Leitfaden zur Personalbeschaffung in Polen

Polen ist eine der am schnellsten wachsenden Volkswirtschaften in der EU. Die Wirtschaft des Landes hat sich stetig weiterentwickelt, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate des Bruttoinlandsprodukts von 3.4% im letzten Jahrzehnt. 

Polen ist aufgrund großer geplanter Investitionen aus EU-Wiederaufbaufonds und aus dem privaten Sektor, der sich auf fortgeschrittene Fertigung, IT und Energiewende konzentriert, ein attraktives Ziel für ausländische Direktinvestitionen (FDI). Der polnische Talentpool ist hochqualifiziert, gut ausgebildet (insbesondere in den MINT-Fächern) und mehrsprachig, was für globale Unternehmen ein großer Anreiz ist.

Bevor Sie nach Polen expandieren, müssen Sie sich mit Verträgen, Steuern, Löhnen, Sozialleistungen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen vertraut machen. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Polen wissen müssen.

Was man vor der Einstellung in Polen wissen sollte

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Polen ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Polen und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses, einschließlich der Abfindung und der Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Personalbeschaffung in Polen wissen sollten.

1. Sprachen in Polen

Polnisch ist die Amtssprache. Englisch ist die am weitesten verbreitete nichtpolnische Sprache. Das Land zählt weltweit zu den Top 15-20 in Bezug auf Englischkenntnisse.

Polens große Business Process Outsourcing (BPO)- und Shared Service Center (SSC)-Sektoren verfügen über einen großen Pool an qualifizierten, mehrsprachigen Fachkräften.

2. Arbeitsverträge in Polen

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn einen schriftlichen Arbeitsvertrag oder eine schriftliche Bestätigung der wichtigsten Vertragsbedingungen aushändigen. 

Der Vertrag muss in polnischer Sprache vorliegen oder von einer polnischen Übersetzung begleitet sein. Bei mehrsprachigen Verträgen ist die polnische Fassung die rechtsverbindliche. 

Der Vertrag muss mindestens Folgendes enthalten:

• Art des Arbeitsvertrags (Probearbeitsvertrag, befristet, unbefristet) 

• Namen und Adressen von Arbeitgeber und Mitarbeitern 

• Vertragsdauer (befristet oder Probezeit) 

• Datum der Unterzeichnung und Beginn der Arbeiten 

• Stellenbezeichnung und Beschreibung 

• Arbeitsort(e) 

• Aufschlüsselung der Vergütung und Zusatzleistungen

• Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit) 

Sofern dies nicht im Vertrag enthalten ist, müssen Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn des Mitarbeiters schriftlich Folgendes mitteilen:

• Täglicher und wöchentlicher Arbeitsplan 

• Zahlungszeiträume und Zahlungsmethode 

• Anspruch auf Urlaub 

• Kündigungsfrist für die Kündigung 

• Regeln für Überstunden, Ruhezeiten und Pausen 

• Alle anwendbaren Tarifverträge 

Diese Details müssen mit dem Mitarbeiter spätestens an seinem ersten Arbeitstag besprochen werden.

3. Arbeitszeiten und Löhne in Polen

Die Arbeitswoche in Polen beträgt 40 Stunden, verteilt auf fünf Tage. Überstunden sind auf 150 Stunden pro Jahr begrenzt, es sei denn, in einem Tarifvertrag, einer Betriebsordnung oder einem individuellen Vertrag ist eine höhere Höchstgrenze festgelegt. Ungeachtet etwaiger Vereinbarungen dürfen die durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeiten (einschließlich Überstunden) 48 Stunden nicht überschreiten. Die Mitarbeiter erhalten mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden Ruhezeit pro 24-Stunden-Zeitraum und mindestens 35 aufeinanderfolgende Stunden Ruhezeit pro Woche.

Stand 2025 beträgt der Mindestlohn in Polen 4,666 PLN pro Monat. 

4. Bezahlte arbeitsfreie Zeiten in Polen

Polen hat 14 nationale Feiertage. An diesen Tagen erhalten die Angestellten bezahlten Urlaub.

Bei der Berechnung der Dienstjahre werden alle vorherigen Beschäftigungen (unabhängig von Unterbrechungen oder Arbeitgeber) und anrechenbare Ausbildungszeiten (z. B. bis zu acht Jahre für eine Hochschulausbildung) berücksichtigt. Mitarbeiter mit weniger als 10 Jahren anerkannter Dienstzeit (einschließlich Beschäftigung und bestimmter Ausbildungszeiten) erhalten 20 Tage bezahlten Jahresurlaub. Mitarbeiter mit 10 oder mehr Jahren anerkannter Betriebszugehörigkeit erhalten 26 Tage. 

Arbeitgeber müssen mindestens 80% der Mitarbeitervergütung für Genesungsurlaub zahlen. Die Höhe der vom Arbeitgeber finanzierten Krankheitstage hängt vom Alter des Mitarbeiters ab:

• Für Mitarbeiter unter 50 zahlt der Arbeitgeber bis zu 33 Tage Genesungsurlaub pro Kalenderjahr.

• Für Arbeitnehmer ab einem Alter von 50 Jahren zahlt der Arbeitgeber bis zu 14 Tage. 

• Nach Ablauf dieser Fristen (33 oder 14 Tage, je nach Alter) übernimmt die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

5. Einkommensteuer und Sozialversicherung in Polen

Arbeitgeber müssen ihre Angestellten innerhalb von sieben Kalendertagen nach Arbeitsbeginn bei ZUS registrieren. Zu den Social gehören Renten-, Invaliditäts-, Unfall- und Krankenversicherungsbeiträge, wobei für jede Art von Versicherung spezifische Sätze gelten. Der Beitragssatz der Krankenversicherung beträgt 9% der Vergütung. Arbeitgeber müssen die Sozialversicherungsbeiträge je nach Rechtsstatus bis zum 15 oder 20 des Folgemonats an die ZUS weiterleiten.

Polen verwendet ein progressives Einkommensteuersystem. In 2025 betragen die Steuersätze 12% auf das Jahreseinkommen bis zu PLN 120,000 und 32% auf das Einkommen oberhalb dieser Schwelle. Arbeitgeber sind für die Berechnung, Einbehaltung und Abführung der persönlichen Einkommensteuer (PIT) verantwortlich.

Arbeitgeber müssen monatlich sowohl die Mitarbeiter- als auch die Arbeitgeber -Sozialversicherungsbeiträge abziehen und an die ZUS weiterleiten. Social umfasst Renten-, Invaliditäts-, Unfall- und Krankenversicherung sowie die Krankenversicherung.

• Rentenversicherung: gleichmäßig aufgeteilt (9.76%)

• Berufsunfähigkeitsversicherung: 6.5% vom Arbeitgeber bezahlt, 1.5% durch den Mitarbeiter

• Unfallversicherung: wird vom Arbeitgeber bezahlt, typischerweise 1.67% für kleine Unternehmen, der Beitrag variiert jedoch je nach Risiko.

• Krankenversicherung: wird vom Mitarbeiter bezahlt (2,45%)

• Krankenversicherung: wird von den Mitarbeitern bezahlt (9%)

Insgesamt liegen die Arbeitgeberbeiträge (einschließlich aller Mittel) bei etwa 18–20% und die Mitarbeiterbeiträge bei 13–14%.

Die Arbeitgeber müssen 2.45% des Bruttolohns der Arbeitnehmer an den Arbeitsfonds abführen (1.00% an den Arbeitsfonds und 1.45% an den Solidaritätsfonds). Die Arbeitgeber leisten außerdem einen Beitrag von 0.1% zum garantierten Sozialleistungsfonds der Arbeitnehmer.

Die Finanzierung der Gesundheitsversorgung erfolgt durch Pflichtbeiträge der Krankenversicherung. Sie müssen keine private Krankenversicherung abschließen, eine Zusatzkrankenversicherung ist jedoch eine beliebte Leistung.

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Polen

Einige Städte in Polen sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Polen sind:

• Warschau ist die Hauptstadt und größte Stadt Polens. Warschau ist das führende Wirtschafts-, Finanz- und Technologiezentrum des Landes. Hier sind multinationale Konzerne, Finanzinstitute und Technologieunternehmen ansässig.

• Krakau ist bekannt für seine IT-Branche, seine Geschäftsdienstleistungen (BPO/SSC) und seine Startup-Szene. Krakau ist ein bedeutender Rekrutierungsort für globale Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Technologie, Finanzen und Shared Services.

• Breslau ist ein Zentrum für IT, Forschung und Entwicklung, Fertigung und Unternehmensdienstleistungen mit einer starken Präsenz globaler Technologieunternehmen und Ingenieurfirmen.

• Poznań ist bekannt für seine Produktions-, Logistik- und Unternehmensdienstleistungsbranchen und ein beliebter Standort für internationale Arbeitgeber.

• Danzig verfügt über einen Pool an qualifizierten Fachkräften in den Bereichen IT, Schifffahrt, Logistik und Finanzen. Die Stadt verzeichnet eine wachsende Zahl von Technologie-Startups und globalen Geschäftszentren.

Schlüsselindustrien in Polen

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Polens ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Polen gehören:

• Business Process Outsourcing (BPO) und Shared Services (SSC): Dies ist einer der am schnellsten wachsenden und modernsten Sektoren Polens. Globale Konzerne verlegen ihre Shared-Service-Center für Finanzen, Rechnungswesen, Personalwesen und Forschung & Entwicklung in Städte wie Krakau, Warschau und Breslau, da dort hochqualifizierte, mehrsprachige und gut ausgebildete Fachkräfte ansässig sind.

• IT und digitale Dienstleistungen: Polen ist ein bedeutendes Zentrum für IT-Talente mit einem großen Pool an Softwareentwicklern, Ingenieuren und IT-Spezialisten. Globale Unternehmen errichten hier zunehmend Forschungs- und Entwicklungszentren sowie Zentren für digitale Technologien. Die Regierung investiert auch stark in digitale Technologien und Künstliche Intelligenz.

• Automobilindustrie: Dies ist einer der größten Industriezweige Polens. Der Schwerpunkt liegt auf der Produktion von Teilen und Komponenten (zur Belieferung globaler Hersteller) sowie auf leichten Nutzfahrzeugen. Polen beherbergt außerdem die größte Fabrik für Elektrofahrzeugbatterien in Europa.

• Elektronik und Haushaltsgeräte: Polen ist ein führender europäischer Hersteller von Elektronik und Haushaltsgeräten. Große globale Unternehmen unterhalten dort Produktions- und Forschungszentren.

• Fortschrittliche Fertigung: Dazu gehören Bereiche wie die Luft- und Raumfahrt sowie die Verteidigungsindustrie, insbesondere in Clustern wie Aviation Valley im Südosten.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Polen

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Polen einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Unternehmenseinrichtung (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Arbeitgeber zusammen , der als Arbeitgeber registriert ist)

• Stellenausschreibungen

• Arbeitskosten für die Überprüfung von Bewerbern

• Lohnabrechnung

• Steuern

• Vergütungen

• Vorteile

• Boni

• Zulagen

• Versicherung

• Reisen

• Übersetzer (falls zutreffend)

Laut von G-P verifizierten Quellen beträgt die Arbeitgeberbelastungsrate in Polen, die Kosten umfasstGia die zusätzlich zu den Gehältern anfallen, ungefähr 20-21%. 

Was braucht ein Unternehmen zur Einstellung von Mitarbeitern in Polen?

Bevor Sie Ihr Team in Polen erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:

• Registrieren Sie Ihr Unternehmen beim nationalen Gerichtsregister (KRS).

• Ermitteln Sie eine REGON (statistische Kennzahl).

• Beantragen Sie eine Steueridentifikationsnummer (NIP).

• Registrieren Sie sich bei der ZUS.

• Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto.

• Registrieren Sie jeden neuen Mitarbeiter bei ZUS.

• Registrierung zur Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften (BHP).

• Benachrichtigen Sie gegebenenfalls die staatliche Arbeitsaufsichtsbehörde.

• Lohnabrechnungssysteme einrichten.

• Lassen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren.

Die Gründung einer polnischen Tochtergesellschaft kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Polen einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr Team in Polen kostengünstiger und mit der Gewissheit zusammen, dass Sie dabei alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Schritte zur Personalbeschaffung in Polen

Der Einstellungsprozess in Polen ähnelt dem, den Sie wahrscheinlich aus Ihrem Heimatland kennen. Der Einstellungsprozess umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenanzeigen in Polen schalten

Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung und definieren Sie die Rolle anhand von Verantwortlichkeiten und Qualifikationen. Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung den polnischen Antidiskriminierungs- und Arbeitsgesetzen entspricht. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn und GoldenLine sind beliebte Jobportale in Polen.

2. Bewerten Sie die Bewerbungen Ihrer polnischen Kandidaten

Bewerbungen sammeln und Lebensläufe prüfen. Die Kandidaten werden anhand ihrer Qualifikationen, ihrer Erfahrung und ihrer Eignung für die Stelle ausgewählt. Für die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen, die Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern oder die Überprüfung der Social-Media-Profile einer Fachkraft ist deren ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

3. Bewerber in Polen interviewen

Interviewen Sie die Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Diese Interviews können Sie persönlich oder virtuell führen. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Polen entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können. 

4. Stellenangebote in Polen erstellen

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Bereiten Sie einen Compliance-Arbeitsvertrag auf Polnisch vor. Geben Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben an, wie z. B. Berufsbezeichnung, Vergütung, Arbeitszeiten, Eintrittsdatum usw. Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt.

5. Neue Mitarbeiter in Polen einarbeiten

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einarbeiten. Melden Sie Ihren möglichen neuen Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen nach Beschäftigungsbeginn bei ZUS an. Organisieren Sie obligatorische Schulungen zum Thema Arbeitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz und terminieren Sie eine arbeitsmedizinische Untersuchung. Sammeln und überprüfen Sie die erforderlichen Dokumente wie Personalausweis, Diplome und Arbeitserlaubnisse.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P™ arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verwaltungsaufwand bei der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren. 

Auftragnehmer in Polen einstellen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Polen kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Polen ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein.

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Polen abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Angestellte vs. freie Mitarbeiter in Polen

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Polen stellen Arbeitgeber ihre Angestellten ein, damit diese Arbeit verrichten und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für falsche Klassifizierung in Polen

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Bezahlen Sie alle ausstehenden ZUS-Beiträge für den Zeitraum der falschen Klassifizierung.

• Bezahlen Sie die unbezahlte Einkommensteuer inklusive Zinsen.

• Bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht drohen Geldstrafen in Höhe von PLN 1,000–30,000 pro Verstoß.

3. Wie man Auftragnehmer in Polen bezahlt

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FAQ – Häufig gestellte Fragen