Leitfaden zur Personalbeschaffung in Finnland

Finnland zählt laut Korruptionswahrnehmungsindex (CPI) zu den am wenigsten korrupten Ländern der Welt. Dieser Index misst die Korruption im öffentlichen Sektor, wie sie von Experten und Managern beurteilt wird. Es umfasst Bestechung, Missbrauch öffentlicher Gelder, Amtsmissbrauch zum persönlichen Vorteil, Vetternwirtschaft im öffentlichen Dienst und die Vereinnahmung des Staates durch Dritte.

Das Land verfügt über eine dynamische Gründerszene und eine hervorragende Technologieinfrastruktur, einschließlich fortschrittlicher 5G-Netze. Die finnische Bevölkerung zählt zu den digital kompetentesten in Europa. Die Belegschaft ist stark in technischen Bereichen wie Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT), Ingenieurwesen und Gesundheitstechnologie.

Bevor Sie nach Finnland expandieren, müssen Sie Verträge, Steuern, Löhne, Sozialleistungen und anderes Arbeitsrecht verstehen. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Finnland wissen müssen.  

Was Sie vor der Einstellung in Finnland wissen sollten

Wenn Sie Ihr Geschäft zum ersten Mal nach Finnland ausdehnen, gibt es wichtige gesetzliche Anforderungen, die Sie beachten sollten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraktiken in Finnland und viele Aspekte der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich Vergütung und Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Personalbeschaffung in Finnland wissen sollten.

1. Tarifverträge (CBAs)

Finnland hat 160+ allgemein verbindliche Tarifverträge (CBAs). Ein allgemein verbindliches Tarifvertrag gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig davon, ob sie Mitglied eines Arbeitgeberverbandes sind oder nicht. Dadurch werden gleiche Wettbewerbsbedingungen geschaffen und Mindeststandards für die Beschäftigungsbedingungen festgelegt.

Löhne, Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsansprüche, Krankengeld und Kündigungsfristen werden in Finnland durch Tarifverträge abgedeckt. Sie können sich auch mit Themen wie Ausbildung, Arbeitssicherheit und Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten befassen. Wenn Sie nach Finnland expandieren, überprüfen Sie den geltenden Tarifvertrag für Ihre Branche.

2. Arbeitszeiten und Bezahlung

Die gesetzliche Arbeitszeit beträgt acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche. Viele Tarifverträge sehen kürzere wöchentliche Arbeitszeiten vor, typischerweise 7.5 Stunden pro Tag und 37.5 Stunden pro Woche. Die Arbeitsstunden können über einen Zeitraum von bis zu 52 Wochen gemittelt werden. Dies ermöglicht eine flexible Terminplanung.

Überstunden sind mit Zustimmung des Mitarbeiters erlaubt. Die Überstundenvergütung beträgt mindestens 50% für die ersten zwei Stunden und 100% für jede weitere Stunde.

Finnland hat keinen nationalen Mindestlohn. Branchenspezifische Tarifverträge legen Mindestlöhne fest. Die Bezahlung erfolgt monatlich. Mitarbeiter erhalten Urlaubsgeld, Krankengeld und andere Leistungen, die gesetzlich oder in dem geltenden Tarifvertrag festgelegt sind.

3. Steuern und Sozialleistungen

Mitarbeiter zahlen progressive nationale und kommunale Einkommenssteuern. Der nationale Steuersatz steigt mit dem Einkommen. Die kommunalen Steuersätze liegen zwischen 16und23%. Auch Mitglieder evangelisch-lutherischer und orthodoxer Kirchen zahlen eine Kirchensteuer.

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter zahlen zu Sozialleistungen bei. Mitarbeiter zahlen Renten-, Arbeitslosigkeit- und Krankenversicherungsbeiträge, die von ihrer Vergütung einbehalten werden. Arbeitgeber zahlen zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge, in der Regel 20—25% der Bruttovergütung.

Steuern und Sozialversicherungsbeiträge finanzieren die allgemeine Gesundheitsversorgung Finnlands. 

4. Bezahlte arbeitsfreie Zeiten

Mitarbeiter erhalten mindestens 2.5 bezahlte Urlaubstage für jeden Monat, in dem sie arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter das gesamte Urlaubsjahr (April 1 bis März 31) arbeitet, erhält er insgesamt 30 Tage Jahresurlaub. Samstage zählen als Urlaubstage, daher entsprechen fünf Wochen Urlaub 24–25 Arbeitstagen. Mitarbeiter, die weniger als ein Jahr gearbeitet haben, erhalten für jeden Dienstmonat mindestens zwei Tage bezahlten Urlaub. 

Finnland hat 12 nationale Feiertage. Mitarbeiter erhalten an diesen Tagen in der Regel bezahlten Urlaub. Mitarbeiter in Finnland erhalten auch bezahlten Genesungsurlaub. Arbeitgeber zahlen die volle Vergütung für die ersten neun Tage. Die Sozialversicherungsanstalt gewährt danach Krankengeld. 

Finnland hat bezahlten Mutterschaftsurlaub (bekannt als Schwangerschaftsurlaub) und Elternurlaub sowie Urlaub für Kinderbetreuung und familiäre Notfälle:

• Mutterschaftsurlaub: 40 Arbeitstage, der in der Regel 30 Tage vor dem voraussichtlichen Geburtstermin beginnt. 

• Elternurlaub: Nach dem Schwangerschaftsurlaub hat jeder Elternteil (unabhängig vom Geschlecht) Anspruch auf 160 Arbeitstage Elternurlaub. Dieser Urlaub kann in vier Abschnitte unterteilt werden, muss aber vor dem zweiten Geburtstag des Kindes genommen werden. Eltern können bis zu 63 Tage an den anderen Elternteil übertragen, Alleinerziehende haben Anspruch auf die vollen 320 Tage.

5. Lokale Sprachen

Finnland hat zwei Amtssprachen: Finnisch und Schwedisch. Finnisch ist die verbreitetere der beiden Sprachen. Die meisten Menschen, deren Muttersprache Schwedisch ist, leben auf den Ålandinseln, einem autonomen Teil Finnlands in der Ostsee. 

Weitere verbreitete Sprachen in Finnland sind Englisch und Deutsch. Englisch ist insbesondere im Geschäftsleben weit verbreitet.

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Finnland

Einige Städte in Finnland sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die besten Talentzentren in Finnland sind:

• Helsinki ist die Hauptstadt. Helsinki hat die größte Bevölkerung und die höchste Konzentration an Unternehmen im Land. Die Stadt hat mehrere Startups mit einem Wert von über 1Milliarden US-Dollar hervorgebracht. Zu den Unternehmen gehören der Spieleentwickler Supercell und die Essenslieferplattform Wolt.

• Espoo gehört zum Großraum Helsinki. Es ist ein bedeutendes Technologiezentrum und beherbergt den Hauptsitz von Nokia sowie das Innovationsökosystem der Aalto-Universität. 

• Tampere liegt in Südfinnland. Tampere ist die drittgrößte Stadt und ein bedeutendes Wirtschaftszentrum. Tampere ist bekannt für seine Ingenieur-, Fertigungs- und IT-Sektoren. 

• Turku ist eine wichtige Hafenstadt. Schiffbau, Biotechnologie, Pharmazie, Lebensmittelindustrie und Logistik sind in Turku stark vertreten.

• Oulu liegt in Nordfinnland. Es ist bekannt für 5-Technologie, Softwareentwicklung und andere Hightech-Branchen. Es bietet niedrigere Lebenshaltungskosten als südliche Hubs.

• Vantaa gehört zum Großraum Helsinki. In Vantaa befinden sich der Flughafen Helsinki und mehrere Logistik-, Technologie- und Dienstleistungsunternehmen.

Schlüsselindustrien in Finnland

Wenn Sie die wichtigsten Branchen Finnlands verstehen, können Sie Vergütungen und Sozialleistungen vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft vergrößern möchten. 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Finnland gehören:

• Forst- und Papierindustrie: Globale Zellstoff- und Papierunternehmen wie Stora Enso und UPM-Kymmene haben ihren Hauptsitz in Finnland. Das Land produziert Bauholz, Sperrholz und verschiedene Holzbaustoffe und Möbel. Zu den Fachkräften gehören Experten für Bioökonomie und Bioraffinerie, Experten für Forstressourcenmanagement und Nachhaltigkeit sowie Arbeiter in der Prozessautomatisierung in Fabriken.

• Schifffahrt und Schiffbau: Finnland ist bekannt für den Bau von Spezialschiffen, darunter Luxuskreuzfahrtschiffe und Eisbrecher. Wärtsilä ist ein weltweit führendes Unternehmen für Schiffs- und Energielösungen. Zu den Fachkräften gehören Experten für arktische Meerestechnik, Marinearchitekten und Schiffsingenieure sowie Experten für nachhaltige Schifffahrt und Dekarbonisierung.

• Technologie und Informations- und Kommunikationstechnologie: Finnland ist bekannt für seinen IKT-Sektor. Die Hauptbereiche sind Softwareentwicklung, Telekommunikation und Elektronik. Unternehmen wie Nokia haben ihren Sitz in dem Land. Zu den Fachkräften gehören Cybersicherheitsspezialisten, Software- und Cloud-Entwicklung, 5G und Telekommunikationsingenieure.

• Energie: Finnland ist führend im Bereich der sauberen Energie. Ein großer Teil des Stroms stammt aus Kernkraft. Das Land strebt bis 2035 Klimaneutralität an. Zu den Fachkräften gehören Experten für Energieeffizienz und intelligente Netze, Ingenieure für erneuerbare Energien sowie Spezialisten für Verbrennung und Emissionskontrolle.

• Chemie: Finnland hat einen großen Chemiesektor. Es produziert Chemikalien, Kunststoffe und Pharmazeutika. Zu den Fachkräften gehören biobasierte Chemikalien und Materialwissenschaftler, Verfahrenstechniker, analytische Chemiker und Fachleute für Qualitätskontrolle.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Finnland

Egal, ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Finnland einstellen, Ausgaben sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Gründung einer Firma (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record)

• Stellenangebote schalten

• Auszahlung von Empfehlungsprämien an Mitarbeiter mit Kontakten in Finnland

• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses

• An- und Abreise nach Finnland, inklusive Hotelübernachtungen, Verpflegung und Transport

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente zu verfassen oder Gespräche zu erleichtern (falls zutreffend)

• Einen Dienst zur Leumundsprüfung für das Screening von Bewerbern verwenden

• Erstellung gesetzeskonformer Arbeitsverträge, rechtliche Überprüfung und Beratung mit HUMAN-RESOURCES- und Rechtsexperten

• Kosten für die Bereitstellung von Computern, Telefonen und Softwarelizenzen

• Onboarding-Materialien und Erstausbildung

• Kosten für die Führung von Steuer- und Lohnbuchhaltungsunterlagen und Dokumentationen

Laut G-P Verified-Quellen von Gia liegt der Arbeitgeberanteil in Finnland, der zusätzlich zu den Vergütungen anfallende Kosten beinhaltet, zwischen 20und25%, ohne Unfallversicherung, die variieren kann. 

Was muss ein Unternehmen tun, um Mitarbeiter in Finnland einzustellen?

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Grundlagen abdecken, bevor Sie Ihr Team in Finnland erweitern:

• Registrieren Sie Ihr Unternehmen im finnischen Handelsregister.

• Besorgen Sie sich eine Geschäfts-ID.

• Registrieren Sie sich bei der finnischen Steuerverwaltung. 

• Registrieren Sie sich als Arbeitgeber.

• Abonnieren Sie das Einkommensregister.

• Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto und zahlen Sie das erforderliche Mindestkapital ein.

• Holen Sie sich die Personalausweise der Mitarbeiter für Steuer-, Sozialversicherungs- und Gehaltsabrechnungszwecke.

• Kaufen Sie Policen von Versicherungsunternehmen, die nach finnischem Recht zugelassen sind.

• Informieren Sie die finnische Einwanderungsbehörde (für internationale Mitarbeiter).

• Führen Sie vollständige Beschäftigungs- und Gehaltsabrechnungen.

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Finnland kann Wochen oder Monate dauern. Verwenden Sie G-P EOR, um Vollzeitbeschäftigte in Finnland einzustellen, ohne Ihr eigenes Unternehmen zu gründen. Stellen Sie Ihr Team zu niedrigeren Kosten zusammen und mit der Gewissheit, dass Sie dies gesetzeskonform tun.

Die Schritte zur Personalbeschaffung in Finnland

Das Einstellungsprozess in Finnland ähnelt dem, mit dem Sie wahrscheinlich in Ihrem eigenen Land vertraut sind. Der Einstellungsprozess folgt fünf grundlegenden Schritten: Stellenausschreibung, Bewertung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, Versenden von Stellenangeboten und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenausschreibungen ausschreiben

Die Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Qualifikationen sollten klar dargelegt werden. Stellen Sie sicher, dass die Werbung nicht diskriminierend ist und den finnischen Gleichstellungs- und Antidiskriminierungsgesetzen entspricht. Alle Kriterien in der Stellenanzeige müssen objektiv begründet und für die Stelle relevant sein. 

Ab 2025 müssen Arbeitgeber Stellenausschreibungen auf der offiziellen Online-Serviceplattform von Job Market Finland veröffentlichen. Die Plattform bietet strukturierte Vorlagen und Anleitungen, um die Einhaltung der Transparenz- und Nichtdiskriminierungsgesetze sicherzustellen. 

Duunitori, Jobly, Oikotie Työpaikat, Indeed und Job Market Finland sind weitere beliebte Jobbörsen in Finnland.

2. Bewerbungen auswerten

Sammeln Sie Lebenslauf und Bewerbungsformulare. Erstellen Sie eine Auswahlliste von Bewerbern auf der Grundlage objektiver Kriterien, die für die Stellenbeschreibung relevant sind. Für jegliche psychologische oder gesundheitsbezogene Beurteilungen ist eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen.

Obwohl es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rekrutierungsunterlagen gibt, empfehlen wir, diese mindestens ein Jahr nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.

3. Interviews mit Bewerbern

Interviewen Sie Bewerber, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen helfen, Fragen zu stellen, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Finnland entsprechen, damit Sie die für die Stelle am besten geeignete Person finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können.

4. Jobangebote machen

Kontaktieren Sie Ihren ausgewählten Kandidaten, um ihm eine Position in Ihrem Unternehmen anzubieten. Bereiten Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag vor, der dem finnischen Arbeitsvertragsgesetz entspricht. Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor das Arbeitsverhältnis beginnt.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter Einarbeitung. Registrieren Sie den neuen Mitarbeiter bei der finnischen Steuerverwaltung und den zuständigen Sozialversicherungsbehörden. Stellen Sie die erforderlichen Onboarding-Dokumente, eine Orientierung am Arbeitsplatz sowie Gesundheits- und Sicherheitsschulungen zur Verfügung.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verwaltungsaufwand bei der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren. 

Einstellung von Auftragnehmern in Finnland

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Finnland kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne dass Vollzeitmitarbeiter engagiert werden müssen. Auftragnehmer mit Sitz in Finnland verstehen das lokale Verbraucherverhalten, die Regeln und Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie eine Vereinbarung mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Finnland abschließen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern

It’s important to understand the difference between employees and independent contractors. In Finland, employers hire employees to do work and, in return, pay them a regular salary and benefits. Independent contractors provide services. Unlike employees, contractors set their schedules, use their own equipment, and work on specific projects, rather than having an ongoing role.

2. Strafen für falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Zahlen Sie unbezahlte Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Arbeitsleistungen. 

• Verwaltungsstrafen zahlen.

• Bei vorsätzlicher oder grober Fahrlässigkeit müssen Sie mit strafrechtlichen Sanktionen rechnen.

3. Wie bezahlt man Auftragnehmer in Finnland

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G-P ist der anerkannte Marktführer im Bereich der globalen Beschäftigung mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung, dem größten Team von HUMAN RESOURCES-, Rechts- und Compliance-Experten und einer globalen firmeneigenen Wissensdatenbank.

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