10 Grundvoraussetzungen, die jedes Unternehmen benötigt, um internationale Mitarbeiter einzustellen

In 2025, 84% der Führungskräfte hatten Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte in ihren lokalen Märkten zu finden. Immer mehr Unternehmen blicken über die Landesgrenzen hinaus, um die benötigten Talente zu finden. Doch die Personalsuche in einem neuen Land kann eine Herausforderung sein.

Jedes Land hat seine eigenen Beschäftigungsbestimmungen, Steuerklassen und Sozialleistungsanforderungen. Und sie ändern sich ständig.

Wenn Sie Ihre Personalbeschaffung weltweit ausweiten möchten, benötigen Sie eine solide Vorbereitung. Lassen Sie uns die wesentlichen Dinge erkunden, die jedes Unternehmen zur Einstellung international Mitarbeiter benötigt.    

10 Anforderungen an die Einstellung international Mitarbeiter

Wenn Sie sich für die Gründung einer Tochtergesellschaft entscheiden, gelten folgende 10 häufige Anforderungen für die Einstellung von Mitarbeitern aus einem anderen Land:

1. Unternehmensstruktur

Bevor Sie Mitarbeiter in einem neuen Land einstellen können, müssen Sie eine Niederlassung gründen oder eine Partnerschaft mit einem Arbeitgeber of Record (Employer of Record) eingehen.

Die Einrichtung einer juristischen Person ist komplex. Oftmals sind umfangreiche bürokratische Hürden, rechtliche Hürden und lange Wartezeiten erforderlich, bevor man in einem neuen Land seine Geschäftstätigkeit aufnehmen kann.

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record ist eine schnellere und einfachere Alternative. Ein Employer of Record beschäftigt rechtmäßig Arbeitnehmer in Ihrem Namen, sodass Sie weltweit tätig sein können, ohne eine juristische Person gründen zu müssen. Die Partnerschaft mit einem Employer of Record ermöglicht Ihnen den Zugang zu modernster globaler Beschäftigungstechnologie sowie die Unterstützung durch menschliche Experten. Es ermöglicht Ihnen, Mitarbeiter innerhalb weniger Tage ins Ausland zu entsenden und die rechtlichen und bürokratischen Hürden der Niederlassungsverwaltung zu umgehen. EORs erleichtern die globale Beschäftigung, indem sie lokale Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und Personalangelegenheiten übernehmen.

Die Beauftragung von Auftragnehmern kann eine weitere Option für Unternehmen sein, die Mitarbeiter international einstellen möchten. Auftragnehmer sind keine Angestellten, bieten aber Flexibilität und Fachwissen. Sie können bei den Einarbeitungskosten sparen und trotzdem Fachkräfte mit Spezialkenntnissen einstellen.  G-P Contractor kann die Beauftragung und Bezahlung von Auftragnehmern vereinfachen, indem es Funktionen für die Rechnungsverwaltung und den Schutz vor Fehlklassifizierungen bietet.

2. Anmeldung

Wenn Sie sich für die Gründung eines eigenen Unternehmens entscheiden, besteht der nächste Schritt in der Registrierung bei den zuständigen Behörden, damit Sie im Land legal Geschäfte tätigen können. Jedes Land hat seine eigenen, spezifischen Anforderungen. 

In Peru müssen Sie beispielsweise Ihren Firmennamen beim peruanischen öffentlichen Register eintragen lassen und anschließend eine Registrierungsbescheinigung erhalten. In Deutschland ist eine notarielle Beurkundung erforderlich. Anschließend müssen Sie die Registrierungsunterlagen beim Handelsregister, dem Finanzamt und gegebenenfalls bei den zuständigen lokalen Handelsorganisationen einreichen. Spanien verlangt neben den Registrierungsunterlagen auch Erklärungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Zur Registrierung eines Unternehmens benötigen Sie wahrscheinlich offizielle Dokumente, wie zum Beispiel:

• Bestätigung Ihres Firmennamens aus dem öffentlichen Register

• Eine schriftliche Beschreibung der geplanten Aktivitäten des Unternehmens

• eingetragene Geschäftsadressen

• Liste der Namen von Anteilseignern und Direktoren

• Satzung

• Bankkontoinformationen

• Nachweis der Kapitaleinzahlung in der erforderlichen Höhe

Die Liste der Anforderungen variiert je nach Standort. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Behörden in Ihrem Zielland nach Ihren Registrierungspflichten.

3. Konforme Arbeitsverträge

Eine der häufigsten rechtlichen Anforderungen bei der internationalen Personalbeschaffung ist die Ausarbeitung lokaler Arbeitsverträge. Wenn Sie ein eigenes Unternehmen gründen, müssen Sie sich über die Vertragsstrukturen und -anforderungen im jeweiligen Land informieren und sich damit vertraut machen.

Die Durchführung dieses Prozesses in Eigenregie birgt Risiken. Ihr Unternehmen kann für nicht konforme Verträge haftbar gemacht werden. Die sicherste Option ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record mit lokaler Expertise oder die Nutzung G-P Gia™, der ersten agentenbasierten Lösung für künstliche Intelligenz, zur Vertragserstellung.

Die Vertragsbedingungen können von Land zu Land sehr unterschiedlich sein. In Deutschland muss man beispielsweise für jeden Mitarbeiter einen lokal angepassten Arbeitsvertrag ausarbeiten. Der Vertrag sollte folgende Angaben enthalten:

• Abfindung

• Vorteile

• Anforderungen an die Kündigung

Möglicherweise müssen Sie auch Verträge in der Landessprache verfassen und Angaben zu Vergütung und Sozialleistungen in der Landeswährung machen. In Ägypten müssen Unternehmen vier Exemplare des Vertrags erstellen – eines für den Arbeitgeber, eines für den Arbeitnehmer, eines für das Social und eines für die zuständige Verwaltungsbehörde (Arbeitsministerium oder dessen Direktionen). Das Gesetz verlangt außerdem, dass der Vertrag die vereinbarte Vergütung, einschließlich Zahlungsmethode und -zeitpunkt, klar angibt.

4. Bedingungen für Kündigung und Abfindung

Bevor Sie die Einstellung global vornehmen können, müssen Sie sich über die Kündigungs- und Abfindungsbestimmungen des jeweiligen Landes informieren, damit Sie gegebenenfalls Änderungen an Ihrer persönlichen Beschaffung vornehmen können.

In vielen Ländern ist es erforderlich, dass Arbeitgeber für die Kündigung eines Mitarbeiters einen triftigen Grund vorlegen. In einigen Fällen hat der Arbeitgeber möglicherweise die Möglichkeit, eine zusätzliche Abfindung zu zahlen, um den Mitarbeiter rechtmäßig zu kündigen.

Viele Länder verlangen zudem verlängerte Kündigungsfristen vor der Entlassung von Mitarbeitern. Die Länge dieser obligatorischen Kündigungsfristen hängt oft von der Position des Mitarbeiters oder seiner Betriebszugehörigkeit ab.

In Frankreich liegt die Kündigungsfrist nach der Probezeit eines Mitarbeiters zwischen 1und3Monaten. Drei Monate sind üblich für Manager, die durch Tarifverträge geschützt sind. In Australien verlängern sich die Kündigungsfristen mit zunehmender Betriebszugehörigkeit. Mitarbeiter, die weniger als ein Jahr für ein Unternehmen gearbeitet haben, haben Anspruch auf eine Kündigungsfrist von einer Woche.

5. Standardgehalt, Boni und Zusatzleistungen

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den üblichen Löhnen und Sozialleistungen für die Stellen vertraut zu machen, die Sie besetzen möchten. 

Sich über den Mindestlohn im neuen Land zu informieren, ist ein hervorragender Ausgangspunkt. In vielen Ländern sind Bonuszahlungen13Monat üblich, in anderen Ländern sind sie gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland beispielsweise sind diese Bonuszahlungen nicht vorgeschrieben. Allerdings schreibt das Gesetz auf den Philippinen 13Monatsboni vor, und viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, 14Monatsboni im Dezember auszuzahlen.

In vielen Ländern sind Arbeitgeber verpflichtet, bezahlten Erholungsurlaub, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, bezahlte Feiertage und bezahlten Urlaub zu gewähren. In Israel erhalten Arbeitnehmer 16 bis 28 bezahlte Urlaubstage pro Jahr (Kalendertage). Je nach Branche erhalten sie außerdem unterschiedlich viel bezahlten Erholungsurlaub sowie Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise eine Krankenversicherung vorlegen. In einigen Ländern erhalten Arbeitnehmer ihre Krankenversicherung über ein nationales Programm, in das Ihr Unternehmen wahrscheinlich Beiträge einzahlt. Auch wenn ein staatliches Gesundheitssystem existiert, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise eine Zusatzversicherung anbieten, um den Mitarbeitern einen umfassenden Gesundheitsschutz zu gewährleisten.

6. Standardarbeitsbedingungen und Tarifvertragsanforderungen

Machen Sie sich mit den üblichen Aspekten des Geschäftslebens vertraut, wie z. B. Arbeitszeiten, Überstundenregelungen und bezahlten Urlaub. In den Niederlanden beispielsweise beträgt die übliche Arbeitszeit 36-40 Stunden pro Woche, viele arbeiten aber bis zu 48 Stunden. Das Arbeitsrecht begrenzt die Arbeitszeit auf 60 Stunden pro Woche und 12 Stunden pro Schicht.

In einigen Ländern gibt es in bestimmten Branchen Tarifverträge, die Arbeitszeiten und -bedingungen strenger regeln als die Regierung. Prüfen Sie unbedingt, ob für Ihre Branche Zollvertragsbestimmungen gelten und wie sich diese auf Ihre betrieblichen Richtlinien auswirken. Darüber hinaus benötigen Remote-Mitarbeiter oft andere Managementstrategien, um sich erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren.

7. Lohnsteuerabzüge und Beiträge

In vielen Ländern muss Ihr Unternehmen einen Prozentsatz der Vergütung jedes Mitarbeiters in verschiedene Sozialversicherungsfonds einzahlen, wie zum Beispiel:

• Altersrenten

• Gesundheitsprogramme

• Mitarbeiter Abfindungsfonds

• Arbeitslosenfonds

• Leistungen bei Behinderung

Die Beiträge variieren je nach Land erheblich. In Indonesien machen die Lohnbeiträge zu den Gesundheitsprogrammen der Sozialversicherung etwa 5% des Verdienstes aus, und Arbeitgeber und Mitarbeiter teilen sich die Beiträge zu gleichen Teilen auf. In Frankreich können Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung bis zu 45% der Mitarbeitervergütung betragen.

8. Rechts- und Personalwesen

Sobald die rechtlichen Formalitäten erledigt sind, können Sie mit dem Rekrutierungs- und Einstellungsprozess beginnen. Globale Unterstützung bei der Personalbeschaffung kann den entscheidenden Unterschied bei der Gewinnung und dem Management neuer Mitarbeiter ausmachen. 

Wenn Sie mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen. Der Arbeitgeber übernimmt den Großteil der Personalangelegenheiten für Sie. Mit G-P Employer of Record können Sie Talente in 180+ Ländern schnell und rechtskonform einbinden und verwalten. Wir sorgen für die Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften, damit Sie sich darum nicht kümmern müssen.

Agenten der künstlichen Intelligenz wie Gia können mit G-P Employer of Record zusammenarbeiten, um regulatorische Echtzeit-Beratung zu bieten und rechtskonforme Dokumente in 50+ Sprachen zu erstellen. 

Mit G-P Employer of Record können Sie sich problemlos in den Feinheiten und Komplexitäten des Gesetzes zurechtfinden. Sie haben rund um die Uhr Zugang zu Rechts- und Personalexperten, die Sie zu regulatorischen Anforderungen beraten und Risiken minimieren können.

9. Lokale Rekrutierungsstrategie

Sie benötigen außerdem Strategien für die Personalrekrutierung in Ihrem neuen Land. In manchen Ländern sind Arbeitssuchende es gewohnt, offene Stellen über ihre sozialen Kontakte, durch die Suche auf bestimmten Websites oder durch den Besuch von Jobmessen oder Kongressen zu erfahren. Sie sollten eng mit Ihren Ansprechpartnern vor Ort zusammenarbeiten, um herauszufinden, welche Werbe- und Rekrutierungsstrategien in Ihrem Zielgebiet am besten funktionieren.

Sowohl Ihr Unternehmen als auch potenzielle Mitarbeiter suchen nach der richtigen Besetzung – Sie benötigen Talente und lokales Know-how, und Ihre Mitarbeiter benötigen ein Unternehmen, das zu ihren Werten und Zielen passt. Die enge Zusammenarbeit mit Employer-of-Record-Experten hilft Ihnen bei der Einstellung qualifizierter Mitarbeiter und der Schaffung einer für beide Seiten vorteilhaften Arbeitsbeziehung.

10. Einarbeitung

Sobald Sie den passenden Kandidaten für die Stelle gefunden haben, können Sie mit dem Einarbeitungsprozess beginnen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie diese wichtigen Aufgaben erledigen:

• Sammeln und verarbeiten Sie die erforderlichen rechtlichen Informationen.

• Fügen Sie Mitarbeiter zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzu.

• Ermitteln Sie die erforderlichen Quellensteuerabzüge.

• Richten Sie die notwendigen Leistungen ein.

• Machen Sie Ihre Mitarbeiter an Ihre Unternehmenskultur heran.

• Schulen Sie die Mitarbeiter in ihren neuen Aufgabenbereichen.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P™ zusammenarbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um den administrativen Aufwand der Einarbeitung machen. Wir werden den Prozess vereinfachen, damit Sie sich auf die Schulung Ihrer potenziellen neuen Mitarbeiter und deren Integration in Ihre Unternehmenskultur konzentrieren können.

Wichtige Dokumente, die für die Einstellung globaler Mitarbeiter erforderlich sind

Bei der Einstellung international Mitarbeiter müssen Sie verschiedene Dokumente vorbereiten, um die Compliance-Vorgaben zu erfüllen:

• Arbeitsverträge: Arbeitsverträge sollten die Aufgaben, die Vergütung, die Sozialleistungen, die Arbeitszeiten und die Kündigungsbedingungen klar regeln. Sie müssen außerdem die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze des Landes des Mitarbeiters einhalten.

• Arbeitserlaubnisse und Visa: Für international Mitarbeiter sind gültige Arbeitserlaubnisse oder Visa zwingend erforderlich. Diese Dokumente berechtigen den Mitarbeiter zur legalen Ausübung seiner Tätigkeit im Gastland und basieren in der Regel auf der Nationalität und der beruflichen Funktion des Mitarbeiters.

• Steueridentifikationsnummern: Mitarbeiter benötigen Steueridentifikationsnummern zur Steuereinhaltung und zur Einhaltung der lokalen Steuervorschriften.

• Social und Versicherungsregistrierung: Viele Länder verlangen von ihren Arbeitnehmern, dass sie bei der nationalen Sozialversicherung oder privaten Versicherungssystemen registriert sind. Diese Dokumentation gewährleistet den Zugang zu den Leistungen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

• Lohn- und Bankdaten: Um Lohnzahlungen abzuwickeln und Lohnbuchhaltungsunterlagen zu führen, benötigen Arbeitgeber genaue Lohn- und Bankdaten von ihren Mitarbeitern.

• Mitarbeiterhandbücher und -richtlinien: In den Mitarbeiterhandbüchern und -richtlinien sind die Unternehmensregeln und das Verhalten am Arbeitsplatz festgelegt. Gia kann in Ihrem Namen Richtlinien für verschiedene Länder entwerfen und diese in die jeweiligen Landessprachen übersetzen.

• Spezifische regionale Dokumente: Je nach Land benötigen Sie zusätzliche Dokumente von den Mitarbeitern. Dies können beispielsweise ärztliche Untersuchungszeugnisse, Zulassungsbescheide oder Personenstandsurkunden wie Heirats- oder Geburtsurkunden sein.

Vereinfachen Sie die globale Personalbeschaffung

internationalAnstellungen erfordern zwar mehr Sorgfalt und einen längeren Zeitrahmen als die nationale Personalbeschaffung, aber Sie können den Prozess optimieren, indem Sie:

1. Partnerschaft mit einem Employer of Record: Ein Employer of Record kann die Einhaltung lokaler Vorschriften, die Gehaltsabrechnung und das Personalwesen übernehmen, sodass Sie in neuen Ländern ohne den Zeit- und Kostenaufwand für die Gründung einer Niederlassung tätig werden können.

2. Zentralisierung des globalen Recruitings durch Technologie: Nutzen Sie ein erstklassiges Employer of Record-System, um Einarbeitung, Dokumentation und Gehaltsabrechnung an einem Ort zu verwalten. Ein Employer of Record reduziert Kosten, Komplexität und Risiko der globalen Beschäftigung durch ein nahtloses Einarbeitungserlebnis und innovative Plattformfunktionen.

3. Erstellung länderspezifischer Compliance-Checklisten: Entwickeln Sie detaillierte Checklisten für jedes Land, um alle rechtlichen, steuerlichen und dokumentarischen Anforderungen zu erfüllen.

4. Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Verwaltung von Sozialleistungen: Implementierung automatisierter Systeme zur Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerabzügen und gesetzlichen Sozialleistungen gemäß den lokalen Gesetzen.

5. Einbeziehung lokaler Experten für regulatorische Beratung: Konsultieren Sie Rechts- und Personalexperten im jeweiligen Land, um über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und Compliance-Probleme zu vermeiden. Mit den fortschrittlichen KI-Funktionen von Giakönnen Sie sofort auf von Experten geprüfte HR-Ratgeber zugreifen. Gia versorgt Sie mit aktuellen Informationen zu lokalen Gesetzen und Vorschriften, damit Sie sich in der Komplexität der international Compliance zurechtfinden.

6. Attraktive Zusatzleistungen: Wir recherchieren und bieten Vergütungspakete an, die den lokalen Erwartungen entsprechen, um Top-Talente zu gewinnen und zu binden.

7. Priorisierung von Datensicherheit und Datenschutz: Sicherstellen, dass alle Prozesse und Systeme im Personalbereich den international Datenschutzstandards entsprechen, um die Daten der Mitarbeiter zu schützen.

Sie können Ihre Einstellung international Mitarbeiter auch verbessern, indem Sie Ihr Zielland recherchieren. Beginnen Sie mit folgendem:

• Abfindung

• Boni und gesetzliche Leistungen

• Standardarbeitsbedingungen und Compliance-Anforderungen

• Lohnsteuerabzüge und Beiträge

• Bedingungen für Kündigung und Abfindung

Stelle deine international Teams mit G-Pzusammen.

Die Einrichtung der Lohnbuchhaltung, die Berechnung der Lohnsteuerabzüge und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können Sie von wichtigeren Geschäftsangelegenheiten ablenken. Als globaler Arbeitgeber der Wahl übernimmt G-P diese Aufgaben, damit Sie sich auf strategische Initiativen und den Aufbau Ihres Teams konzentrieren können.

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