員工離開公司的原因有很多 - 退休、找到新工作、或因裁員或終止合約而非自願離職。無論這些原因為何，公司都必須做好準備，讓退出成為一個容易的過渡。

員工的離職是遠端雇員體驗旅程的一部分，公司必須為離職過程提前做好準備。 這包括投入資源使整個過程完美無瑕，因為忽略離職過程可能會在員工離職後的很長一段時間內損害雇主品牌。事實上，根據 Fractl 進行的 一項 調查 顯示，三分之一的美國員工要等上整整一個月才會留下對公司的評語。

離職 與 入職 同等重要，是員工工作循環的關鍵元素。Globalization Partners 南美& 中美洲人力資源營運經理Muryel Dias 表示：「離職從您登上員工的那一刻開始，如果沒有適當的離職流程，公司可能會破壞整體的員工體驗。 當您在辦公室工作時，為員工的離職作準備可能會是一項挑戰，但在遠端工作環境中，離職手續則需要更多的時間和注意力。

4 有效離職對公司至關重要的原因

事實證明，詳盡且有效的離職流程可以帶來更好的人才挽留。 結構化、深思熟慮的離職計劃也能確保人力資源團隊能為雇主和員工提供便利。

建立離職流程對以下方面至關重要：

#1: 避免法律和財務問題
收集並簽署所有必要的文件，作為離職程序的一部分，可降低雇主遭受投訴或訴訟的風險。在非自願性離職 (例如終止合約) 時尤其如此，因為雇主必須遵守特定國家的法律，以確保其行為合法。

#2: 防止資料外洩
人力資源團隊必須確保有充裕的時間讓員工登出系統、停用帳號，並切斷對任何平台和不再需要的資訊的存取。如果員工在離職後還能存取公司資料，這可能會導致機密資訊散播，使公司陷入危機。

#3: 提升公司聲譽
以最好的方式結束員工與雇主的關係，可確保員工在離開公司時能感受到被尊重和重視。員工的意見會影響公司的聲譽。事實上，評論對95 % 的求職者而言非常重要，這表示公司的負面評論會影響潛在求職者是否申請某個職位的決定。

# 4 ：獲得有價值的回饋
自願離開公司的員工是寶貴的回饋來源。 聽聽他們離職的原因或只是他們誠實的意見，將有助於公司未來的改進。

Snapsurveys 指出：「績效最佳的公司不僅善於接受回饋，也會刻意要求回饋。他們知道，只有當反饋既能指出弱點，又能指出優點時，才會有所幫助。

遠端工作環境中的離職

遠端工作有許多優點，但仍可能有一些缺點。在遠端離職時，如果無法進行面對面的互動，連接和溝通的障礙就會成為巨大的挑戰。

缺乏實體上的接近性使得實施一個周到的離職流程變得尤為重要，在這個流程中，清晰的溝通是建立信任和避免員工在離職時產生誤會的關鍵，「Camila Torres 說，」人力資源專員在Globalization Partners 。

定義離職過程的目的是為員工創造順利的過渡，並保護公司免於資料外洩和安全風險。

界定離職流程的因素

在離職程序中，有兩個因素會決定採取哪些步驟：離職原因和員工的職位。

離開原因

根據離職的原因，過程中的某些階段可能比其他階段更重要。這就是為什麼離職程序需要根據每個個案的情況量身打造。離境主要有四個原因：

1.辭職
對於人力資源團隊來說，定義一個有助於防止意外離職，並提供足夠時間來填補空缺職位的流程是非常重要的。員工應收到指引，其中規定了確保輕鬆離職的要求。這些指引可以使最低限度的通知期間、交接筆記、報告和資料存取成為必要。

2.退休
人力資源團隊必須預先規劃員工的退休事宜。他們應確保符合退休金計劃的規定，並決定員工的最終付款。確保員工 愉快離職的最佳做法之一，就是為 即將退休的員工舉 辦一個適當的歡送會，並以頒獎或贈送禮物的形式表揚他們，尤其是為公司工作了很長一段時間的 員工 。

3.裁員
裁員是件困難的事，但有時卻無法避免。在這種情況下，最好以尊重和同情的態度對待員工，並清楚說明裁員的原因。

4.結束聘用
解雇是人力資源部最困難的任務之一，在這種情況下，離職程序必須經過縝密的規劃。員工應收到一份書面通知，說明促使解雇的事實，以及公司做出此決定所依據的法律條文，以避免任何問題。

請注意，所需文件和試用期等關鍵合規要素因國家而異。讓員工與同事告別，滿足他們的最後要求，並在整個過程中展現企業團結的形象，是確保順利離職的關鍵。

根據 Dias 和 Torres 的看法，不論離職的原因為何，讓員工感到舒適是非常重要的。人力資源部應該永遠不要忘記，他們是在與人打交道，所以同理心、溝通和團結是最基本的，尤其是在處理遠端離職程序時。

確保員工獲得應得的所有款項和遣散費也至關重要。雇主必須注意，不同國家或地區對於裁員期間的遣散費和支付方式有不同的當地法律和法規。

職位類型
員工所擔任的職位不同，離職程序所涉及的步驟也有所不同。例如，解雇會計員工可能需要在他們離職前進行財務記錄檢查，而 IT 成員則可能需要進行安全檢查，以防止他們帶走敏感性資料。

如何建立有效的遠端離職程序
人力資源團隊必須根據公司的特定需求，建立客製化的離職程序。流程在很大程度上取決於離職類型，特別是員工是自願還是非自願離職，以及公司規模等基本因素。

在遠端工作環境中，離職程序要求公司在虛擬環境中進行基本溝通，這可能需要新的步驟和謹慎的考量。以下是一些確保遠端離職程序合法且成功執行的秘訣。

1.草擬溝通計劃
離職程序從人力資源團隊得知員工離職的那一刻開始，無論是涉及裁員還是辭職。起草一份遠端溝通計劃，概述如何通知團隊其他成員，這一點尤其重要。建立共同的溝通管道，預先安排會議和視訊會議。根據 Globalization Partners 亞太區全球營運總監Edwina Tan 的說法，必須注意電子郵件和與員工對話時所使用的語氣。

該計劃還應該考慮員工的客戶以及如何適當地通知他們。此溝通計畫必須包含清楚的離職資訊，以避免誤解。

2.準備文件
遠端雇員離職的文件與面對面離職的流程無異，只是必須以數位方式完成。 人力資源團隊應收集所有所需的文件，以確保一切正常且合法進行。有必要檢閱合約和保密協議，以釐清離職條款，並回答任何問題。人力資源也必須準備有關報酬包、福利、報銷和稅項的文件。 所有這些文件都可以透過文件管理和數位簽章系統進行共用，以確保流程順暢且安全。

3.規劃過渡程序
此時最重要的步驟是制定計劃，使遠端雇員離職後的工作和職責過渡順利 無縫。 此計畫應該包括定期線上檢查以檢視專案的狀態、重新指派員工已經開始的工作，以及做好基礎工作，以便新任員工可以 履歷必要的職責。 人力資源部必須與受影響的團隊清楚說明這種轉換的樣子，以及員工的工作最終將何去何從。

4.安排線上知識移轉課程
這是自願離職的有效遠端離職的最基本部分之一。在線上知識轉移會議中，離職員工與他們的同事或直接下屬分享資訊，如果可能的話，也與潛在新僱員分享資訊。 這些資訊應包括責任和任務的記錄、專案的狀態，以及資訊、軟體和文件的存取權限。

5.收回公司資產
如果公司在雇員僱用期內提供設備和資產給雇員，則必須在離職前將該等設備和資產寄回給僱主。 人力資源團隊必須在員工離職的最後幾天，制定數位清單和安排，以收集這些資產。這份清單可能包括電腦、行動電話、鑰匙、身份證和公司信用卡等物品，並應與公司 財產數 位化 歸還函 一起寄給離職員工 。

6.刪除用戶帳戶
遠端工作需要線上分享資訊。因此，員工可以存取內部工具，例如電子郵件帳號、磁碟機、資料庫和敏感資訊來源。解除遠端員工存取這些資訊的權限，並復原任何數位資產，包括密碼和鑰匙代碼，有助於防止安全漏洞。無論雇主與員工的關系有多好，離職的員工一旦不再是團隊的一員，就不應該存取任何資訊。

7.進行虛擬離職面談
儘管虛擬離職面談只適用於自願離職，但它是確保離職面談具有影響力的關鍵。這些訪談的目的是獲得員工在公司內工作經驗的寶貴回饋。這將是員工在離職前留下正面印象的最後機會。這也是收集資訊的好方法，有助於人力資源部門在未來做出更好的決策。把握機會 深入瞭解他們的角色、他們對遠端工作的看法，以及他們的整體經驗。

建立有效的遠端離職程序對公司和員工同樣有益。然而，要處理員工離職所牽涉的複雜問題可能很困難，尤其是當面對面溝通並不是一種選擇時。

Globalization Partners' 人工智慧-驅動的全球僱傭平台將協助您確保您的國際化員工在離職期間的合規性。

若要瞭解有關 G-P Recruit 的更多資訊，請造訪我們的網站，並讓我們知道如何能協助您在適當的地點，以適當的成本，找到最優秀的人才。