Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Belgien

Belgien ist Mitglied des Schengen-Raums und das zehntgrößte Exportland der Welt. Die zentrale Lage in Europa ermöglicht eine effiziente Lieferkette und eine schnelle Distribution in benachbarte Märkte. Der Hauptsitz der EU befindet sich in der Hauptstadt Brüssel.

Bevor Sie Mitarbeiter in Belgien einstellen, müssen Sie sich mit Verträgen, Steuern, Löhnen, Sozialleistungen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen vertraut machen. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Belgien wissen müssen.

Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in Belgien wissen sollten

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Belgien ausdehnen, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Belgien und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses, einschließlich der Abfindung und der Sozialleistungen.

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Personalbeschaffung in Belgien wissen sollten.

1. Sprachen und Regionen

Belgien hat drei Landessprachen: Niederländisch, Französisch und Deutsch. 

In Belgien gibt es drei Regionen, die hauptsächlich durch die Sprache getrennt sind. Jede Region hat ihre eigene Regierungsstruktur und Lohnvorgaben:

1. Flandern: Flandern liegt im Norden und ist die niederländischsprachige Region. Es wird vom Flämischen Parlament und der Flämischen Regierung regiert.

2. Brüssel: Brüssel ist offiziell ein zweisprachiges Gebiet. Französisch und Niederländisch sind die gesprochenen Sprachen. Die Region untersteht der Gesetzgebungsgewalt des Parlaments der Region Brüssel-Hauptstadt und der Regierungsgewalt der Regierung der Region Brüssel-Hauptstadt.

3. Wallonien: Französisch ist die Hauptsprache der südlichen Region Wallonien. Dies fällt in die Zuständigkeit des wallonischen Parlaments. Deutsch wird von einer kleinen Gemeinschaft in der Provinz Lüttich in der Wallonie gesprochen.

2. Normale Arbeitswoche und Feiertage

Die reguläre Arbeitswoche umfasst 38 Stunden, verteilt auf fünf Tage. Mitarbeiter, die sechs oder mehr Stunden am Tag arbeiten, erhalten eine Pause von 15 Minuten oder länger. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Einige branchenspezifische Tarifverträge sehen andere Regelungen vor. 

In Belgien gibt es 10 gesetzliche Feiertage pro Jahr, und zwar:

• Neujahr 

• Ostermontag

• Tag der Arbeit

• Himmelfahrtstag

• Pfingstmontag

• Belgischer Nationalfeiertag 

• Mariä Himmelfahrt 

• Allerheiligen 

• Waffenstillstandstag 

• Weihnachtstag 

Jede Region hat zusätzlich zu diesen 10 ihre eigenen Feiertage. Die Überstundenvergütung beträgt 150%, erhöht sich aber an Sonn- und Feiertagen auf 200%. Tarifverträge können höhere Tarife vorsehen. Vollzeitbeschäftigte in Belgien erhalten mindestens vier Wochen bezahlten Jahresurlaub.

3. Abreise für frischgebackene Eltern

Mütter erhalten 15 Wochen Mutterschutzurlaub. Dies gliedert sich in eine pränatale und eine postnatale Phase. Die pränatale Betreuung dauert bis zu sechs Wochen, wobei mindestens eine Woche vor dem errechneten Geburtstermin obligatorisch ist. Die postnatale Phase beginnt mindestens neun Wochen nach der Entbindung. Der Mutterschaftsurlaub wird von der gesetzlichen Krankenversicherung und nicht vom Arbeitgeber bezahlt. 

Väter oder Co-Eltern erhalten 20 Tage Vaterschafts- oder Geburtsurlaub. Diese Leistung kann innerhalb von vier Monaten nach der Geburt des Kindes in Anspruch genommen werden und wird außerdem von der gesetzlichen Krankenversicherung erstattet.

4. Belgiens Steuersystem

Belgien besteuert seine Einwohner auf ihr weltweites Einkommen. Nichtansässige werden auf in Belgien erzielte Einkünfte besteuert. Die Einkommensteuer ist progressiv. Die Zinssätze liegen zwischen 25–50%. Hinzu kommen kommunale Zuschläge, die je nach Ort variieren und als Prozentsatz der Bundessteuer hinzugerechnet werden.

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen Sozialversicherungsbeiträge. Zu diesen Leistungen gehören Gesundheitsversorgung, Renten, Arbeitslosengeld und Familienbeihilfen. Die Sätze sind gesetzlich festgelegt und werden vom Gehalt abgezogen. Unternehmen zahlen auf ihre weltweiten Gewinne Körperschaftsteuer. Der Standardsatz beträgt 25%. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gilt ein ermäßigter Steuersatz für den ersten Teil des zu versteuernden Einkommens.

Flandern, Wallonien, Brüssel und die Gemeinden können zusätzliche Steuern erheben, wie zum Beispiel Grundsteuer, Erbschaftssteuer und Registrierungsgebühren.

5. Arbeitsverträge in Belgien

Es empfiehlt sich, in Verträgen die regionale Sprache zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter in Wallonien einstellen, verfassen Sie dessen Vertrag auf Französisch.

Das belgische Arbeitsrecht sieht verschiedene Vertragsarten vor:

• Unbefristeter Vertrag: Die Standardform ohne festes Enddatum

• Befristeter Vertrag: Legt die Dauer des Arbeitsverhältnisses fest und unterliegt strengen Regeln hinsichtlich Verlängerung und Nachfolge.

• Teilzeitvertrag: Legt Arbeitszeiten und -zeiten klar fest.

• Studentenvertrag: Befristeter Vertrag für Studenten zur Arbeit außerhalb der Schulzeiten

• Befristeter Vertrag: Festangestellt für Saisonarbeit oder Personalausfälle

• Spezifischer Projektvertrag: Endet automatisch nach Abschluss des Projekts. 

Viele Sektoren werden durch Kosten-Nutzen-Analysen abgedeckt. Diese können zusätzliche Vorteile mit sich bringen. Prüfen Sie stets den für Ihre Branche geltenden Tarifvertrag.

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Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Belgien

Einige Städte in Belgien sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Belgien sind:

• Brüssel ist Belgiens größtes Beschäftigungszentrum. Hier sind multinationale Konzerne und staatliche Institutionen ansässig. In der Stadt gibt es viele Arbeitsplätze in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Technologie und Dienstleistungen.

• Antwerpen ist bekannt für seinen Hafen, den zweitgrößten in Europa. Es ist ein bedeutendes Zentrum für Logistik, Schifffahrt, Petrochemie und Diamantenhandel. Die Stadt hat eine starke Präsenz in der Mode- und Kreativwirtschaft.

• Gent ist ein Zentrum für Technologie, Bildung und Produktion. Die Universitäten und Forschungszentren von Gent tragen zu einem dynamischen Arbeitsmarkt bei, insbesondere in den Bereichen Biotechnologie, IT und Ingenieurwesen.

• Leuven beherbergt eine der ältesten Universitäten Europas. Leuven ist ein Zentrum für Forschung, Innovation und Hightech-Industrien, insbesondere für die Pharma- und Biowissenschaftsbranche.

• Lüttich liegt in der französischsprachigen Region Wallonien. Lüttich ist ein bedeutendes Industrie- und Logistikzentrum mit Stärken in den Bereichen Luft- und Raumfahrt, Stahl und Transport.

Schlüsselindustrien in Belgien

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Belgiens ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Belgien gehören:

• Dienstleistungen und Verwaltung: Brüssel ist als Verwaltungshauptstadt der EU ein wichtiges Zentrum für öffentliche Verwaltung, international Organisationen und Unternehmensdienstleistungen. Zu den Spezialisten gehören Projekt- und Büroleiter, Logistik- und Lieferkettenadministratoren sowie Veranstaltungskoordinatoren.

• Logistik und Transport: Belgien ist ein europäisches Logistikzentrum mit bedeutenden Häfen in Antwerpen und Zeebrugge. Der Sektor sichert Arbeitsplätze in den Bereichen Schifffahrt, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement. Zu den Spezialisten gehören Supply-Chain-Manager, Zollspezialisten und Bedarfsplaner.

• Chemikalien und Petrochemikalien: Die Region Antwerpen beherbergt einen der weltweit größten Chemiecluster. Mehrere multinationale Unternehmen sind in der Chemie-, Kunststoff- und verwandten Branchen tätig. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieurberufe, Fachkräfte für Gesundheit und Sicherheit sowie Mitarbeiter im Bereich Lieferkette und Logistik. 

• Pharmazeutika und Biowissenschaften: Belgien ist führend in den Bereichen Pharmazeutika, Biotechnologie und medizinische Forschung. Es gibt Cluster in Leuven und Gent. Zu den Spezialisten gehören F&E-Fachkräfte, Projektmanager für klinische Forschung und Experten für Zulassungsangelegenheiten.

• Fertigung und Ingenieurwesen: Das Land verfügt über eine starke Fertigungsbasis für die Bereiche Automobil, Maschinenbau, Elektronik und Luft- und Raumfahrt. Flandern und Wallonien sind führende Standorte. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursfunktionen. 

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Belgien

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Belgien einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Gründung einer Firma (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record)

• Stellenangebote schalten

• Zahlung von Empfehlungsprämien an Mitarbeiter mit Verbindungen nach Belgien

• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses

• An- und Abreise nach Belgien, inklusive Hotelübernachtungen, Verpflegung und Transport

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente zu verfassen oder Gespräche zu erleichtern (falls zutreffend)

• Einen Dienst zur Leumundsprüfung für das Screening von Bewerbern verwenden

Laut von G-P Verified Quellen vonGia kann der Arbeitgeberbelastungssatz in Belgien, der Kosten umfasst, die zusätzlich zu den Gehältern anfallen, zwischen 27und35% liegen.

Was muss ein Unternehmen mit Einstellungsmitarbeitern in Belgien tun?

Bevor Sie Ihr Team in Belgien erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:

• Registrierung Ihres Unternehmens beim Nationalen Social (NSSO) und beim Finanzamt

• Abschluss einer Versicherung gegen Arbeitsunfälle

• Ernennung einer bevollmächtigten Person zur Verwaltung der Dokumentation und Korrespondenz mit nationalen Beamten

• Beantragung einer Unternehmensnummer beim Zentralregister der Unternehmen

• Registrierung beim Zoll zur Beantragung einer EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) , um mit Nicht-EU-Mitgliedstaaten Handel treiben zu können.

• Benennung eines Geschäftsschalters als Hauptansprechpartner für administrative Formalitäten

• Beratung durch eine belgische Anwaltskanzlei, um die Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Einstellungsprozesses sicherzustellen

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Belgien kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Belgien einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr Team in Belgien kostengünstiger und mit der Gewissheit zusammen, dass Sie dabei alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Die Schritte zur Einstellung in Belgien

Der Einstellungsprozess in Belgien ähnelt dem, den Sie wahrscheinlich aus Ihrem Heimatland kennen. Der Einstellungsprozess umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenausschreibungen ausschreiben

Die Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Qualifikationen sollten klar dargelegt werden. Ab Juni 2026 verpflichtet Sie das belgische Recht (zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz) zur Offenlegung der minimalen und maximalen Vergütungsspanne für die Position. Wallonien hat diese Richtlinie bereits verabschiedet, daher sind bis zu ihrem Inkrafttreten als nationales Gesetz nur Arbeitgeber des öffentlichen Sektors in dieser Region betroffen. 

Stellen Sie sicher, dass Stellenanzeigen den Antidiskriminierungsgesetzen entsprechen. Erwähnen Sie keine geschützten Merkmale wie Geschlecht, Alter oder ethnische Zugehörigkeit, es sei denn, dies ist rechtlich gerechtfertigt. Die Sprache der Stellenanzeige und der gesamten Kommunikation im Zusammenhang mit der Beschäftigung sollte der Amtssprache der Region entsprechen, in der Sie Mitarbeiter einstellen. Wenn Sie beispielsweise in Wallonien Mitarbeiter suchen, verfassen Sie die Stellenanzeigen auf Französisch.

Jobat, Stepstone, Indeed und Monster sind allesamt beliebte Jobportale in Belgien.

2. Bewerbungen auswerten

Sammeln Sie Lebensläufe und Bewerbungsformulare. Bewerber werden anhand ihrer Qualifikationen und Erfahrungen ausgewählt, wobei die Einhaltung der Datenschutz- und Antidiskriminierungsbestimmungen sicherzustellen ist. Informieren Sie die Kandidaten darüber, wie ihre Daten verwendet werden, und respektieren Sie ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten.

3. Interviews mit Bewerbern

Interviewen Sie die Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Belgien entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können.

Referenzprüfungen und Hintergrundüberprüfungen sind zulässig, müssen aber den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Die Überprüfung des Strafregisters ist nur zulässig, wenn die Art der Tätigkeit dies rechtfertigt (z. B. bei der Arbeit mit Kindern oder in Finanzpositionen).

4. Jobangebote machen

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Erstellen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag in der für die jeweilige Region geltenden Sprache. Der Vertrag muss alle obligatorischen Klauseln enthalten – wie etwa Stellenbeschreibung, Zahlungshäufigkeit, Kündigungsfrist und Kündigungsverfahren – und dem belgischen Arbeitsrecht entsprechen.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sieneue Mitarbeiter einarbeiten. Sie müssen eine Dimona-Meldung beim NSSO einreichen und die Mitarbeiter bei einer Krankenversicherung anmelden. Machen Sie neue Mitarbeiter mit den Arbeitsbedingungen Ihres Unternehmens vertraut und händigen Sie ihnen eine Kopie dieser Dokumente aus.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verwaltungsaufwand bei der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren.

Auftragnehmer in Belgien einstellen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Belgien kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Belgien ansässige Auftragnehmer verstehen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Belgien abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Belgien verpflichten Arbeitgeber ihre Angestellten zur Arbeit und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Zahlen Sie alle ausstehenden Sozialversicherungsbeiträge und Steuern zuzüglich Zinsen.

• Zahlung von Verwaltungs- und Strafgeldern gemäß dem belgischen Social .

• Bei schwerer oder vorsätzlicher falscher Klassifizierung droht eine Gefängnisstrafe.

3. Wie man Auftragnehmer in Belgien bezahlt

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