ما هو النموذج W-9؟

الوجبات السريعة الرئيسية

• ما هو النموذج W-9 : يتم استخدام النموذج W-9 لجمع المعلومات الضريبية للمقاول. يتيح لك تقديم نماذج 1099 دقيقة وتجنب النسخ الاحتياطي الضرائب المقتطعة والجزاءات.

• كيفية مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى: نموذج W-9 مخصص فقط لحفظ السجلات وينطبق على المقاولين الأمريكيين. نموذج W-8 مخصص لغير الأمريكيين. مواطنون. يتم استخدام نماذج W-2 من قبل الموظفين لإعداد ضرائبهم. نماذج 1099 مخصصة للإبلاغ عن أنواع الدخل المختلفة، مثل المدفوعات المتنوعة للمقاولين.

• أين يمكن الحصول على النموذج W-9: يمكنك تنزيل النموذج W-9 من موقع مصلحة الضرائب الأمريكية أو إنشاء واحد باستخدام G-P Contractor.

• من هو المطلوب منه ملء النموذج W-9: يجب على الأفراد والشركات التي تعمل مع شركتك، مثل المقاولين المستقلين والبائعين، ملء النموذج W-9.

إن توظيف مقاولين مستقلين يجعل من السهل توسيع نطاق عملك أو تقليله مع تغير احتياجاتك. على الرغم من أن المقاولين ليسوا مدرجين في كشوف رواتب شركتك، إلا أنه لا يزال يتعين عليك اتباع متطلبات معينة للتعامل مع هذا النوع من العمال.

في الولايات المتحدة، يقوم الموظفون بدوام كامل بملء نماذج I-9 ، بينما يقوم المقاولون المستقلون أو عمال 1099 بملء نماذج W-9. تساعد هذه النماذج في ضمان تحصيل الضرائب وتقليل مخاطر التهرب الضريبي بسبب المعلومات غير الصحيحة أو المفقودة. 

دعونا نوضح ماهية النموذج الضريبي W-9 ، وما الذي يُستخدم من أجله، وكيفية ملئه، والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.

ما هو نموذج W-9 ؟

نموذج W-9 مخصص لجمع معلومات دافعي الضرائب من المقاولين المستقلين والكيانات التجارية، حتى تتمكن من تقديم عوائد دقيقة. لا يمكنك تقديم W-9 إلى خدمة الإيرادات الداخلية (IRS). لكنك تستخدم المعلومات الواردة في هذا النموذج لإعداد نموذج 1099 الذي ترسله إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نهاية العام. 

يجمع W-9 رقم التعريف الضريبي (TIN) من الأفراد والكيانات. بالنسبة للأفراد، يكون هذا عادةً رقم الضمان الاجتماعي (SSN)، وبالنسبة للشركات، يكون رقم تعريف صاحب العمل (EIN).

ملاحظة: لا يوجد نموذج W-9 للموظفين. A-9 مخصص فقط للمقاولين أو الشركات المستقلة.

كيف يقارن النموذج W-9 بالأشكال الأخرى

نموذج W-9 للشركات مخصص فقط لحفظ السجلات. إليك كيفية اختلاف W-9 عن نماذج IRS الأخرى:

نماذج W-9 مقابل W-2

بينما يقوم المقاولون المستقلون بملء نموذج W-9 ، تقوم الشركات بإكمال وإرسال نماذج W-2 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

يستخدم الموظفون نماذج W-2 لإعداد الضرائب. قبل حصولهم على W-2، يحتاج الموظفون إلى ملء النموذج W-4 والإشارة إلى معلوماتهم الضريبية وحالة التسجيل والوظائف الأخرى، إن وجدت. ستحسب الضرائب التي سيتم اقتطاعها استنادًا إلى النموذج W-4، بينما يجب أن يعكس النموذج W-2 هذه الضرائب.

نموذج W-9 مخصص لإعداد نموذج1099 . يحتوي النموذج W-9 على اسم المقاول وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الخاص به. على عكس الموظفين، يتحمل المقاولون مسؤولية الإبلاغ ودفع ضرائبهم. بشكل عام، لا توجد ضريبة على المقاولين، إلا في حالات معينة، مثل إذا فشلوا في تقديم أو التصديق على رقم تعريف ضريبي صحيح. 

نماذج W-9 مقابل 1099

1099 عبارة عن مجموعة من نماذج IRS التي تبلغ عن أنواع الدخل المختلفة. الشركات الأكثر استخدامًا:

• 1099-NEC: استخدم هذا النموذج إذا كنت تدفع للمقاولين المستقلين بالدولار الأمريكي 600 أو أكثر سنويًا. 

• 1099-MISC: استخدم هذا النموذج للإبلاغ عن المدفوعات المتنوعة، مثل الإتاوات ومدفوعات الرعاية الصحية والإيجار، إذا كانت تصل إلى 600 دولارًا أمريكيًا أو أكثر سنويًا.

تتحمل شركتكم مسؤولية تعبئة وإرسال نماذج 1099 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. في المقابل، يقوم المقاولون المستقلون بملء نماذج W-9 ، والتي ستحتفظ بها في سجلاتك. تحتاج فقط إلى نماذج W-9 كمرجع لتقديم نموذج 1099.

نماذج W-9 مقابل W-8

يعتمد استخدام نموذج W-9 أو نموذج W-8 على حالة جنسية المقاول المستقل. نماذج W-9 مخصصة لمواطني الولايات المتحدة، بينما لغير الأمريكيين. يحتاج المواطنون إلى W-8.  

هناك نوع واحد فقط من نموذج W-9. ومع ذلك، هناك خمسة أنواع من نماذج W-8. يعتمد النموذج الصحيح على ما إذا كان المقاول فرداً أو شركة، ونوع الدخل، وما إذا كان مؤهلاً للحصول على معاملة ضريبية خاصة. 

يجب عليك جمع نموذج W-8 قبل إجراء الدفعة الأولى. من أفضل الممارسات جمع W-9 قبل أن يقوم المقاول بأي عمل.

أين يمكن الحصول على نموذج W-9

يمكن للمقاولين تنزيل النموذج W-9 مباشرة من موقع IRS الإلكتروني. أو يمكنك استخدام G-P Contractor لإدارة دورة توظيف المقاول بالكامل - من المدفوعات إلى إدارة الأوراق. قم بإنشاء نماذج W-9 بسهولة والوصول إلى جميع معلومات القوة الخاصة بك على لوحة تحكم واحدة.

 إذا كنت تقوم بتوسيع نطاق عملك وبناء فرق عالمية، G-P Gia™ ، أول وكيل من نوعه لدينا للذكاء الاصطناعي للمزايا البشرية، يقدم رؤى تفصيلية حول قوانين العمل واللوائح الضريبية والمزايا في أكثر من 50 دولة وجميع 50 ولايات أمريكية.

من المطلوب ملء W-9؟

يتعين على بعض الأفراد والكيانات التجارية التي تتلقى دخلاً من شركتك ملء النموذج W-9. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، المقاولين المستقلين والبائعين والشراكات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLCs) والشركات والصناديق الاستئمانية والعقارات.

في ما يلي بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يكون فيها W-9 ضروريًا:

1. أنت شركة صغيرة تقوم بتوظيف مقاولين في الولايات المتحدة. غالبًا ما تقوم الشركات الصغيرة التي ليس لديها فرق كبيرة داخل الشركة بتوظيف مقاولين مستقلين. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم G-P Contractor للتعاقد ودفع مستحقات المقاولين لمشروع تصميم جرافيكي، فيمكن للعامل استخدام ميزة إنشاء النموذج W-9 لإكمال النموذج قبل بدء العمل. 

2. أنت بنك لديك حساب جديد. تستخدم البنوك نماذج W-9 لجمع معلومات دافعي الضرائب اللازمة للإبلاغ عن الفوائد والأرباح الأخرى إلى مصلحة الضرائب.

3. لقد ألغيت الدين. غالبًا ما تعتبر الديون الملغاة دخلاً خاضعًا للضريبة. يساعد النموذج W-9 في تقديم المعلومات المطلوبة.

4. أنت شركة استثمارية. ستقوم بجمع النموذج W-9 من عملائك، ثم الإبلاغ عن أرباحك إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في النموذج المناسب 1099.

متى ولماذا يتم طلب W‑9

نموذج W-9 مطلوب فقط للبائعين الذين تدفع لهم مقابل الخدمات. هذا لا يشمل الشركات، لأنها عادة ما تكون معفاة من تقارير 1099. لا تحتاج أيضًا إلى W-9 لأي بائع تدفع من خلاله عن طريق البطاقة، حيث يتم الإبلاغ عن هذه المدفوعات من قبل معالج الدفع.

يتيح لك نموذج W-9 الإبلاغ بدقة عن مدفوعات المقاولين إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى تقديم هذا المستند، فإن الاحتفاظ به في متناول اليد يجعل إعداد نماذج 1099 أسهل. كما ستتجنب غرامات عدم الامتثال والعقوبات المدنية أو الجنائية لعدم جمع النموذج.

كيفية ملء نموذج W-9

يجب على المقاولين ملء نموذج W-9 بدقة لضمان الامتثال. يمكنهم اتباع تعليمات W-9 التالية:

1. حدد اسم المقاول أو الشركة: يضع المقاولون اسمهم في السطر 1 كما يظهر في إقرارهم الضريبي. تضع الكيانات القانونية، مثل الشراكة أو الشركة ذات المسؤولية المحدودة أو الشركة، اسمها على السطر 2، باستخدام معلومات «ممارسة الأعمال التجارية باسم» الخاصة بها. إذا كان المقاول يعمل تحت اسم تجاري محدد، فيجب عليه إدخال هذه المعلومات في خانة "اسم الشركة".

2. حدد التصنيف الضريبي الفيدرالي: يقوم المقاول بتحديد المربع ذي الصلة بالتصنيف الضريبي. تتضمن بعض الخيارات الفرد أو شركة C أو شركة S أو الشراكة أو الثقة أو العقارات أو LLC.

3. إضافة رقم تعريف شخصي: يجب على المقاولين إضافة رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم إذا كانوا فردًا. يجب على الشركات إضافة رقم تعريف صاحب العمل الخاص بها. بحسب وضعهم القانوني أو وضع الكيان، يمكن للمقاولين التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف ضريبي وكتابة "تم التقدم بطلب للحصول على" تحت الجزء الأول. وسيخضعون لإجراءات احتياطية حتى يحصلوا على رقم التعريف الضريبي الخاص بهم. وبعد ذلك، يتعين عليهم تقديم نسخة محدثة من W-9.

4. أدخل العنوان: ضمن سطر «العنوان»، أضف العنوان المرتبط برقم التعريف الشخصي. 

5. التصديق على النموذج: يجب أن تكون جميع المعلومات دقيقة ومطابقة لسجلات IRS. يجب على الشخص الذي يملأ النموذج التوقيع وتأريخ المناطق المخصصة للمصادقة. يمكنك استخدام برنامج IRS TIN Matching للتحقق من السجلات.

يُسهّل G-P Contractor عملية ملء وجمع النماذج. يمكن للمقاولين إنشاء النموذج على المنصة، والذي يمكنك الوصول إليه في أي وقت.

كيفية إرسال وتخزين نموذج W-9

ينبغي على المقاول المستقل أو الكيان إرسال النموذج المكتمل إليك لحفظه في السجلات. يجب تخزين نماذج W-9 لمدة أربع سنوات على الأقل. يساعد حفظ السجلات لفترة أطول أيضًا في فترات التدقيق الممتدة. 

3 أخطاء W-9 الشائعة وكيفية تجنبها

على الرغم من أنك لست بحاجة إلى إرسال نماذج W-9 إلى مصلحة الضرائب، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى أن تكون دقيقة لتجنب المشكلات القانونية والمالية. احترس من هذه الأخطاء الشائعة:

1. إضافة معلومات غير صحيحة: تتضمن الأخطاء استخدام رقم تعريف شخصي ونوع كيان خاطئين. يمكن أن يؤدي رقم التعريف الشخصي غير الصحيح إلى إشعار IRS، بينما يضمن نوع العمل الصحيح دقة تقارير 1099 الخاصة بك. 

2. جمع النماذج في وقت متأخر: تحتاج إلى جمع نماذج W-9 قبل أن يبدأ المقاولون أو الكيانات في العمل وقبل إجراء الدفعة الأولى. بهذه الطريقة، تكون مستعدًا لتقارير نهاية العام.

3. الفشل في التحديث: قم بإنشاء نظام لمراجعة وتحديث معلومات W-9 بانتظام. استخدم أساليب تُمكّن المقاول من تحديث معلوماته بسهولة.

وظّف موظفين ومتعاقدين مع G-P

أكثر من 80% من قادة الأعمال يواجهون صعوبة في العثور على شخص ماهر في سوقهم الحالي. تقدم G-P حلاً سريعاً وفعالاً للموظفين والمتعاقدين العالميين، دون الحاجة إلى إنشاء كيانات جديدة.

يتم دعم حلول الذكاء الاصطناعي (AI) التي تدعمها مؤسسة تُدير شؤون الموظفين والمقاولين من قبل أكبر فريق من خبراء الموارد البشرية والقانونية والخبراء في الدولة لتبسيط دورة حياة التوظيف العالمية بأكملها. أضف شخصًا موهوبًا من الطراز العالمي إلى فريقك دون ضغوط ضريبة إيرلندية.

احجز عرضًا توضيحيًا اليوم.

الأسئلة الشائعة حول نموذج W-9