的稅收制度比其他國家更為複雜。 瞭解這些制度是遵守稅收法律法規的關鍵。
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問題 # 3 ：健康與安全
對於公司來說，保護員工的健康與安全自從遠端作業之後就變得更加困難。然而，即使員工實際上不在辦公室工作，公司仍有責任讓他們保持健康和安全。
您能做什麼：
- 識別潜在危險，並採取措施控制和緩解風險。
- 建立傷害或事故報告系統，並確保工作者瞭解如何使用該系統。
- 提供健康和安全培訓，並鼓勵員工採取必要的預防措施。
- 心理健康也是需要注意的。雇主應確保員工有休息時間。
問題 #4: 設備
為員工配備必要的工具和設備以執行其工作非常重要。 一些國家要求雇主向員工提供遠端工作所產生費用的報銷或津貼。
您能做什麼：
- 提供員工在家工作所需的資源。
- 當公司無法提供設備時，有必要與員工簽訂協議，並補償所產生的任何費用。
- 遵守要求對電力、電話和網際網路服務支付額外報酬的當地遠端法律。
問題 # 5 ：知識產權
除了保護敏感性資料外，公司也應優先保護員工所生產的作品，包括 著作權、發明和設計。 國際智慧財產權(IP) 保護是雇用遠端工作者時需要考慮的關鍵因素。
您能做什麼：
- 在您的員工所在的國家注册 IP。
- 在勞動契約中增加保密條款，確保條款清晰易懂。
為了避免這些問題，公司應該建立並實施官方的遠端工作政策。
遠端工作政策
制定一套規則和指南來規範和管理遠端工作者是極其重要的。
遠端工作政策應包括：
- 公司規則
在家工作並不免除員工在工作場所適用的條件和政策。 為了避免造成困惑，最好在公司的遠端指南中明確說明這一點。 - 工作期望與員工績效
圍繞計劃表、最終期限、報告和任務來制定指南。 同樣重要的是解釋如何衡量績效和生產力，以及對每個角色都很重要的指標。 - 資料隱私權和智慧財產權條款 確保員工簽署保密協議，並瞭解保護公司資訊的重要性。
- 報酬和福利
明確員工有權享有與在工作場所相同的報酬和福利。 此外，請注意是否有額外的電力或網際網路費用的報酬。 - 溝通指南
確保員工熟悉團隊使用的溝通工具。 定義對工作時間期間線上可用性的任何期望，並強調簽到和會議的重要性，以保持與團隊的順暢溝通。
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