Leitfaden zur Personalsuche in Deutschland

Deutschland verfügt über eine starke Wirtschaft und eine hochqualifizierte Belegschaft, insbesondere im Automobil- und Maschinenbau. Durch seine zentrale Lage bietet es das perfekte Tor zum größten Handelsblock der Welt: der EU.

Deutschland beherbergt den größten Konsummarkt der EU, aber bevor Sie in dieses Land expandieren, müssen Sie sich mit Verträgen, Steuern, Löhnen, Sozialleistungen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen vertraut machen. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Deutschland wissen müssen. 

Was Sie vor der Einstellung in Deutschland wissen sollten

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Deutschland ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Deutschland und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses, einschließlich der Abfindung und der Sozialleistungen. 

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Hier sind vier Dinge, die Sie über die Personalbeschaffung in Deutschland wissen sollten.

1. Entschädigungsgesetze

Der Mindestlohn in Deutschland beträgt ab Januar 2025 EUR 12.82 pro Stunde. Der Satz wird regelmäßig von der Mindestlohnkommission überprüft und angepasst. In bestimmten Branchen wie dem Bauwesen, der Pflege oder der Reinigung können durch Tarifverträge höhere Mindestlöhne gelten.

Das Gesetz zur Transparenz der Vergütung fördert die gleiche Bezahlung für gleiche oder gleichwertige Arbeit. Es gilt für Unternehmen mit 200oder mehr Mitarbeitern. Das Gesetz gibt Arbeitnehmern das Recht, Informationen über Vergütungskriterien und das Durchschnittsgehalt für vergleichbare Positionen anzufordern. Arbeitgeber müssen jegliche Gehaltsunterschiede mit objektiven, nichtdiskriminierenden Faktoren begründen. Lohngleichheit zwischen den Geschlechtern ist eine gesetzliche Verpflichtung.

Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, detaillierte Aufzeichnungen über Arbeitszeiten und Lohnzahlungen mindestens zwei Jahre lang zu führen. Die Nichteinhaltung der Mindestlohn- oder Dokumentationspflichten kann zu Geldbußen bis zu EUR 500,000, zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen und zu Reputationsschäden führen. Die Nichtvorlage schriftlicher Beschäftigungsbedingungen kann zu Geldbußen in Höhe von EUR 2,000 pro Fall führen.

2. Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten

In Deutschland gibt es neun gesetzliche Feiertage . In einigen Bundesstaaten werden möglicherweise zusätzliche Feiertage begangen. Die Mitarbeiter erhalten mindestens 20 bezahlte Arbeitstage Jahresurlaub.

Die Überstundenregelung erfolgt im Arbeitszeitgesetz. Der Arbeitstag dauert acht Stunden. Überstundenvergütung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber in der Regel durch Tarifverträge oder individuelle Arbeitsverträge geregelt. 

Der Mutterschaftsurlaub beträgt 14 Wochen: sechs Wochen vor der Geburt und acht Wochen danach. Bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten oder Geburten mit Behinderung kann der Mutterschaftsurlaub auf 12 Wochen verlängert werden. Mutterschaftsgeld wird sowohl vom Arbeitgeber als auch von der gesetzlichen Krankenversicherung übernommen.

In Deutschland gibt es keinen Vaterschaftsurlaub. Väter können Elternurlaub (Elternzeit) nehmen. Dieses Angebot gilt auch für Mütter. Die Elternzeit gewährt jedem Elternteil bis zu drei Jahre arbeitsplatzgeschützten Urlaub. Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, können Eltern während dieser Zeit Elterngeld beziehen. Dies ist eine staatliche Leistung, die auf dem vorherigen Einkommen basiert. Die Vergütung beträgt 14 Monate, wenn beide Elternteile den Urlaub nehmen, oder 12 Monate, wenn nur ein Elternteil den Urlaub nimmt.

3. Lohnsteuerabzugsverfahren und Sozialversicherung

Beim deutschen Lohnsteuerabzugsverfahren behalten Arbeitgeber vom Lohn der Arbeitnehmer die Einkommensteuer,den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer ein. Die Höhe der Steuer richtet sich nach der Steuerklasse des Mitarbeiters, seinem Einkommen und seinen persönlichen Umständen (z. B. Familienstand, Anzahl der Kinder).

Die deutsche Sozialversicherung ist für die meisten Arbeitnehmer Pflicht. Der Gesamtbeitrag beträgt etwa 40% der Bruttovergütung und wird zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufgeteilt. Dies fließt in die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Pflegeversicherung und die Unfallversicherung. 

4. AUG-Lizenzierungsanforderungen

Die AUG-Lizenzierung bezieht sich auf das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Dieses Gesetz regelt die befristete Überlassung von Arbeitnehmern (bekannt als Arbeitnehmerüberlassung oder Mitarbeiterleasing) durch Personalbeschaffungsagenturen an Kundenunternehmen. Jedes Unternehmen, das in Deutschland Arbeitskräfte an andere Unternehmen vermitteln möchte, benötigt vor Aufnahme seiner Tätigkeit eine AUG-Lizenz der Bundesagentur für Arbeit. 

Das Betreiben ohne Lizenz ist illegal und wird mit Strafen geahndet. Lizenzierte Agenturen müssen alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dies umfasst gleiche Bezahlung und Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer, ordnungsgemäße Arbeitsverträge und Sozialversicherungsbeiträge. Die erste AUG-Lizenz wird für ein Jahr erteilt. Wenn die Behörde die Einhaltung der Vorschriften nachweist, kann die Genehmigung um bis zu drei Jahre verlängert werden.

Arbeitgeber, die als Arbeitgeber (Employer of Record, EORs) fungieren, benötigen eine gültige AUG-Lizenz , um in Deutschland tätig sein zu dürfen. G-P verfügt über die Lizenzen und das Fachwissen, um Sie bei der Einstellung, dem Onboarding und der Verwaltung von Mitarbeitern in Deutschland schnell und gesetzeskonform zu unterstützen.

2026 Erwartungen der Mitarbeiter in Deutschland

Arbeitnehmer in Deutschland sind nicht so besorgt darüber, dass künstliche Intelligenz oder wirtschaftliche Faktoren ihre Arbeitsplätze bedrohen. Nur 56% befürchten einen Arbeitsplatzverlust, und 54% sind hinsichtlich ihrer Kompetenzen im Bereich Künstliche Intelligenz verunsichert. Allerdings sind 39% auf der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle in 2026 oder planen, sich eine solche zu suchen. 

Unternehmen, die in Deutschland Mitarbeiter einstellen, sollten langfristige Karrierewege und Stabilität in den Vordergrund stellen. Die Integration von Schulungen zu neuen Technologien in den täglichen Arbeitsablauf ist ein effektiver Weg, die Mitarbeiter auf die Einführung künstlicher Intelligenz vorzubereiten, ohne das derzeitige Sicherheitsgefühl zu beeinträchtigen.

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Deutschland

Einige Städte in Deutschland sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Deutschland sind:

• Berlin ist ein bedeutendes Zentrum für Technologie, Startups, Kreativwirtschaft und Regierung. Die Stadt ist für ihre Kulturszene bekannt. Es ist günstiger als München oder Frankfurt und zieht aufstrebende Talente aus dem ganzen Land an.

• Frankfurt ist Deutschlands Finanzhauptstadt. Die Stadt beherbergt Banken, Versicherungsgesellschaften und international Konzerne. Die Europäische Zentralbank, die Deutsche Bank und die Commerzbank haben hier ihren Sitz. Der Flughafen Frankfurt ist ein wichtiger Verkehrsknotenpunkt.

• Hamburg ist ein Drehkreuz für Logistik, Medien und maritime Aktivitäten. Es verfügt über eine starke industrielle Basis und ist der drittgrößte Hafen Europas. Hier ist das Luft- und Raumfahrtunternehmen Airbus ansässig.

• Stuttgart ist bekannt für seine Automobil-, Maschinenbau- und Hightech-Fertigungsindustrie. Hier haben einige der bekanntesten deutschen Ingenieurs- und Automobilmarken ihren Sitz, darunter Bosch, Mercedes-Benz und Porsche.

• München ist ein Zentrum für die Bereiche Finanzen, Automobilindustrie, Ingenieurwesen und Technologie. BMW, Audi, Allianz und Siemens haben hier ihren Sitz.

Schlüsselindustrien in Deutschland

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen in Deutschland ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Industriezweigen in Deutschland gehören:

• Automobilindustrie: Deutschland ist die Heimat bekannter Automarken wie Volkswagen, Mercedes-Benz und BMW. Diese Unternehmen schaffen viele Arbeitsplätze und investieren stark in Forschung und Entwicklung. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursberufe, Materialwissenschaftler und Serviceberater.

• Chemie und Pharma: Deutschland ist der drittgrößte Exporteur von Chemikalien und hat einen Marktanteil von 16% im Bereich der pharmazeutischen Forschung und Entwicklung. Zu den Spezialisten gehören Wissenschaftler in der Forschung und Entwicklung, Ingenieure sowie Spezialisten für Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle.

• Finanz- und Bankwesen: Frankfurt ist das führende Finanzzentrum Deutschlands. Hier haben die Europäische Zentralbank, die Deutsche Bank und viele andere international Banken ihren Sitz. Zu den Spezialisten gehören Fintech-Spezialisten, Datenwissenschaftler und -analysten sowie Experten für Risikomanagement und Compliance.

• IT und Telekommunikation: Deutschlands Technologiesektor ist in Städten wie Berlin und München stark. Unternehmen wie SAP, eines der weltweit größten Unternehmen für Unternehmenssoftware, haben ihren Hauptsitz in Deutschland. Zu den Spezialisten gehören Softwareentwickler, Ingenieure und Cybersicherheitsexperten.

• Logistik und Transport: Deutschlands zentrale Lage macht es zu einem strategischen Logistikzentrum. Große Unternehmen wie DHL und Lufthansa Cargo sind hier ansässig. Zu den Spezialisten gehören Supply-Chain-Manager, Logistikanalysten und -manager sowie Spezialisten für Zoll- und Handelskonformität.

• Elektrotechnik und Elektronik: Siemens und Bosch sind wichtige Unternehmen auf diesem Gebiet. Sie liefern eine Reihe von Elektronikprodukten für die Bereiche Energie, Gesundheitswesen und Automobilindustrie. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursfunktionen.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Deutschland

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Deutschland einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Gründung einer Firma (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record)

• Stellenangebote schalten

• Zahlung von Empfehlungsprämien an Mitarbeiter mit Verbindungen nach Deutschland

• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses

• An- und Abreise nach Deutschland, inklusive Hotelübernachtungen, Verpflegung und Transport

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente zu verfassen oder Gespräche zu erleichtern (falls zutreffend)

• Einen Dienst zur Leumundsprüfung für das Screening von Bewerbern verwenden

• Erstellung gesetzeskonformer Arbeitsverträge, rechtliche Überprüfung und Beratung mit HUMAN-RESOURCES- und Rechtsexperten

• Kosten für die Bereitstellung von Computern, Telefonen und Softwarelizenzen

• Ausgaben für Onboarding-Materialien und Erstausbildung

• Gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) und jede zusätzliche Haftpflicht- oder Betriebsversicherung

• Kosten für die Führung der erforderlichen Steuer- und Lohnbuchhaltungsunterlagen und Dokumentationen

Laut von G-P Verified Quellen von Gia liegt der Arbeitgeberbelastungssatz in Deutschland, der die zusätzlich zu den Gehältern anfallenden Kosten umfasst, bei 20–22% (ohne Unfallversicherung).  

Was muss ein Unternehmen gegenüber Einstellungsmitarbeitern in Deutschland tun?

Bevor Sie Ihr Team in Deutschland erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:

• Besorgen Sie sich eine Steuernummer.

• Lassen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren.

• Besorgen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Betriebsnummer).

• Melden Sie sich bei der Berufsgenossenschaft an.

• Melden Sie Ihre Mitarbeiter zur Sozialversicherung an.

• Benachrichtigen Sie die zuständigen Behörden und führen Sie Aufzeichnungen.

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Deutschland kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Deutschland einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr TEAM kostengünstiger zusammen und mit der Gewissheit, dass Sie dabei alle Vorschriften einhalten.

Die Schritte zur Personalbeschaffung in Deutschland

Der Einstellungsprozess in Deutschland ähnelt dem, den Sie wahrscheinlich aus Ihrem Heimatland kennen. Der Einstellungsprozess umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenausschreibungen ausschreiben

Die Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Qualifikationen sollten klar dargelegt werden. Stellen Sie sicher, dass Stellenanzeigen den Antidiskriminierungsgesetzen wie dem General Equal Treatment Act entsprechen. Verwenden Sie eine neutrale, inklusive Sprache und vermeiden Sie Formulierungen, die Bewerber aus geschützten Gruppen direkt oder indirekt ausschließen könnten. Zum Beispiel ist es üblich, nach Berufsbezeichnungen „m/w/d“ (männlich/weiblich/divers) zu verwenden, um Inklusivität zu signalisieren.

XING, Stepstone, Indeed, LinkedIn, Monster, Glassdoor und Zuhausejobs sind beliebte Jobportale in Deutschland. Um Ihre Bewerberreichweite zu erhöhen, können Sie auch auf der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit offene Stellen veröffentlichen.

2. Bewerbungen auswerten

Sammeln Sie Lebensläufe und Bewerbungsformulare. Die Bewerber werden anhand ihrer Qualifikationen und Erfahrungen ausgewählt, um die Einhaltung der Datenschutz- und Antidiskriminierungsbestimmungen zu gewährleisten. Unternehmen mit 200oder mehr Mitarbeitern müssen auf Anfrage Informationen zu ihren Vergütungsstrukturen bereitstellen und ihre Vergütungspraktiken regelmäßig überprüfen. Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz, die Deutschland bis 2026 umsetzen muss, wird diese Anforderungen noch verstärken.

3. Interviews mit Bewerbern

Interviewen Sie die Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Diese Interviews können Sie persönlich oder virtuell führen. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Deutschland entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können.

4. Jobangebote machen

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Erstellen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag, der die Berufsbezeichnung, die Aufgaben, die Vergütung, die Arbeitszeiten, die Kündigungsfristen und einen Verweis auf etwaige Tarifverträge enthält. Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor das Arbeitsverhältnis beginnt.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einarbeiten. Registrieren Sie den möglichen neuen Mitarbeiter für die Sozialversicherung und erhalten Sie eine Steueridentifikationsnummer. Benachrichtigen Sie das örtliche Finanzamt und die Berufsgenossenschaft.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verwaltungsaufwand bei der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren. 

Auftragnehmer in Deutschland einstellen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Deutschland kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Deutschland ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Deutschland abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern

It’s important to understand the difference between employees and independent contractors. In Germany, employers hire employees to do work and, in return, pay them a regular salary and benefits. Independent contractors provide services. Unlike employees, contractors set their schedules, use their own equipment, and work on specific projects, rather than having an ongoing role.

2. Strafen für falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Zahlen Sie Arbeitgeber- und Mitarbeiter-Sozialversicherungsbeiträge für bis zu vier Jahre (oder bis zu 30 Jahre, wenn die falsche Klassifizierung beabsichtigt war), zuzüglich Zinsen.

• Verwaltungsstrafen zahlen. Diese können bis zum Vierfachen der nicht gezahlten Beiträge betragen. Schwere, vorsätzliche Verstöße können mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 10M geahndet werden.

• Bei vorsätzlicher falscher Klassifizierung droht eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren (oder 10 Jahren in schweren Fällen).

3. Wie man Auftragnehmer in Deutschland bezahlt

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