So vermeiden Sie internationalen Gehaltsabrechnungsbetrug

Lohnbetrug ist wie ein langsam leckendes Wasserrohr. Auf den ersten Blick sind die Schäden schwer zu erkennen oder scheinen nicht sehr groß zu sein. Aber im Laufe der Zeit kann der Geldbetrag, den Diebe über internationale Gehaltsabrechnungssysteme von einem Unternehmen stehlen können, beträchtlich sein. In einem Beispiel konnte eine Frau während ihrer Anstellung fast $300,000von ihrem Arbeitgeber stehlen. Obwohl die Unterlagen Verluste von $300,000 enthielten, schätzte die Staatsanwaltschaft, dass die Frau ihrem Arbeitgeber möglicherweise mehr als eine Dreiviertelmillion Dollar abgezogen hat, angefangen von ihrer ersten Anstellung in 2010 bis zu ihrer Kündigung im Jahr 2013.

Gehaltsabrechnungsbetrug kann Unternehmen jeder Größe passieren, ist aber vor allem für kleine Unternehmen ein Risiko. In ihrem 2018 Report to the Nations stellte die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) fest, dass Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern mehr als doppelt so häufig von Lohnbetrug betroffen sind wie größere Unternehmen. Gehaltsabrechnungsbetrug ist auch international. Es gibt Berichte darüber, dass es in Unternehmen auf der ganzen Welt passiert ist. Wenn Sie die Risiken von Lohnbetrug und dessen Entstehung verstehen, können Sie als global tätiges Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diesem vorzubeugen.

Wie gravierend ist Lohnbetrug?

Die Beträge, die Menschen ihren Arbeitgebern durch Gehaltsabrechnungsbetrug stehlen können, sind in der Regel beträchtlich. In einem besonders bemerkenswerten Fall stahl der Präsident eines Lohnabrechnungsunternehmens, das die Gehaltsabrechnung und Zahlungen für andere Unternehmen abwickelte,26 Millionen $. Ein weiteres Beispiel für Lohnbetrug kostete die Stadt New York 600 Millionen Dollar.

Das ACFE berichtet, dass es sich bei etwa 7% aller Betrugsfälle um Gehaltsabrechnungsbetrug handelt und ein durchschnittliches Unternehmen rund $63,000verliert. Ein typischer Betrug mit Lohnabrechnungen hat eine lange Dauer – die durchschnittliche Dauer eines Betrugs beträgt etwa 30 Monate.

Da Gehaltsabrechnungsbetrug in der Regel eine Weile andauert, bevor er entdeckt wird, können Unternehmen, die davon betroffen sind, Schwierigkeiten haben, die verlorenen Gelder erstattet zu bekommen. Im Fall der Frau, die für schuldig befunden wurde, rund $300,000 gestohlen zu haben, beträgt der Betrag, den sie an ihren früheren Arbeitgeber zurückzahlen muss, fast ein Drittel des Betrags, den sie vermutlich während des Programms tatsächlich eingenommen hat.

Lohnbetrug betrifft auch unbeteiligte Dritte. Als der Präsident eines Lohnabrechnungsunternehmens seinen Kunden Millionen von Dollar stahl, waren die Personen, die unmittelbar betroffen waren, die Mitarbeiter der Kunden des Unternehmens. Tausende Mitarbeiter wachten eines Morgens auf und erfuhren, dass ihre Gehaltsschecks von ihren Konten abgebucht wurden. In einigen Fällen führten die Abhebungen zu Kontoüberziehungen und den damit verbundenen Gebühren. Neben dem Verlust ihrer Gehaltsschecks führte der Betrug auch dazu, dass Mitarbeiter der Lohnbuchhaltungsunternehmen ihren Arbeitsplatz und eine Einnahmequelle verloren.

Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen von Lohnbetrug auf Ihr Unternehmen und die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Ein fauler Apfel kann schwerwiegende Auswirkungen auf den Ruf Ihres Unternehmens und die Fähigkeit haben, seine Zahlungen zu leisten.

Wie Lohnbetrug entsteht

Es gibt mehrere Ursachen für internationalen Gehaltsabrechnungsbetrug. Der Betrug kann das Ergebnis von Maßnahmen sein, die von Mitarbeitern eines Unternehmens oder vom Unternehmen selbst ergriffen wurden. Laut der ACFE-Studie wird Lohnbetrug von einem Mitarbeiter in der Regel von jemandem begangen, der in der Buchhaltung oder im administrativen Support arbeitet. Obwohl Lohnbetrug auch von zwei oder mehr Personen gemeinsam begangen werden kann, ist in der Regel eine einzelne Person verantwortlich.

Einige der Arten internationaler Gehaltsabrechnungssysteme umfassen:

• Ghost-Mitarbeiter: Ghost-Mitarbeiter erhalten einen Gehaltsscheck von einem Unternehmen, arbeiten dort aber nicht wirklich. In vielen Fällen existieren die Mitarbeiter nicht und haben nie für das Unternehmen gearbeitet. In bestimmten Fällen kann es leicht sein, Geister-Mitarbeiter zu identifizieren. Manche Betrüger sind nicht sehr kreativ, wenn es darum geht, ihren fiktiven Mitarbeitern Namen zu geben. Sie könnten eine Abwandlung ihres eigenen Namens verwenden, einen Platzhalter wie „John Doe“ oder sogar etwas wie „X“.
• Zeiterfassungsbetrug: Zeiterfassungsbetrug ist eine sehr häufige Form des Lohnbetrugs. Ein Mitarbeiter könnte die Zeit, in der er nach eigenen Angaben arbeitet, nach oben anpassen, um mehr Geld von seinem Arbeitgeber zu erhalten. Oft sind die Zeiträume so kurz, dass man es nicht sofort bemerkt. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter seinen gemeldeten Stunden jeden Tag zusätzliche 15 Minuten hinzufügen. Infolgedessen haben sie möglicherweise mehr als 40 Stunden pro Woche und erhalten vom Arbeitgeber Zahlungen für Überstunden, auch wenn sie eigentlich nicht so viele Stunden gearbeitet haben.
• Buddy Punch-ins: Arbeitgeber, die Stechuhren und Lochkarten verwenden, können Gehaltsbetrug in Form von Buddy-Punch-ins erleben. Diese Art von Betrug kann harmlos erscheinen. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter, der zu spät kommt, einen freundlichen Kollegen bitten, ihm seine Zeitkarte vorzuschlagen, sodass es so aussieht, als ob er pünktlich zur Arbeit käme. Aber es ist immer noch eine Form von Betrug, da Mitarbeiter behaupten, auf der Uhr zu sein, wenn sie nicht wirklich bei der Arbeit sind.
• Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern: Einige Arten von Lohnbetrug werden vom Arbeitgeber und nicht von Mitarbeitern begangen. Ein Beispiel ist die falsche Klassifizierung von Angestellten oder Arbeitnehmern, um die Zahlung von Lohnsteuern oder Sozialleistungen zu vermeiden. Arbeitgeber behandeln Mitarbeiter gelegentlich als unabhängige Auftragnehmer, auch wenn sie die Anforderungen der Definition nicht erfüllen. Ein weiteres Beispiel für eine falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern ist, wenn ein Arbeitgeber „unter dem Tisch“ zahlt und überhaupt keine Steuerdokumente ausstellt.
• Gehaltsvorschüsse, die nicht zurückgezahlt werden: Mitarbeiter können von Zeit zu Zeit Vorschüsse auf ihr Gehalt verlangen, wobei davon ausgegangen wird, dass sie den Vorschuss zurückzahlen werden. Wenn der Vorschuss nicht zurückgezahlt wird, handelt es sich um Betrug. In einigen Fällen wird der Vorschuss von den Lohnbuchhaltern möglicherweise nicht ordnungsgemäß verbucht. Sie könnten es als Aufwand und nicht als Vermögenswert auflisten. Alternativ könnte das Gehaltsabrechnungsteam den Mitarbeiter nicht kontaktieren, um sicherzustellen, dass der Vorschuss zurückgezahlt wird.
• Betrügerische Lohnangaben: Ein weiteres Beispiel für Lohnbetrug liegt vor, wenn Lohnsätze falsch gemeldet werden. Eine Person in der Gehaltsabrechnung könnte zum Beispiel den Stundenlohn eines Mitarbeiters nach oben anpassen, indem sie jemandem $21 pro Stunde gibt, anstatt den $20, den er verdienen sollte. Um nicht entdeckt zu werden, passen einige Mitarbeiter den Lohnsatz für einen begrenzten Zeitraum an, z. B. nur ein paar Gehaltsschecks.
• Unautorisierte Boni: Gehaltsabrechnungsbetrug kann auftreten, wenn jemand einem Mitarbeiter oder sich selbst einen Bonusscheck ausstellt, ohne die Zustimmung der entsprechenden Person oder Abteilung einzuholen.
• Gefälschter Urlaub oder bezahlte arbeitsfreie Zeiten: Wenn ein Mitarbeiter bezahlten Urlaub beantragt, obwohl er keinen Anspruch darauf hat, oder bezahlten Urlaub nimmt, obwohl er das nicht sollte, ist das eine Form von Lohnbetrug.
• Gefälschte Einbehaltung: In einigen Fällen liegt Lohnbetrug vor, wenn Beträge, die vom Gehaltsscheck einer Person abgezogen werden sollten, es nicht sind, wie Steuern, Rentenbeiträge und Versicherungsleistungen. Das Unternehmen zahlt trotzdem die Kosten, was bedeutet, dass es im Laufe der Zeit einen erheblichen Geldbetrag verlieren kann.
• Gefälschte Ausgaben: Mitarbeiter mit Spesenabrechnungen können Lohnbetrug begehen, indem sie Ausgaben geltend machen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter mit seiner Familie zum Abendessen ausgehen und es ausgeben. Sie könnten auch eine gefälschte Quittung für einen Kauf erstellen, der nie stattgefunden hat.

Wie man Lohnbetrug erkennt und korrigiert

Manche Arten von Lohnbetrug lassen sich leichter erkennen als andere. Beispielsweise kann es schwierig sein, Scheinarbeiter zu identifizieren, wenn Ihr Unternehmen Niederlassungen auf der ganzen Welt hat. Sie haben beispielsweise keine Möglichkeit herauszufinden, wer genau in Ihrem Büro in Tokio arbeitet, wenn Sie in den USA ansässig sind. Eine Möglichkeit, Scheinarbeiter zu entlarven, besteht darin, mit einem Drittanbieter zusammenzuarbeiten, der über Personal im jeweiligen Land verfügt. Ihr externer Dienstleister kann als Geisterjäger fungieren und sicherstellen, dass jeder, der von Ihrem Unternehmen einen Gehaltsscheck erhält, tatsächlich für das Unternehmen arbeitet. Der Drittanbieter kann auch als professionelle Arbeitgeberorganisation fungieren und alle Aspekte der Gehaltsabrechnung für Ihre international Mitarbeiter übernehmen, wodurch eine weitere Aufgabe von Ihrer To-do-Liste gestrichen wird.

Neben der Zusammenarbeit mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation können Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass jeder, der von Ihrem Unternehmen bezahlt wird, dort arbeitet und tatsächlich existiert. Referenzen zu kontaktieren und Leumundsprüfungen für mögliche neue Mitarbeiter durchzuführen, ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie echt sind. Eine direkte Einzahlung für alle Mitarbeiter zu verlangen, ist eine weitere Möglichkeit, das Risiko zu verringern, dass Geister bezahlt werden.

Sie können andere Arten von Gehaltsabrechnungsbetrug identifizieren, wie gefälschte Löhne, Arbeitszeitnachweise und Ausgaben, indem Sie die Gehaltsabrechnung prüfen und überprüfen, bevor Sie Zahlungen leisten. Die Person, die die Gehaltsabrechnung prüft und genehmigt, sollte nicht dieselbe Person sein, die sie bearbeitet. Die Person, die die Gehaltsabrechnung prüft, sollte dafür verantwortlich sein, dass Folgendes sichergestellt ist:

• Die geleisteten Arbeitsstunden entsprechen der erwarteten Anzahl von Stunden, die ein Mitarbeiter arbeiten sollte: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden arbeitet oder mehr als die Anzahl der Stunden arbeitet, für die er eingestellt wurde, sollte die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, mit dem Vorgesetzten der Person Kontakt aufnehmen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Genehmigung einzuholen, bevor ein Mitarbeiter eine Arbeitszeittabelle mit mehr als 40 Arbeitsstunden in einer Woche einreichen kann.
• Der Stundenlohn ist korrekt: Die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, sollte den erwarteten Stundenlohn der Mitarbeiter mit dem Lohn vergleichen, den sie tatsächlich erhalten. Bei Unstimmigkeiten sollten weitere Untersuchungen eingeleitet werden.
• Entsprechende Beträge werden einbehalten: Steuern und andere Einbehaltung sollten von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen werden. Falls dies nicht der Fall ist, muss die Person, die die Gehaltsabrechnung prüft, den Grund dafür herausfinden.
• Die Ausgaben sind angemessen: Die Person, die für die Prüfung oder Überprüfung der Gehaltsabrechnung verantwortlich ist, sollte sich auch alle von Mitarbeitern geltend gemachten Ausgaben ansehen und überprüfen, ob sie angemessen oder legitim sind. Die Überprüfung kann auch die Durchsicht der Belege umfassen, um sicherzustellen, dass die geltend gemachten Ausgaben mit den Belegen übereinstimmen. Die Ausgaben sollten außerdem berufsbedingt sein.

Wie man Lohnbetrug verhindert

Globale Gehaltsabrechnung Betrug muss Ihr Unternehmen nicht Hunderttausende von Dollar kosten. Wer weiß, wie man Lohnbetrug verhindert, kann ihn im Keim ersticken oder ihn gar nicht erst entstehen lassen. Hier sind Schritte, die Sie unternehmen können, um zu verhindern, dass Lohnbetrug Ihr Unternehmen beeinträchtigt.

• Prüfen Sie alle gründlich, bevor Sie sie einstellen: Idealerweise sind die Leute, die Sie einstellen, ehrlich und vertrauenswürdig. Wenn Sie mögliche neue Mitarbeiter überprüfen, indem Sie ihren kriminellen Hintergrund überprüfen, Referenzen überprüfen und ihre Ausbildung und frühere Anstellung bestätigen, können Sie vermeiden, unehrliche Personen einzustellen. Sie können den Auswahlprozess auslagern, wenn Sie Mitarbeiter international einstellen.
• Verwenden Sie elektrische Arbeitszeittabellen und benötigen Sie eine Genehmigung: Es ist für Mitarbeiter einfach, Arbeitszeittabellen auf Papier anzupassen, aber für sie ist es schwieriger, elektrische Stundenzettel zu optimieren. Die Verwendung elektronischer Stundenzettel und die Anforderung der Genehmigung der gemeldeten Zeiten durch den Vorgesetzten können dazu beitragen, gefälschte Berichte über geleistete Arbeitsstunden zu verhindern.
• Verwenden Sie Biometrie, um Buddy-Punch-ins zu vermeiden: Wenn Sie von Mitarbeitern verlangen, dass sie sich selbst eintragen, wenn Sie eine physische Zeituhr verwenden, wird das Buddy-Punch-ins verhindern. Eine Möglichkeit, das zu tun, besteht darin, Fingerabdrücke oder andere biometrische Daten zu verwenden, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen, bevor dieser eincheckt.
• Beschränken Sie, wer auf Gehaltsabrechnungsdaten zugreifen kann: Je weniger Personen Zugriff auf die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens haben und die Anpassungen oder Änderungen daran vornehmen können, desto besser. Die Beschränkung des Zugangs zur Gehaltsabrechnung verringert das Risiko, dass jemand die geleisteten Arbeitsstunden oder den Lohnsatz anpasst.
• Eine zweite Meinung zu den Lohnabrechnungen ist erforderlich: Alle Lohnabrechnungen sollten geprüft und genehmigt werden, bevor die Zahlungen erfolgen. Es sollte auch ein Verfahren geben, um Zahlungen auszusetzen und Korrekturen vorzunehmen, falls Ungenauigkeiten festgestellt werden.
• Wissen Sie, worauf Sie bei der Überprüfung der Gehaltsabrechnung achten müssen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen keine Personen mit sehr ähnlichen Namen und identischen Adressen bezahlt. Seien Sie auch vorsichtig bei Zahlungen an Personen, die an derselben Adresse wohnen, oder bei Zahlungen auf dasselbe Bankkonto für verschiedene Mitarbeiter.
• Haben Sie ein System eingerichtet, um gekündigte Mitarbeiter zu identifizieren und zu entfernen: Eine Möglichkeit, Zahlungen an Scheinangestellte zu verhindern, insbesondere an Personen, die nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeiten, besteht darin, Datensätze oder Dateien zu kennzeichnen, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Für eine markierte Datei sollten keine Zahlungen mehr eingehen.
• Scheckzahlungen abschaffen: Lohnbetrug lässt sich leichter begehen, wenn Papierschecks im Spiel sind. Bei der direkten Einzahlung wird jede Zahlung auf ein Bankkonto überwiesen. Sie können überprüfen, ob die Kontoinformationen korrekt sind und ob sie dem entsprechenden Mitarbeiter gehören. Falls erforderlich, können Sie die gesendeten Zahlungen rückgängig machen, wenn Sie einen Betrug vermuten.
• Führen Sie eine Null-Toleranz-Politik ein: Betrug lässt sich durch die Einführung einer Null-Toleranz-Politik verhindern. Mitarbeiter über die Regeln und die möglichen Folgen von Gehaltsabrechnungsbetrug zu informieren, kann Menschen davon abhalten, dies zu tun.

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