يلعب تأهيل الموظفين وفصلهم دورًا أساسيًا في حسن سير كل شركة. هذه التجارب لها تأثيرات طويلة الأمد على الموظفين، لذلك من المهم جعل هذه العمليات جذابة ولا تُنسى.
غالبًا ما يتم التغاضي عن تجربة فصل الموظفين، ولكنها لا تقل أهمية عن تجربة فصل الموظفين، حيث أن المغادرة بملاحظة مريرة يمكن أن يكون لها عواقب طويلة المدى. وفقًا لاستطلاع أجرته Glassdoor ، فإن 70 % من الباحثين عن عمل يبحثون عن تقييمات الشركات - والتي يكتب الكثير منها موظفون سابقون - قبل اتخاذ قراراتهم المهنية.
في بيئة العمل عن بعد، فإن إنشاء برنامج منظم لضم الموظفين وفصل الموظفين ينطوي على تعقيد إضافي؛ فهناك تحديات مميزة مثل فجوات التواصل، واختلاف المناطق الزمنية، فضلاً عن الخلفيات الثقافية المتباينة، لذلك من المهم تعديل عملياتك الحالية لتتناسب مع طريقة العمل الجديدة هذه.
من الجوانب الأساسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند تصميم برامج ضم الموظفين وفصل الموظفين هو الالزم. إدارة الفرق العالمية تعني التعامل مع القوانين واللوائح المختلفة، لذا يجب أن تظل إدارة الفرق أولوية قصوى خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموظف لحماية أصول شركتك ومعلوماتها، وتجنب المشاكل القانونية، والحفاظ على سمعتك سليمة. سنشرح في هذا المقال كيفية التأكد من عدم وجود فرق عن بعد خلال مرحلتي ضم الموظفين وفصل الموظفين.
ما هو ضم الموظفين؟
عادةً، يُخصص الأسبوع الأول للموظف الجديد لتعريف الموظفين الجدد، ويتضمن ذلك أنشطة تُعرّفهم برؤية الشركة ورسالتها وقيمها وثقافتها. وهذا يساعد الموظفين الجدد على التعرف على الهيكل التنظيمي وخصوصيات دورهم. ببساطة، هذا هو الانطباع الأول الذي سيكون لدى موهوب الجديد الخاص بك عن شركتك.
على الرغم من أهميته، أظهرت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أن 12 بالمائة فقط من الموظفين يعتقدون أن صاحب العمل يقوم بعمل رائع ويضم أعضاء جدد في الفريق. لا ينبغي أن يقتصر الإعداد على اجتماعات تمهيدية وتسجيلات دخول المدير. يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تعيين موظف أقدم لكل موظف؛ سيوفر ذلك لهم زميلًا يمكنهم اللجوء إليه إذا كانت لديهم أسئلة خلال أسبوعهم الأول في العمل.
يعد التحرك المنظم للموظفين أمرًا أساسيًا لجعل الموظفين يشعرون بالارتباط بشركة ما، حتى لو كانوا منتشرين في جميع أنحاء العالم. كما أنه يساعد على تسريع وقت الإنتاجية وتقليل هامش الخطأ على المدى الطويل.
يمكنك التأكد من تكامل إجراءات الموظفين من خلال استكمال المهام التالية:
التحقق من الأوراق المطلوبة وجمعها: قد تكون الأوراق المطلوبة مملة للغاية، لكن الوثائق، مثل عقود العمل، ضرورية لتلبية معايير in-dolة بالإضافة إلى تحديد توقعات الوظيفة بوضوح للشخص الجديد.
لجعل هذه العملية كاملة، تأكد من أن الموظفين الجدد يفهمون شروط التوظيف ويوقعون اتفاقيات السرية، وسياسات مكافحة التحرش، ونماذج التأمين الصحي، وشروط العقد. لجعل هذه العملية كاملة تمامًا، تأكد من أن الموظفين الجدد يفهمون شروط التوظيف ويوقعون اتفاقيات السرية وسياسات مكافحة التحرش ونماذج التأمين الصحي وشروط العقد.
من النقاط المهمة التي يجب مراعاتها خلال هذه المرحلة الأولية خصوصية الموظفين. يمكن أن تختلف الالتزامات والحقوق المتعلقة بالعلاقة بين صاحب العمل والموظف بشكل كبير من دولة إلى أخرى، ويجب أخذ هذه الفروق الدقيقة في الاعتبار عند إنشاء سياسات لفرق العمل اللاسلكية.
على الرغم من أن أصحاب العمل عادة ما يكون لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالمعدات المملوكة للشركة، إلا أنه لا يزال من المهم الحصول على موافقة موظفيك. يمكن للشركة عادةً مراقبة الجوانب التالية:
- رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال
- منصات إدارة العمل
- سجل تصفح الويب
- الموقع الجغرافي
نقل عمليات سير العمل: وفقًا لـ SHRM، يمكن أن يؤدي ضعف التواصل إلى العلاقات التالفة والثقة المكسورة ومستويات أعلى من الغضب والعداء في مكان العمل.
لذلك، فإن توصيل عمليات سير العمل في شركتك بطريقة واضحة وديناميكية سيساعد في تبسيط المهام، وزيادة الروح المعنوية للفريق، وقبل كل شيء، مساعدة الموظفين على فهم توقعات العمل.
يمكنك التواصل وتأكيد إجراءات الشركة من خلال الاجتماعات الافتراضية والكتيبات ورسائل البريد الإلكتروني. يجب مشاركة جميع المعلومات والرد عليها عبر البريد الإلكتروني الخاص بالشركة وخادم آمن للحد من اختراقات المعلومات.
توفير التدريب الخاص بالوظيفة: توقعت دراسة أجرتها Upwork أنه في السنوات الخمس المقبلة، 36.2 مليون موظف سيعملون عن بعد. ويمثل ذلك زيادة بنسبة 87 بالمائة مقارنة بإحصاءات ما قبل الوباء. لذلك، يجب إعادة تقييم برامج التدريب التقليدية للمساعدة في ازدهار القوى العاملة.
إذا لم تقم الشركة بفحص الموظف بشكل صحيح أو فشلت في توفير التدريب الخاص بالوظيفة، فقد يؤدي ذلك إلى دعاوى قضائية مكلفة بسبب الإهمال في مكان العمل.
على سبيل المثال، إذا طُلب من عامل استخدام قطعة من المعدات ولكنه يفتقر إلى المهارات التقنية اللازمة، فقد يتحمل صاحب العمل المسؤولية عن أي ضرر يتسبب فيه الموظف لنفسه أو للآخرين في مكان العمل لعدم توفير إجراءات التدريب المناسبة مسبقًا.
ما هو فصل الموظفين؟
إنهاء علاقة العمل ليس بالأمر الممتع أبداً، سواء كان ذلك استقالة طوعية أو تسريحاً من العمل. ومع ذلك، يمكنك جعل هذا الانتقال سلسًا من خلال إنشاء برنامج منظم للموظفين - وهذا لا يساعد فقط على تجنب المشاكل القانونية المستقبلية، بل يعزز أيضًا علامتك التجارية.
وجد تقرير صادر عن People Path وجامعة كورنيل أن حوالي ثلث الموظفين السابقين يحافظون على روابط مع أصحاب العمل السابقين؛ وأن 15 بالمائة من التعيينات الجديدة تأتي من إحالات من موظفين سابقين. لذلك، فإن ترك انطباع جيد لدى الموظفين المغادرين يمكن أن يجعل شركتك متميزة ويساعد في جذب الموظفين العالميين المستقبليين.
يمكنك التأكد من إتمام عملية فصل الموظفين بالإجراءات التالية:
إخطار التوظيف فسخ العقد: عند إنهاء عقد موظف عن بعد، فمن الأفضل أن تفعل ذلك وجهًا لوجه في مكالمة فيديو. وبهذه الطريقة يمكنك إجراء محادثة خاصة وشرح الأسباب الكامنة وراء فسخ العقد بهدوء.
تختلف سياسات الإنهاء من دولة إلى أخرى، مما يجعل الاختفاء أمرًا حيويًا لتجنب العواقب القانونية المستقبلية لشركتك.
على سبيل المثال، في الولايات المتحدة، يسمح قانون الأحد لأصحاب العمل بإنهاء خدمة العمال بحرية في أي وقت دون إشعار مسبق.
في المملكة المتحدة، من ناحية أخرى، يجب على أصحاب العمل تقديم إشعار مدته أسبوع واحد لكل سنة من سنوات الخدمة، أو إشعار 12 أسبوعًا إذا كانوا يعملون لمدة 12 عامًا أو أكثر. سيساعد البقاء على اطلاع بهذه اللوائح الخاصة بالدولة على ضمان عدم وجود خلل أثناء عملية فصل الموظفين.
في المملكة المتحدة، من ناحية أخرى، يجب على أصحاب العمل تقديم إشعار مدته أسبوع واحد لكل سنة من سنوات الخدمة، أو إشعار 12 أسبوعًا إذا كانوا يعملون لمدة 12 عامًا أو أكثر. سيساعد البقاء على اطلاع بهذه اللوائح الخاصة بالدولة على ضمان عدم وجود خلل أثناء عملية فصل الموظفين.
حماية العمليات الفكرية: هل تعلم أن 20 % من الشركات تعرضت لاختراقات بيانات من قبل موظفين سابقين؟
فيما يلي بعض النصائح العملية للحفاظ على أمان البيانات:
- تعزيز التعاون متعدد الوظائف بين الموارد البشرية وأقسام تكنولوجيا المعلومات.
- تجنب استخدام الحسابات المشتركة.
- قم بتغيير كلمات المرور على أساس منتظم.
- قم بإلغاء تنشيط عمليات تسجيل دخول الموظفين المغادرين وحساب البريد الإلكتروني على الفور.
- قم بجدولة النسخ الاحتياطي للبيانات الدورية.
تعتبر القوى العاملة عن بُعد أكثر عرضة لانتهاكات البيانات لأنه لا يمكن مراقبة تدفق البيانات بنفس الطريقة التي تتم بها مراقبة فرق العمل في الموقع. بعض العوامل المساهمة الإضافية هي:
- استخدام الأجهزة الشخصية للوصول إلى معلومات الشركة الحساسة.
- الاتصال بشبكات Wi-Fi العامة.
- تخزين بيانات الشركة في السحابة.
يمكن أن تكون العواقب القانونية لانتهاكات البيانات كارثية على كل من سمعتك وأموالك. على سبيل المثال، اضطرت الخطوط الجوية البريطانية إلى دفع غرامة قدرها 20 مليون جنيه إسترليني في 2020 بسبب العيوب الأمنية التي سهلت الهجوم الإلكتروني، مما أدى إلى تسرب البيانات الشخصية للعملاء والموظفين.
توفير الفصل المناسب عن العمل والتعويض عن الفصل: يتم احتساب الفصل النهائي عن العمل الذي يحق للموظف الحصول عليه بناءً على أسباب فساد العقد ومدة الخدمة - من المهم البحث في اللوائح المعمول بها في الدولة لتجنب المشكلات القانونية مثل الدعاوى القضائية المتعلقة بالدفع غير العادل.
على سبيل المثال، لا يوجد فصل قانوني عن العمل في ألمانيا ؛ ومع ذلك، فإن العديد من أصحاب العمل يقدمون 50 بالمائة من الراتب الشهري لكل سنة من الخدمة. أما في الصين، فإن التعويض عن الفصل عن العمل يعادل راتب شهر كامل عن كل سنة من الخدمة.
أي خطأ في عملية العقد، خاصة فيما يتعلق بفصل التزامات الدفع عن العمل، يمكن أن يثير قضايا خطيرة ومكلفة.
المفتاح إلى تجربة ضم الموظفين وفصل الموظفين بنجاح
تذكر أن الانطباع الأول للموظف لا يقل أهمية عن الوداع الأخير. إذا تم تجاهل هذه العمليات، فإن ذلك لا يؤثر فقط على أداء موظفيك، بل يمكن أن يشوه سمعتك أيضًا، مما يجعل من الصعب الاحتفاظ بالموظفين واكتساب موظفين جدد في المستقبل.
يساعدك الامتثال على تجنب المشاكل القانونية وحماية أصول الشركة. على المدى الطويل، يمكن أن يساعدك برنامج ضم الموظفين وفصل الموظفين في أن تصبح صاحب العمل المفضل وتبرز على نطاق عالمي.
لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء تجربة ضم الموظفين وفصل الموظفين الأفضل في فئتها لفرق العمل عن بعد، اتصل Globalization Partners. تساعد منصة النمو العالمي الممثَّل بالكامل لدينا الشركات على بناء فرق العمل الإيرلندي وتوسيع نطاقها، وتمكن الشركات من إدارة عملية الموارد البشرية بأكملها، بدءًا من التوظيف وضم الموظفين إلى إعداد كشوف المرتبات وفصل الموظفين - كل ذلك من خلال منصة واحدة.
تعرف على المزيد حول منصتنا واطلب اقتراحًا اليوم.
لمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع، راجع كتابي اللعب الجديدين لدينا:
- دليل الامتثال العالمي الخاص بك: أفضل ممارسات الإعداد (globalization-partners.com)
- دليل الامتثال العالمي الخاص بك: أفضل ممارسات إلغاء الاشتراك (globalization-partners.com)